Автоматизация управленческого учета в финансово-промышленной группе: особенности, этапы реализации, результаты

Предлагаемая читателям статья - практический пример постановки и автоматизации финансового управления в финансово-промышленной группе, возглавляемой АКБ "Русь-банк". Руководство холдинга остановило свой выбор на решении от компании Intersoft Lab, специалисты которой недавно завершили проект по внедрению в финансовой группе комплексной управленческой системы на основе BPM-платформы "Контур".

Создание финансово-промышленных групп - объективная реальность и необходимость современной отечественной экономики. Интеграция в единый организм разнородных бизнесов позволяет повысить эффективность, в частности, за счет экономии издержек, возникающих благодаря кооперации в процессах снабжения и сбыта; уменьшения потребности в оборотных средствах за счет повышения платежной дисциплины между партнерами, использование товарных кредитов, векселей и т.д.

Но, говоря о несомненных "плюсах" укрупнения бизнеса, нельзя не замечать и "минусы", связанные с его управлением. Чем крупнее бизнес, тем труднее получать необходимую информацию, позволяющую оценивать финансовое состояние каждого из предприятий и группы в целом, видеть точную картину финансовых потоков и иметь возможность влиять на их направление и распределение. Поэтому с каждым годом возрастает потребность в инструментах, автоматизирующих управленческие технологии.

Предлагаемая читателям статья - практический пример постановки и автоматизации финансового управления в финансово-промышленной группе, возглавляемой АКБ "Русь-банк". Руководство холдинга остановило свой выбор на решении от компании Intersoft Lab, специалисты которой недавно завершили проект по внедрению в финансовой группе комплексной управленческой системы на основе BPM-платформы "Контур".

В состав финансово-промышленной группы, возглавляемой АКБ "Русь-банк", входят: банк с двумя филиалами и около 60 предприятий. Грамотное управление бизнесом такого масштаба можно с полным правом назвать искусством. Опытные управленцы знают, что самый действенный способ повысить эффективность работы финансово-промышленной группы в целом - улучшить контроль результатов деятельности всех входящих в нее структур. Именно такая цель и была поставлена перед исполнителями проекта. Ее достижение напрямую зависит от того, насколько своевременно руководство группой будет получать актуальную управленческую отчетность, как консолидированную по группе, так и по предприятиям, в нее входящим (по каждому центру финансовой ответственности - ЦФО).

Когда цель ясна, остается определить пути ее достижения. Но финансово-промышленная группа - сложный механизм. Автоматизация управленческого учета в ней имеет ряд особенностей, которые нельзя не учитывать. Назову лишь основные. Так, при консолидации учетных данных в целом по ФПГ приходится учитывать различие правил ведения бухгалтерского учета в банках и на предприятиях. При формировании управленческой отчетности в целом по группе для получения корректного результата из консолидированных данных необходимо выделять данные внутригрупповых оборотов и операций со внешними сторонами. К особенностям автоматизации управленческого учета в ФПГ можно отнести и использование в бизнес-деятельности широкого набора финансовых инструментов: кредиты, векселя, схемы реализации финансовых операций.

Таким образом, задача получения консолидированной отчетности по группе разделялась на три составляющие: выпуск управленческой отчетности по банковской части ФПГ, выпуск управленческой отчетности по предприятиям в составе холдинга и, наконец, получение консолидированной отчетности.

Для решения первой задачи необходимо было внедрить систему финансового управления на основе Хранилища данных "Контур Корпорация". Функциональность системы обеспечивала выпуск консолидированной управленческой отчетности по банку. Прежде всего, это финансовый план (информация о доходах и расходах), управленческий баланс на ежедневной основе, бюджет активов и пассивов за период.

Управленческая отчетность по предприятиям формировалась в разрезе ЦФО.

И, наконец, третья часть общей задачи - на основе управленческой отчетности банка и предприятий получить консолидированную отчетность в целом по ФПГ на BPM-платформе "Контур".

Если говорить об архитектуре системы, внедренной в "Русь-банке", то она выглядит следующим образом (см. Рис.1): в головном офисе "Русь-банка" было установлено центральное Хранилище данных "Контур Корпорация". В него на ежедневной основе собираются лицевые счета и проводки из АБС Головного банка и филиалов. Эту задачу решает приложение к системе "Контур Корпорация" - "Управление филиалами".

Кроме этого, в центральном офисе финансово-промышленной группы было установлено и внедрено приложение "Контроль финансов холдинга". Оно отвечает за получение консолидированных показателей бухгалтерского учета, которые выгружаются из учетных систем 1С предприятий холдинга.

Для ведения многомерных планов управленческого учета и формирования управленческих отчетов в "Русь-банке" было внедрено еще одно приложение - "Финансовое управление".

Проект постановки и автоматизации выпуска консолидированной управленческой отчетности по банковской части холдинга включает определенные этапы. Для начала просто перечислим их:

• консалтинг для постановки финансового управления в "Русь-банке";
• базовая настройка Хранилища данных "Контур Корпорация";
• разработка модулей сбора данных первичного бухгалтерского учета из АБС в Хранилище данных;
• настройка шаблонов для классификации лицевых счетов по статьям управленческого учета;
• расчет бюджетных планов;
• выпуск отчетов по рассчитанным значениям бюджетных статей;
• расчет ключевых показателей эффективности (KPI).

Теперь о каждом из этих этапов более подробно.

Консалтинговая часть проекта выполнялась совместно с компанией "ТрастКонто", которая отвечает за методическую составляющую в большинстве проектов Intersoft Lab по внедрению и автоматизации управленческих технологий. Результаты консалтинга были зафиксированы в наборе методических документов, которые стали основой для реализации настройки и последующего внедрения системы: порядок расчета и контроля показателей управленческого учета, положение о внутреннем перераспределении ресурсов, положение о финансовой структуре группы, положение о бюджете.

На базе этих документов в системе "Контур Корпорация" была настроена финансовая структура группы, реализованы настройки планов управленческого учета (финансовый план, управленческий баланс, бюджет активов и пассивов), настроен справочник банковских продуктов и бизнес-направлений (бизнес-структура), определена структура центров учета и центров финансовой ответственности.

Основным источником данных для формирования управленческих отчетов по банковской части ФПГ являются данные бухгалтерского учета (лицевые счета и остатки по ним) и информация по проводкам (как по активам-пассивам, так и по доходам-расходам). Эти данные собираются в Хранилище данных "Контур Корпорация" из АБС Diasoft e Workflow в Головном банке и Diasoft 4Х4, используемой в филиалах.

Выгрузка данных из АБС Diasoft в XML-форматы для загрузки Хранилище производилась c помощью модуля, который входит в состав поставки системы "Контур Корпорация". Модуль выгрузки представляет собой программу, которая ежедневно формирует XML-файл заданного формата с данными первичного бухгалтерского учета. Он и "доставляет" эту информацию в Хранилище. В ходе реализации проекта сотрудники банка при консультационном участии специалистов Intersoft Lab доработали стандартные процедуры выгрузки данных.

По итогам выгрузки данных производилась классификация счетов. Она осуществляется с помощью специального модуля, встроенные инструменты которого позволяют относить данные бухгалтерского учета и информацию по проводкам на определенные статьи управленческого учета.

На базе полученных данных рассчитываются управленческие показатели, и формируется управленческий баланс. Управленческий баланс является основой для формирования бюджета активов и пассивов. Финансовый план рассчитывается на основе данных проводок.

Для создания управленческой отчетности по финансовому плану в данном проекте потребовалось дополнить состав реквизитов документов по доходам и расходам. В частности, как ключевой реквизит проводки был использован "Счет основного договора". На основании полученной информации производилась дополнительная классификация проводок по доходам и расходам. Это позволило в автоматизированном режиме получить бюджет доходов и расходов в трех разрезах: по ЦФО, банковским продуктам и бизнес-направлениям.

Механизм этого процесса хорошо отработан специалистами компании Intersoft Lab. В данном проекте он также был реализован по стандартной схеме: финансовому департаменту банка был передан сгенерированный стандартный шаблон для ввода данных. Задача специалистов банка сводилась к тому, чтобы отнести каждый из счетов доходов и расходов либо группу счетов, а также код статьи финансового плана к конкретному ЦФО и банковскому продукту.

В результате выполнения всех этих операций руководство холдинга получило отчеты, прежде всего, ежедневный управленческий баланс, ежемесячный бюджет активов и пассивов, финансовый план и финансовые результаты деятельности по ЦФО.

Эти отчеты не только актуальны и корректны, но и удобны в пользовании. В отличие от давно известных и широко распространенных статичных отчетов, в проектах компании Intersoft Lab отчеты интерактивны, поскольку реализованы на основе технологии OLAP. Эту возможность предоставляет генератор OLAP-отчетов "Контур Стандарт" компании ContourComponents, которая вместе с Intersoft Lab входит в Международную группу компаний Intersoft Company Group.

Завершением банковской части проекта стал расчет ключевых показателей эффективности (KPI). В финансовой группе "Русь-банк" для расчета KPI использовали стандартный формульный механизм, встроенный в систему "Контур Корпорация", поскольку согласованные с банком алгоритмы не потребовали дополнительного программирования. В качестве основы для расчета были взяты уже рассчитанные значения показателей за разные периоды.

Специалисты консалтинговой компании после проведенного обследования пришли к выводу о необходимости группировки многочисленных предприятий, принадлежащих ФПГ. Предложение осуществить это объединение по функционально-территориальному признаку оказалось наиболее рациональным. Таким образом, было выделено четыре группы предприятий. Они были объединены в ЦФО и по ним группировали первичные бухгалтерские данные и управленческие отчеты. Для данного проекта такая степень детализации оказалась достаточной.

Выпуск управленческой отчетности по предприятиям планировался в разрезе ЦФО.

Алгоритм ее получения сводился к следующим операциям: прежде всего, было необходимо настроить выгрузку данных из учетных систем предприятий. Затем на основе полученных данных рассчитать управленческий баланс и бюджет активов и пассивов. И в результате получить консолидированные данные по ЦФО.

Источником данных для управленческих отчетов является информация из учетных систем 1С, которые установлены на каждом предприятии. Для выгрузки этих данных был использован стандартный модуль, входящий в комплект поставки системы приложений для предприятий (холдингов). В ходе реализации процедуры выгрузки в него потребовалось внести дополнительные настройки. Они касались состава аналитических признаков, в разрезе которых необходимо было получать в дальнейшем управленческие отчеты.

Процесс передачи данных из учетных систем в Хранилище данных достаточно прост: модуль формирует комплект XML-файлов, которые в автоматическом режиме загружают данные в Хранилище данных "Контур Корпорация". Сегодня данные загружаются один раз в неделю в месяц, в зависимости от потребности в общем консолидированном отчете по ФПГ в целом. Хотя существует возможность собирать информацию ежедневно.

Чтобы исключить влияние на финансовые результаты доходов и расходов, которые связаны с перераспределением затрат внутри участников ФПГ, на данном этапе нам пришлось учесть дополнительный вид проводок - внутрибанковские обороты.

Подводя некоторый итог этой части проекта, можно констатировать, что обеспечена загрузка бухгалтерских данных в разрезе 7 видов субконто. При этом обеспечивается автоматический контроль разрывов баланса. То есть, система позволяет определять счета, остатки по которым не соответствуют данным, поступающим из учетных систем.

Кроме этого, останавливаясь на итогах проекта, нельзя обойти вниманием и такой важный момент, как формирование плана балансовых счетов и консолидированного состояния по всем предприятиям, входящим в ФПГ.

Это позволяет собрать в Хранилище консолидированные данные бухгалтерского учета, что само по себе уже важный результат проекта. И эти же данные используются при подготовке управленческой отчетности в целом по группе.

После того, как были реализованы обе части проекта - банковская и часть для предприятий - специалистами Intersoft Lab был построен управленческий учет отдельно для банков и предприятий.

Следующим этапом было создание консолидированных планов счетов по всей группе. В ходе реализации проекта на основании рекомендаций специалистов консалтинговой компании "ТрастКонто" было признано нецелесообразным создавать единый план счетов, в котором отражались бы управленческие показатели, как предприятий, так и банка с филиалами.

Поэтому в системе "Контур Корпорация" был настроен отдельный объект "план счетов" для отражения показателей финансового плана и управленческого баланса предприятий. Аналогичные планы для банков уже были.

Для получения консолидированных данных ФПГ создали еще один дополнительный "план счетов", который включает управленческие статьи группы. В нем по определенным банком и согласованным на этапе консалтинга алгоритмам, формируются сводные по группе значения управленческих показателей.

Выполнение проекта заняло чуть больше полугода. Два с половиной месяца занял этап консалтинга, установки и настройки системы, а также разработки модуля выгрузки для банковской части проекта. Параллельно проводилась настройка и загрузка данных, которая длилась немногим более трех месяцев. И за срок немного превысивший два месяца специалисты Intersoft Lab провели выверку управленческих показателей по банку с филиалами и по предприятиям, а также расчет и выверку консолидированных значений.

Кроме плановых работ, был выполнен ряд дополнительных, без которых не обходится ни одно крупное внедрение. Тем не менее, проект был завершен точно в соответствии с утвержденным планом.

Время подводить итоги наступает не тогда, когда подписаны документы о завершении проекта. О реальных преимуществах, полученных заказчиком после автоматизации управленческой технологии, можно с полным основанием говорить, когда система прошла некоторое испытание временем. Сегодня мы уже можем констатировать, что система автоматизации управленческого учета в финансово-промышленной группе, возглавляемой АКБ "Русь-банк", приносит реальные дивиденды руководству холдинга.

Автоматизация финансового управления позволила руководству ФПГ получить отчетность для анализа финансовых результатов. На извечный вопрос: "Где деньги?" финансовые топ-менеджеры холдинга могут дать конкретный ответ.

Кроме этого, можно говорить, что решена одна из актуальных задач управления ФПГ: консолидированы данные бухучета более 60 предприятий, входящих в группу. Это было действительно нетривиальная задача.

И, конечно, говоря о результатах проекта, нельзя не сказать о расчете управленческой отчетности, как по отдельным частям, так и по ФПГ в целом. Это позволит руководству холдинга ежедневно иметь самые актуальные данные по финансовому состоянию, как всего холдинга, так и входящих в него предприятий и банка. Консолидация данных по двум частям холдинга обеспечивает реальную картину финансовых потоков в целом по группе.

Сегодня в банке активно ведется расширение состава ключевых показателей эффективности. Компания Intersoft Lab продолжает развивать различные схемы использования функциональности системы "Контур Корпорация". К этой работе подключились партнеры Intersoft Lab. Так, компания "Квадриум" внедряет приложение "Основная отчетность по российским правилам бухучета".

Автор: К. Шлямин

Источник: "Банки и технологии", 2005, №3