Автоматизация хозяйственного бюджетирования: по слухам – и авторитетно

Приложение «Бюджет хозяйственных расходов» можно использовать уже через 3 месяца после старта проекта внедрения. Об этом и других возможностях БХР см. в статье А. Кудинова в «Банковских технологиях».

За последние три года количество ИТ-проектов по хозяйственному бюджетированию возросло в 1,5 раза, однако до сих пор сохраняются некоторые заблуждения в отношении соответствующего ПО. Они, как показывает опыт общения с сотрудниками банков, часто объясняются недостаточной осведомленностью. Но порой и сами производители программных продуктов формируют у потенциального заказчика искаженные представления о том, какую пользу можно получить, внедрив приложение для поддержки бюджетирования. Например, в одной статье утверждалось, что задачу по контролю исполнения бюджета такие приложения могут решить «постольку поскольку». Мы хотим развенчать некоторые предубеждения, используя для этого реальные примеры из проектной практики Intersoft Lab.

Приложения для хозяйственного бюджетирования автоматизирует только сметное планирование

Действительно, далеко не все приложения способны поддержать полный цикл бюджетирования: планирование бюджета, контроль за его исполнением и план-факт анализ. Для сметного контроля и план-факт анализа в ПО должны быть предусмотрены: интерфейсы для ввода распоряжений на платеж и их автоматической проверки, инструменты, реализующие согласование распоряжений, интеграция с банковской учетной системой.

В приложении «Бюджет хозяйственных расходов» (далее – БХР), входящем в состав BPM-платформы «Контур» производства Intersoft Lab, оперативный контроль расходов реализуется следующим образом. После прохождения по цепочке согласований распоряжений на платеж на их основе формируются платежные поручения для выгрузки в АБС. БХР интегрируется с большинством российских АБС («ЦФТ-Банк», «Новая Афина», Diasoft 5NT, RS-Bank, «Банкир», «Центавр-Омега») и с учетными системами предприятий («1С:Предприятие»). По совершении платежей документы оплаты поступают из учетной системы обратно в приложение, где квитуются с распоряжениями на платежи. По результатам квитовки формируются фактические данные об исполнении сметы. Они становятся основой для построения план-факт отчетности для контроля исполнения бюджета.

В практике Intersoft Lab задача поддержки оперативного контроля за расходованием денежных средств успешно решена у целого ряда заказчиков: в Транскапиталбанке, «Связь-банке», «ЕВРОФИНАНС МОСНАРБАНКе», на Московская Бирже и др. Транскапиталбанк, например, в части сметного планирования ограничился импортом в ИТ-систему данных из специальных Excel-шаблонов, в которые сметообразующие подразделения вводят плановые значения по статьям бюджетов. Сводный годовой бюджет автоматически консолидируется из бюджетов подразделений.

Приложение нужно только сотрудникам банка, занимающимся формированием смет

Ориентация лишь на сотрудников планово-экономической службы и сметообразующих подразделений существенно снижает преимущества технологии коллективного планирования. Например, технология бюджетирования на основе заявочной кампании предполагает вовлечение в процесс планирования специалистов всех потребляющих подразделений. Поэтому в БХР предусмотрены возможности для ввода, согласования и последующего включения утвержденных заявок в сметы подразделений. Технология коллективного планирования на основе БХР сегодня работает, например, в Военно-Промышленный Банке.

При изменении бюджетного процесса банку придется заказывать доработку у поставщика или даже заново внедрять приложение

Такое мнение справедливо, если речь идет о коробочных продуктах с жестко зашитой в бизнес-логику бюджетной моделью и минимальными возможностями кастомизации. Но бюджетирование – динамичный процесс, все изменения в бизнесе (открытие новых точек продаж, изменения в оргштатной структуре и правилах согласования бюджетных документов и т. д.) должны быть оперативно отображены в системе. Обращение к поставщику может потребовать нежелательных расходов.

В БХР есть визуальные интерфейсы, позволяющие без программирования подключать новые рабочие места и новых пользователей, создавать и перенастраить цепочки согласования бюджетных документов, пользовательские меню и др. Поэтому все измения в систему сотрудники банка смогут внести самостоятельно. Администрирование системы осуществляет один опытный бизнес-пользователь при средней загрузке 0,5-1 день в неделю. Например, сотрудники ТрансКредитБанка полностью перенастроили цепочки документооборота после решения банка децентрализовать процесс согласования заявок и передать их утверждение из финансового департамента головного офиса в службы, обеспечивающие данный вид расхода. Через два года эксплуатации БХР в головном офисе и удаленных подразделениях Транскапиталбанка его специалисты сами внедрили приложение в филиалах. А сотрудники «Связь-банка» после того, как БХР несколько лет успешно поддерживала сметный контроль, самостоятельно развернули штатную функциональность БХР по сметному планированию.

Внедрение приложения обременит сотрудников бухгалтерии и потребует длительного обучения всех участников бюджетного процесса

Внедрение любого ИТ-продукта, даже несложного в освоении, вызывает дополнительное напряжение у пользователей, и без того загруженных текущей работой. Поэтому рабочее место бухгалтера в БХР организовано так, чтобы максимально упростить процесс общения с ним. Например, предусмотрено автоматизированное формирование платежного поручения по данным согласованных распоряжений на платежи. Бухгалтерам лишь потребуется, запустив БХР, нажать кнопку для выгрузки данных в АБС.

Можно настроить выпуск из БХР персональных отчетов для бухгалтеров со списком акцептованных распоряжений на платежи. Например, сотрудники бухгалтерии одного из банков первое время предпочитали вводить документы оплаты непосредственно в АБС, указывая в каждом из них номером распоряжения на платеж на основании данных такого отчета.

Что же касается освоения сотрудниками возможностей БХР, то, как показывает опыт, для обучения его администрированию достаточно 1-2 дней.

Для поддержки хозяйственного бюджетирования банку нужно приобрести систему документооборота

Документооборот – важнейшая функция бюджетного процесса. Он обеспечивает многоступенчатые согласования и визирования бюджетных заявок, планов подразделений, распоряжений на платежи и других бюджетных документов. В БХР документооборот – это встроенная функция, позволяющая гибко настраивать сложные цепочки согласования бюджетных документов, определять права на работу с ними пользователей. Например, на Московской Бирже настроено более ста маршрутов согласования распоряжений на платеж.

Если в банке уже действует система документооборота, БХР можно с ней интегрировать, а штатный документооборот приложения будет не задействован. Например, в одном проекте для поддержки процесса контроля за исполнением бюджета БХР был подключен к системе Lotus Notes.

Ждать первых результатов от ИТ-проекта хозяйственного бюджетирования придется больше полугода

Сегодня внедрение полного цикла бюджетирования на базе БХР занимает от 4-6 месяцев. Но получать результаты банк сможет уже через три месяца – за счет поэтапного выполнения проекта автоматизации. Например, спустя три месяца после старта соответствующего ИТ-проекта, пользуясь уже внедренной функциональностью планирования БХР, специалисты Русского Международного Банка подготовили план на 2013 год.

Для кредитных организаций, которые сомневаются в целесообразности приобретения системы автоматизации бюджетирования хозрасходов, Intersoft Lab предлагает лайт-версию БХР. Предварительно она сконфигурирована для сметного планирования и контроля в рамках ИТ-службы банка. Этот продукт не требует внедрения, сразу готов к использованию, обучение сотрудников банка работе с ним занимает один день. Далее, когда банк на практике познакомится с лайт-версией и оценит ее возможности, он сможет принять взвешенное решение о внедрении полнофункционального приложения «Бюджет хозяйственных расходов».

Автор: А. Кудинов

Источник: Банковские технологии, 2014, № 2, с. 48-49