Внедрение BPM в 2008 году. Результаты отраслевых отчетов

В материале предложены краткие итоги отраслевых исследований компаний BPM
Partners и Gartner , посвященных системам BPM. Рассказывается о планировании и
текущем состоянии проектов, о целях и задачах, а также об удовлетворенности
клиентов.

BPM-пакеты обеспечивают точность, аккуратность и прозрачность для различных управленческих процессов, в том числе бюджетирования, планирования, прогнозирования, финансовой консолидации и отчетности. Кроме того, приложения для управления эффективностью часто становятся ключевым фактором в объединении стратегии и операционном функционировании (operational execution), а также в использовании имеющихся BI-продуктов для согласования финансовой и операционной отчетности, что способствует повышению качества корпоративного управления и помогает решать задачи соответствия нормативным требованиям. И, наконец, они позволяют лучше разобраться в факторах, обеспечивающих прибыльность компании.

Нынешний экономический климат ставит свои вопросы перед руководством, в частности в отношении минимизации расходов и максимального повышения прибылей. Именно внедрение управления эффективностью поможет их решить. Однако недостаток необходимых знаний часто мешает наиболее продуктивному применению технологии.

Ряд аналитических компаний проводит ежегодные исследования рынка BPM, обеспечивая поставщикам и пользователям необходимую информацию о тенденциях развития и новых возможностях и перспективах

Рассмотрим основные результаты отраслевых исследований, ежегодного проводимых компаниями Gartner и BPM Partners — Magic Quadrant for CPM Suites 2008 и BPM Pulse Survey 2008.

Исследование Gartner посвящено оценке качества и функциональность продуктов наиболее известных разработчиков.

Компания BPM Partners проанализировала отзывы нынешних и потенциальных клиентов BPM за период с октября 2007 по февраль 2008. (О результатах предыдущего отчета можно почитать в материале «Результаты ежегодного отраслевого обзора BPM Pulse Survey 2007»).

Цель исследования состояла в том, чтобы выявить наиболее важные тенденции в области управления эффективностью, а также перспективы поставщиков продуктов и сервисов. В опросе принял участие 1 951 респондент. 58% участников исследования относятся к категории малых и средних компаний (< 1000), 42% — представители крупного бизнеса. Основная доля респондентов — жители США (89%), большинство из них работает в финансовых, технических и операционных отделах.

Большинство участников (38%) — руководители и лица, играющие важную роль в своей организации. Большинство занимают руководящий пост в предпринимательской или финансовой деятельности (31%). Только 15% — сотрудники IT-отделов. Оставшаяся часть — менеджеры среднего звена из разных подразделений.

Текущее состояние BPM-проектов

Если говорить только о средних и крупных компаниях, то среди респондентов BPM Partners 82% либо уже завершили BPM-проект, либо планируют таковой, либо находятся на стадии разработки (в 2007 году этот показатель составил 70%).

38% планируют реализацию BPM-системы в ближайшее время (в течение 3-6 месяцев), либо в обозримом будущем (в течение 6-12 месяцев), либо через год и более. Для сравнения, в 2007 году этот показатель составлял 20%, а в 2006 — 16%.

Только 8% заявило о завершении проекта (в 2007 г — 14%). Эксперты считают, что для многих компаний управление эффективностью — это развивающийся проект, который фактически не может быть до конца завершен, а требует постоянных обновлений и введения дополнительных модулей.

Среди крупных компаний около 30% находятся на этапе активного внедрения BPM. Остальные распределяются следующим образом: 7% — занимаются заменой уже существующего решения, 63% — расширяют имеющиеся приложения.

В маленьких компаниях более 50% проектов управления эффективностью начаты недавно.

Если компания еще не начала внедрение BPM, то в качестве причины чаще всего называют отсутствие финансирования (32%), что существенно больше, чем в 2007 году (26%) , скорее напоминает ситуацию в 2005 - 2006 гг. 
Кроме того, существенным препятствием являются другие приоритеты (32%), в том числе незавершенность ERP- (12%) или DW-проектов (20%). В 2007 году этот фактор был не так важен (26%).

Однако, проблема «недостаточной вовлеченности руководства», столь актуальная все прежние годы, теперь отошла на второй план (24%, по сравнению с 38% в 2007 г, 35% — в 2006).
Однако заметно меньше стало компаний, которые «не убеждены в преимуществах» BPM (24% в 2008, по сравнению с 35% в 2007, 41% в 2006, и 38% в 2005 гг) и «не уверены в окупаемости» (15%, 17 %, 22% и 25% в 2008, 2007, 2006 и 2005 гг соотвественно). Клиенты все чаще понимают, в чем ценность управления эффективностью, и выводят эту технологию на первый план.

Цели BPM

По мнению аналитиков BPM Partners, чаще всего основной задачей становится реализация основных преимуществ BPM, а в самом общем плане — повышение эффективности работы организации.

Далее по важности следует сокращение трудовых и денежных затрат, затем — улучшение качества операционного анализа и сокращение финансовых циклов. Выполнение нормативных требований и достижение конкурентных преимуществ также упоминаются достаточно часто.

Рис.1. Цели клиентов BPM

Рассматривая ситуацию подробнее, важно заметить, что цели BPM для крупных и мелких компаний несколько отличаются. Для крупных компаний на первом месте эффективность бизнеса, и только за тем идет сокращение расходов. В среднем же и малом бизнесе именно оптимизация затрат играет главную роль. Выполнение нормативных требований в первую очередь интересует крупные организации. В свою очередь, маленькие компании особенно сильно тяготеют к «развитию операционной аналитики» и «сокращению финансовых циклов». Задачи же стратегического согласования, консолидации, стандартизации, единого представления данных, вовлеченности руководства и конкурентоспособности, остаются на повестке дня для всех категорий клиентов, но считаются вторичными.

Размеры компании и мотивация к покупке

Помимо повышения эффективности и сокращения расходов, наиболее важными компонентами крупные компании (участники Pulse Survey) считают бюджетирование, планирование и операционную аналитику (в 2007 году она занимала вторую позицию).

Рис.2. Важнейшие компоненты BPM

Специалисты Gartner также предлагают свой рейтинг наиболее популярных компонентов. По их мнению, бюджетирование, планирование и прогнозирование — как всегда наиболее востребованные среди BPM-функций. За ними следуют финансовая отчетность, консолидация, управление стратегиями и моделирование прибыльности (существенного роста использования этой функцииж от года к году не наблюджается). Однако клиенты предполагают, что дополнительные функции будут поэтапно вводиться в использование в течение ближайшего года-двух.

Несмотря на существенные изменения в составе поставщиков и расширение функциональности, компания Gartner не наблюдает явного расширения использования стратегического управления и моделирования прибыльности за последний год. Однако к оценке BPM-пакетов и масштабов потенциального внедрения клиенты прибегают все чаще. (Подробнее о критериях выбора продуктов можно почитать в материале «Выбор поставщиков BPM. Мнение аналитических компаний».)

Наиболее сложные функции BPM, такие как управление стратегиями и моделирование прибыльности, реже интересуют клиента при оценке продукта Причина в том, что большинство бизнес-пользователей переходят от устаревших приложений или электронных таблиц и пока еще не знают, что представляют из себя продвинутые приложения и каким образом их надо развертывать. В итоге, покупая сложный продукт, компания применяет его только для автоматизации устаревших процессов, не достигая всех преимуществ, которые он мог бы дать.

Методики

Среди множества BPM-инструментов, одна из наиболее популярных методик — сбалансированная оценочная панель (сбалансированная карта показателей). Ее используют 35% крупных компаний и 24 % среди всех участников опроса. Функционально-стоимостной анализ — также одно из наиболее распространенных приложений, его использует 23% опрошенных.

Планирование BPM-проекта

Очень важным фактором в развертывании BPM является время, затрачиваемое на подготовку, планирование и исследование проекта. 55% опрошенных компаний тратили более года на планирование и исследование, из них еще половина — более двух лет.

Рис.3. Время на планирование и внедрение проекта

В крупных компаниях проекты отличаются по продолжительности. Средняя компания тратит около года на исследования, 6-12 месяцев на разработку стратегического плана, до 3-х месяцев на отработку требований, 6-12 месяцев на выбор и описание ключевых показателей эффективности, до 3-х месяцев на оценку поставщиков и более года на внедрение и развертывание.

Не удивительно, что внедрение и развертывание — самые длительные этапы, за ними по продолжительности идут исследование и разработка плана. Очевидно, что компании серьезно подходят к BPM-проектам, гарантируя тем самым результативность и окупаемость.

Заключение

В заключение отметим, что BPM становится все более популярной и массовой технологией, она пользуется существенной поддержкой со стороны руководства. Все больше проектов сегодня находится в разработки. Даже небольшие компании применяют эту технологию для поддержания конкурентоспособности.

Рис.4. Удовлетворенность клиентов в период с 2005 до 2008 года

В целом, проекты управления эффективностью сегодня чаще всего завершаются успешно. 68% участников опроса говорят о том, что все требования и ожидания выполнились, 21% — утверждают, что об этом еще рано говорить. Только 10% не довольны итогами. Впрочем, и эта цифра настораживает и лишний раз напоминает о том, как серьезно нужно подходить к планированию, проектированию и реализации.

Компания Gartner также проводила опрос, касающийся клиентского опыта работы с рядом поставщиков. В течение 2008 года был получен 131 отзыв, отражающий опыт компаний в 27 странах, чей доход составляет от 50 млн. до 100 млрд., а количество пользователей колеблется от 10 до 3000.

Результаты оценки колеблются от 1,42 до 2,64 , где средний результат составляет 1,91 балла (1 — максимальная удовлетворенность, 5 — полная неудовлетворенность результатом).

Эти данные практически полностью совпадают с теми, что были получены в 2007 году. В особенности сходство наблюдается в области финансов и управления, а также отчетности по финансовой эффективности, в области общекорпоративного внедрения произошел небольшой рост. Кроме того, широта использования BPM в тактических целях на уровне подразделений также увеличилась, чаще всего это наблюдается в случае быстрой замены электронных таблиц на готовые приложенияПо мере созревания технология выходит за рамки финансов и охватывает другие области деятельности, в том числе продажи, операции, IT, HR, обслуживание клиентов, маркетинг, исследования, распространение, производство и проч.

Публикации:

1. Магический квадрат для BPM-пакетов (Magic Quadrant for CPM Suites), декабрь 2008 г, Нейл Чэндлер (Neil Chandler), Найджел Рэйнер (Nigel Rayner), Джон Ван Дэкер (John E. Van Decker), http://mediaproducts.gartner.com/reprints/tagetik/article2/article2.html;
2. Результаты BPM Pulse Survey за 2008 год (2008 BPM Pulse Survey Results), июль 2008.

Автор: По материалам зарубежных сайтов