- 2004
Почему не используют аналитические технологии
В этой статье рассмотрено семь основных проблем, которые называют руководители российских предприятий, когда встает вопрос о создании в компании современной аналитической системы
На Западе аналитические технологии уже давно стали неотъемлемой частью бизнеса. Все бизнес-процессы компаний там, как правило, до предела формализованы, и все данные о деятельности предприятия консолидируются в едином хранилище данных. Менеджеры компаний уже давно привыкли начинать рабочий день с просмотра свежих отчетов о деятельности предприятия. Все решения принимаются только после детального анализа деятельности компании в том или ином разрезе. В России же тенденция массового перехода бизнеса на аналитические системы выражена не так ярко. Поэтому управленческие решения, которые чаще всего принимаются на основе интуиции руководителя, очень часто не подкреплены всесторонним анализом деятельности предприятия. Существующие в российских компаниях системы отчетности, требуют больших затрат на обслуживание, поскольку подготовкой отчетов занимаются как правило специально выделенные сотрудники.
В этой статье мы рассмотрим семь основных проблем, которые называют руководители российских предприятий, когда встает вопрос о создании в компании современной аналитической системы.Проблема 1. «У нас нет данных»
Это может показаться странным, но многие компании просто не собирают данные, которые жизненно необходимы для успешной работы. По данным РосБизнесКонсалтинга в России 55% компаний не ведет собственную клиентскую базу. В таких компаниях никто не сможет ответить на вопросы: кто покупает производимые товары, в каком количестве и как часто. Разумеется, об ориентации фирмы на нужды клиента здесь не может быть и речи, о клиенте просто забыли. Зачастую отсутствуют данные и о производстве, работе складов и службы доставки. Непрозрачность бизнеса компании часто приносит ей существенные убытки и даже ставит вопрос о ее дальнейшей деятельности. Без общей системы сбора данных очень сложно проследить долгосрочные тенденции развития компании, объяснить, почему падают продажи, понять, почему сырье и комплектующие закупаются низкого качества, но по более высоким ценам и т.д.
Решение данной проблемы очевидно – необходимо внедрять учетную систему. Без внутренней прозрачности компании и обоснования управленческих решений невозможно быть конкурентоспособным на рынке. Но до того, как думать о внедрении аналитической системы, необходимо наладить систему учета. Аналитические технологии могут работать только тогда, когда есть что анализировать.Проблема 2. «Наши данные находятся в неудобном для анализа виде»
Даже если в компании собираются данные, то зачастую они находятся в неудобном для анализа виде. Например, в силу исторических причин и сложившихся в компании традиций, данные на разных участках собираются в разных форматах и даже в разных системах. Например, одновременно в компании могут параллельно существовать базы программы «1С:Предприятие», таблицы MS Excel и MS Access, а также базы в формате собственной учетной системы, разработанной программистами компании. Проблема в том, что для получения полной картины необходимо анализировать все эти данные вместе.
Решение может заключаться в разработке интерфейса, который бы позволил переводить данные из одного формата в другой. Такой подход может быть целесообразен, когда невозможно отказаться от одновременного использования нескольких систем. Однако более предпочтительным вариантом может быть внедрение единого хранилища данных, в котором бы собиралась информация обо всем предприятии. В этом случае все данные будет находиться в удобном для анализа виде.В качестве примера решения этой проблемы на практике можно упомянуть крупнейший банк Украины «УкрСибБанк», который внедрил централизованную систему хранилища данных. В хранилище консолидируются и приводятся к единому виду данные из различных учетных систем Головной конторы банка и его филиалов. Далее на их основе выпускаются управленческие отчеты, которые рассылаются руководству. Затраты на регулярную подготовку отчетности и время ввода новых отчетных форм сведены таким образом к минимуму.
Проблема 3. «Наши данные не отражают реальное положение вещей»
Еще одной серьезной проблемой может стать неполное представление данных в базе. В силу непродуманной технологии сбора данных или из-за ее нарушения, данные могут собираться стихийно, бессистемно, фрагментарно. Анализ подобных данных даже более опасен, чем слепое доверие интуиции, поскольку на основе неверных отчетов очень легко принять неверные решения. Кроме того, данные могут не отражать реальное положение вещей в силу ведения двойной бухгалтерии. Зачастую, собирая данные для фискальных органов, компания не имеет реальных данных. Поскольку для построения управленческого учета одних только бухгалтерских данных недостаточно, то компании также необходимо организовать сбор дополнительных данных.
Решением подобной проблемы может стать создание системы учета как бухгалтерских, так и управленческих данных, и регламентирование процедур их ввода. В компании четко должны быть прописаны обязательные для предоставления данные и ответственность за непредставление или не полное представление.Проблема 4. «У нас очень большие объемы данных»
Базы данных многих компаний ведутся уже много лет. За это время они разрастаются до приличных масштабов, и руководство ИТ-отдела обычно считает, что это будет непреодолимой преградой на пути внедрения аналитической системы на предприятии. Анализ большого объема данных действительно может привести к нежелательным последствиям, например, к длительному времени ожидания получения отчета, перегрузке сервера и т.д.
Тем не менее, необходимо понимать, что наличие большого объема данных ни коим образом не может быть преградой для их анализа.Во-первых, необходимо учитывать цели и задачи анализа. Например, для анализа продаж за последнюю неделю не обязательно выгружать данные за 10 лет. Полная информация о деятельности предприятия требуется только для оценки долгосрочных тенденций. Грамотное построение аналитической системы позволит свести эту проблему больших объемов данных к минимуму.
Во-вторых, следует понимать, что современный настольный компьютер многократно превосходит по всем параметрам сервера, которые работали для нужд анализа данных несколько лет назад. Поэтому то, что было раньше доступно только для серверных решений, сейчас свободно может быть реализовано на базе клиентского компьютера.И, наконец, в-третьих, существуют специализированные методы сжатия информации, которые применяются в аналитических системах. Например, технология микрокубов, разработанная компанией Intersoft Lab, позволяет упаковывать информацию огромных объемов в локальный файл микрокуба, который находится в готовом для анализа виде. При этом размер этого файла будет в десятки раз меньше, чем исходная информация. Пользователи будут получать отчеты из готового микрокуба практически с нулевым временем ожидания. При этом существенно снизится нагрузка на сервер компании, т.к. запросы от различных пользователей, как правило, однотипны.
Проблема 5. «Мы это и сами сделаем»
С серьезными сложностями могут столкнуться компании, которые уже осознали необходимость внедрения аналитической системы на предприятии, и желают разработать аналитическую систему силами собственного ИТ-подразделения. В силу того, что для разработки системы высокого качества необходимо вложить серьезные материальные и трудовые затраты, подобный вариант очень редко оказывается успешным. Руководство может также предложить ИТ-подразделению разрабатывать новые формы аналитических отчетов по мере их необходимости. Тогда, скорее всего, компании придется выделить одного или нескольких программистов, которые бы постоянно занимались разработкой новых отчетных форм, потому что требования к отчетам будут постоянно меняться.
Многие компании также полагают, что анализ данных вполне можно проводить при помощи стандартных офисных средств, например, MS Excel. Это решение может быть приемлемым для анализа небольших объемов информации. Однако, чаще всего, с ростом бизнеса компании недостатки и ограничения подобного решения становятся очевидными, и компания приходит к выводу о необходимости создания аналитической системы.Как показывает опыт, в подавляющем большинстве случаев гораздо более выгодно внедрить систему, которая разрабатывалась специально для анализа данных. Как вариант, это может быть разработка силами ИТ-подразделения аналитических приложений, которые бы учитывали специфику конкретного предприятия, на основе готового аналитического инструментария. Всем сторонникам разработки аналитической системы собственными силами хотелось бы заметить, что для доведения серьезного программного продукта до коммерческого использования, необходимо длительное время даже для профессиональных разработчиков программного обеспечения. Компании Intersoft Lab, например, потребовалось 3 года для того, чтобы качество разработанных ею продуктов признали на мировом рынке.
Проблема 6. «Это очень дорого для нас»
Проблема стоимости аналитической системы, разумеется, является одной из ключевых в России. Миф о дороговизне аналитических технологий широко распространен среди руководителей компаний малого и среднего размера. Причем, как правило, никто из тех, кто считает, что их предприятия «не доросли» до того, чтобы анализировать собственные данные, даже и не рассматривал возможность внедрения в компании аналитической системы и не изучал рынок аналитического инструментария. Это убеждение сложилось, скорее всего, в результате поверхностного знакомства с предложениями крупных зарубежных поставщиков аналитических решений, которые представляют в России свои продукты для промышленной эксплуатации. Высокая стоимость западных решений обусловлена совершенно другой структурой затрат разработчиков, другими покупательскими возможностями рынка и избыточным функционалом, который появляется в результате конкуренции поставщиков и гонки за списком возможностей, а не из анализа реальных потребностей пользователей.
Российские поставщики аналитических технологий предлагают собственные решения, не уступающие (а иногда и превосходящие) зарубежные аналоги по возможностям, но за совершенно другие деньги. Например, на основе продуктов Аналитической платформы Контур можно быстро разработать аналитическую систему за $1,000. Это вполне может позволить себе и средний, и малый бизнес. При этом стоимость аналитической системы будет напрямую зависеть от задач, которые она должна решать.Проблема 7. «А зачем нам это нужно? Все и так понятно»
Многие руководители не видят смысла в анализе финансово-хозяйственной деятельности собственного предприятия. Подобное мнение обычно свойственно менеджерам средних и малых компаний. Им кажется, что все очевидно, что они держат ситуацию под контролем. Действительно, удержать в уме показатели продаж, и постоянно отслеживать какие товары продаются лучше других, а какие хуже, возможно, только если количество товаров невелико. В тех же случаях, когда прайс-лист компании включает в себя сотни или тысячи позиций, ответить на этот вопрос просто невозможно. При этом анализ продаж – это всего лишь один из видов анализа, и для того, чтобы постоянно отслеживать ситуацию, менеджерам необходимо получать и анализировать большое количество отчетов. Именно поэтому им на помощь приходят современные аналитические технологии. Их главная задача – сделать данные очевидными.
Заключение
Россия интегрируется с Западом, и процесс перехода на западные стандарты ведения бизнеса, и на современные аналитические технологии в частности, необратим. Несмотря на проблемы, которые все еще стоят перед руководством российских компаний, уже есть понимание того, что аналитические технологии не роскошь, а всего лишь средство ведения бизнеса.
Трудности, которые возникают при создании аналитической системы на предприятии, как правило, с лихвой окупаются преимуществами, которые дает прозрачность компании для руководителя. Будем надеяться, что подобная прозрачность скоро станет стандартом ведения бизнеса в России.Автор: Сергей Миронов
Источник: "Byte", 2004, №2