Чужие «грабли»: что надо знать про автоматизацию сметного планирования и контроля в банке

Что мешает банкам автоматизировать бюджетный контроль, какой документооборот предпочесть: внешний или встроенный в ПО для бюджетирования, когда целесообразно планировать бюджет доходов и расходов в одной системе - в статье эксперта Intersoft Lab.

По статистике на два проекта автоматизации планирования сметы расходов в банках приходится три внедрения систем бюджетного контроля и учета исполнения бюджета. Хотя стоимость проектов сопоставима, очевидно, что контроль за расходованием средств - более востребованная функция. Контролировать платежи приходится ежедневно, а планировать – раз в год. Поэтому автоматизацию бюджетирования хозрасходов в большинстве банков предпочли бы начать именно с контрольной функции. Но есть проблемы с ПО.

Как правило, программные компоненты для контроля и планирования могут функционировать автономно, а в их архитектуре имеются принципиальные отличия. Компонента для оперативного контроля и учета платежей – типичная транзакционная система. Она предназначена для одновременного выполнения повторяющихся задач обработки платежей (контроль платежа по бюджету, резервирование суммы на статье и тд.) в режиме реального времени и записи в базу данных фактических расходов. Основные задачи компоненты для планирования хозяйственного бюджета - заполнение плановых заявок, их согласование и консолидация всех статей бюджета в разрезе необходимых аналитик в итоговую смету. Для суммирования структурированных по многомерному принципу значений по статьям бюджета используется технология OLAP (от англ. online analytical processing, интерактивная аналитическая обработка). Существуют разные подходы к ее реализации. Большинство иностранных систем планирования используют для этого многомерные СУБД. В отечественных разработках чаще применяют реляционные базы данных, в которых создают дополнительные таблицы для хранения агрегатов.

Из-за разницы в архитектуре компонент для планирования и контроля количество предложений для комплексной автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов на рынке очень ограничено. Далеко не у всех вендоров систем планирования имеется решение для автоматизации контрольной функции.

В результате банки, внедряющие в приоритетном порядке системы сметного планирования на базе многомерных СУБД, позднее сталкиваются с отсутствием у того же поставщика компоненты для контроля. Это порождает «зоопарк» программ и дополнительные расходы – приходится оплачивать заказную разработку модуля контроля либо интеграцию с ПО для контроля от другого вендора.

Чтобы не встать на эти «грабли», при выборе решения для автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов целесообразно удостовериться, что у поставщика ПО имеются в наличии обе компоненты и опыт их внедрения в банках. Если начинать проект с автоматизации контрольной функции – такой проблемы не возникнет.

Важная составляющая процессов бюджетирования – документооборот. И для стадии планирования, и для контроля платежей характерен большой поток согласований разных документов (бюджетов, заявок, распоряжений на платежи и проч.) одновременно по организационной иерархии (в филиалах, допофисах и т.д.) и с держателями расходных статей (АХО, ДИТ и др.). Поэтому для систем бюджетирования необходим функционал, который позволяет настраивать сложные цепочки согласования и визирования бюджетных документов.

Часто в банках имеется корпоративная СЭД, и к моменту автоматизации бюджетирования в ней уже налажен бюджетный документооборот. Стоит ли менять сложившийся процесс? Однозначного рецепта нет. Оба варианта реализации документооборота – внутри системы бюджетирования и во внешней СЭД – рабочие. В первом случае в проект добавится интеграция с СЭД, зато из него «уйдет» настройка собственного документооборота. Когда точно стоит использовать встроенный документооборот: если внешний отсутствует или предстоит замена корпоративной СЭД. Последние «грабли», как показывает практика, разложены довольно часто. Документооборот «внутри» системы бюджетирования позволяет финансовой службе не зависеть от модернизации ИТ-инфраструктуры.

Еще одна дилемма встает перед банками, которые планируют автоматизировать не только сметное, но и финансовое планирование. Где планировать хозяйственный бюджет: в той же системе, где готовится план доходов, или отдельно? Зависит от методик планирования и пожеланий банка к организации бюджетной кампании. Рационально «развести» сметное и финансовое планирование по разным системам, когда:

• в подготовке хозбюджета участвуют все подразделения банка, заявляющие свои первичные потребности в расходах (организуется заявочная кампания), а не только сметообразующие службы - держатели расходных статей, отражающие сводные цифры на расходных статьях бюджета,
• аналитики бюджета расходов и финансового плана не совпадают (смете свойственна бОльшая аналитическая детализация),
• для заполнения плановых заявок необходимы разнообразные дополнительные механизмы, например автоматическое заполнение значений по статьям данными хозяйственных договоров, расчет амортизационной стоимости основных средств, командировочных расходов и т.д.,
• важны другие функциональные возможности, присущие ПО для планирования хозбюджета, например гибкая настройка сложных маршрутов согласования плановых заявок и бюджетных документов и проч.

Единая система финансового и сметного планирования подойдет банкам с компактной организационной структурой и укрупненной методикой бюджетирования хозяйственных расходов и капитальных вложений.

Если есть сомнения, можно начать с более бюджетного варианта «2 в 1», и, получив опыт, принять взвешенное решение о целесообразности внедрять для сметного планирования специализированный софт. Выбирая все компоненты – для финансового планирования, для планирования сметы и для контроля и учета ее исполнения – из линейки одного вендора, можно сэкономить на их интеграции.

В составе платформы «Контур» от российского разработчика банковских управленческих систем Intersoft Lab представлены приложения для финансового планирования, прогнозирования, бюджетирования хозяйственных расходов, а также мониторинга и контроля финансового результата. Системы «Контур» имеют подтвержденный опыт эксплуатации в российских банках не менее 15 лет. Поэтому все советы и рекомендации этого блога проверены практикой.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab

Источник: CFO Russia, рубрика "Блоги"