- 2004
Как автоматизировать подготовку отчетности по МСФО или диалог бизнеса и ИТ
Статья освящает каждый этап автоматизации подготовки отчетов по МСФО, помогает банку определиться с составом задач и сформулировать требования к автоматизации МСФО для IT-службы.
Отечественные банки за последние несколько лет прошли значительный путь, продемонстрировав тенденции к укрупнению, "обрастанию" дочерними банками, связанными подчиненными структурами. Поэтому в 2004 году задача предоставления отчетности по МСФО, сформулированная ЦБ РФ, одинаково остро встала как перед унитарными банками, так и перед банковскими и финансово-промышленными группами (ФПГ). В настоящий момент целый ряд крупных многофилиальных банков и отечественных холдингов уже выпускают отчетность по международным стандартам, однако многим этот путь еще предстоит пройти.
Среди различных подходов к подготовке отчетности по МСФО (ведение параллельного бухгалтерского учета, метод трансляции проводок), по мнению большинства российских банков и разработчиков информационных систем, оптимальным является применение технологии трансформации отчетности. Одно из важнейших преимуществ этого подхода в том, что банкам не требуется переучивать весь штат специалистов, занимающихся бухгалтерским учетом. Можно ограничиться подготовкой нескольких сотрудников, ответственных за выпуск отчетов по МСФО. Они, вооруженные знаниями МСФО, отвечают за трактовку принципов и формализацию алгоритмов подготовки отчетов, и, в конечном счете, готовят отчетные формы.Достаточно ли этим специалистам полученных знаний и владения MS Excel, чтобы полностью обеспечить подготовку отчетов по МСФО? Нам очевидно, что каким-то банкам этого хватит вполне, других без автоматизации ожидают серьезные проблемы. Общаясь с представителями банков на весенней Международной конференции "Технологии банковского бизнеса: управление банком", мы пришли к выводу, что многие до сих пор не определились с ответом на этот вопрос для своего конкретного случая. Во многом это связано с тем, что полная автоматизация отчетов по МСФО стоит не менее сотни тысяч долларов, а банковские службы не понимают в полной мере ее целей и достигаемых результатов. Как следствие, диалог заказчиков (бизнесов) и исполнителей (ИТ) заходит в тупик. Первые затрудняются поставить задачу, вторые – не понимают, что же от них требуется.
Эта статья предназначена в первую очередь для руководителей и специалистов бизнес-подразделений банка. Ее цель – показать предмет автоматизации для каждого этапа подготовки отчетов по МСФО, помочь определиться с составом задач, которые необходимо автоматизировать для конкретного банка, и сформулировать требования к автоматизации МСФО для IT-службы.Предмет автоматизации отчетности по МСФО
В зависимости от диверсификации бизнеса банка, размера его филиальной сети, количества дочерних банков и пр. состав задач и значение автоматизации для подготовки отчетов по МСФО будет отличаться. Если банк входит в состав холдинга наряду с предприятиями, ориентированными на развитие различных бизнесов, речь пойдет уже об автоматизации подготовки консолидированной отчетности по МСФО. Чтобы оценить механизмы автоматизации отчетов по МСФО в самом общем виде, далее будем рассматривать подготовку отчетности для ФПГ.
Указаниями Банка России регламентирован состав и вид отчетов по МСФО, которые потенциально могут быть автоматизированы в ФПГ:- Консолидированный баланс.
- Консолидированный отчет о прибылях и убытках.
- Консолидированный отчет о движении денежных средств.
- Консолидированный отчет об изменении собственных средств акционеров.
- Примечания к консолидированной финансовой отчетности (29 примечаний из 37).
Исходной информацией для подготовки отчетов по МСФО являются:
- Балансы по РПБУ филиалов, дочерних банков и зависимых предприятий.
- Отчеты о прибылях и убытках по РПБУ.
- Аналитические расшифровки.
Последние представляют собой таблицы двух видов:
- Таблицы агрегированных показателей по ряду однородных сделок, с указанием их связи с бухгалтерским учетом.
- Таблицы, содержащие перечень сделок с указанием счетов, на которых они отражены в бухучете.
Важно отметить принципиальные особенности технологии подготовки отчетов по МСФО методом трансформации для ФПГ. Во-первых, это трансформация бухгалтерского учета всех банков и предприятий группы в консолидированные отчеты по МСФО. Во-вторых, это решение задач консолидации отчетности, специфичных для группы: выделение внутригрупповых оборотов, операций со связанными сторонами и проч.
Таким образом, можно перечислить основные этапы подготовки отчетов по МСФО в финансово-промышленных группах:1. Сбор и выверка исходных данных бухучета, аналитических расшифровок и нормативно-справочной информации банков и предприятий в составе ФПГ.
2. Первоначальная трансформация РПБУ в МСФО для каждого банка и предприятия группы и выпуск пробных отчетов по МСФО.3. Выполнение корректировок, отражающих мотивированное суждение специалистов, и выпуск отчетов по МСФО до консолидации.
4. Консолидация отчетности с учетом специфики ФПГ.5. Выпуск консолидированной отчетности по МСФО.
Как правило, нет необходимости в автоматизации всех отчетов по МСФО и всех этапов их подготовки. Руководителям и сотрудникам бизнес-поразделений банка следует понимать, что обеспечит им автоматизация каждого этапа с точки зрения сокращения объема "ручной" работы и высвобождения специалистов. Сопоставляя получаемую выгоду и затраты на автоматизацию, можно построить оптимальную технологию частично или полностью автоматизированной подготовки отчетов по МСФО в конкретном банке. Это позволит автоматизировать "узкие места" и минимизировать расходы на программное обеспечение и услуги ИТ-службы.Автоматизация подготовки отчетности по МСФО: этап за этапом
Для подготовки методом трансформации консолидированной отчетности ФПГ наиболее реальным способом является применение автоматизированных решений, реализованных в технологии Хранилищ данных, например приложения "Отчеты по МСФО" на основе финансового Хранилища "Контур Корпорация" от компании Intersoft Lab. Посмотрим последовательно, когда автоматизация существенно повышает эффективность работы службы подготовки отчетности по МСФО, в каких случаях затраты на автоматизацию могут превысить пользу от нее, и когда необходимость в автоматизации отсутствует.
Первый этап. Сбор и выверка исходных данных
Реализация первого этапа технологии подготовки отчетов по МСФО предполагает:
1. Сбор и выверку исходных данных бухгалтерского учета из подотчетных организаций в составе лицевых счетов и проводок.2. Сбор и выверку аналитических расшифровок, характеризующих бизнес и хозяйственную деятельность организаций: кредиты, МБК, ценные бумаги, основные средства и т.д.
3. Сбор и согласование справочной информации: клиенты, контрагенты, курсы валют и т.д.В отсутствии автоматизации выполнение работ по сбору исходных данных тяжелым грузом ложится на сотрудников фронт- и бэк-офисов Головной конторы банка и связанных организаций ФПГ. Особенно сложно организовать сбор аналитических расшифровок. Их количество зависит от состава применяемых в банке финансовых инструментов и принятой методики подготовки отчетов по МСФО. Как правило, оно составляет несколько десятков: кредитные договора и операции по ним, депозиты физических и юридических лиц, операции с векселями, сделки МБК, FOREX, банкнотные сделки, сделки с драгметаллами, покупка-продажа ценных бумаг, сделки РЕПО, сделки с производными инструментами, операции по РКО, внутрихозяйственные операции и проч. Для маленьких банков еще возможна ситуация, когда разработанные "бумажные" формы для сбора аналитических расшифровок в заданный срок заполняются в специализированных подразделениях вручную и передаются в Службу подготовки консолидированной отчетности. Для крупных многофилиальных банков с диверсифицированными бизнесами и, тем более, для ФПГ такая схема работы не приемлема.
Даже с позиции автоматизации, сбор исходных данных в единое корпоративное хранилище, является наиболее сложным и трудоемким процессом в рамках всей технологии. Как это обычно бывает, в банках и на предприятиях ФПГ функционируют различные учетные системы: бухгалтерские, системы автоматизации производственной и внутрихозяйственной деятельности, кадрового учета и проч. Из них в Хранилище выгружаются лицевые счета с остатками и оборотами, нормативно-справочная и синтетическая информация. В каждом конкретном случае приходится решать технические вопросы выгрузки, приведения к единому формату и согласования данных из учетных систем разных производителей.Но основная сложность, как и при ручном сборе, заключается в импорте аналитических расшифровок из различных бэк-офисных приложений в разрезе организаций, входящих в ФПГ, финансовых инструментов и учетных периодов. Часто нужные для подготовки отчетности по МСФО аналитические расшифровки не содержат необходимых реквизитов, многие атрибуты документов/сделок ведутся отдельно от учетных систем. Это требует разработки индивидуальных сервисов для их дополнительного ручного ввода непосредственно в Хранилище или в специальные формы для отправки в Хранилище. Для предварительной оценки эффективности этой работы действует общее правило: чем больше автоматизировано рабочих мест бизнес и обеспечивающих подразделений банка, тем больше шансов полностью автоматизировать сбор исходных данных для отчетов по МСФО.
Тем не менее, если процедуры и сервисы сбора исходных данных один раз налажены и выверены, эффективность выполнения работ первого этапа подготовки отчетов по МСФО оправдает все понесенные затраты. Кроме того, в процессе сбора данных в Хранилище обеспечивается автоматический контроль входящей информации согласно критериям полноты, целостности, корректности и соответствия аналитических данных синтетической информации. Выполнить эти проверки при "ручном" сборе данных достаточно сложно. Дополнительное преимущество такого подхода в том, что у сотрудников, подготавливающих отчетность по МСФО, появляется возможность удобного просмотра и анализа данных бухгалтерского учета банков и предприятий группы, а также аналитических расшифровок, собранных из многочисленных бэк-офисов группы.Второй этап. Трансформация
Трансформация выполняется на основании первичных учетных данных по всем предприятиям/банкам группы, которые аккумулированы в едином Хранилище. Ее цель – ликвидировать структурные различия между Балансом и Отчетом о прибылях и убытках по российскому Плану счетов бухгалтерского учета (РПБУ) и по МСФО. Для этого производится группировка счетов и статей учетного плана РПБУ в МСФО и выпуск пробной отчетности по МСФО в рамках каждого предприятия/организации.
Этап трансформации отчетности можно считать процедурой формальной и достаточно простой. В среднем для подготовки пробного Баланса в российских банках используется 18 алгоритмов группировки статей и 4 алгоритма расчета итогов, для пробного Отчета о прибылях и убытках - 17 алгоритмов группировки статей и 4 алгоритма расчета итогов.Алгоритмы реклассификации и расчета итогов настраиваются в специальном интерфейсе Хранилища данных. При выпуске пробных Баланса и Отчета о прибылях и убытках осуществляется расчет значений статей соответствующего плана показателей на основании остатков и оборотов по балансовым и лицевым счетам РПБУ для каждого банка и предприятия Группы.
Однажды выполненная настройка правил трансформации может эффективно использоваться при подготовке отчетности каждого предприятия/банка в следующем периоде. Чем больше количество организаций группы, тем выше целесообразность автоматизировать процедуру трансформации.Третий этап. Корректировки
Корректировки (или корректирующие проводки) - наиболее сложный в методическом плане этап подготовки отчетности. Корректировки выполняются над первично-трансформированными данными. Основное назначение корректировок - отражение мотивированного суждения специалистов в части признания и оценки операций, интерпретации данных и др. в учетном плане по МСФО.
Используя усредненные показатели по российским банкам, можно привести оценку количества алгоритмов и расчетных процедур, применяемых для выполнения корректировок:- для подготовки Баланса и Отчета о прибылях и убытках по МСФО используется более 50 видов алгоритмов,
- для Отчета о движении денежных средств – Разработочная таблица с алгоритмами 54 корректировок, 46 произвольных корректировок и 7 вспомогательных таблиц,
- для Отчета об изменении собственных средств акционеров – более 20 видов алгоритмов.
Все корректировки можно разделить на 2 типа: выполняемые в автоматическом режиме и вручную. Автоматизировать можно корректировки, которые рассчитываются на основании отчетности по РПБУ и аналитических расшифровок, собранных в Хранилище. Правила выполнения автоматических корректировок (корреспондирующие счета и алгоритмы расчета сумм проводок) настраиваются в интерфейсе Хранилища и сохраняются в специальном справочнике. Ручной ввод значений корректировок на соответствующие статьи необходим и позволяет учитывать принцип оценки и принцип допущений со стороны руководства, принятые в МСФО. Для предварительного расчета сумм корректирующих проводок могут использоваться аналитические расшифровки, выгружаемые из Хранилища "Контур Корпорация" во вспомогательные Excel-шаблоны.
После выполнения корректировок автоматически формируются основные отчеты по МСФО для каждого банка и предприятия в составе группы.Создание в Хранилище справочника корректирующих проводок позволяет существенно сократить время на выполнение корректировок в последующих отчетных периодах. В случае, если принятая методика подготовки отчетов по МСФО предполагает выполнение большого числа корректировок и необходимые аналитические расшифровки собраны в Хранилище, механизм автоматизации корректировок будет эффективен и оправдает себя.
Четвертый этап. Консолидация
Перед выпуском итоговой отчетности по МСФО для холдинговых структур обязателен этап консолидации отчетных данных, который предполагает выполнение процедур:
- даления межгрупповых операций (активы/пассивы, доходы/расходы),
- консолидации отчетов, входящих в группу компаний и банков (выделение внутригрупповых оборотов, операций со связанными сторонами, определение доли меньшинства, проч.),
- построения Баланса группы в разрезе Балансов участников предприятий группы (до корректировок, после корректировок, после удаления межгрупповых операций).
С позиции автоматизации, консолидация отчетов входящих в группу банков и компаний является второй по актуальности задачей после сбора исходных данных. Она также сложна с методологической точки зрения.
После консолидации подготавливаются итоговые значения для примечаний к отчетности (notes), и, при необходимости, формируются детальные расшифровки по статьям отчетов и примечаний.Пятый этап. Выпуск отчетов и примечаний
Заключительный этап технологического цикла - выпуск консолидированной отчетности и примечаний (notes) к консолидированной отчетности.
В системе "Контур Корпорация" выпуск основных консолидированных отчетов по МСФО производится путем импорта подготовленных данных в шаблоны MS Excel.Для подготовки примечаний и детальных расшифровок по статьям отчетов и примечаний используется генератор OLAP-отчетов "Контур Стандарт". Последний предоставляет сотрудникам, занятым выпуском отчетов, средства для самостоятельного, без программирования построения и анализа динамических таблиц.
Выверка значений статей в отчетных формах и приложениях к ним также осуществляется при помощи OLAP‑средств, путем извлечения из Хранилища и представления в требуемом виде всех первичных учетных данных и аналитических документов, влияющих на итоговые значения.Нужна ли Вашему банку автоматизация отчетов по МСФО?
Итак, мы сформулировали особенности подготовки отчетности по МСФО для ФПГ, рассмотрели возможности автоматизации всех этапов подготовки отчетов на основе Хранилища данных. Как теперь "приложить" все сказанное к задачам своего банка, чтобы, наконец, решить вопрос "за" или "против" автоматизации отчетов по МСФО?
Предлагаем небольшую инструкцию, выполнение которой может "прояснить туман" вокруг этой задачи.1. Опишите подробно процедуры формирования каждого отчета:
- состав данных бухучета и аналитических расшифровок для подготовки отчета, периодичность сбора исходных данных, регламент и процедуры выверки;
- состав и алгоритмы трасформации отчетов по РПБУ в МСФО,
- состав и алгоритмы корректировок, которые могут автоматически рассчитываться на основании отчетности по РПБУ,
- состав и алгоритмы корректировок, которые могут автоматически рассчитываться на основании аналтических расшифровок,
- состав и алгоритмы группировки аналитических расшифровок, которые будут использоваться в виде исходных отчетов при ручном расчете и выполнении корректировок,
- состав корректировок, которые будут выполняться вручную.
2. На основании описания определите состав отчетов, подготовку которых целесообразно автоматизировать целиком или частично. Для этого:
- оцените сколько сотрудников подразделений Головного банка, филиалов и предприятий придется задействовать для "ручного" сбора исходных данных,
- оцените сколько сотрудников службы подготовки отчетов необходимо, чтобы обеспечить "ручную" выверку собранных исходных данных,
- выявите трудоемкие корректировки, которые следует автоматизировать, и сравните сколько времени займет их выполнение вручную для каждого банка/предприятия в составе ФПГ.
3. Оцените сколько времени займет "ручная" консолидация отчетов организаций группы сотрудниками службы подготовки отчетов.
Выполнение этих работ позволит выявить сложные и ресурсоемкие операции и принять аргументированное решение об оптимальном способе автоматизации отчетов по МСФО в конкретном банке. Надеемся, что все изложеное в статье поможет бизнес-подразделениям поставить задачу ИТ-службам и при этом минимизировать затраты на автоматизацию МСФО в каждом конкретном банке.Автор: Ю.Амириди, А.Загайтов
Источник: Аналитический банковский журнал, 2004, № 4