Три причины начать автоматизацию бюджетирования с планирования ИТ-бюджета

Почему задача планирования ИТ-бюджета банка - идеальный вариант для пилотного внедрения системы хозяйственного бюджетирования, и как ее решение поможет завоевать лояльность будущих пользователей - в материале эксперта Intersoft Lab.

По статистике, каждые 9 из 10 российских банков готовят бюджеты в электронных таблицах. Их недостатки известны, а в свете событий последних лет у многих остро стоит вопрос замены электронных таблиц иностранного производства на специализированное отечественное ПО.

Чтобы не ошибиться с выбором системы бюджетирования и провести модернизацию максимально безболезненно для сотрудников, рекомендуем начать с пилотного проекта. Это хорошо зарекомендовавший себя подход к внедрению сложных информационных систем. Цель «пилота» – в обозримые сроки реализовать с помощью выбранного ПО «проект в миниатюре», то есть решить не масштабную, но имеющую практическую ценность для банка задачу. В ходе пилотного проекта банк сможет «в деле» оценить качество выбранного ПО, компетенции внедренческой команды, адекватность заявленных сроков проекта, а также собственную готовность к его выполнению.

Существуют разные критерии определения границ пилотного внедрения: ограничения по срокам, тестирование конкретной функциональности, проверка методической гипотезы и проч. В любом случае важно задать рамки «пилота» так, чтобы его результаты в случае успеха смогли стать частью основного проекта.

Можно назвать как минимум три причины, по которым наиболее адекватный выбор для пилотирования системы бюджетирования – задача автоматизации планирования сметы ИТ-расходов.

Во-первых, на ИТ-бюджет приходится наиболее весомая часть сметы расходов любого банка. Оптимизировать ИТ-расходы, повысить их обоснованность, ускорить согласование, закрепить персональную ответственность за каждую сумму и добиться прозрачности процесса планирования – важные задачи, решение которых позволит сразу и качественно и количественно оценить эффект от автоматизации. Особенно, если в рамках одной бюджетной кампании сравнить организацию, сроки и результаты планирования сметы ИТ вручную и с помощью цифровых технологий.

Во-вторых, в большинстве случаев планирование ИТ-активов - наиболее сложный участок в подготовке хозяйственного бюджета банка. Его отличают, как минимум:

• Отдельные статьи расходов, которые консолидируются в смету ИТ, чтобы затем стать частью сводного бюджета банка.
• Специфичный формат бюджетной заявки, включающий товарную спецификацию.
• Ведение особых видов договоров и справочников номенклатуры товаров и услуг, которые применяются для заполнения товарной спецификации бюджетной заявки.
• Особая, присущая смете ИТ аналитика в дополнение к общебанковским разрезам. Она необходима для разметки бюджетных статей и определения маршрутов согласования плановых ИТ-расходов. Например, для согласования бюджетных документов, размеченных аналитическим признаком «ИТ-сервис» (системное администрирование, техническая поддержка ПО и проч.), будут автоматически выбраны разные маршруты.
• Использование разных механизмов планирования: от договоров, от заявок, от нормативов и проч.
• Отдельные маршруты документооборота, обслуживающие только статьи ИТ-расходов.
• Сложные отчеты, например, «Смета ИТ», с бОльшим по сравнению с другими подразделениями количеством аналитических разрезов.

Если «пилот» подтвердит адекватность выбранного ПО методике бюджетирования ИТ-расходов, можно не сомневаться в его способности поддержать бюджетную кампанию в масштабах всего банка.

В-третьих, участники «пилота» - ИТ-специалисты банка – готовы лучше остальных дать объективную оценку плюсов и минусов тестируемого ПО. Потенциально они относятся к наиболее лояльной к внедрению новых технологий группе пользователей. После пилотного внедрения они смогут выступить в роли экспертов по работе с системой, способствовать ее продвижению в другие подразделения банка.

Таким образом, автоматизация планирования бюджета ИТ-расходов – идеальный прототип для тестирования потенциальными пользователями возможностей выбранной системы бюджетирования, объективной оценки готовности банка к выполнению масштабного проекта и уточнения его сроков. В то же время банк получит полезный результат в виде сметы ИТ-расходов, которая будет подготовлена в рамках пилотного проекта, и «агентов влияния» внутри банка.

Такой путь, например, предпочел Банк Уралсиб. Для построения комплексной системы бюджетирования АХР Банк выбрал приложение «Бюджет хозяйственных расходов» из линейки управленческого ПО для финансовой вертикали «Контур». В рамках «пилотной» бюджетной кампании новую ИТ-систему освоили 200 сотрудников банка, которые провели тестовое планирование ИТ-бюджета. По итогам «пилота» было принято решение о развертывании системы в масштабах всего кредитного учреждения. В результате были последовательно автоматизированы процессы сметного планирования и контроля исполнения хозяйственного бюджета, пользователями системы стали ~2000 сотрудников банка.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab

Источник: CFO Russia, рубрика "Блоги"