Отчеты одной кнопкой. Аналитическая система в деятельности торгового предприятия

Сегодня на страницах печати и Интернета можно найти множество публикаций, посвященных современным аналитическим системам. Однако, эти материалы часто оторваны от практики и рассматривают инструменты анализа и аналитические технологии сами по себе. Настоящая статья предназначена для менеджеров торговых предприятий, знакомит их с назначением и возможностями аналитических систем и опытом их использования российскими торговыми предприятиями.

Учетная и аналитическая система предприятия

Каждый руководитель знает, как важно вовремя получать информацию о своем бизнесе. Поэтому выделяются средства на автоматизацию, нанимаются программисты и администраторы, приобретаются учетные системы. Кажется, после этого руководитель имеет все, чтобы получить любую сводку о состоянии дел в течении нескольких минут, максимум - нескольких дней. Но на практике оказывается, что эта информация отражает лишь часть общей картины, может носить противоречивый характер и не всегда доставляется оперативно. Составить из кусочков адекватную оценку положения предприятия на рынке невозможно, хотя это жизненно необходимо. В результате на формирование целостного представления приходится тратить значительные ресурсы предприятия. Почему так происходит?

Причина в том, что учетная система предназначается для быстрого ввода данных, обеспечения их целостности при многопользовательском доступе, быстрой работы со справочниками и документами, быстрого предоставления информации оперативного характера: остатки по товару, долг контрагента и т.д. Соответственно, ее структура больше ориентирована на выполнение перечисленных задач и меньше - на предоставление больших объемов данных в различных разрезах. Отчеты учетной системы не всегда покрывают потребности конкретных пользователей. Создание дополнительных отчетов в учетной системе требует участия программиста определенной квалификации и нескольких человеко-дней работы. Чтобы повысить скорость выполнения отчета, приходится вносить изменения в структуру учетной системы. Это может потребовать перепроведения архивных документов (головная боль бухгалтерии и склада!), и осложнить обновление конфигурации учетной системы при изменении законодательства. При этом программист зачастую не успевает отразить сделанные изменения в существующих отчетах. Постепенно в учетной системе накапливается несколько десятков отчетов, но лишь некоторые из них отражают корректную на сегодняшний день информацию. Однако, пользователи, не подозревая об этом, продолжают пользоваться отчетами и подавать сведения руководителю. Случается, что часть сотрудников использует новый отчет, а часть продолжает выпускать старый.

Еще одна проблема возникает, когда на предприятии применяется не одна, а несколько учетных систем для ведения учет по разным юридическим лицам или по различным видам бизнеса. Объединить информацию из всех баз данных в одном отчете практически невозможно. Приходится использовать Excel для создания сводных и консолидированных аналитических отчетов. В этом случае обработка данных занимает значительное время сотрудников, каждый из которых применяет собственные уникальные методики анализа данных. Это приводит к расхождениям в одних и тех же отчетах, подготовленных разными специалистами, например, коммерческим директором и финансовым менеджером, и служит причиной конфликтов.

Дополнительные трудности связаны с наличием удаленных подразделений или филиалов предприятия. В распределенных структурах составлением отчетов занимаются специально выделенные сотрудники. Они вручную выпускают десятки отчетов, "сводят" их в Excel, высылают в филиал для согласования, при обнаружении ошибки готовят новый отчет и т.д. В результате в филиале сложно отследить "версию" отчета, и соответственно, филиал и центральный офис могут пользоваться разными данными. Это также ведет к противоречиям и непониманию.

В такой ситуации больше всех страдает руководитель. Невозможно проверить достоверность отчетных цифр, подаваемых подчиненными, особенно, если результаты многодневной подготовки представлены на бумаге или в файле Excel. Разбираться, как и откуда были получены данные, нет ни времени, ни возможности. Для расшифровки какого-либо значения, сотрудники должны заново поднять исходные отчеты (а цифры уже могли измениться:) и преобразовать их в один. При этом нет гарантии от ошибок при "сведении" цифр в Excel.

Таким образом, каждый руководитель предприятия изо дня в день сталкивается с похожими проблемами:

• Потери времени высокооплачиваемых специалистов на составление аналитических отчетов неоправданно велики.
• Данные в сводных отчетах разных подразделений противоречат друг другу.
• Сводная информация о деятельности предприятия поступает руководителю с опозданием на недели, а иногда и месяцы.
• Даже при наличии мощной учетной системы руководители вынуждены принимать решения, основываясь на интуитивных оценках ситуации, так как полноценный анализ данных невозможен либо из-за отсутствия нужных отчетов, либо из-за недостатка информации в имеющихся. И это в тот момент, когда все исходные данные имеются в учетной системе!

Помочь использовать в управлении предприятием накопленные учетные данные, может специальная аналитическая система.

Зачем нужна аналитическая система?

Аналитическая система умеет то, что не входит в задачи учетной системы - быстро и наглядно предоставлять большие объемы данных в удобном для анализа виде. Очевидно, что такая система устроена иначе, чем учетная, и использует специальные технологии. Во всем мире самой эффективной технологией динамического анализа и представления данных признана технология OLAP (On-Line Analytical Processing) - анализ данных в реальном времени. Аналитическая система, основанная на этой технологии, позволит руководителю практически мгновенно получать управленческие отчеты для принятия решений. Такая система даст возможность выявить тенденции в развитии бизнеса, оценить финансовые итоги деятельности компании, определить наиболее затратные и наиболее прибыльные товары и подразделения, проследить выполнение планов продаж и закупок, вовремя скорректировать ценовую политику, систему скидок, кредитную политику, выстроить правильную логистическую цепочку и т.д.

В аналитической системе вся информация, в том числе архивная, собрана и представлена в связанном виде. В результате, одним движением мыши можно получить ответы на вопросы: какие товары проданы в регион X, сколько из них было отдано в кредит, какие покупатели оплатили товар сразу, какие скидки были предоставлены по товарам, какой менеджер обеспечил наибольший доход, а какой обеспечил наибольший оборот, получить данные о продажах сразу по месяцам, по кварталам, по годам и т.д.

С аналитической системой появляется возможность провести разностороннее исследование своего бизнеса, например:

• Сравнительный анализ товарных групп, потребительских сегментов, каналов сбыта, поставщиков, географии (страны, регионы, города), видов бизнеса по количеству проданных единиц товара, обороту, валовой прибыли.
• Анализ распределения прибыли в географическом разрезе, в разрезе товаров и товарных групп, контрагентов, каналов сбыта, поставщиков.
• Сравнительный анализ скидок в разрезе товаров, контрагентов, географии, видов бизнеса.
• Сравнительный анализ кредитных отгрузок в разрезе товарных групп и товаров, потребительских сегментов и клиентов, причин отгрузки, видов бизнеса.
• Сравнительный анализ затрат на доставку товаров в разрезе клиентов, географии, перевозчиков, видов отправки.
• Сравнительный анализ пришедших сумм в разрезе потребительских сегментов и клиентов, географии, видов бизнеса, видов денежных средств.
• Сравнительный анализ сделок в разрезе ответственных менеджеров, товарных групп и товаров, потребительских сегментов и клиентов, проектов, географии, статусов, причин закрытия сделок.
• Сравнительный анализ параметров сделок: среднее время оплаты товаров, среднее время отгрузки товаров и т.д.

Список можно еще долго продолжать, потому что разработка новых отчетов не требует участия программиста. Отчет любой сложности создается за считанные минуты. В результате руководитель может целиком сосредоточиться на анализе данных, а не на процессе их получения.

Практика использования аналитической системы

Приведем примеры применения аналитических систем в российских компаниях "1С-Рарус" и А/О "Юнимед", представляющих различные сегменты рынка предприятий.

Все компании применяют наиболее распространенную в России учетную систему "1С:Предприятие", а для построения аналитической системы выбрали продукты Аналитической платформы Контур, разработки компании Intersoft Lab (www.iso.ru).

Мы попросили руководителей компаний поделиться опытом использования аналитической системы.

Компания "1С-Рарус" (Нижний Новгород)

Компания "1С-Рарус" работает на рынке автоматизации торговых предприятий с 1994 года. По состоянию на начало 2003 года компания имеет 2 офиса: в Москве и Нижнем Новгороде, штат сотрудников составляет около 200 квалифицированных специалистов.

Миссия компании "1С-Рарус":

Помогать организациям быстрее и эффективнее достигать их целей, используя передовые информационные технологии, упорядочивая их работу с помощью продуктов и услуг, связанных с программным обеспечением, производимым фирмой "1С".

Направления деятельности:

• Комплексная автоматизация предприятий на платформе "1С: Предприятие".
• 1С: Франчайзинг.
• Авторизованный учебный центр фирмы "1С".
• 1С: Дистрибьюция.
• Типовые отраслевые решения.
• Компьютеры и сетевые решения.

Рассказывает Игнатьев Юрий (И.Ю.), управляющий филиалом "1С-Рарус НН" (Нижний Новгород):

И.Ю: У нас большая клиентская база и значительный объем аналитической информации, которые хранятся в корпоративной базе данных. Там же ведется учет продаж программных продуктов, компьютерного и торгового оборудования, оказания услуг; учет хозяйственных операций в разрезе подразделений; общекорпоративных расходов по сотрудникам, подразделениям, клиентам. В этой же базе данных накапливается информация, необходимая для контроля качества в рамках ISO 9000 ed. 2000. Наш бизнес - это, прежде всего, наши клиенты. Мы стремимся выполнять работы качественно и точно в срок. Поэтому для руководителей крайне важно "держать руку на пульсе", видеть тенденции развития компании и изменения рынка. Анализ наших объемов данных стандартными отчетами на платформе "1С" требует продолжительного времени и большого количества разнообразных отчетов. Это отнимает ресурсы программистов и руководителя. Поэтому, когда компания Intersoft Lab передала нам для испытаний свою аналитическую систему, то мы сразу стали тестировать ее на наших реальных данных. Хочется отметить, что наглядное представление данных и динамический анализ значительно облегчают получение информации для принятия решений. Поскольку все данные связаны между собой и находятся в одной динамической таблице, отпала необходимость разрабатывать много отчетов, решающих локальные задачи анализа. Поэтому было принято решение о проведении опытной эксплуатации "Контур Стандарт" в качестве аналитической системы филиала "1С-Рарус" в Нижнем Новгороде.

2. Каким образом Вы построили анализ данных?

И.Ю: Поскольку необходимо объединять данные из информационных баз удаленных подразделений, то наши специалисты разработали процедуры выгрузки данных во внешнее хранилище. Данные Хранилища затем анализирует "Контур Стандарт". Очень удобной оказалась возможность сохранения локальных кубов. Это используется, например, для анализа логов использования Интернета сотрудниками и анализа звонков по мобильной связи.

3. Кто на сегодняшний день реально работает с системой? Какие задачи при этом решаются?

И.Ю: Управляющий и ведущие менеджеры. С помощью аналитической системы решаются задачи анализа прибыльности подразделений, направлений деятельности, сравнение результатов работы предприятия за различные периоды. Использование аналитической системы позволяет понять структуру наших затрат. Причем мы теперь реально можем посмотреть рентабельность того или иного продукта или услуги, подразделения или конкретного сотрудника. Думаю, что своевременное и наглядное представление структуры наших затрат позволит выделить источники непроизводительных затрат и, соответственно, их устранить.

4. Планируете ли Вы применять OLAP-системы в своих клиентских проектах?

И.Ю: Да, конечно. Сейчас мы работаем вместе со специалистами компании Intersoft Lab над созданием тиражного решения для программ "1С:Предприятие". В настоящее время реализованы настройки выгрузки и получения динамических отчетов к типовым решениям "1С-Рарус": "Рарус-Магазин" (учет розничной торговли), семейства программ "Альфа-Авто" (учетные программы для авто-бизнеса). На прошедшей в апреле выставке "Комтек 2003" мы демонстрировали пример совместной работы "1С:Предприятие" и "Контур Стандарт", который вызвал искренний интерес посетителей.

А/О Юнимед (Москва)

А/О Юнимед занимается поставками и обслуживанием медицинского оборудования и техники с 1993 года. За это время из очень маленькой она превратилась в крупнейшую на своем рынке. Сейчас компания имеет 5 филиалов в регионах России, штат компании составляет более 100 человек.

Качественное решение задач, стоящих перед медиками, путем оснащения лечебных учреждений современной высококачественной техникой.

• Оснащение медицинских учреждений лабораторной техникой и стоматологическим оборудованием.
• Оказание сервисных инженерных услуг по ремонту и обслуживанию медицинского оборудования
• Производство медицинских приборов.

На вопросы отвечают: генеральный директор Шибанов Александр Николаевич (Ш.А) финансовый директор Летохов Сергей Валерьевич (Л.С), коммерческий директор Микуцкая Наталья Эдуардовна (М.Н), руководитель службы автоматизации Кадиев Кади Гасанович (К.К).

1. Какие проблемы и задачи Вы смогли решить с помощью аналитической системы?

Л.С: Для управления финансами очень важно оперативно видеть рентабельность коммерческих операций в разных аналитических разрезах. Поверьте, финансисты меня поймут, для любого из нас нет более насущной потребности, чем регулярно "крутить" и "сверлить" данные финансовых отчетов деятельности компании. Особенно, когда в одной группе компаний одновременно активно инвестируются несколько видов бизнесов, и они постоянно конкурируют за ограниченные располагаемые и привлекаемые финансовые ресурсы. В компаниях, в которых сочетаются операционная и проектная работа, вообще сущая беда с анализом без грамотной автоматизации. А в компаниях с развитыми маркетинговыми структурами разрезов финансовой аналитики чрезвычайно много - здесь финансовая отдача и по проектам, и по видам мероприятий, и по группам продуктов, и по регионам, и по сегментам рынка. Во всех перечисленных ситуациях, а в нашей компании они собрались все вместе, OLAP-продукт необходим как воздух. Это ответ на Ваш вопрос. К тому же, потребности успешного бизнеса сейчас таковы, что финансами необходимо управлять в условиях постоянных изменений. Тут рутинными Excel-методами никак не обойтись - кто имеет опыт, тот поймет. OLAP-технология принесла нам массу новых аналитических разрезов. Судите сами, какой финансовый отдел в здравом уме будет заказывать в ИТ-отделе отчет о прибыли в разрезе видов отгрузки товаров (у нас это справочник из 7 позиций)? Мне хватило одного нажатия кнопки мыши, чтобы получить его. Результаты отчета были настолько неожиданными, что стали поводом для отдельного совещания у руководителя. То, что раньше казалось локальной аналитической информацией, приобрело глобальный характер. OLAP-технология существенно изменила мой взгляд на краеугольный вопрос любого финансиста - стоимость "выпрямления" издержек (стоимость расчета чистой прибыли в разрезе конкретных товарных групп, конкретных регионов и пр.). С OLAP это существенно дешевле.

Ш.А: Превращение компании из небольшого предприятия в крупное, имеющего филиальную сеть, потребовало качественно иного обеспечения анализа информации. С самого начала своего развития мы уделяли серьезное внимание процессам автоматизации управленческого учета. Однако, полноценное обеспечение руководителей информацией для принятия решений тормозилось ограниченными ресурсами ИТ-отдела, который был не в состоянии быстро создавать необходимые отчеты. Развитие бизнеса поставило перед нами задачу: либо пойти на увеличение численности отдела ИТ и увеличить количество отчетов в учетных системах, либо внедрить у себя на предприятии аналитическую систему. Мы пошли по второму пути.

Для меня очень важно, что называется "видеть свой бизнес", иметь информацию для стратегического планирования, следить за выполнением поставленных целей и вовремя корректировать направление движения. Поскольку мы проводим очень мощную маркетинговую работу, очень важно получать информацию об эффективности тех или иных акций, контролировать выполнение бюджета. Раньше подготовка таких отчетов занимала у руководителей подразделений около недели, и далеко не всегда качество предоставленной информации меня удовлетворяло. После внедрения аналитической системы и руководители подразделения, и я получаем требуемую информацию сразу. Кроме того, полностью решена проблема с анализом отчетности наших филиалов.

М.Н: Раньше мне приходилось пользоваться Excel, чтобы подготовить данных для анализа продаж товаров, логистики, взаиморасчетов. Эти трудоемкие и утомительные операции отнимали массу рабочего времени. Основной проблемой было сведение данных из различных отчетов (продажи, закупки, взаиморасчеты, логистика) в единую картину. Сейчас это за меня делает аналитическая система. Стало гораздо проще планировать складские запасы, управлять транспортной службой, контролировать дебиторско-кредиторскую задолженность. Кроме этого, повысилась ответственность менеджеров среднего звена, поскольку стали видны их результаты и эффективность работы.

2. Каковы были критерии выбора аналитической системы?

К.К: Для меня важным было обеспечить снижение нагрузки на ИТ-подразделение, связанной с постоянной необходимостью разработки различных пользовательских отчетов. Аналитическая система, внедряемая на предприятии, должна быть простой в сопровождении, должна обеспечивать работу с отчетами в режиме офф-лайн и предоставлять пользователям данные быстро и наглядно. Для этого мы используем технологию микрокубов.

3. По сравнению с внедрением учетной системы, насколько сложным и дорогостоящим оказался этот проект? Какие проблемы возникали на этапе внедрения?

К.К: Поскольку разработку и внедрение учетной системы у нас выполняли специалисты "1С-Рарус", то мы решили внедрение аналитической системы доверить им. Тем более, что они сами используют эту систему для анализа свой деятельности. Основные сложности возникли не на этапе внедрения, а на этапе опытной эксплуатации. Выяснилось, что не всегда соблюдаются правила расстановки аналитических признаков в документах, раньше это было не очень заметно, так как на полноценный анализ попросту не хватало времени. Сейчас все проблемы стали видны как на ладони. В связи с этим мы доработали некоторые модули учетной системы и внесли изменения в документы системы менеджмента качества. Кроме того, выяснилось, что теперь руководители могут и хотят получать больше аналитической информации, чем раньше, поэтому отдел ИТ сейчас начал работу по совершенствованию нашей учетной системы. Затраты на внедрение аналитической системы составили около 10% от затрат на внедрение учетной системы.

4. Планируете ли Вы расширять применение аналитической системы?

Ш.А: Обязательно. Мы дорабатываем нашу учетную систему для выполнения анализа сделок с клиентами, который, с одной стороны, позволит нам более качественно выполнять обслуживание клиентов, а с другой - наладить более точное планирование товарных и денежных потоков и снизить наши издержки. Поскольку мы давно и активно осуществляем кредитные поставки клиентам, то мы планируем обеспечить кредитный отдел более удобным инструментом анализа, чтобы повысить качество обслуживания наших покупателей. Также планируем внедрить аналитическую систему на рабочих местах менеджеров отдела продаж и отдела закупок.

Заключение

Оценка пользователей - самый объективный рыночный индикатор. Вы познакомились с мнением топ-менеджеров трех российских компаний, для которых аналитическая система стала повседневным инструментом. Нужна ли аналитическая система вашему предприятию? Чтобы ответить на этот вопрос, подсчитайте свои затраты на подготовку одного актуального управленческого отчета. Если вас устроит полученная цифра, значит, на вашем предприятии уже есть аналитическая система. Если нет, может быть, пришло время задуматься над ее созданием?

Автор: Д.Первухин

Источник: Бухгалтер и компьютер, 2003, № 7