Бюджетная кампания 2016: время автоматизировать планирование расходов банка

Кризис требует от банков быстрой реакции на внешние изменения и ускорения всех бюджетных процессов. У финансовых организаций больше нет возможности планировать, выверять и сводить сметы по несколько месяцев в электронных таблицах. Внедрение специализированного приложения «Бюджет хозяйственных расходов» ускорит проведение бюджетной кампании 2016 года, поможет просчитать разные бюджетные сценарии, автоматизирует коллективное планирование и консолидацию смет, повысит детальность и точность бюджетной информации, оставит подразделениям право использовать привычные электронные таблицы.

По данным отраслевого опроса, опубликованным консалтинговой компанией BPM Partners в 2014 году (BPM PulseTM Survey Results), многие американские и европейские компании продолжают планировать бюджет с помощью электронных таблиц. 22 % опрошенных компаний разных отраслей применяют их как основной инструмент для бюджетирования, 77 % организаций - как дополнение к специализированной системе. В отличие от западных коллег, российские банки пока вообще не торопятся расставаться с привычными таблицами MS Excel. Результаты опроса банков, входящих в TOP-100, проведенного компанией Intersoft Lab, показали, что 67 % респондентов используют их для формирования бюджета, в частности, для планирования сметы хозяйственных расходов. Неготовность банков к отказу от электронных таблиц подтверждают и невысокие показатели внедрения автоматизированных систем бюджетирования в отрасли, по данным открытых источников реализуется не более 5-6 таких проектов ежегодно.

Несмотря на популярность электронных таблиц, банкам сложно организовать с их помощью процессы коллективного планирования и консолидации бюджетов. 50 % банков – респондентов опроса Intersoft Lab сообщили, что испытывают трудности при формировании сводной сметы банка, 44,4 % - при корректировке и согласовании бюджетов подразделений. Попытки организовать совместную работу подразделений в MS Excel, при отсутствии у этого инструмента средств безопасности и контроля доступа к данным, приводят к возникновению большого числа ошибок, бесконтрольному изменению состава полей и расчетных формул в единых шаблонах и, как следствие, к низкому качеству бюджетной информации. Поскольку MS Excel имеет ограничения по объему обрабатываемых данных и не является средством консолидации, при его использовании банки, особенно многофилиальные, часто сталкиваются с тем, что не могут автоматически объединить бюджеты подразделений и филиалов в единую смету.

Еще одна актуальная для банков задача, которая неэффективно и долго решается средствами электронных таблиц, - это просчет различных сценариев бюджета для оценки влияния внешних факторов или анализа результатов возможных стратегических изменений, таких как слияния и поглощения финансовых организаций. Оперативно формировать разные варианты планов позволяют только предназначенные для этих целей системы бюджетирования, обладающие электронным документооборотом для ускорения согласования расходов и возможностью быстрой правки и объединения смет.

Внедрение специализированного решения, например приложения «Бюджет хозяйственных расходов» от компании Intersoft Lab, позволит банку автоматизировать коллективное планирование, согласование и консолидацию хозяйственных смет, поможет оперативно корректировать планы и рассчитывать различные сценарии бюджетов. Для сотрудников подразделений будет сохранена возможность планирования смет в электронных таблицах. Кроме этих функций будет автоматизирован и контроль платежей, что поможет банку контролировать целевое расходование бюджетных средств и поддерживать запланированный уровень расходов.

Юлия Амириди, заместитель директора по развитию бизнеса Intersoft Lab:

«Использование приложения «Бюджет хозяйственных расходов» не означает отказ от наработанной банком методики планирования сметы и демократичных электронных таблиц. Правильное разделение бюджетных функций между этими инструментами поможет получить синергетический эффект. Финансовый департамент получит автоматизированный контроль и консолидацию планов, сценарное планирование; подразделения – удобные и привычные электронные таблицы для ввода и вычисления значений по статьям расходов, получения отчетности по бюджету. Сегодня еще есть время, чтобы организовать эффективный бюджетный процесс при планировании сметы на 2016 год: внедрение специализированного приложения займет всего 2-3 месяца».