Публикации

Intersoft Lab в СМИ - истории успеха клиентов, интервью и мнения экспертов компании, обзоры рынка CPM

4 шага, чтобы выстроить автоматизированный бюджетный процесс

Как с помощью автоматизации повысить детальность и качество прогнозов и планов, ускорить их подготовку и сократить сроки бюджетной кампании до полутора месяцев – в материале эксперта Intersoft Lab.

За последние пару лет «черный лебедь» превратился из редкой птицы в постоянного спутника во всех сферах деятельности. Это означает, что финансовый план на 2023 год банкам предстоит составлять и сопровождать по-новому, с учетом часто меняющихся условий ведения бизнеса. Придется:

  • Прорабатывать больше версий планов для разных макроэкономических сценариев, чтобы устранить фактор неопределенности и подготовиться к изменениям.
  • Повысить гранулярность планирования, чтобы получать более обоснованные планы.
  • Наладить оперативный расчет прогнозов, чтобы ускорить подготовку планов бизнес-деятельности и повысить их детальность.
  • Создать условия для проактивного мониторинга исполнения планов, чтобы своевременно корректировать оперативную деятельность и достигать запланированных показателей и целей.

Ключевую роль в решении этих задач может сыграть специализированное программное обеспечение для финансового планирования и прогнозирования.

Рекомендуем четыре простых шага, чтобы выстроить автоматизированный бюджетный процесс, адаптированный к современным реалиям.

Шаг 1. Сформулируйте методические требования

Распространенной в банках практикой является планирование бизнес-деятельности в объемных показателях на основе экспертных оценок, без глубокой сегментации доходов и расходов. Такое «укрупнение», с одной стороны, снижает обоснованность планов, с другой – усложняет контроль за их исполнением, поскольку учет финансового результата ведется, как правило, более детально.

Поэтому первый шаг - модернизация бюджетной модели и подготовка требований к целевому процессу планирования. Это может быть:

  1. Переход от укрупненного планирования в масштабах банка к детальному планированию в разрезе финансовой и организационной структуры, продуктовых и клиентских сегментов.
  2. Построение бизнес-планов на основе детального прогноза состояния ресурсов в заданных аналитических разрезах.
  3. Прогнозирование поведения клиентов для расчета будущего состояния банковских портфелей.

Эти и другие требования по расшивке «узких мест» текущего процесса планирования должны быть зафиксированы и утверждены, чтобы затем стать основанием для выбора архитектуры системы планирования и настройки специализированного ПО на этапе автоматизации.

Например, в казахстанском Банке «ЦентрКредит» методические усовершенствования стали основой для перехода от «ручной технологии» прогнозирования и подготовки бизнес-планов в электронных таблицах к автоматизированной системе планирования с применением прогнозной аналитики на базе хранилища данных. Это позволило кредитному учреждению повысить детальность прогнозов и планов, ускорить их подготовку и улучшить качество, а также сократить сроки бюджетной кампании до полутора месяцев.

Шаг 2. Подготовьте данные

Отправная точка при подготовке финансового плана - построение прогнозов состояния банковских портфелей, на основе которых формируются планы бизнес-деятельности подразделений. Качество прогнозирования напрямую зависит от состояния исходных данных о договорах банка - их наличия/полноты и качества: актуальности, безошибочности, консистентности и проч.

В обеспечении качества данных хорошо зарекомендовали себя корпоративные хранилища данных (КХД). Их назначение - быть единым источником достоверных первичных данных и расчетных показателей, используемых для поддержки различных управленческих задач и процессов.

Сегодня КХД эксплуатируются практически во всех крупных кредитных организациях в целях подготовки различных видов банковской отчетности. Обладателям хранилищ данных целесообразно оценить готовность данных, собранных в КХД, к решению прогностической задачи. Чтобы предсказывать поведение клиентов банка, необходимы данные с большой исторической глубиной. Для расчета будущего состояния портфелей требуются полные и детальные данные по портфелям договоров банка. После выверки имеющихся данных при необходимости следует наладить дозагрузку недостающих.

По нашим оценкам, при наличии в банковском КХД необходимых данных, на внедрение инструментов прогнозирования, например на RCPM-платформе «Контур», потребуется всего несколько месяцев.

Шаг 3. Автоматизируйте планирование на основе прогнозной аналитики

Наиболее трудоемкие задачи в процессе планирования – прогнозирование и консолидация. Каждая из них имеет свою специфику и требует автоматизации.

Первая задача – прогнозирование – предполагает обработку большого массива детальных данных о банковских договорах, собранных в КХД. Например, в составе RCPM-платформы «Контур» для этого поставляется высокопроизводительная «машина» прогнозирования. С ее помощью можно оперативно настроить прогнозные модели и рассчитать будущее состояние портфелей банка с учетом влияния рисков для различных сценариев поведения рынка и клиентов. Каждый сценарий – это уникальная комбинация значений макроиндикаторов и предсказанных для них параметров поведения клиентов.

По своей сути прогнозная функция универсальна. ПО для ее автоматизации может применяться в банке и вне финансовой службы для поддержки разных задач, требующих прогнозирования банковских портфелей. Экономически оправдано повторное использование прогнозного инструментария для расчета будущего состояния ресурсов и передачи этих данных в систему финансового планирования.

Что касается второй подлежащей автоматизации задачи - консолидации функциональных планов в единый финансовый план - то она решается в системе финансового планирования. В её интерфейсах настраиваются форматы планов для различных подразделений с необходимым составом показателей и аналитик, процедуры их консолидации и проверки на выполнение целевых показателей, а также регламент согласования пользователями различных версий планов.

Благодаря автоматизации ускоряется согласование целевых показателей и планов участниками бюджетной кампании, а также исключается появление ошибок, неизбежно возникающих при «ручном» объединении планов. В результате экономится время на их поиск и исправление, что дает возможность прорабатывать большее количество версий планов.

Если приложения для прогнозирования и планирования функционируют на основе единого хранилища данных, то прогнозные данные доступны, что например реализовано в платформе «Контур». Если же они опираются на разные хранилища, то, как отмечалось выше, следует наладить процедуру загрузки прогнозов в систему планирования.

Однако, стоит отметить, что на практике не все реализации ПО для финансового планирования могут опираться на данные КХД. В этом случае придется задействовать их пользовательский интерфейс для ввода значений по статьям плана бизнес-деятельности или загружать функциональные планы, подготовленные «вручную» в электронных таблицах.

Шаг 4. Регулярно отслеживайте исполнение плана и вносите корректировки

Как бы ни был тщательно проработан план, высокая изменчивость рыночной среды требует превентивно выявлять риски, которые могут повлиять на достижение целевых установок, реагировать на эти риски.

Эту задачу можно решить при помощи скользящего прогнозирования (rolling forecast). Данный подход предполагает регулярное уточнение и корректировку прогнозов на некоторое постоянное количество периодов вперед. Применение скользящих прогнозов позволяет оперативно вносить коррективы в оперативную деятельность в зависимости от корпоративных целей и изменений на рынке.

Кроме того, при подготовке скользящих прогнозов следует регулярно пересматривать допущения, лежащие в основе бюджета, чтобы систематически снижать неопределенность и периодически корректировать планы.

Скользящее прогнозирование - достаточно трудоемкий процесс, так как предъявляет высокие требования к данным: к их качеству и скорости предоставления. Для его реализации целесообразно задействовать КХД и те же инструменты прогнозной аналитики, которые используются для подготовки бизнес-планов (см. шаг #3).

С их помощью рекомендуется наладить регулярный расчет будущего состояния банковских портфелей с учетом ожидаемых изменений и настроить подготовку «план-прогноз»-отчета для сравнения целевого и прогнозного финансового результата и показателей эффективности. Информация о выявленных критических расхождениях с целевыми показателями станет сигналом о необходимости предпринимать корректирующие действия.

Такое скользящее вперед «окно в будущее» придаст организации гибкость, недостижимую при традиционном планировании и сопровождении бюджета, что особенно актуально в нынешнее непростое время.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab

Источник: CFO Russia, рубрика "Блоги"