Три кита цифровизации бюджетирования

О трех составляющих цифровизации бюджетирования: цифровых данных, цифровых процессах и интегрированном цифровом пространстве рассказывает Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab.

Информационная поддержка бюджетных процессов во многих организациях до сих пор не отличается высокой эффективностью. Автоматизация планирования и контроля хозяйственного бюджета носит преимущественно «кусочный» характер. Основным ИТ-инструментом бюджетирования остаются электронные таблицы. Для обмена бюджетными документами используются доступные средства коммуникации (офисный документооборот, электронная почта и т.п.) и даже «бумажный» документооборот.

В 2019 году консалтинговая компания PwC выполнила межотраслевой анализ эффективности финансовой функции. Наиболее высокие расходы финансовой службы были зафиксированы в организациях финансового сектора (в среднем 1,17% от выручки). При этом выяснилось, что только за счет автоматизации можно сэкономить до 22% временных затрат, связанных с процессами бюджетирования.

Сегодня крупные российские компании и банки встали на путь цифровой трансформации, в том числе внутренних управленческих процессов, к которым относится бюджетирование. 88% участников исследования цифрового интеллекта (Digital IQ) российских компаний, организованного PWC и ABBYY, заявили, что реализуют или разрабатывают цифровую стратегию. 79% из них говорят о быстром и значимом эффекте для бизнеса при реализации цифровых инициатив.

Что такое цифровизация бюджетирования

Под цифровизацией бюджетирования, без претензий на универсальность определения, в настоящей статье понимается такая организация бюджетных процессов – планирования, контроля, анализа и регулирования, - при которой бюджетные данные обрабатываются преимущественно цифровыми способами.

Для этого все данные переводятся в цифровой формат и в таком виде предоставляются всем участникам бюджетного процесса для осуществления порученных им функций: ввода, корректировки, согласования значений по статьям бюджета, визирования документов, консолидации и утверждения сметы, бюджетного контроля платежей, учета и анализа исполнения бюджета и проч. На смену «кусочной» автоматизации бюджетирования приходит сквозная.

Бюджетные данные в цифровом формате становятся «понятны» и доступны другим информационным компонентам управленческого контура, в том числе системам финансового планирования и контроля финансового результата. Обеспечивается оптимизация не только хозяйственного бюджетирования, упрощаются и ускоряются все связанные с ним процессы финансового управления, повышается исполнимость планов, достигается сближение фактических показателей эффективности бизнеса с целевыми. Таким образом, результатом цифровой перестройки становится качественный скачок в эффективности бюджетных и увязанных с ними внутренних управленческих процессов.

Три составляющих цифрового бюджетирования

Цифровые данные, цифровые процессы и цифровое пространство - три кита, на которых зиждется цифровое бюджетирование. Что это означает?

1.       Цифровые данные. Все бюджетные данные организации переведены в цифровой формат, а решения по управлению бюджетом принимаются только на их основе.

Управление на основе данных (data-driven management) - подход к управлению, о котором впервые заговорили в конце 1990-х годов. В отличие от решений, опирающихся на управленческую интуицию и экспертный опыт, data-driven подход ставит во главу угла данные и их анализ. В этом его преимущество: интуитивные решения субъективны и могут не отвечать реалиям рынка, а данные объективны, и решения, принятые на их основе, с большой вероятностью будут верны и принесут пользу.

Для эффективного data-driven управления критически важно, чтобы данные были корректны и представлены в необходимом объеме. В этом смысле бюджетирование - беспроигрышный кандидат для применения этого подхода: здесь отсутствуют факты и показатели, которые невозможно или сложно количественно и объективно измерить, как например степень удовлетворенности клиентов в случае управления маркетингом. Все факты, связанные с планированием, контролем, расходом и учетом бюджета, могут быть зафиксированы в цифрах и послужить основой для анализа и принятия оптимизационных решений.

2.       Цифровые процессы. Все бюджетные процессы организации полностью автоматизированы, сокращены сроки и трудозатраты на составление и согласование бюджетов и платежей.

Главные ожидания от цифровизации процессов – повышение их эффективности и сокращение связанных с ними затрат. Так считают 77% участников исследования KPMG, посвященного применению цифровых технологий в российских компаниях.

В бюджетировании переход к полностью цифровым процессам достигается, когда на всех стадиях бюджетирования данные обрабатываются автоматизированными способами. Устранение «разрывов» в цифровом контуре бюджетирования позволяет получить много полезных эффектов: достичь прозрачности в организации бюджетных процессов и ускорить их исполнение, усилить бюджетную дисциплину и пр. С помощью цифровых инструментов можно мгновенно проследить происхождение любой цифры в бюджете, автоматически проверить соответствие бюджету каждого платежа, проконтролировать соблюдение бюджетных регламентов. За счет устранения ручных операций минимизируются сроки бюджетной кампании, форсируется согласование платежей, оперативно выпускается план-факт отчетность в любой необходимой аналитике. Обнаруживаются скрытые прежде возможности для оптимизации бюджетных процессов: упрощения маршрутов бюджетного документооборота, исключения дублирования ответственности и т. д.

3.       Цифровое пространство. Информационные системы, входящие в контур бюджетирования, функционируют в едином цифровом пространстве, усиливая все цифровые эффекты.

Задача единого информационного пространства – усиливать цифровые эффекты за счет налаживания сквозных процессов цифрового бюджетирования. Чтобы добиться этого, интегрируют все информационные системы организации, используемые в бюджетных процессах для автоматической обработки и обмена данными. В результате бюджетные процессы ведутся в единой информационной среде, которая поддерживает «бесшовный» обмен системы бюджетирования с бухгалтерскими, платежными, HR и другими модулями, передающими ей или получающими из нее данные, и обеспечивает многопользовательский доступ к единому пространству цифровых данных.

Очевидный плюс в том, что участникам бюджетных процессов для выполнения своих функций не нужно задумываться, как взаимодействуют различные информационные системы: привычная ручная «стыковка» разных этапов обработки бюджетных документов, например передача акцептованных распоряжений на платежи в оплату или ручная квитовка документов оплаты, исключается в принципе. Это не только ускоряет бюджетные процессы, но и способствует росту продуктивности их исполнителей. Известно, что за счет сквозной цифровизации бюджетных процессов в 3-5 раз возрастает производительность участвующих в обработке хозяйственных платежей, на 20% сокращаются затраты, связанные с реализацией бюджетных задач в подразделениях.

Ориентиры цифровой модернизации

Эпоха «лоскутной» автоматизации в бюджетировании подходит к концу, и цифровые технологии завоевывают бюджетные процессы. При формировании стратегии цифровых преобразований важно помнить о необходимости модернизации всех трех составляющих цифрового бюджетирования: переводе «в цифру» бюджетных данных, переходу к полностью цифровым процессам бюджетирования и созданию интегрированного информационного пространства для получения максимальных эффектов от цифровизации бюджетного управления.

Если бы речь шла о других управленческих процессах, обязательной составляющей цифровизации для них с высокой долей вероятности было бы использование технологий искусственного интеллекта (ИИ) и(или) RPA (Robotic Process Automation). Но сегодня практически невозможно представить себе, что функцию бюджетного контролера выполняет робот (RPA), хотя о соответствующих перспективах уже говорят. Такой взгляд коренным образом ломает сложившиеся организационные стереотипы, и требуется время для их принятия.

Поэтому, несмотря на то что ИИ и роботы занимают первые позиции в ТОП-5 технологий цифровизации в российских компаниях (согласно исследованию ABBYY и Deloitte), их проникновение в процессы бюджетирования – дело будущего. Для сравнения, по данным издательства FSN, - среди зарубежных компаний, завершивших цифровую трансформацию бюджетирования, 17% только экспериментируют с этими интеллектуальными методами.

Автор: Юлия Амириди, заместитель генерального директора компании Intersoft Lab

Источник: Сайт АРБ, рубрика "Точка зрения"