BPM-составляющие антикризисного управления в банке

В журнале «Бухгалтерия и банки» опубликована статья о роли BPM-технологий для контроля административно-хозяйственных расходов в банках. В материале описаны основные функции систем контроля сметы хозрасходов, особенности проектов внедрения и подходы к выбору программных продуктов в условиях дефицита ИТ-бюджета.

Финансовый кризис заставил резко сократиться количество ИТ-проектов в банках и их масштаб, однако интерес кредитных учреждений к BPM-технологиям, системам управления эффективностью бизнеса, остается на докризисном уровне и даже повышается. Правда, пока западные банки и компании уже пользуются полным набором BPM-функциональности, большинство российских банков знакомятся с этой технологией и только начинают применять BPM-инструменты. Как в условиях финансовой нестабильности российским банкам помогут BPM-технологии для выполнения требований Банка России, управления расходами и ведения сметы административно-хозяйственных расходов?

BPM-технологии в банковской деловой культуре

Временем рождения концепции BPM (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса) и класса специализированного программного обеспечения можно считать начало XXI века. Первые проекты создания BPM-систем в России начались в 2002 году, собственно термин "BPM" вошел в употребление через один-два года. Именно банки начали первые российские проекты в этой области, и на сегодня эта индустрия остается лидером по количеству внедренных систем и богатству освоенной функциональности.

С технологической точки зрения основа BPM-системы - финансовое хранилище данных, предназначенное для сбора и консолидации оперативной финансовой информации из различных автоматизированных систем, например АБС. Хранилище служит основой для обеспечения взаимосвязи управления на стратегическом и тактическом уровне, а комплекс инструментов BPM системы поддерживает четыре этапа цикла корпоративного управления:

1) Разработка стратегических планов и показателей - определение стратегических целей бизнеса и их метрик KPI (Key Performance Indicators - ключевые показатели эффективности).

2) Оперативное планирование - разработка тактических планов по намеченным ключевым показателям и распределение ресурсов для выполнения планов. Основной инструмент оперативного планирования - бюджет.

3) Мониторинг и контроль исполнения планов - определение результатов исполнения бюджетных планов на основе данных первичного учета, собранных в хранилище данных; сравнение плановых и фактических показателей бюджетов; мониторинг и контроль исполнения значений бюджетных планов и статей управленческого учета.

4) Анализ и регулирование отклонений фактических показателей от плановых - замыкающий момент цикла управления, корректировка стратегических планов в соответствии с реальными условиями работы банка с помощью управленческих OLAP-отчетов и специализированных инструментов прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации.

Итак, BPM-системы объединяют хранилище данных для финансовой консолидации и специализированные BPM-приложения для поддержки финансового управления: планирования KPI и бюджетов, управленческого учета, анализа, прогнозирования, моделирования и т.д.

BPM-технологии в комплексе инструментов антикризисного менеджмента

Как показывает опыт и данные исследований компании Intersoft Lab, проведенных во второй половине 2008 года, BPM-технологии остаются критически важными для банков даже во времена нестабильности и в условиях дефицита ИТ-бюджетов.

В период спада бизнеса любой банк стремится решать задачи контроля расходов и управления доходностью, контроля ликвидности и управления рисками, четкого выполнения нормативных требований, в первую очередь подготовки отчетности для Банка России. Мировые исследовательские компании и эксперты рекомендуют решать эти задачи с помощью средств BPM, однако в целях экономии ресурсов создание этих систем проводят поэтапно, стремясь получить ощутимые результаты на каждом новом шагу. Показательны в связи с этим результаты опросов западных компаний, которые столкнулись с проблемами ведения бизнеса в условиях финансового кризиса еще в начале 2008 года и уже накопили соответствующий опыт. По данным компании ВРМ Partners, в 2008 году представители различных отраслей экономики по всему миру на первом этапе внедрения BPM-решений чаще всего выбирали приложения для бюджетирования, планирования и прогнозирования, то есть в первую очередь приступали к автоматизации контроля расходов и сокращения затрат.

Тенденции использования BPM-систем в России схожи с тенденциями, которые сформировались на Западе, но имеют и свои особенности. В докризисном 2008 году четверка приоритетов бизнес-потребностей банков для ИТ-поддержки технологий управления и подготовки отчетности выглядела так (в порядке убывания приоритета):

1) отчетность для регуляторов: обязательная, МСФО, налоговая и др.;

2) планирование и бюджетирование;

3) управление доходностью;

4) управление рисками.

В условиях кризиса рейтинг бизнес-потребностей банков принял такой вид:

1) выпуск отчетности для Банка России;

2) управление рисками;

3) управление доходностью, планирование и бюджетирование.

Нужно отметить, что "выбыла" из списка интересов банков автоматизация выпуска отчетности по МСФО. Причина понятна - привлечения иностранных инвестиций в ближайшее время не предвидится. Поэтому задача актуальна только для тех банков, которые успели привлечь западный капитал до кризиса и теперь должны отчитываться перед иностранными владельцами. С подготовкой ежеквартальной отчетности по МСФО перед Банком России банки в подавляющем большинстве справляются средствами "малой" автоматизации и при поддержке аудиторов.

Как мы видим, в условиях финансовой нестабильности повысился приоритет риск-менеджмента и управления доходностью, а главным вопросом для банков стало четкое выполнение требований регуляторов. Банки стали все больше проявлять интерес к автоматизированному ведению налогового учета и подготовке налоговой отчетности, но настоящий ажиотаж поднялся вокруг автоматизации выпуска отчетности для Банка России. На проекты, связанные с выпуском отчетности для Банка России, банки выделяют средства вне зависимости от финансовых трудностей, так как эта задача, наряду с поддержкой проведения платежей, носит обязательной характер. Также интерес банков к автоматизированной подготовке отчетности для Банка России усилило вступление в силу указания №2055-у.

Несмотря на то, что автоматизация риск-менеджмента занимает почетное второе место в списке бизнес-потребностей банков, дальше составления самых общих планов ситуация с такими проектами в ближайший год вряд ли сдвинется, так как практически нет опыта решения этой задачи и ИТ-решений, адаптированных для российского рынка. К тому же проекты автоматизации управления рисками длительны и требуют высоких затрат, что несовместимо с текущей ситуацией "урезания" ИТ-бюджетов. Как показывает рейтинг, на третьем месте по популярности оказались BPM-инструменты для управления доходностью, планирования и бюджетирования. Отдельно среди этих BPM-продуктов выделяются приложения для контроля хозяйственных расходов. Спрос на решение этой задачи в 2009 году будет стабильно высоким, так как практически для любого банка в сегодняшних условиях актуально сокращение расходов и их контроль.

Нужно отметить, что BPM-решения для ведения сметы административно-хозяйственных расходов были востребованы банками в докризисный период. С их внедрения банки чаще всего начинали создание комплексных BPM-систем, несмотря на то, что его результаты отражаются всего на одной или нескольких статьях финансового плана банка. В то же время внедрение соответствующего ПО несложно, оно не требует разработки сложной методики и масштабных работ по интеграции с АБС. А в результате проекта, кроме сокращения некоторых расходов и исключения их перерасхода, банк получает ценный результат: в процесс планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений банка вовлекается большинство подразделений, они начинают взаимодействовать в едином информационном пространстве с помощью заложенной основы BPM-системы. В условиях финансового кризиса эта особенность автоматизации хозяйственного бюджетирования становится особенно актуальной.

Если в "благополучных" 2006-2008 годах BPM-системы были лишь одним из многочисленных средств для автоматизации бизнес-процессов, а на BPM-проекты решался не каждый крупный банк с десятками филиалов, то сегодня большинство кредитных учреждений разрабатывает комплекс антикризисных мер, анализирует недостатки управления и, соответственно, приходит к выводу о потребности в BPM-инструментах. Сложно поспорить с тем, что такие сложные проекты, как внедрение BPM-систем, следовало провести до наступления кризиса, чтобы уже сейчас воспользоваться результатами этой работы. Несмотря на это, интерес банков и компаний к средствам BI и BPM не снижается, банки стараются довести до конца проекты в этой области и начинают новые. Возможность начать строительство BPM-проекта с несложного первого этапа, то есть с автоматизации хозяйственного бюджетирования, и делает эту технологию особенно востребованной в период финансового кризиса.

Т.к. читатели уже знакомы с BPM-технологиями для ведения сметы административно-хозяйственных расходов по публикациям в журнале, автор решил дать пример использования BPM-систем в период кризиса на примере этой технологии.

Автоматизированное хозяйственное бюджетирование

BPM-приложения для ведения сметы административно-хозяйственных расходов (АХР) обеспечиваю автоматизированную поддержку всех этапов бюджетирования хозяйственных расходов многофилиального банка: коллективное планирование сметы, учет фактических платежей по данным учетных систем, получение сводной сметы и план-факт-анализ ее исполнения. Если брать для примера BPM-приложение компании Intersoft Lab "Бюджет хозяйственных расходов", то можно говорить о том, что BPM-приложения для хозяйственного бюджетирования предоставляют следующие возможности:

• коллективное планирование неоперационных расходов;
• учет хозяйственных договоров и использование информации по договорам при сметном планировании;
• автоматизированное согласование плановых расходов (согласование бюджетных заявок с использованием функций документооборота);
• автоматизированное согласование хозяйственных платежей в рамках утвержденного бюджета и сверх бюджета;
• контроль платежей в рамках утвержденного бюджета (автоматизированный контроль лимитов бюджета);
• учет фактического исполнения хозяйственного бюджета на основании документов оплаты, подтверждающих совершение платежей (автоматизация квитовки бюджетных заявок с документами оплаты);
• формирование отчетности для руководства по плановым сметам и фактическим расходам, план-факт отчетности.

Распределение функций между подразделениями в такой системе строится по следующей схеме. Руководство определяет структуру и планирует целевые значения ключевых показателей эффективности - KPI, которые являются лимитами для планирования бюджетов текущих расходов, капитальных сложений и инвестиционных проектов. В планировании бюджетов участвуют руководители и сотрудники сметообразующих и потребляющих подразделений. Если планирование происходит по схеме "от достигнутого", сметообразующие подразделения могут запланировать расход на основе данных предыдущих периодов с учетом развития бизнес-направлений. Планировать расходы можно также на основе утвержденных нормативов, с использованием тендерных цен или заключенных (планируемых к заключению договоров) хозяйственных договоров. Затем эти данные корректируют, основываясь на реальных бюджетных заявках потребляющих подразделений. Готовые планы автоматически проверяются на достижение целевых значений KPI, после чего они могут быть переданы на согласование и утверждение.

Процесс согласования на этапах планирования и исполнения бюджета протекает по единому сценарию. Потребляющее подразделение вводит заявку или распоряжение на платеж в систему с помощью клиентского приложения или, если оно находится в удаленном подразделении банка, на специализированном веб-сайте. Документы проходят по заданному маршруту согласований, предписанному циклом документооборота. Перечень операций с документом на каждом этапе, а также права пользователей на корректировку документов заранее настраиваются в системе. На каждом этапе заявки/распоряжения просматривают ответственные сотрудники, подписывают их и тем самым отправляют на следующий уровень согласования или отказывают в подписи с соответствующими комментариями. Авторы заявок в любой момент могут выяснить ее статус-состояние.

Утвержденные плановые заявки консолидируют в сметы подразделений и далее объединяют в сводную смету банка.

Распоряжения на платежи вводятся или формируются автоматически на основании графиков платежей по договорам сотрудниками сметообразующих или инициирующих подразделений. При вводе документа проверяется соответствие сумм заявок на платеж утвержденной смете расходов и рассчитываются остатки лимитов по статьям. В случае превышения плана документу присваивается статус "запрещен". Технология обработки "запрещенных" распоряжений зависит от принятой в банке методологии обработки сверхплановых заявок на платежи. Можно настроить различные варианты их обработки. Заявка, прошедшая все необходимые этапы согласования и не отвергнутая, переводится в состояние "Акцептована". Учет исполнения хозяйственных бюджетов проходит на основании данных оплаты распоряжений на платеж, которые можно импортировать из АБС или ввести в систему. Для этого акцептованные заявки на платежи квитуются с фактически совершенными платежами. По результатам квитовки отслеживается фактическое исполнение обязательств по хозяйственным договорам. Сметообразующие подразделения могут автоматически формировать оперативную отчетность по исполнению бюджета хозяйственных расходов, обязательств по договорам и т.д.

Более подробно с примерами автоматизированных решений, поддерживающих ведение сметы хозяйственных расходов, можно ознакомиться на примере ЗАО "Банк Русский Стандарт", ОАО "ТрансКредитБанк", ОАО "Инвестсбербанк" и КБ "Русский банк развития" в статье Е. Кувыкина "Несколько подходов к автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов банка" в №6/ 2008 журнала "Бухгалтерия и банки". Перейдем к рекомендациям того, как лучше начать BPM-проект в условиях "дефицита ИТ-бюджетов".

Автоматизация ведения сметы АХР в условиях кризиса

Со второй половины 2008 года кредитные учреждения стали подходить к выбору BPM-продуктов и поставщиков услуг особенно осторожно и с новыми требованиями. Естественно, самая заметная тенденция - стремление банков удешевить и сократить сроки проектов внедрения ПО класса BPM.

На сегодня на российском рынке представлены только отечественные продукты для планирования и контроля сметы административно-хозяйственных расходов. Проекты внедрения такого ПО занимают от трех до шести месяцев и требуют небольших затрат средств. Однако есть и такие банки, которые решились разработать приложения для ведения сметы на ВРМ-платформах иностранных поставщиков и потратили на это 18-20 месяцев. Если в докризисный период некоторые банки могли решиться на такие эксперименты, то в сегодняшних условиях на "авантюрный" проект не решится ни один банк.

Почему время внедрения продуктов в составе отечественных и иностранных BPM-пакетов настолько различается? Дело в том, что методическая модель в российских продуктах ориентирована на решение задач с "российской" спецификой. На адаптацию западного ПО и разработку на его основе индивидуального решения требуется длительное время и, среди прочего, высокие затраты, что неприемлемо в период спада банковского бизнеса. Таким образом, в период финансового кризиса выбор иностранного ПО для ведения сметы АХР исключен, притом не только из-за слишком больших сроков внедрения.

Во-первых, цены на BPM-продукты от западных вендоров в несколько раз выше цен на продукты от российских поставщиков. Во-вторых, такой же "разрыв" образовался в стоимости услуг компаний, которые занимаются внедрением соответствующего ПО. И, в-третьих, российские разработчики BPM-систем стали более привлекательны для банков как обладатели более богатого опыта. Сегодня наличие успешного опыта применения ПО в нашей стране, а также наличие успешных проектов внедрения стали обязательным требованием банков. В этом отношении отечественные поставщики средств BPM также имеют огромное преимущество перед западными: с 2000 по 2007 год на базе отечественных продуктов было создано более 75% всех BPM-систем в российских банках.

Остается добавить, что рекомендация выбирать отечественное ПО справедлива и для других BPM-технологий, необходимых банкам в период финансового кризиса, особенно это касается подготовки отчетности для Банка России, требования к которой постоянно усложняются.

Автор: А. Кругова

Источник: Бухгалтерия и банки, 2009, № 2