Эффективность внедрения системы корпоративного репортинга. Взгляд со стороны банка. Интервью с начальником Управления методологии работы банка АКИБ «УкрСиббанк»

С просьбой дать оценку эффективности внедрения системы корпоративного репортинга в многофилиальном банке редакция журнала "Банки и технологии" обратилась к начальнику Управления методологии работы банка АКИБ «УкрСиббанка» Александру Николаевичу Дроботенко.

Журнал «Банки и технологии» регулярно знакомит своих читателей с последними разработками в области автоматизации банковского бизнеса и передовым опытом их применения в банках России и стран ближнего зарубежья. В журнале №3 за 2003 год мы рассказывали об опыте построения системы подготовки и дистрибуции управленческой отчетности на основе OLAP-технологий в АКИБ «УкрСиббанк»¹. На сегодняшний день опыт одного из ведущих украинских банков уникален и поэтому интересен и полезен его российским коллегам. С просьбой дать оценку эффективности внедрения системы корпоративного репортинга в многофилиальном банке редакция журнала обратилась к начальнику Управления методологии работы банка АКИБ «УкрСиббанка» Александру Николаевичу Дроботенко.

- Александр Николаевич, Вы возглавляете Управления методологии работы банка. Расскажите, о причинах выбора Вами OLAP-технологий для построения корпоративной системы отчетности многофилиального банка? Оправдал ли этот выбор Ваши ожидания?

- Наверное, не совсем правильно говорить о «выборе OLAP-технологий», скорее речь идет о выборе соответствующих технических решений. В свое время, внедрив систему бизнес-планирования «Контур Корпорация» фирмы IntersoftLab (Москва), наш банк помимо решения задач бизнес-планирования получил дополнительные выгоды в виде функционирующего, предметно-ориентированного под банковскую специфику консолидированного хранилища данных и аналитической платформы «Контур Стандарт», построенной на принципах OLAP-технологий. Далее мы могли или распространять новые технические возможности на процесс формирования всей управленческой отчетности, или ограничиться только бизнес-планированием.

Но сами OLAP-технологии к тому времени в банке уже присутствовали. Достаточно посмотреть на потребности многофилиального банка в управленческой отчетности. Сейчас «УкрСиббанк» имеет более двух десятков филиалов и более 200 отделений, к концу следующего года количество торговых точек превысит 600. Анализ результатов необходим как в разрезе территориальных подразделений: банк – филиал - торговая точка, так и в разрезе направлений бизнеса: корпоративное кредитование – РКО - операции с пластиковыми картами - межбанковский бизнес и пр. Соответствующая отчетность требуется ежедневно. Торговая сеть банка должна быть освобождена от функций выпуска отчетности и сосредоточиться исключительно на продаже банковских услуг. Вся отчетность должна формироваться централизовано, и в соответствующем объеме предоставляться руководителям, начиная с Председателя Правления и заканчивая начальником отделения. Можно ли в такой ситуации обойтись без OLAP? Попробуйте представить себе этакого «монстра» - систему, которая обеспечивала бы ежедневное формирование, рассылку и последующее хранение нескольких тысяч (!!!) отчетных документов фиксированного содержания: филиал в разрезе направлений бизнеса, отдельное направление бизнеса в разрезе торговых точек филиала, торговая точка в разрезе бизнесов и т.д. и т.п. Конечно же, мы использовали элементы OLAP-технологий еще задолго до появления «Контур Стандарта». Ведь привычные для большинства банков отчеты в виде сводных таблиц Excel или те же Excel-таблицы в виде огромных «простыней» с сотнями строк и столбцов и использованием промежуточных итогов и группировок – это чистый OLAP, реализованный на более простом программном средстве.

Другое дело, что ограничения, присущие Excel (большой размер файлов, ограничение по максимальному количеству исходных данных в таблице, большая трудоемкость сопровождения и формирования отчетности), не позволяли нам реализовать большую часть имевшихся требований по централизации отчетности и ее детальности. Поэтому на смену Excel пришли более современные средства, использующие идеологию OLAP: аналитическая платформа «Контур Стандарт», микрокубы (локальные OLAP-таблицы) в качестве формата для транспорта и хранения отчетов, «Контур OLAPBrowser» как средство работы с готовыми отчетами-микрокубами и «Контур Генератор Кубов», позволяющий автоматически формировать комплекты отчетов по заранее настроенным сценариям. Внедрение этих инструментов полностью оправдало ожидания, связанные с их выбором. Система отчетности «УкрСиббанка» еще далека от совершенства и продолжает активно развиваться, но я могу уверенно заявлять, что благодаря более широкому использованию OLAP-технологий, в банке складывается перспективная централизованная система подготовки и дистрибуции управленческой отчетности.

- Несколько месяцев назад «Банки и технологии» рассказывали о результатах первого этапа построения централизованной системы подготовки и дистрибуции управленческой отчетности в «УкрСиббанке». В каком состоянии сейчас находится проект?

- Тогда речь шла только о наших намерениях такую систему создать, а вот сейчас уже действительно можно говорить о первых результатах. В настоящее время филиалы банка ежедневно снабжаются отчетами, отражающими исполнение ими бизнес-плана в части доходов/расходов и в части бюджета активов/пассивов. Эти отчеты сформированы в разрезе бизнес-направлений и торговых точек. При необходимости филиал может дополнительно запросить подробный отчет, детализированный до уровня лицевых счетов или проводок, и увидеть на основании каких элементарных учетных данных был сформирован тот или иной показатель в отчете.

Так же ежедневно филиалы получают отчет по своим «крупным клиентам» (имеющим большие остатки на счетах, проявляющим высокую кредитную активность, производящим большой объем валютообменных операций и т.п).

Этим летом Управлением методологии и Департаментом управления персоналом были разработаны нормативы численности персонала торговых точек банка в зависимости от объемов выполняемой ими операционной работы (кол-во заключенных договоров, обработанных платежных поручений, принятых коммунальных платежей и пр.). Для того, что бы эта система нормирования заработала, мы планируем с начала следующего года обеспечить филиалы ежемесячными отчетами, отражающими операционную активность отделений и соотношение нормативной и фактической численности персонала.

- Сейчас модно говорить об использовании Web-технологий в создании систем корпоративного репортинга. Что показывает Ваш опыт? Насколько можно доверять рекламе подобных решений?

- Возможности WEB-технологий в решении названных задач «УкрСиббанк» использует достаточно давно, но в довольно ограниченных масштабах. Уже течение нескольких лет отчетность, предназначенная для высшего менеджмента и акционеров, публикуется на защищенном сайте, что обеспечивает «мобильный» доступ руководства к этой информации.

Параллельно с внедрением новых инструментов формирования отчетности, базирующихся на OLAP-технологиях, в банке были разработаны и новые средства дистрибуции управленческой отчетности с помощью WEB-технологий. Эти средства обеспечивают возможность выпуска или получения готовых кубов сотрудниками банка через WEB-интерфейс. Сейчас эти средства используются для уменьшения сетевого трафика и времени выпуска отчетов, а также снижения нагрузки на рабочие станции пользователей. При выпуске кубов через WEB-интерфейс не производится доставка выборок на рабочую станцию пользователя, и генерация куба осуществляется мощным сервером приложений.

Следует признать, что в настоящее время WEB-средства, используюемые банком для обеспечения нужд отчетности, далеко не исчерпывают всех возможностей, предоставляемых WEB-технологиями. Так что оценивать возможности этих технологий, исходя из имеющего опыта банка, я не могу, и считал бы это преждевременным.

 - Каких ресурсов требует сопровождение системы корпоративной отчетности?

- Сейчас в «УкрСиббанке» на сопровождение консолидированного хранилища данных и системы корпоративной отчетности, которые построены на базе «Контур Корпорации», реально выделен один ИТ-специалист на постоянной основе, и 1-2 специалиста могут дополнительно временно привлекаться в случае каких-то критических ситуаций. Практика показала, что этого недостаточно, и сейчас выделяются дополнительные люди.

Минимально необходимые ресурсы я определил бы следующим образом: для сопровождения консолидированного хранилища данных необходим 1 человек, если структура данных в хранилище постоянна, и 2 человека, если хранилище данных развивается (появляются новые учетные системы, данные из которых загружаются в хранилище); для работы по ежедневной загрузке данных в хранилище требуется 1 человек; для сопровождения самой системы корпоративной отчетности нужны 1-2 человека (в зависимости от того, как часто возникает потребность в новых отчетах).

Как видите, ресурсы не очень большие, но это при условии, что к работе привлекаются действительно высококвалифицированные специалисты.

- Не секрет, что внедрение в практику новых технологий часто вызывает неприятие банковских специалистов. Как сотрудники банка оценивают работу с новыми инструментами подготовки отчетности?

- Единственные имеющиеся серьезные нарекания связаны с недостаточно оперативной разработкой новых отчетов или ее невозможностью из-за отсутствия в консолидированном хранилище необходимых данных (банк пользуется какой-то учетной системой, например новым модулем розничного кредитования, а выгрузка данных из нее в хранилище еще не организована). Такая ситуация обусловлена нехваткой ресурсов, о которой я уже упоминал.

От сотрудников, ответственных за выпуск отчетности, замечаний по самим новым инструментам подготовки отчетности никогда не было. Они приняли их как данность и все.

Если говорить о конечных пользователях отчетности, то филиалы в течение недели освоились с новым форматом предоставления отчетов в виде микрокубов, и в дальнейшем каких-то вопросов с их стороны не поступало.

- Как Вы можете оценить эффективность внедрения и использования в банке системы корпоративного репортинга на основе OLAP-технологий? Какие проблемы не удалось решить? Можно ли обозначить результаты, которые превзошли Ваши ожидания?

- Благодаря использованию более совершенных инструментов формирования отчетности, базирующихся на OLAP-технологии, система управленческой отчетности «УкрСиббанка» перешла на качественно новый уровень. Но тут необходимо понимать, что вклад новых технологий в этот результат был существенным, однако не единственным. Не меньшую роль сыграла работа Департамента финансового анализа и планирования по совершенствованию системы бизнес-планирования и созданию новой финансовой модели банка, что привело к систематизации отчетности и наполнению ее новым содержанием.

Выше я уже упоминал о достигнутых результатах в централизации отчетности, когда обычная схема – филиалы предоставляют отчетность в головной банк, сменилась прямо противоположной – головной банк снабжает филиалы детальными отчетами, показывающими, как видит головной банк результаты работы филиалов.

Мы повысили детальность планирования и анализа результатов до уровня отдельного бизнес-направления в торговой точке и до уровня вклада отдельного банковского продукта в операционные доходы банка.

Отчетность стала достоверной и объяснимой. Она формируется исключительно на основе данных учета, будь это учет в Главной книге или дополнительный управленческий учет – не важно. Значение любого показателя в отчете при необходимости может быть объяснено – расшифровано до уровня отдельных учетных записей (лицевых счетов или документов).

Сейчас нас в большей степени сдерживает несовершенство существующей АБС, которая либо вообще не позволяет вести аналитику с необходимым уровнем детализации, либо делает это чрезмерно трудоемким.

Другие еще нерешенные задачи – в хранилище не загружаются и не используются при формировании отчетности данные по учету сделок, которые ведутся в отдельных модулях (например, денежные переводы или кредиты физических лиц).

Если вернуться к техническим моментам, то результат, который превзошел мои ожидания – это экономия ручного труда при использовании генератора кубов для формирования отчетов и сами микрокубы, которые оказались удивительно компакты по своему размеру и решили проблему дистрибуции детальных отчетов в условия реально существующей перегруженности каналов связи.

- Ставите ли Вы задачи расширить применения OLAP в банке?

- Несомненно, что область применения OLAP-технологий в банке будет расширяться. Во-первых, это окончательный перевод всей управленческой отчетности на OLAP-технологии. Во-вторых, УкрСиббанк планирует переход на новую «западную» банковскую систему mySAP Banking. В этой системе не только контролинг или финансовый анализ, но и репортинг, ориентированный на поддержку операционной деятельности (CRM, контроль лимитов, возможность менеджера по продажам оценивать результаты сделки до ее заключения и т.п.), реализованы исключительно на OLAP-технологиях. И именно в прозрачности и управляемости бизнеса и в информационной поддержке «продавца» на этапе принятия решения по сделке, т.е. в тех возможностях, которые предоставляет OLAP, банк видит основные конкурентные преимущества, ожидаемые от внедрения новой АБС.

- Чтобы Вы могли посоветовать Вашим российским коллегам, которые сегодня готовы внедрять современные аналитические инструменты в практику работы банка, но не знают, с чего начать?

- Давать советы - дело неблагодарное, но попробую: 

• В головах технологов и в глазах руководства внедрение новых технологий и связанные с этим затраты должны быть четко увязаны с ожидаемыми конкурентными преимуществами или другими будущими выгодами для банка – будь это информационная поддержка операционной работы по продаже банковских услуг, или более эффективное управление рисками, или экономия на централизации функций сопровождения и выпуска отчетности, или повышение достоверности и информативности отчетности с целью большей прозрачности и управляемости бизнеса.
• Обеспечьте внедрение новых технологий необходимыми ресурсами. На первых этапах внедрения самая совершенная новая технология будет давать необходимый конечный результат (например, реализацию нового отчета) с существенным запаздыванием по сравнению с технологией менее совершенной, но уже отлаженной. Чрезмерная отсрочка в получении практических результатов дискредитирует всю идею.
• До внедрения аналитических инструментов создайте в банке Систему отчетности, которая заменит стихию хаотически возникающих и не согласованных между собой отчетных форм. Под Системой отчетности я понимаю: систематизированный и единый для всего банка Перечень утвержденных отчетных форм (название отчета, описание его содержания, сроки и периодичность его предоставления, ответственное за выпуск отчета подразделение, пользователи отчета и т.д.); Порядок появления нового или актуализации/отмены существующего отчета; Распределение зон ответственности, и порядок взаимодействия подразделений на всех этапах обеспечения и выпуска отчетности; Описание всех показателей, присутствующих в отчетных формах. Система отчетности должна утверждаться на уровне Правления банка и восприниматься столь же безоговорочно как, например, Учетная политика. При разработке Системы отчетности старайтесь максимально полно учесть текущие и будущие потребности банка в отчетности, после чего пытайтесь добиться максимально жесткого запрета на появление новых отчетов на период внедрения.
• До начала внедрения реорганизуйте учет таким образом, что бы он обеспечивал все заявленные потребности отчетности. Поскольку Учетная политика в большей степени ориентирована на официальные требования Национального/Центрального банка, я рекомендовал бы описание дополнительных требований к учету (дополнительные аналитические параметры учета и правила их применения, правила ведения дополнительного управленческого учета, используемые справочники и пр.) вместе с описанием основных принципов отражения данных учета в отчетности выделить в Политику управленческого учета и отчетности. Указанным документом можно дополнить Систему отчетности.
• Используйте OLAP-технологии – информация, предоставляемая разным руководителям, отличается разрезами, полнотой и степенью детализации, но она должна вытекать из единого источника.
• Не пытайтесь приучить высшее руководство сразу работать с многомерными кубами. Если Председатель Правления привык получать утром три листка бумаги с жестко регламентированным набором данных, напечатанных установленным шрифтом и цветом и со строго определенной компоновкой этих данных на листе – пускай все так и остается. Его время слишком дорого стоит, что бы он тратил его на изменение своих привычек. Рано или поздно он узнает от своих непосредственных подчиненных, что они «крутят какие-то кубы». Если это будет ему удобно, он тоже начнет ими пользоваться.
• Стройте консолидированную отчетность на базе учета. Показатели, присутствующие в отчетах, должны рассчитываться на основании элементарных учетных записей (счетов и проводок) Главной книги и управленческого учета. Управленческая отчетность должна формироваться, исходя из официального баланса посредством управленческих корректировок. Если в основе консолидированной отчетности будут лежать промежуточные отчеты, не известно как подготовленные бизнесами или территориальными подразделениями на основе их бумажных записей – достоверной отчетности не будет, и современные аналитические инструменты ничем не помогут.
• Пытайтесь централизовать функции обеспечения и формирования отчетности.

¹ См. О.Радченко «Практика применения OLAP в банке»//Банки и технологии, №3 за 2003 год, стр. 38-42

Автор: А.Н.Дроботенко

Источник: Банки и технологии, 2003, № 6