Реализация требований к автоматизации бюджетирования: примеры из реальной банковской практики

На страницах «Аналитического банковского журнала» Александр Кудинов (Intersoft Lab) проанализировал различные требования, выдвигаемые банками при развертывании системы бюджетирования АХР.

Можно ли в тиражном ИТ-продукте реализовать индивидуальные пожелания банка по организации хозяйственного бюджетирования? Опираясь на проектный опыт Intersoft Lab, есть все основания ответить на этот вопрос утвердительно. Многолетняя практика автоматизации бюджетирования административно-хозяйственных расходов в кредитных учреждениях дает основание собрать и сформулировать те главные требования, которые предъявляют банки-заказчики. Представленные в статье реальные примеры, иллюстрирующие реализацию таких требований, должны помочь банкам сконструировать собственный сценарий автоматизации бюджетирования с учетом своей специфики, сформулировать индивидуальные запросы к программному продукту и не ошибиться при его выборе.

Сегодня в условиях общего снижения доходности финансовых операций задача повышения прибыльности банковских продуктов и клиентов выходит на первый план. Специализированные приложения для бюджетирования еще в период финансового кризиса 2008 года продемонстрировали свою высокую эффективность в качестве инструмента оперативного сокращения расходов, обеспечивая прозрачность и контроль расходования неоперационных бюджетов. И в последние годы автоматизация хозяйственного бюджетирования была и остается одним из самых востребованных направлений банковской информатизации в области финансового управления.

Какими характеристиками должны обладать приложения для автоматизации хозяйственных расходов (АХР), чтобы не только отвечать потребностям сегодняшнего дня, но и успешно эксплуатироваться в нем долгие годы? В первую очередь, высокой тиражируемостью и масштабируемостью.

Банк должен быть уверен, что внедрение ПО для бюджетирования АХР будет выполнено быстро, что практический результат он получит в обозримые сроки, а дальнейший рост банка и числа пользователей не скажется отрицательно на производительности решения. Например, приложение «Бюджет хозяйственных расходов», входящее в состав BPM-платформы «Контур» производства компании Intersoft Lab, может быть внедрено в течение 4-6 месяцев. Его крупнейшая инсталляция охватывает более 400 рабочих мест.

С другой стороны, все знают, что нет двух одинаковых банков, поэтому программный продукт должен предоставлять гибкие возможности, позволяющие учесть уникальные особенности кредитного учреждения. В противном случае оно может оказаться в прокрустовом ложе бюджетной модели, жестко зашитой в бизнес-логику так называемых коробочных решений.

Варианты реализации: поэтапно или сразу полный цикл бюджетирования

Как известно, под бюджетированием понимается процесс подготовки бюджетных планов, последующий контроль за их исполнением, план-факт-анализ. Специализированное приложение должно предоставлять банку возможность автоматизировать как полный цикл бюджетирования, так и его отдельные части. Последнее требование связано с тем, что многие банки внедряют хозяйственное бюджетирование поэтапно.

Чаще всего, как показывает проектная практика Intersoft Lab, на первом этапе программный продукт устанавливается для поддержки контроля за расходованием бюджета АХР. При этом функциональность для планирования не используется, но обеспечивается загрузка готовых планов непосредственно в систему для последующего план-факт анализа. На следующем этапе автоматизируется сметное планирование.

Из вышеизложенного вытекает еще одно требование к специализированному ПО: необходимо, чтобы функциональность для планирования и контроля лицензировалась отдельно, поскольку нецелесообразно переплачивать за те возможности программного продукта, которые банк не собирается задействовать сразу.

Поэтапный подход к внедрению предпочли целый ряд заказчиков программных продуктов Intersoft Lab, в том числе ЗАО «Банк Русский Стандарт» и ОАО АКБ «Связь-банк».

Существует и другой вариант – автоматизация сразу полного цикла бюджетирования. Такой подход, если судить по проектной практике Intersoft Lab, в последнее время становится все более популярным. Только в текущем году его выбрали несколько наших заказчиков, например АКБ «Военно-Промышленный Банк» (ЗАО), КБ «Русский Международный Банк» ЗАО и др.

Выбор оптимальной модели планирования

Банки используют, как правило, три основные модели планирования бюджетов: «снизу вверх», «сверху вниз» и «комбинированную с лимитами». Принципы первых двух достаточно очевидны исходя из их названий, последняя же требует некоторого пояснения.

Комбинированное планирование предполагает, что руководство утверждает лимиты на статьи бюджета, в рамках которых сметообразующие подразделения формируют бюджетные планы. На практике этот метод наряду с планированием «снизу вверх» получил в банках достаточно широкое распространение. Очевидно, что функциональность специализированного ПО должна позволять кредитному учреждению реализовать ту модель планирования, которую оно считает наиболее предпочтительной для своего бизнеса.

Например, в ЗАО «Транскапиталбанк» с помощью тиражного приложения «Бюджет хозяйственных расходов», созданного специалистами Intersoft Lab, реализован подход «снизу вверх». Для формирования годовых планов сметообразующие подразделения вводят плановые значения по статьям бюджетов в специальные Excel-шаблоны, данные из которых затем импортируются в автоматизированную систему. Сводный годовой бюджет составляется автоматически в результате консолидации бюджетов подразделений. Аналогичным образом в приложение загружаются ежеквартальные корректировки. Осуществляемая при этом журнализация позволяет проследить все изменения в планах.

В АКБ «Военно-Промышленный Банк» (ЗАО) автоматизирована комбинированная модель планирования. Сначала руководство определяет лимиты на расходы по статьям хозяйственного бюджета. Эти лимиты вводятся в приложение в виде плановых заданий. Затем к бюджетному процессу подключаются центры затрат и сметообразующие подразделения – они готовят плановые заявки и локальные сметы. Все этапы согласования бюджетных документов реализуются с помощью встроенной подсистемы электронного документооборота. Пройдя согласование, сметы консолидируется в сводные бюджеты. В соответствии с принятым в банке регламентом проверка на непревышение лимитов выполняется для плановых сумм на статьях сводных бюджетов. Сотрудники планово-экономического подразделения выявляют расхождения между плановыми значениями и лимитами и делают выводы относительно обоснованности превышения. Для помощи в этой их работе в приложении «Бюджет хозяйственных расходов» предусмотрен специальный интерфейс.

Настройка или подключение бюджетного документооборота

Бюджетный документооборот обеспечивает поддержку процесса многоступенчатого согласования и визирования бюджетных заявок, планов подразделений, распоряжений на платежи и других бюджетных документов. Например, процедура согласования распоряжения на платеж предполагает определенную последовательность. Сначала документ должен завизировать руководитель сметообразующего подразделения, ответственного за определенную статью бюджета. Далее нужно получить визы у бюджетного контролера, куратора, бухгалтерии. Причем распоряжение может изменить маршрут согласования в зависимости от разных ситуаций. Бухгалтерия, например, может вернуть документ инициатору платежа, если еще не подписаны акты приемки услуг. Если же платеж не был запланирован, документ может быть автоматически направлен по отдельному маршруту согласования с уполномоченными сотрудниками, которые принимают решение о выделении для этого платежа бюджетных средств из других статей.

Таким образом, наличие электронного документооборота, встроенного в систему бюджетирования, является важным требованием к ПО. Встроенный документооборот позволяет сделать процесс согласования документов прозрачным для всех участников, даже в тех случаях, когда у заказчика в системе хозяйственного бюджетирования используется более сотни маршрутов согласования распоряжений на платеж. Так происходит, например, в ОАО «Московская Биржа». А в АКБ «Военно-Промышленный Банк» (ЗАО) штатный электронный документооборот, по оценке представителей руководства этого кредитного учреждения, способствовал снижению трудозатрат персонала, связанных с управлением расходами, а также сокращению времени на согласование заявок и распоряжений на платежи.

Если же банк уже использует специализированную систему документооборота, в том числе для согласования бюджетных документов, то разумным решением будет ее интеграция с ПО для бюджетирования. У компании Intersoft Lab есть опыт стыковки приложения «Бюджет хозяйственных расходов» с системой документооборота Lotus Notes для поддержки процесса контроля за исполнением бюджета. Распоряжения на платежи вводятся в Lotus Notes, а после согласования выгружаются в приложение «Бюджет хозяйственных расходов» для сверки с запланированными расходами и формирования платежных поручений, направляемых в АБС.

Интеграция с АБС для проведения платежей и получения данных об исполнении бюджета

Поскольку последний акцепт на платеж совершается в автоматизированной системе бюджетирования, а платежи осуществляются в АБС, для передачи информации о необходимости выполнить платежи, а также для последующего учета исполненных платежей и формирования план-факт отчетности необходима интеграция этих двух систем. Поэтому в специализированном ПО должны быть предусмотрены механизмы обмена данными о плановых и свершившихся платежах с учетной системой, эксплуатируемой банком. В этом и заключается следующее требование к ИТ-решению для бюджетирования АХР.

В «Бюджете хозяйственных расходов» указанное требование реализовано следующим образом. На основании согласованных распоряжений на платежи в этом приложении можно автоматически сформировать данные платежного поручения. От сотрудников бухгалтерии потребуется лишь доввести недостающие реквизиты (если возникнет такая необходимость) и нажать кнопку для выгрузки данных в АБС. После совершения платежей документы оплаты будут поступать из учетной системы в приложение для выполнения квитовки с распоряжениями на платежи – в автоматическом либо ручном режиме. По результатам квитовки формируются фактические данные об исполнении сметы.

Специалисты Intersoft Lab имеют опыт настройки обмена данными приложения «Бюджет хозяйственных расходов» не только с большинством установленных в российских банках АБС (ЦФТ-Банк, «Новая Афина», Diasoft 5NT, RS-Bank, «Банкир», «Центавр-Омега»), но и с учетными системами предприятий. Так, в ходе проекта в ОАО «Московская Биржа» была реализована интеграция с учетными системами 14 коммерческих структур, из которых только две являются кредитными учреждениями, а в остальных учет ведется с помощью «1С:Предприятие».

Если сотрудники бухгалтерии не готовы сразу оформлять платежные поручения в приложении для бюджетирования, а предпочитают привычным образом вводить их в учетной системе, специализированное ПО должно предоставлять возможность «ручного» обмена информацией с АБС. Так, у одного из заказчиков компании Intersoft Lab из приложения «Бюджет хозяйственных расходов» для бухгалтеров настроен выпуск персональных отчетов со списком акцептованных распоряжений на платежи. На основании отчетов бухгалтеры вводят документы оплаты непосредственно в АБС, указывая в каждом платежном поручении номер распоряжения на платеж. После совершения оплаты необходимые данные возвращаются в приложение, где автоматически квитуются по номеру платежной заявки.

Обмен данными с системами финансового планирования и управленческого учета

Задача управления затратами – неотъемлемый компонент управления прибыльностью ЦФО, бизнес-направлений, банковских продуктов и клиентов. Поэтому важно, чтобы бюджетирование хозяйственных расходов могло быть реализовано не только как автономная функция управления затратами, но и как составляющая комплексной модели финансового управления, для автоматизации которой применяются BPM-системы(1).[1] Например, на ВРМ-платформе «Контур» с помощью приложения «Управленческий учет» на основе данных хранилища выпускается основная управленческая отчетность банка: управленческий баланс, P&L и др. Для оперативного (годового) планирования бизнес-деятельности банка предназначено приложение «Финансовое планирование». Обмен данными между системами бюджетирования, финансового планирования и управленческого учета позволяет сделать бюджет хозяйственных расходов частью бюджета доходов и расходов банка, включить данные плановой сметы в финансовый план, а данные о фактическом исполнении сметы – в финансовый результат.

В качестве иллюстрации можно привести опыт ОАО «Транскредитбанк». Там приложение «Бюджет хозяйственных расходов» не только решает задачи контроля за затратами, но и служит источником аналитики при формировании управленческой отчетности. Благодаря этому ряд статей управленческого отчета о прибылях и убытках детализируется по статьям сметы в разрезе проектов, филиалов и т. д.

Администрирование системы без обращения к ИТ-службе

Бюджетирование в банке – не статичный процесс. Банковский бизнес развивается, открываются новые филиалы и точки продаж, изменяется оргштатная структура, инициируются новые проекты, и все это должно быть отражено в автоматизированной системе бюджетирования. Для этого подключаются новые рабочие места и новые пользователи, перенастраиваются цепочки согласования документов, пользовательские меню и проч. Большинство таких изменений нужно выполнить максимально оперативно, желательно без обращений к ИТ-специалистам, а тем более к вендору. Отсюда вытекает еще одно важное требование – возможность администрировать систему силами владельца бюджетного процесса.

В целях минимизации участия ИТ-специалистов в управлении приложением «Бюджет хозяйственных расходов», подавляющее большинство операций по его настройке (в том числе таких, как создание и редактирование справочников, настройка цепочек движения документов в подсистеме документооборота, администрирование прав пользователей и др.) осуществляется в визуальных интерфейсах без программирования. Специалисты банка, непосредственно участвующие в бюджетном процессе, имеют в своем распоряжении комплект пользовательской документации и руководство администратора, а в ходе внедрения нашего приложения предусмотрено обучение участников бюджетного процесса.

В банках, где эксплуатируется приложение Intersoft Lab, с текущим администрированием системы чаще всего самостоятельно справляется один сотрудник планово-экономического департамента при средней загрузке 0,5-1 день в неделю. Так, в АКБ «Транскапиталбанк» после двух лет успешной эксплуатации автоматизированной системы бюджетного контроля в головном офисе и удаленных подразделениях банка, развертывание системы по всей филиальной сети было выполнено силами банка. А некоторые заказчики ПО Intersoft Lab пошли еще дальше. Например, ОАО АКБ «Связь-банк», имея опыт использования приложения «Бюджет хозяйственных расходов» в части контроля за исполнением бюджета, силами своих специалистов внедрил и настроил штатную функциональность приложения для поддержки сметного планирования.

Поддержка различных вариантов доступа

В зависимости от местоположения пользователя, а также роли, которую он исполняет в бюджетном процессе, применяются различные варианты подключения к системе. Наиболее распространенными являются способ подключения через веб-интерфейс – посредством «тонкого клиента», а также использование классического «толстого клиента», подключающегося непосредственно к серверу системы или через терминальный доступ.

Первый вариант необходим для удаленной работы с системой, когда сотрудник – а это, как правило, топ-менеджер, занятый в процессе согласования бюджетных заявок, – находится вне офиса, но для прохождения заявки требуется его виза. В этом случае, получив (например, по электронной почте) уведомление о приходе заявки на оплату на согласование, он должен иметь возможность, пройдя по ссылке, указанной в письме, акцептовать заявку из веб-интерфейса системы. Кроме того, вариант с «тонким клиентом» можно рекомендовать для применения в ситуации, когда в бюджетном процессе участвует большое количество сотрудников, которые выполняют схожие и несложные действия с документами (например, ввод и согласование заявок). В этом случае затраты на сопровождение большого числа рабочих мест пользователей будут минимальны.

Использование «толстого клиента» предпочтительно для участников бюджетного планирования, работающих с отчетами и аналитикой. Им, как правило, в клиентское приложение требуется загрузить большой объем данных, которые нужно обработать, а в этом деле «толстый клиент» зарекомендовал себя как более производительное и эффективное средство.

На основании сказанного можно сформулировать еще одно требование к специализированному ПО: оно должно предусматривать различные варианты доступа к системе. То есть «тонкий клиент» – для выполнения однотипных операций на большом количестве рабочих мест и возможности удаленного согласования документов; «толстый клиент» – для ресурсоемких операции.

Например, веб-интерфейс приложения «Бюджет хозяйственных расходов» используется для ввода распоряжений на платежи в ЗАО «Банк Русский Стандарт» и в АКБ «Транскапиталбанк». Для анализа отчетности с детализацией до первичных документов (каким является, например, отчет об исполнении бюджета) заказчики, как правило, используют «толстого клиента».

Выбор вычислительной платформы

В настоящее время наиболее распространенные в банках СУБД – это Oracle Database и Microsoft SQL Server. Это предпочтение по отношению к вычислительным платформам лежит в основе следующего требования к специализированному ПО – оно должно предусматривать поддержку СУБД от мировых лидеров Oracle и Microsoft.

Автор: А. Кудинов

Источник: Аналитический банковский журнал, 2013, № 10, с. 84-87