Автоматизируем аллокации: три совета из практики

Аллокация расходов - одна из ключевых задач финансовых служб в организациях с высокой долей косвенных затрат. Три практических совета, которые помогут проекту по автоматизации аллокаций взлететь.

Аллокация расходов - одна из ключевых задач финансовых служб в организациях с высокой долей косвенных затрат. Три практических совета, которые помогут проекту по автоматизации аллокаций взлететь, - в статье Юлии Амириди, заместителя генерального директора по развитию бизнеса Intersoft Lab.

Перед банковским бизнесом в очередной раз встала задача оптимизации расходов. По оценкам экспертов, доля косвенных затрат в совокупных расходах кредитной организации может достигать 80%. Применение алгоритмов аллокаций - перераспределения расходов на объекты аналитического учета - дает возможность качественно решать оптимизационные задачи, исходя из детальной информации о том, какие затраты идут на подразделения и продукты, обслуживание клиентов и каналы продаж.

Возможности электронных таблиц, традиционно используемых в банках для разнесения расходов, ограничены. Налицо - огромный потенциал для внедрения специализированного программного обеспечения (ПО).

Предлагаем три практических совета, которые помогут проекту по автоматизации аллокаций взлететь. В их основе - опыт, накопленный компанией Intersoft Lab в проектах внедрения приложения «Аллокации», входящего в состав платформы «Контур», в банках России и СНГ.

Выбирайте ПО с «запасом прочности»

Первый шаг по построению автоматизированной системы аллокаций - проработка методики распределения: выбор методов разнесения расходов и параметров модели аллокаций.

На практике для переноса косвенных расходов с одних кост-центров на другие применяется один из методов аллокаций: каскадный или циклический. Первый предполагает последовательное распределение расходов в одну сторону - с источников на приемники. Второй позволяет отразить встречное направление распределения расходов между центрами затрат в случае взаимного оказания услуг, например, между ИТ-отделом и бухгалтерией.

Основное преимущество программной реализации каскадного метода распределения - прозрачность расчетов на каждом шаге переноса. Метод получил широкое распространение в банках, в том числе потому, что дает возможность обосновать появление любого расхода в финансовом результате подразделений. Это позволяет избежать конфликтов и разногласий между подразделениями при оценке их результативности и расчете соответствующих мотивационных выплат.

Например, в приложении «Аллокации» для этого реализован механизм обратной трассировки расчета, который предоставляет возможность просмотреть полученные результаты на каждом шаге разнесения. В результате подразделения могут видеть все детали формирования своей доли косвенных затрат.

Циклический метод с методической точки зрения считается более точным, т.к. позволяет моделировать взаимосвязи между подразделениями. Его главный недостаток - практически полная непрозрачность на моделях большой размерности и высокие требования к функциональности ПО, реализующего этот метод. Исторически циклический алгоритм оказался более востребованным в нефинансовом секторе, для которого более важна точность определения себестоимости продукции, а не решение мотивационных задач.

Выбор предпочтительного метода определяется его уместностью в каждой конкретного ситуации. Но как быть, если требуется, например, получить высокую точность расчета и не жертвовать прозрачностью результатов разнесения? В этом случае стоит реализовать комбинированный подход, объединяющий преимущества каскадного и циклического методов. Он заключается в одновременном использовании обоих методов в одной модели распределения, когда циклический алгоритм реализуется на отдельных шагах распределения. Например, для оценки эффективности центров прибыли и продуктов на первом шаге применить циклическое разнесение расходов на центры прибыли, а далее на следующих шагах - каскадный метод для распределения затрат с центров прибыли на продукты.

Поэтому общая рекомендация такова: проектировать модель аллокаций следует без оглядки на возможности ПО. А при выборе ПО стоит ориентироваться на требования модели или выбирать ПО «с запасом прочности», чтобы избежать программных ограничений при любой модернизации методики. Например, приложении «Аллокации» в дополнение к инструментам для каскадного разнесения расходов предоставляются механизмы для циклического распределения. Упомянутый выше механизм обратной трассировки реализован и для циклического метода, что позволяет отслеживать перенос на каждый узел распределения и, таким образом, преодолеть главное узкое место этого метода - непрозрачность расчетов.

Найдите оптимальный баланс между сложностью модели и трудозатратами на ее внедрение и использование

Современное ПО позволяет настроить любые модели аллокации - от простых до многоуровневых и процессно-ориентированных - используя каскадные и циклические распределения расходов. Однако, стоит помнить, что, чем сложнее модель, тем выше трудозатраты на ее внедрение и использование.

Например, процессно-ориентированная модель аллокаций предполагает перенос косвенных расходов на операции, составляющие бизнес-процесс, используя в качестве базы распределения время выполнения операций. За счет этого она позволяет рассчитать себестоимость бизнес-процессов и получить более точную оценку затрат на банковские продукты и обслуживание клиентов. Но на практике реализовать ее непросто - нужно задокументировать бизнес-процессы и замерить время исполнения слагающих их операций. Для этого требуется привлечь сотни исполнителей, что экономически нецелесообразно. Использование фронт-офисных систем, к примеру электронной очереди, также затруднительно из-за сложности с передачей временных показателей в систему аллокаций.

В подобных случаях можно рекомендовать установить определить приемлемый для банка баланс между точностью модели аллокаций и трудозатратами на ее внедрение и использование. Например, чтобы воспользоваться преимуществами рассмотренной выше процессно-ориентированной модели и обойти трудности с ее реализацией, стоит попробовать трансформировать модель. Например, в Банке «Возрождение» применили функционально-производственные анкеты, с помощью которых было установлено относительное время, затрачиваемое на определенные виды работ. В казахстанском Банке «ЦентрКредит» прибегли к нормированию операций.

Совершенствуйте модель аллокаций итерационно

Нередко результаты разнесений, полученные после настройки модели аллокаций в специализированном ПО в соответствии с описанием в методических документах, отличаются от ожиданий заказчика. Это порождает вопросы и недоверие к системе аллокаций в целом и сопротивление использованию ПО в частности.

Оптимальным решением может служить итерационный подход к внедрению и развитию системы аллокаций - совершенствовать модель стоит непосредственно в процессе ее внедрения и эксплуатации.

Например, приложение «Аллокации» предусматривает возможность многократной оперативной перенастройки, чтобы на проекте модифицировать методику и за несколько шагов получить результат, удовлетворяющий заказчика. Для этого в методику вносятся изменения, выполняются оперативная перенастройка ПО и новые расчеты, и, если ожидания не оправдались, выполняется очередная итерация: модификация методики, перенастройка ПО, расчеты - и так до тех пор, пока не будет получен требуемый результат.

Например, по этому пути пошел Банк «Левобережный» (ПАО). Методическая постановка в этом кредитном учреждении фактически была сделана «на лету» в ходе проекта автоматизации. В Банке «ЦентрКредит» была реализована многоуровневая модель перераспределения затрат на десятки ЦФО, сотни банковских продуктов и сотни тысяч клиентов банка. В процессе эксплуатации системы аллокаций ее развитие с применением процессного подхода при распределении накладных расходов осуществлялось силами финансового подразделения банка.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора по развитию бизнеса Intersoft Lab

Источник: FD.ru