Как автоматизировать задачи управления многофилиальным банком

Компания Intersoft Lab накопила определенный опыт в области автоматизации задач по управлению многофилиальным банком, который был приобретен в результате успешных внедрений программных продуктов BPM-платформы "Контур" в коммерческих банках России и стран СНГ. Надеемся, что он будет интересен многим специалистам, решающим задачи по управлению многофилиальными банками.

В связи с укрупнением российских банков и развитием их филиальных и дочерних структур, повышением уровня менеджмента, изменились методология, технология и требования к автоматизации процессов управления. В настоящее время компания Intersoft Lab накопила определенный опыт в области автоматизации задач по управлению многофилиальным банком, который был приобретен в результате успешных внедрений программных продуктов Платформы интеллектуального анализа данных Контур в коммерческих банках России и стран СНГ. Надеемся, что он будет интересен многим специалистам, решающим задачи по управлению многофилиальными банками.

• хранить и обрабатывать большие объемы данных. База данных с исходной информацией для решения управленческих задач банка с 15-20 филиалами при условии ее хранения не менее 2-х лет может достигать 300Gb;
• выполнять ресурсоемкие, длительные операции по агрегации, консолидации данных, расчету производных показателей. Время расчета аллокаций и трансфертов, а также подготовки комплекта отчетов по управленческому учету для банка с 15-20 филиалами может занимать несколько часов;
• обеспечивать дискретность изменения исходных данных. При планировании бюджета необходимо, чтобы все участники процесса использовали в качестве ориентира одни и те же текущие значения бюджетных статей, счетов бухгалтерского и управленческого учета.

Исходя из этих требований, система автоматизации управленческих задач, или иначе - система автоматизации мидл-офиса, должна быть отделена от систем, обеспечивающих автоматизацию процессов, происходящих во фронт- и бэк-офисах, а также бухгалтерии банка. Основой для ее построения является наличие отдельной базы данных и специфических механизмов обработки ее информации. Наиболее эффективным решением в данном случае является применение технологии Хранилищ данных (ХД), которая обеспечивает:

• многократное использование одной и той же исходной информации для решения различных управленческих задач. Так, при подготовке управленческой отчетности, отчетов по МСФО и обязательной консолидированной отчетности банка используется одна и та же информация о лицевых счетах, клиентах, сделках, договорах, платежах и т.д.;
• применение в филиалах и дочерних банках АБС от различных поставщиков и в различных режимах, что нередко встречается в крупных многофилиальных кредитных учреждениях. Особенно это проявляется при эксплуатации систем автоматизации бэк-офисов, таких, как кредитный модуль;
• использование специализированных средств и технологий подготовки отчетности - витрины данных, OLAP-отчеты, генераторы выборок данных. Их применение позволяет на порядок сократить сроки получения требуемой отчетности;
• использование специализированных технологий обработки данных, таких как параллельное выполнение процессов загрузки и очистки данных филиалов, распределение вычислительных процессов сводных показателей по времени. Эти возможности ХД позволяют обеспечить подготовку управленческих отчетов в самые сжатые сроки.

Таким образом, ХД и функционирующие на его основе витрины данных и приложения могут рассматриваться как специализированная АБС для управленцев банка.

Контроль филиалов

В многофилиальном банке выполняется такое количество операций, что иногда не хватает времени их тщательно проконтролировать. Как показывает опыт, технология ХД позволяет быстро обнаруживать и устранять ошибки учета в филиалах, а также эффективно проводить их плановый и целевой аудит.

• лицевые счета, открытые с нарушением установленных правил, неправильная корреспонденция счетов, нарушения в отнесении счетов и проводок к символам, регистрам аналитического учета и т.д.;
• несанкционированные изменения в учете "задним числом" - архивные проводки, изменения операций переоценки валют;
• ошибки в хранении данных АБС - нарушения логической целостности данных, исчезновение или дублирование ранее переданной информации.

Бизнес-правила, описанные в процедурах загрузки данных в ХД, обеспечивают различную реакцию системы на ошибки в зависимости от их критичности: автоматическое исправление ошибки, остановка процесса загрузки с отправкой уведомления о найденных ошибках в филиал и контролирующее подразделение и т.д.

Напимер, в одном из московских банков принята практика, когда для проверки филиала используется информация из ХД Главной конторы банка, а не из АБС филиала.

Консолидированная отчетность

Задача подготовки обязательной отчетности в многофилиальном банке на порядок сложнее, чем в унитарном. Объем обрабатываемой Главной конторой информации и время, затрачиваемое на выпуск отчетности, возрастают пропорционально количеству филиалов. Другая задача, по объему и сложности не уступающая подготовке непосредственно отчетов - сбор информации из филиалов для выпуска консолидированной (сводной) отчетности. Поэтому применение технологии ХД и в этом случае является эффективным.

• сбор первичной информации о бухгалтерском учете филиалов, ее консолидация и расчет показателей сводных форм. В такой технологии с успехом может быть реализована подготовка сводных форм 101, 102, 201, 603, 90x, ФОР и др. При сборе в ХД первичной информации о сделках и договорах филиалов обеспечивается подготовка практически всех остальных обязательных отчетов, включая налоговые;
• применение программ, распространяемых Банком России, таких как balance, testkb, obved и подобных им. С их помощью в филиалах подготавливается отчетность в электронном виде, затем отправляется в Главную контору, где она загружается в ХД, консолидируется и проверяется. И только после этой процедуры и подготовки сводных отчетов филиалам дается разрешение сдавать отчетность в ГУ ЦБ РФ;
• использование форматного сбора данных. Суть технологии состоит в том, что на основании метаданных ХД, содержащих информацию о формах отчетности, генерируются специальные Excel-таблицы. Они заполняются в филиалах и содержат процедуры проверки вводимых данных, необходимые справочные данные и процедуры выгрузки данных в XML-формате для последующей загрузки в ХД. Такую технологию использует ряд банков и предприятий при подготовке налоговой и отчасти обязательной сводной отчетности.

Следует отметить, что любая из приведенных технологий гарантирует отсутствие расхождений между сводными отчетными формами Главной конторы и филиалов.

Бюджетирование

Задача финансового планирования и бюджетирования в последнее время стала одной из самых актуальных среди задач по управлению банком. Она заключается в последовательном выполнении этапов планирования, учета, контроля исполнения и анализа отклонений бюджетов активов и пассивов, смет расходов и финансового плана.

Применение технологии ХД устраняет эти недостатки. Специфические возможности этой технологии при хранении, консолидации и агрегировании значений бюджетных статей и бюджетных документов даже превышает потребности задач бюджетирования. В тоже время наличие в единой базе данных всей информации о бухгалтерском и управленческом учете обеспечивает высокую степень автоматизации процессов учета и контроля исполнения бюджета, а также моделирования и утверждения плановых значений.

• работа в режиме реального времени с единой базой данных бюджетной, бухгалтерской и управленческой информации для подразделений Главной конторы и филиалов банка в рамках регламентированных прав доступа. Этот режим предполагает наличие устойчивых каналов связи с территориально удаленными подразделениями банка. При этом рабочее место участника бюджетного процесса может быть организовано как в технологии "клиент-сервер", так и с применением Интранет-технологии;
• технология дистрибуции, сбора и консолидации бюджетной информации филиалов, с которыми затруднена устойчивая электронная связь. Основой этой технологии является форматный сбор данных, применяемый при подготовке сводной отчетности. В данном случае генерируемые в ХД Excel-таблицы являются средством ввода и проверки плановых и/или фактических значений бюджетных статей.

Применение обоих подходов в организации взаимодействия Главной конторы банка и его филиалов при решении задач бюжетирования позволяет учитывать региональные особенности и гибко подходить к решению вопросов автоматизации в условиях развития филиальной сети.

Финансовое управление

Финансовое управление банком можно рассматривать как развитие задач бюджетирования и финансового планирования, дополнительно решая следующие задачи:

• трансфертное управление ресурсами, выраженное в покупке/продаже ресурсов посредством трансфертных сделок между центрами финансовой ответственности (ЦФО) и Казначейством (Cash Management, Ресурс-менеджментом) банка;
• учет затрат по методу ABC (Activity Based Costing), основанный на калькуляции затрат банковского продукта в виде суммы затрат каждого звена технологической цепочки по его "производству";
• проведение коэффициентного анализа, который заключается в регулярном мониторинге финансовых коэффициентов, коэффициентов роста и ликвидности, показателей качества ссуд, концентрации депозитов и др.;
• ведение управленческого учета и получение управленческой отчетности для оценки финансовых результатов деятельности банка, банковских продуктов, для оценки и минимизации рисков;
• подготовка отчетов по МСФО. Эта задача решается по технологии, сходной с ведением управленческого учета.

Для многофилиального банка особенностью автоматизации задач финансового управления является то, что необходимо обрабатывать очень большие объемы информации. Количество ЦФО может достигать нескольких тысяч, а количество ежедневно поступающих новых документов - сотен тысяч. При решении такой задачи наиболее убедительно проявляются преимущества технологии ХД. Она обеспечивает сбор и накопление таких данных, как:

• финансовая структура банка, выраженная в иерархии ЦФО;
• главная книга в разрезе филиалов и дочерних банков с глубиной детализации до лицевых счетов и проводок;
• счета управленческого баланса, содержащие трансформированные данные бухгалтерского учета в соответствии с правилами классификации и корректировок;
• планы счетов прибылей и убытков, движения капитала, денежных средств и других отчетов по МСФО;
• бюджетные планы статей бюджетов активов и пассивов, а также Финансового плана;
• банк данных сделок по всем финансовым инструментам, кредитным и хозяйственным договорам.

Механизмы ХД также обеспечивают быстрое выполнение ресурсоемких вычислительных операций, таких как:

• разноска оборотов и остатков с лицевых счетов Главной книги по статьям БАП, БДР, ФП, балансу (МСФО) и другим учетным регистрам;
• генерация и выполнение корректирующих проводок с целью получения отчетов по МСФО;
• расчет плановых и фактических трансфертных ставок, а также доходов и расходов по ним при трансфертном управлении ресурсами;
• аллокации общекорпоративных затрат на ЦФО при выполнении финансового планирования и бюджетирования;
• перенос общебанковских затрат на сотрудников для учета затрат по методу ABC.

Из практики эксплуатации комплексной системы финансового управления, построенной на основе ХД "Контур Корпорация" в одном из многофилиальных банков, можно отметить, что всего через три месяца после начала ее эксплуатации руководство банка приняло решение о существенном изменении финансовой структуры банка и системы мотивации филиалов, поскольку было вооружено объективной информацией о состоянии дел в банке.

Автор: В.Чаусов

Источник: Банки и технологии, 2003, № 2