Публикации

2000 Банки и технологии

Технология учета фактического исполнения бюджета коммерческого банка

Настоящая статья является продолжением цикла статей, посвященных внедрению системы бюджетирования в банке.

В предыдущей статье цикла было дано понятие оперативного планирования, рассмотрены цели, задачи, методы и технологии планирования бюджета банка и определены основные принципы построения планового бюджета банка. Но планирование бюджета не должно превращаться в самоцель: для принятия эффективных управленческих решений топ-менеджменту необходимо в режиме реального времени получать информацию о фактическом исполнении бюджета банка.

В этой статье описана технология организации бухгалтерского и внесистемного (управленческого) учета в целях накопления, обработки и использования информации по фактическому исполнению бюджета в разрезе финансовой структуры банка.

Уровни учета фактического исполнения бюджета банка

Учет фактического исполнения оперативного бюджета ведется на двух взаимосвязанных уровнях - на уровне бухгалтерского учета и на уровне внесистемного учета.

На уровне бухгалтерского учета решаются следу  ющие задачи:

• учет активов и пассивов в разрезе центров прибыли (ЦП) и бизнес-направлений (БН);
• учет прямых доходов и расходов в разрезе ЦП и БН;
• учет прямых расходов в разрезе центров затрат (ЦЗ);
• учет движения денежных средств в разрезе статей бюджета движения денежных средств.

На уровне внесистемного учета решаются следующие задачи:

• учет компенсаций;
• учет внутренних доходов и расходов;
• учет коррекций доходов и расходов подразделений;
• учет аллокаций;
• расчет окончательного финансового результата деятельности ЦП, ЦЗ, БН и банка в целом;
• подготовка отчетов о фактическом исполнении бюджетов.

Организация бухгалтерского учета

Задача учета фактического исполнения бюджета на уровне бухгалтерского учета может решаться следующими способами:

1. кодировка лицевых счетов,
2. ведение классификаторов лицевых счетов,
3. маркировка доходно-расходных проводок,
4. учет материальных ценностей в бюджетах ЦЗ, входящих в центры инфраструктуры (ЦИ),
5. учет общебанковских расходов.

В рамках хозрасчета система лицевых счетов банка должна отражать его финансовую структуру. Для автоматизации учета фактического исполнения бюджета используют метод кодировки лицевых счетов. К 20-тизначному номеру лицевого счета прибавляется код центра финансовой ответственности (ЦФО) по бизнес-структуре. В каждом банке в зависимости от его финансовой структуры может быть разработана собственная система кодирования лицевых счетов. Пример кодировки лицевых счетов приведен в таблице 1.

Таблица 1. Пример кодировки лицевых счетов.

Достоинство предлагаемой схемы в том, что не нарушается традиционно используемая нумерация лицевых счетов в банке.

Недостатки данной схемы заключаются в следующем:

1. возможно дублирование элементов кода организационно-штатной структуры внутри 20-тизначного счета и в позициях № 22-26;
2. лицевой счет становится громоздким и неудобным для работы;
3. не все банковские системы могут поддержать 26-тизначный номер лицевого счета.

В случае, если по каким-либо причинам организовать персонифицированный учет проблематично, необходимо вести следующие классификаторы лицевых счетов:

1. классификатор отнесений лицевых счетов по ЦФО и статьям аналитического баланса (см. таблицу 2);
2. классификатор отнесений лицевых счетов доходов и расходов к ЦФО и статьям аналитического бюджета доходов и расходов (см. таблицу 3).

Таблица 2. Классификатор отнесений лицевых счетов по ЦФО и статьям аналитического баланса.

Таблица 3. Классификатор отнесений лицевых счетов доходов и расходов к ЦФО и статьям аналитического бюджета доходов и расходов.

Дополнительно может быть произведена маркировка доходно-расходных проводок кодами БН и ЦФО. В этом случае ведение лицевых счетов в разрезе ЦФО не требуется. Маркировка доходно-расходных проводок необходима, когда определенный доход или расход ведется бухгалтерией банка в течение отчетного периода по каждому субъекту отчетности, но записывается сводными суммами на одном лицевом счете в конце отчетного периода. Например, командировочные расходы ведутся бухгалтерией по каждому подотчетному лицу на счетах взаиморасчетов, а затем переносятся на один лицевой счет. Метки проводок, осуществляемых по счетам взаиморасчетов в корреспонденции с доходно-расходными счетами банка, позволяют автоматизировать вычисление фактических значений соответствующих статей бюджетов ЦФО непосредственно из АБС. Иначе, на внесистемном уровне, потребуется организовать дополнительный учет прямых затрат для разноски их по ЦФО.

ЦЗ банка, входящие в ЦИ "Обслуживающие подразделения", и задействованные в хозяйственной деятельности (хозяйственный отдел, управление автоматизации, отдел автотранспорта), ведут учет используемых материальных ценностей по подразделениям банка.

Бухгалтерия банка обеспечивает конечный учет материальных ценностей, своевременное списание и сводное распределение расходов по подразделениям банка. Учет материальных ценностей осуществляется также и внесистемно. Такой учет позволяет выявить фактические расходы, определить нормы потребления, оптимизировать расходы на содержание подразделений.

Общебанковские расходы бухгалтерией банка сначала относятся на ЦИ, так как их нельзя прямо отнести к какому-либо БН. Затем, на уровне внесистемного учета, посредством аллокаций происходит их распределение по ЦП и ЦЗ, входящим в БН.

Организация внесистемного учета

Трансфертное перераспределение доходов и расходов

Трансфертные доходы (расходы) - внутренние доходы (расходы) ЦФО банка от продажи (покупки) ресурсов на внутрибанковском рынке.

Если какое-либо ЦФО работает только на привлечение (размещение) ресурсов и не проводит активных (пассивных) операций, то оно изначально не может иметь прибыль, и его БДР состоит только из расходной (доходной) части. Оценить эффективность деятельности такого ЦФО не представляется возможным. Подход, связанный с учетом трансфертных доходов и расходов, позволяет отнести на такое ЦФО часть общебанковского дохода (расхода), полученного от продажи (покупки) привлеченных (размещенных) этим ЦФО ресурсов.

Для организации внутрибанковского рынка ресурсов создается подразделение (в нашем примере - это Казначейство), которое покупает ресурсы у привлекающих подразделений и продает ресурсы размещающим подразделениям (см. схему 1). Кроме этого, задачей Казначейства является обеспечение оптимальной структуры активов и пассивов и управление ликвидностью банка.

Схема 1. Организация функционирования внутрибанковского рынка ресурсов через Казначейство.

Существует несколько методологических подходов организации работы Казначейства на внутрибанковском рынке ресурсов.

Подход 1. Казначейство - центр прибыли (имеет свою маржу).

Данный метод, на наш взгляд, больше подходит крупным банкам, которые имеют возможность работать с широким кругом финансовых инструментов, а также могут позволить себе дополнительные затраты на ведение внутреннего учета.

Метод позволяет периодически, ориентируясь на изменения рынка, устанавливать трансфертные цены покупки и продажи ресурсов и перераспределять ресурсы между привлекающими и размещающими подразделениями.

Трансфертные цены основываются на внешних рыночных индикаторах. В качестве индикаторов выбираются имеющие публичные рыночные котировки инструменты соответствующих сроков с минимальным кредитным риском на том рынке, на котором в данный момент работает банк.

Методика расчета трансфертных цен включает в себя расчет цен продаж и цен покупок ресурсов Казначейством на внутрибанковском рынке. При этом трансфертные цены покупки (продажи) отражают альтернативную стоимость привлечения (размещения) аналогичных (в данной валюте на данный срок) ресурсов на рынке.

Все привлеченные пассивными подразделениями ресурсы подлежат передаче в Казначейство по трансфертным ценам покупок. Пассивы до востребования и несвязанные депозиты физических лиц передаются пулом. Срочные пассивы корпоративных клиентов передаются посделочно, путем заключения трансфертных сделок, которые имеют такую же сумму, срок и ставку, включая условия ее пересмотра, как у внешней сделки. Таким образом, Казначейство аккумулирует все привлеченные ресурсы кроме тех, что идут на формирование остатков по кассе.

Сформированный пул ресурсов является пассивом для осуществления активных операций банка. Активы формируются путем продажи активным подразделениям ресурсов, которые они затем используют для проведения своих операций. Продажа ресурсов активным подразделениям происходит через заключение срочной кредитной сделки, которая имеет сумму, срок и ставку, включая условия ее пересмотра. Сделка продажи ресурсов производится под каждую конкретную сделку с параметрами, аналогичными внешней сделке.

Подход 2. Казначейство - центр затрат (не имеет своей маржи).

Данный метод, на наш взгляд, больше подходит мелким и средним банкам, так как он не требует дополнительных ресурсов на ведение внутреннего учета.

Управление активами и пассивами осуществляется на основе группировки активов и пассивов в портфели. Исходя из структуры того или иного портфеля, Казначейство устанавливает трансфертные ставки (r) для каждого вида актива/пассива (ap) c учетом срочности (i) и валюты номинала (j). Казначейство покупает ресурсы у привлекающих подразделений и продает их размещающим подразделениям по ставке r(ap, i, j).

В этом случае Казначейство своей прибыли не имеет и выступает как ЦЗ. Образующаяся разница между доходами от продажи ресурсов и расходами по покупке ресурсов относится на Казначейство и составляет его доходно-расходную позицию по перераспределению ресурсов банка. Таким образом, выполняется важнейший принцип учета компенсаций - сводное сальдо по внутренним расчетам ресурсов должно быть равно нулю, не влияя на общий финансовый результат банка в целом. Эта доходно-расходная позиция не перераспределяется на ЦП.

Для установки трансфертных ставок необходимо решить 2 задачи:

1. 1. Найти для ресурса ap (i, j) операционную маржу как разницу между стоимостью привлечения и размещения средств. Например, стоимость привлечения срочных вкладов - 9%, а стоимость размещения - 21%. В этом случае операционная маржа равна 21% - 9% = 12%.
2. 2. Разделить операционную маржу между ЦП. Например, можно принять соотношение 1:2, когда 1 часть операционной части достается привлекающему подразделению, а 2 части - размещающему, за то, что он несет больший риск и зарабатывает реальный доход.

Методические варианты решения задачи определения трансфертных ставок r (ap, i, j) приведены в таблице 4. На пересечении клеток можно выписать активы и пассивы ap (i, j), для которых будут приняты соответствующие методы расчета операционной маржи и способа ее деления.

Таблица 4. Методики определения трансфертных ставок

Учет внутренних доходов и расходов

Внутренние доходы (расходы) подразделений банка складываются из доходов (расходов) от продажи (покупки) услуг или прямого переноса расходов по материально-техническому обеспечению с ЦЗ, входящих в ЦИ "Обслуживающие подразделения", на ЦФО банка. Все расходы банка делятся на прямые и косвенные доходы-расходы. Косвенные доходы-расходы относятся на ЦП и ЦЗ, входящие в БН, путем аллокаций этих доходов-расходов с ЦЗ, входящих в ЦИ. Часть прямых накладных и прочих расходов учитывается в бюджетах ЦЗ, входящих в ЦИ "Обслуживающие подразделения", а затем путем прямого переноса относится на ЦП и ЦЗ банка, входящие в БН. Затраты обслуживающих подразделений, которые можно прямо отнести на подразделения банка, делятся на 3 вида:

1. Тарифицируемые услуги, оказываемые центрами затрат (юридические, бухгалтерские, консультационные, информационные услуги, делопроизводство, ремонт и обслуживание техники, поддержка программного обеспечения и т.д.). ЦЗ, оказывающие такие услуги, составляют прайс-лист своих услуг. В качестве обоснования тарифов на свои услуги могут использовать следующие принципы:
   • экономия от покупки аналогичных внешних услуг,
   • в случае оказания услуг, не имеющих аналога на внешнем рынке, тарификация производится по расчетной себестоимости.
2. Услуги, оказываемые сторонними организациями (ремонт техники, помещений, обслуживание программного обеспечения и т.д.) Услуги сторонних организаций изначально относятся бухгалтерией банка на обслуживающее подразделение. Переброска данных затрат на подразделения банка ведется бухгалтерией банка на основе информации от обслуживающих подразделений, согласованной с отделом банка, ответственным за планирование и контроль исполнения бюджета (например, отдел планирования).
3. Перенос затрат по материально-техническому обеспечению подразделений (покупка оборудования, канцтоваров и т.д.).

В соответствии со сметой общехозяйственных расходов затраты по материально-техническому обеспечению подразделений изначально относятся бухгалтерией банка на обслуживающие подразделения. Переброска данных затрат на подразделения банка ведется бухгалтерией банка на основе информации от обслуживающих подразделений, согласованной с отделом планирования, по выборкам подразделениями банка оборудования, материалов и МБП со склада.

Учет коррекций доходов и расходов подразделений

Коррекции доходов (расходов) - распределение комиссионных и непроцентных доходов (расходов) между ЦП банка.

Нередко в проведении той или иной банковской операции могут быть задействованы несколько ЦП. Соответственно, при получении комиссионных и других непроцентных доходов от операции и определении расходов в результате ее проведения, возникает необходимость перераспределения указанных доходов и расходов между задействованными ЦП. Кроме того, в схему распределения доходов-расходов от услуг клиентам банка может быть включено подразделение, которое "привлекло" клиента в банк. Это также относится и к ситуации наличия в банке персональных менеджеров клиентов.

На практике четкие критерии оценки реального вклада каждого подразделения в полученном доходе от операций и\или произведенном расходе установить достаточно сложно. По существу это сводится в каждом конкретном случае к определению пропорций распределения доходов и расходов по каждой операции между подразделениями, участвующими в ее проведении. Это предполагает определенные допущения и компромиссы. Поэтому можно ограничиться использованием упрощенного подхода к определению внешних и внутренних комиссионных и других непроцентных доходов и расходов по подразделениям. Основные принципы данного подхода заключаются в следующем:

1. Для учета внутренних значений доходов и расходов по подразделениям вклад каждого подразделения определяется пропорционально числу задействованных подразделений.
2. К числу задействованных подразделений относятся отделение, в котором обслуживается клиент, и все участвовавшие в операции ЦП и ЦЗ.
3. Комиссионный или другой непроцентный доход представляет собой внешний доход подразделения. Если указанный доход получен от операции или услуги клиенту, обслуживающемуся в каком-либо отделении банка, то половина полученного дохода относится к этому подразделению.

Обычно инициатором коррекции доходов оказываются подразделения, желающие распределения части дохода в свою пользу. А инициатором коррекции расходов являются подразделения, на которые изначально "легли" данные расходы.

Отдел планирования вправе произвести корректировку доходно-расходных позиций только после получения соответствующего информационного письма, подписанного начальниками заинтересованных подразделений банка и содержащего информацию об операции, по которой получен доход (понесен расход) и о ЦП и ЦЗ, участвующих в перераспределении этого дохода (расхода). При учете коррекций в отделе планирования делаются проводки перераспределения доходов и расходов между заинтересованными подразделениями банка.

Учет аллокаций

Аллокация - (пере)распределение доходов-расходов центров инфраструктуры на ЦП и ЦЗ, входящие в БН банка.

Косвенные общебанковские доходы-расходы изначально относятся бухгалтерией банка на ЦЗ, входящие ЦИ, а затем аллокируются на БН. Основной принцип аллокаций - все расходы ЦИ должны быть распределены на ЦП и ЦЗ, входящие в БН. Аллокация производится по экономически обоснованным принципам, базам распределения.

В качестве примера мы выделили два ЦИ: ЦИ "Обслуживающие подразделения" и ЦИ "Затраты на управление". В ЦИ "Обслуживающие подразделения" входят подразделения, оказывающие услуги центрам прибыли (например, бухгалтерия, канцелярия, отдел информационных технологий и автоматизации, управление персоналом, отдел маркетинга и рекламы и т.д.). В ЦИ "Затраты на управление" входят ЦЗ, управляющие различными ЦФО банка и не вошедшие ни в одно БН банка (например, Правление, управление филиалов Головной конторы, директора филиалов, начальники отделений).

Технология аллокаций может быть описана с помощью типовой таблицы аллокаций (см. таблицу 6) и предполагает последовательное выполнение трех ключевых этапов:

Этап 1. Общебанковские доходы и расходы, ранее отнесенные бухгалтерией на обеспечивающие ЦЗ, распределяются на все ЦФО банка. Исключение составляют ЦФО, доходы-расходы которого аллокируются, и ЦФО "Казначейство", если оно функционирует как ЦЗ (см. таблицу 6, аллокации №№ 1-2).

Этап 2. Полностью распределяются собственные и аллокированные на этапе 1 доходы-расходы ЦЗ, входящих в ЦИ "Затраты на управление", на все ЦФО банка. Исключение составляют ЦФО, доходы-расходы которого аллокируются, и ЦФО "Казначейство", если оно функционирует как ЦЗ. (см. таблицу 6, аллокация № 14).

Этап 3. Распределяются собственные доходы-расходы и аллокированные на этапах 1, 2 доходы-расходы ЦЗ, входящих в ЦИ В "Обслуживающие подразделения", на все ЦФО, входящие в БН. (см. таблицу 6, аллокация № 15).

Таблица 5. Таблица аллокаций.

Расчет финансового результата деятельности ЦП, ЦЗ, БН и банка в целом

Финансовый результат определяется как разность между суммарным доходом и суммарным расходом ЦФО. Расчет финансового результата производится отделом планирования после выполнения всех корректировок доходов и расходов подразделений в следующей последовательности:

Этап 1. Расчет финансового результата по каждому ЦП и ЦЗ, входящему в БН.

Этап 2. Формирование консолидированного бюджета доходов и расходов каждого БН путем суммирования соответствующих статей доходов и расходов ЦП и ЦЗ, входящих в эти БН. Расчет финансового результата по БН как суммы финансовых результатов ЦП и ЦЗ, входящих в БН.

Этап 3. Формирование консолидированного бюджета доходов и расходов банка путем суммирования всех статей доходов и расходов бюджетов БН за исключением следующих статей:

• Трансфертные расходы по приобретению ресурсов у Казначейства (статья бюджетов ЦП).
• Трансфертные доходы по продаже ресурсов Казначейству (статья бюджетов ЦП).
• Трансфертные расходы по приобретению ресурсов у привлекающих ЦП (статья бюджета Казначейства).
• Трансфертные доходы по продаже ресурсов размещающим ЦП (статья бюджета Казначейства).
• Покупка тарифицируемых услуг (статья бюджетов ЦП и ЦЗ, за исключением ЦЗ, входящих в ЦИ "Обслуживающие подразделения").
• Продажа тарифицируемых услуг (статья бюджетов ЦЗ, входящих в ЦИ "Обслуживающие подразделения").
• Аллокация затрат ЦИ "Обслуживающие подразделения" (статья бюджетов ЦЗ, входящих в ЦИ "Обслуживающие подразделения").
• Аллокация затрат ЦИ "Затраты на управление" (статья бюджетов ЦЗ, входящих в ЦИ "Затраты на управление").
• Аллокация затрат ЦИ на ЦП и ЦЗ, входящие в БН (статья бюджетов ЦП и ЦЗ, входящих в БН).

Затем выполняется расчет финансового результата банка как сумма финансовых результатов БН.

Отделом планирования подготавливаются отчеты о фактическом исполнении бюджета. Для визуального сравнения плана и факта отчеты о фактическом исполнении бюджета должны содержать те же статьи, что и при планировании бюджета. Также в отчеты о фактическом исполнении бюджета должны быть включены абсолютные и/или процентные отклонения плана от факта.

Вышеизложенная технология учета фактического исполнения бюджета банка универсальна, поэтому она может быть быстро адаптирована и применена в большинстве российских банков.