9 обязательных характеристик платформы для бюджетирования

2024 год дал старт импортозамещению управленческих систем в российских банках. На первом месте, как и в целом по рынку, перевод на отечественный софт процессов бюджетирования. Предлагаем девять критериев, которые помогут найти качественную альтернативу зарубежным инструментам для сметного планирования и контроля исполнения бюджета хозяйственных расходов.

Сегодня разработанный в России софт для хозяйственного бюджетирования используют всего 9% банков. В составе этого ПО, за редким исключением, продолжают эксплуатироваться запрещенные для распространения в нашей стране технологические компоненты. Еще 2% российских банков в разное время внедрили для сметного планирования специализированные западные ИТ-системы. Остальные – чуть менее 90% кредитных организаций – больше двух десятилетий решают задачу планирования и контроля административно-хозяйственных расходов с помощью Excel-таблиц.

На данный момент обязательства по срокам отказа от иностранных офисных пакетов (до 01 января 2025 года) и СУБД (до 01 января 2026 года) возложены только на банки с государственным участием. Но альтернатив у импортозамещения нет. Поэтому вопрос стоит ребром: или переводить бюджетные процессы на отечественный софт, или жить на пороховой бочке, ожидая, что в любой момент может наступить их паралич.

Бум проектов автоматизации бюджетирования на отечественных платформах в 2023 году – на них пришлось 44% всех внедрений управленческих систем в стране, в том числе 40% проектов были выполнены для замены табличных технологий – доказал, что российские потребители выбирают технологический суверенитет и безопасность управленческих процессов и данных. Результаты кредитных организаций в переводе инструментов для бюджетирования на отечественные цифровые рельсы пока отстают от других отраслей. Но импортозамещение управленческих технологий в банках все-таки началось: первые месяцы 2024 года отмечены всплеском тендеров по выбору разрешенного ПО для сметного планирования и контроля исполнения хозяйственного бюджета.

Формально в Реестре российского ПО представлено уже 46 систем бюджетирования. Всего 6 из них позиционируются для финансовой отрасли. Однако не все они проверены опытом эксплуатации в российских банках. Тем не менее, интеграторы и разработчики заявляют для участия в банковских тендерах на автоматизацию хозяйственного бюджетирования гораздо больше программных платформ.

Оценить их качество и готовность занять место иностранного ПО и электронных таблиц поможет проверочный список от компании «Интерсофт Лаб», которая 25 лет разрабатывает и внедряет управленческие системы в российских кредитных организациях. Он включает 9 обязательных характеристик и функциональных возможностей, которыми должна обладать зрелая платформа для бюджетирования административно-хозяйственных расходов банка.

Отечественный софт

Соответствие критериям отечественного ПО – первое и безусловное требование к любой ИТ-платформе для современного российского банка.

Самый надежный и быстрый способ удостовериться, что платформа для бюджетирования рекомендована для импортозамещения, – проверить наличие записи о ней в едином Реестре российского ПО на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации reestr.digital.gov.ru.

Стаж и опыт эксплуатации в российских банках

В отличие от Excel-коробок с широким набором универсальных функций для массового потребителя, платформы для бюджетирования относятся к категории тиражного ПО. Это специализированное, зачастую отраслевое, программное обеспечение для ускоренного внедрения прикладной ИТ-системы, кастомизированной для конкретного заказчика.

Тиражная платформа для бюджетирования объединяет готовые механизмы для поддержки бюджетных процессов, например, для заполнения и консолидации бюджетных документов, контроля платежей, резервирования сумм по статьям и роспуска резервов, массовой квитовки распоряжений на платежи с документами оплаты и прочего. Все механизмы адаптивны и их можно оперативно настроить под методику бюджетирования банка. В дополнение к ним имеется возможность подключить индивидуально разработанные процедуры, расширяющие тиражный функционал по заказу банка. По сравнению с решением из коробки, система бюджетирования на тиражной платформе всегда будет решать более широкий круг задач управления расходами с учетом специфичных требований банка, в идеале – полностью соответствовать ожиданиям своего заказчика.

Стоимость проекта внедрения отраслевого тиражного ПО, ориентированного на создание индивидуального ИТ-решения, существенно выше стоимости лицензий на коробочный софт. А опыт его использования, наоборот, уступает табличным редакторам, несмотря на все их ограничения.

По этой причине стаж и практика эксплуатации в кредитных организациях являются, пожалуй, самыми весомыми критериями выбора тиражной платформы для бюджетирования после соответствия критериям отечественного ПО. Познакомиться с ними целесообразно еще до изучения функциональных характеристик предлагаемого решения.

Чем старше программная платформа – тем больше внедрений она имеет. Чем больше проектов выполнено, тем более развитым и полным будет функционал, более широким – состав дополнительных сервисов, более весомыми – компетенции исполнителей. «Новодел» не обязательно плох, но функционально точно слабее.

Надежным подтверждением качества тиражного ПО и опыта внедренческой команды может стать референс-звонок или визит к банкам-пользователям. Консультация, организованная в обход вендора, позволит получить максимум объективной информации.

Поддержка полного цикла бюджетирования

Актуальный запрос к системам банковского бюджетирования – автоматизация полного цикла управления затратами, включая планирование бюджета, оперативный контроль его расходования, фактический учет исполнения и план-факт анализ. Из-за разницы в архитектуре компонента для планирования (многомерная архитектура, OLAP) и контроля (транзакционная архитектура, OLTP) далеко не все разработчики платформ бюджетирования могут предложить банкам комплексное решение. В частности, клоны иностранных систем планирования, в большом количестве появляющиеся сейчас на российском рынке, продолжают их ограничения и не имеют в своем составе функциональности для контроля и учета исполнения бюджета.

Вместе с тем ИТ-поддержка ежедневных процедур контроля распоряжений на платежи востребована банками больше, чем автоматизация годового планирования: по статистике на каждые два внедрения системы сметного планирования приходится три проекта автоматизации бюджетного контроля. Поэтому развитые платформы для бюджетирования, как правило, включают автономные модули для поддержки обоих процессов. Это дает возможность не только автоматизировать планирование и контроль, но и делать это в любой последовательности.

Даже если в моменте автоматизация планирования в приоритете, проверить наличие модуля контроля платежей при выборе платформы для бюджетирования – обязательно. В перспективе эту задачу все равно предстоит решать.

Инструменты планирования

Основные задачи модуля для сметного планирования – заполнение плановых заявок, автоматическая консолидация статей бюджета в необходимых аналитических разрезах в итоговую смету и определение правил контроля расходования бюджета (лимитов).

Функциональность модулей для планирования хорошо развита у большинства поставщиков. И все же при выборе стоит обратить внимание на несколько важных для целевой эксплуатации характеристик ПО.

Во-первых, для эффективной подготовки плановых данных модуль должен быть оснащен вспомогательными механизмами, в том числе:

Во-вторых, обязательное требование к модулю планирования – наличие готовой функциональности для внесения в бюджет корректировок: ежеквартальных (допланирование, секвестирование, перераспределение расходов и др.) и текущих (переброска сумм между статьями и аналитиками внутри квартала).

В-третьих, чтобы обеспечить прозрачность формирования сметы расходов, любые изменения, вносимые в значения по статье в ходе планирования и корректировок, должны фиксироваться для сохранения «аудиторского следа».

Инструменты контроля платежей

Модуль для контроля исполнения бюджета отвечает за обработку распоряжений на платежи, учет фактически совершенных оплат и подготовку план-факт отчетности.

Его выбор должен учитывать наличие:

1. Штатных возможностей заполнения распоряжений на платежи: вручную, автоматически по текущим договорам, с помощью загрузки из внешних файлов и проч.
2. Механизмов автоматического контроля платежей на превышение остатков по статьям с учетом уже выполненных платежей и резервов.
3. Механизмов резервирования/роспуска сумм на статьях бюджета под будущие платежи.
4. Сервисов обработки незапланированных платежей и визирования «особых» распоряжений, например, в случае превышения установленных пороговых сумм.
5. Шлюзов для интеграции с учетными системами банка для обмена данными по нормативно-справочной информации, договорам, передачи акцептованных платежных поручений в автоматизированную банковскую систему и получения документов об оплате, для загрузки данных по безакцептным платежам и проч.
6. Инструментов автоматической квитовки распоряжений на платежи с фактическими оплатами и расчета фактической сметы по кассовому методу и методу начислений.
7. Готовых кубов для работы с детальной план-факт отчетностью и возможностей подключения внешних инструментов для анализа и подготовки отчетности по исполнению бюджета.

Произвольная аналитика

Принципиальным параметром для контроля при выборе ИТ-платформы для бюджетирования является количество аналитик, которые она может обрабатывать. Зачастую методики бюджетирования банков оперируют 10+ аналитиками, в то время как иностранные системы планирования и их российские аналоги, построенные на базе многомерных СУБД, имеют жесткие – не более 7 – ограничения по количеству аналитических разрезов.

К счастью, отечественные решения для бюджетирования, выросшие из ERP или CPM-платформ, как правило, лишены таких ограничений. Хотя проверить все-таки стоит. Тем более, что бюджетная модель имеет свойства меняться со временем. Чтобы не спровоцировать отложенные проблемы, разумнее предпочесть ПО с запасом прочности.

Встроенный документооборот

Важное место в бюджетных процессах отводится документообороту. Процедуры планирования и контроля платежей инициируют сложный документопоток согласований и визирований одновременно по организационной вертикали и с держателями статей бюджета.

По этой причине в системы бюджетирования опционально включают функциональность для поддержки электронного документооборота. Её использование не является обязательным и обычно востребовано, если в банке отсутствует корпоративная система электронного документооборота или предстоит ее замена. В остальных случаях возможно организовать интеграцию бюджетных модулей с банковской системой электронного документооборота (СЭД).

Тем не менее, встроенный документооборот – полезное свойство системы бюджетирования, которым не следует пренебрегать, как минимум, для страховки от вынужденного отключения бюджетной системы от внешней СЭД.

OLAP-отчетность

Вопрос, который волнует всех без исключения заказчиков, – подготовка отчетности по бюджету. Требования разных банков сходятся в одном – современные пользователи хотят работать с бюджетными данными в OLAP-представлении, плоские отчеты остались в прошлом.

Чтобы удовлетворить все запросы к отчетности по бюджету:

• интерфейсы системы бюджетирования, предназначенные для работы с бюджетными документами, должны быть реализованы в виде кубов;
• система должна быть открыта и не ограничивать использование первичных данных и специализированных витрин для создания отчетов с помощью разрешенного внешнего BI-инструмента.

Эти характеристики при выборе платформы для бюджетирования стоит пристально изучить. 

Разграничение доступа к бюджетным данным

Разграничение доступа к бюджетной информации – обязательное условие организации бюджетных процессов. Для этого на уровне платформы бюджетирования применяют вполне стандартные подходы.

Для поддержки коллективной работы с бюджетными документами на разных этапах их обработки (заполнение, корректировка и проч.) используют ролевую модель разграничения прав. Чтобы ограничить работу пользователей с бюджетными данными (по статьям, аналитикам и др.) права доступа устанавливают на основе свойств (атрибутного состава) бюджетных документов.

Главное, чтобы всё это присутствовало.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании «Интерсофт Лаб»

Источник: CFO Russia, Рубрика Блоги