Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Значение приложений Business Intelligence для эффективности бизнеса

За последние два года большинство поставщиков средств Business Intelligence (BI) переименовали свои продукты в решения для управления эффективностью бизнеса. Их определения управления эффективностью отличаются друг от друга в зависимости от того, какие продукты они включают в свои пакеты. Но, тем не менее, они обычно не в состоянии наглядно продемонстрировать, как их продукты помогают повышать эффективность бизнеса клиентов. Если даже они попробуют это сделать, то им будет очень трудно показать, как то или иное свойство их продуктов способствует исключительному повышению эффективности бизнеса по сравнению с продуктами конкурентов.

Ответить на эти вопросы помогают данные, полученные в ходе последнего исследования использования продуктов OLAP. Это исследование охватило 2100 организаций из 95 стран; в ходе работы изучалось использование более 20 различных продуктов OLAP. Предлагаем читателям краткий анализ результатов этого исследования. Всего были получены ответы от 5.5 тысяч респондентов, но из этого количества не все являлись пользователями OLAP. Некоторые из участников оказались поставщиками, использующими собственные продукты; ряд участников не смогли дать ответы на предложенные вопросы. На сегодняшний день этот опрос можно признать самым представительным независимым исследованием пользователей BI.

Как можно измерить эффективность бизнеса?

В настоящем исследовании не проводилось сравнения конкретных свойств тех или иных продуктов, поскольку в рамки опроса был включен очень широкий спектр средств. Вместо этого использовался подход, основанный на оценке преимуществ, получаемых с помощью определенных продуктов. Такой подход имеет смысл, поскольку продукты BI приобретаются именно для получения бизнес-преимуществ.

Авторы исследования остановились на восьми возможных бизнес-преимуществах. Они относятся к различным областям бизнеса и включают такие аспекты, как сокращение расходов, увеличение доходов, повышение удовлетворенности потребителей и рост внутренней эффективности:

  1. сокращение IT-персонала;
  2. сокращение персонала бизнес-отделов;
  3. сокращение внешних расходов на IT (устройства, поддержка, консультации и лицензии на программное обеспечение);
  4. сокращение других расходов, не относящихся к сфере IT (например, расходов на хранение товарно-материальных запасов, утилизацию отходов, финансирование);
  5. более оперативная или более аккуратная подготовка отчетности;
  6. повышение доходов за счет увеличения продаж и улучшения маркетингового анализа;
  7. повышение удовлетворенности клиентов за счет роста качества продукции и/или уровня обслуживания;
  8. принятие более обоснованных бизнес-решений за счет более детального или оперативного анализа.

В результате исследования было обнаружено, что так называемые "мягкие" преимущества (например, улучшение отчетности и качества принимаемых решений) достижимы гораздо легче, чем "твердые" преимущества (такие как сокращение персонала). Это вызывает сомнение в том, что использование инструментов BI способствует повышению производительности. Респондентов просили ответить на следующие вопросы относительно каждого из вышеназванных преимуществ:

  1. было ли оно доказано и количественно оценено;
  2. было ли оно доказано, но не оценено количественно;
  3. было ли оно формально заявлено, но не подтверждено;
  4. вызывает ли оно неформальные подозрения;
  5. было ли оно не достигнуто вообще;
  6. оказалось ли оно хуже, чем ожидалось, или более дорогим;
  7. ответ "не знаю".

С помощью ответов на эти вопросы была вычислена средневзвешенная оценка каждого преимущества, а затем эти значения были объединены в составной показатель бизнес-преимуществ. Фактически он является ключевым показателем того, какое влияние на эффективность бизнеса оказал тот или иной продукт.

Обобщение результатов аналогичных исследований, проводившихся в предыдущие годы, показывает, что основным преимуществом являются улучшения отчетности - сокращение времени подготовки отчетов и повышение их точности. Скептики могут заявить, что улучшений в подготовке отчетности следует ожидать от любого приложения, предназначенного для этих целей (надо отметить, что большинство приложений BI относятся именно к этой категории), и что фактически такое достижение нельзя рассматривать как бизнес-преимущество. На самом деле имеет значение то, как именно будут использоваться эти более точные и оперативно подготовленные отчеты. Но оценка компетенции менеджмента находилась за рамками данного исследования - оно было предназначено именно для оценки успешности проектов BI.

Согласно результатам исследования, в число трех основных бизнес-преимуществ, названных респондентами, помимо улучшений отчетности входят также повышение качества принимаемых бизнес-решений и рост удовлетворенности клиентов. Что интересно, данные бизнес-преимущества сохраняли лидирующие позиции на протяжении всех четырех лет исследования (с 2002 по 2005 гг.). Низшие строчки рейтинга заняли такие преимущества, как сокращение внешних IT-расходов и IT-персонала, причем положение этих преимуществ в рейтинге также не менялось на протяжении четырех лет. Несмотря на все заявления о том, что внедрение инструментов отчетности, которыми сотрудники могут пользоваться самостоятельно, приведет к снижению нагрузки на IT-персонал, только некоторым компаниям удалось сократить число сотрудников IT-отдела благодаря внедрению приложений BI.

Что влияет на эффективность бизнеса?

При анализе результатов рассматриваемого исследования показатель бизнес-преимуществ использовался для оценки влияния различных факторов, а именно:

  • выбора продуктов;
  • методов выбора продуктов;
  • архитектуры (MOLAP и ROLAP);
  • объема вводимых данных;
  • платформ серверов;
  • стоимости лицензий;
  • стоимости сторонних консультаций;
  • типа внедряющей организации;
  • масштабов внедрения Интернета;
  • сроков внедрения;
  • продолжительности загрузки и агрегирования данных;
  • производительности выполнения запросов.

Как показали результаты, из всех перечисленных факторов именно время выполнения запросов имеет наибольшее значение для получаемых бизнес-преимуществ. Другие факторы, такие как объемы данных и платформы серверов, имели на удивление низкое влияние на показатель бизнес-преимуществ. В прошлые годы существенную роль играл такой фактор, как выбор продуктов, но в 2005 г. и его значение оказалось невелико.

С точки зрения работы приложений, термин производительность означает меру того, насколько быстро может быть достигнута та или иная цель. Авторы исследования сопоставили показатель бизнес-преимуществ с тремя временными факторами:

  • время внедрения (от момента приобретения программного обеспечения до внедрения у пользователей);
  • время запаздывания (интервал между появлением новых данных в исходных системах и их доступностью для выполнения запросов в приложении BI);
  • стандартное время выполнения запросов, с которым сталкивается конечный пользователь в более крупных приложениях.

Время внедрения

Общеизвестно, что чем больше времени занимает осуществление проекта, тем больше шансов, что возникнут какие-то накладки: бизнес-требования могут устареть, пользователи потеряют интерес, бюджет будет изменен и т.д. Отсюда проистекает стандартный совет: мыслить глобально, но начинать с малого. Хотя это может выглядеть очевидным, но мало кто задавался целью количественно оценить данный эффект. Авторы исследования поставили перед собой такую задачу, и результаты оказались довольно впечатляющими.

Значение показателя бизнес-преимуществ достигает максимальных значений, если время осуществления проекта составляет от одного до трех месяцев. При б?льших сроках внедрения его величины неуклонно и ожидаемо снижаются. Если осуществление проекта занимает менее месяца, то, очевидно, он оказывается слишком незначительным, чтобы обеспечивать существенные бизнес-преимущества даже в случае своего успеха. Но если реализация проекта занимает свыше трех месяцев, то риски неудачного результата возрастают быстрее, чем потенциальные бизнес-преимущества от таких более амбициозных проектов.

Из этих данных следует очевидный вывод: проекты должны быть достаточно простыми, для того чтобы устанавливаемые приложения были введены в ежедневное использование в течение трех месяцев. Как только пользователи познакомятся с этими приложениями в практической работе, они почти наверняка изменят свое мнение о том, какие еще усовершенствования требуются. Такой набор пересмотренных требований пользователей должен послужить двигателем следующей стадии проекта (которая также не должна превышать трех месяцев).

Запаздывание

Часть поставщиков средств BI и ETL активно рекламируют способности своих продуктов работать в режиме реального времени. Однако большинство из них все-таки имеют в виду не совсем режим реального времени, поскольку в таком случае сделки должны анализироваться немедленно после их осуществления, без всяких задержек. Такая функциональность нужна далеко не всем пользователям. Если, например, для трейдера на Wall Street она действительно необходима, то большинство других приложений в остальных отраслях бизнеса не испытывают насущной потребности в подобной функциональности. На самом деле то, что поставщики средств BI имеют в виду под режимом реального времени, - это сокращенное время запаздывания.

При этом база данных отчетных приложений может обновляться несколько раз в день или даже раз в несколько минут, тогда как раньше можно было работать только со вчерашними данными, а иногда и лишь с данными прошлой недели. Но такая функциональность имеет свою цену: она может потребовать бoльших обрабатывающих мощностей, усложненного программного обеспечения, более тщательной настройки системы, а возможно, пользователям придется мириться с менее быстрым выполнением запросов. Поэтому возникает очевидный вопрос: до какой степени сокращенное время запаздывания может увеличить бизнес-преимущества?

Результаты исследования использования средств OLAP показывают, что оправдывают себя затраты на сокращение задержки до одного часа. Времена запаздывания, не превышающие часа, не имеют сколько-нибудь последовательного влияния на показатель бизнес-преимуществ. Если задержки обновления информации превышают один час, значения показателя бизнес-преимуществ снижаются. Затем, при значениях времени запаздывания от 10 до 30 часов, величины этого показателя остаются достаточно постоянными, а далее вновь начинается снижение. Другими словами, задержка обновления информации более суток имеет негативные последствия. Но из данных исследования также очевидно, что в целом время задержки имеет меньшее значение для величин показателя бизнес-преимуществ, чем продолжительность осуществления проекта. Поэтому при необходимости можно пожертвовать некоторыми требованиями к режиму реального времени в пользу более оперативного выполнения проектов.

Безусловно, из этого правила могут быть и исключения. Если приложение BI предназначено для торговли акциями или обслуживания работы нефтеперерабатывающего предприятия, то оправданы почти любые затраты для достижения минимального времени запаздывания. Для большинства остальных областей деятельности оптимизация этого фактора имеет менее существенное значение.

Время выполнения запросов

Время выполнения запросов (или, другими словами, производительность их выполнения) - это самый простой для понимания параметр. Это промежуток между нажатием пользователем клавиши "ввод" и получением им отчета на экране. Это не то искусственное время, которое поставщики упоминают в своих характеристиках или тестах. Данные величины характеризуют только такой параметр, как время работы сервера при выполнении запроса. Пользователям безразличны эти значения: их волнуют реальные задержки, с которыми они сталкиваются, связанные со скоростью передачи данных в сети и временем их обработки персональным компьютером.

Давно известно, как важно высоко производительное выполнение запросов. Но настоящее исследование впервые наглядно показало, насколько существенна данная характеристика для общей значимости приложения для бизнеса.

Большинство людей, вероятно, считает, что если выполнение запросов занимает меньше одной секунды или от одной до пяти секунд, то это вряд ли будет составлять существенную разницу и иметь какое-либо значение для получаемых бизнес-преимуществ. Но, как показало исследование, данный эффект можно количественно измерить и, более того, снижение производительности выполнения запросов оказывает заметное негативное влияние на эффективность бизнеса.

Выясняется, что из всех рассмотренных в исследовании факторов именно производительность выполнения запросов имеет максимальное значение для величин показателя бизнес-преимуществ. Если необходимо выбрать только один аспект приложения, который требуется оптимизировать, то выбор должен быть сделан в пользу этой характеристики.

Заключение

Показатель бизнес-преимуществ - это удобный индекс, который позволяет провести градацию факторов, влияющих на общую ценность любого приложения BI для бизнеса. Как показало исследование, возможности его практического использования подтверждаются реальными бизнес-данными. Этот показатель дает возможность оценить значимость приложения BI для эффективности бизнеса.

На показатель бизнес-преимуществ влияет множество различных факторов, но наиболее значимые из них - времена внедрения приложения и выполнения запросов. Часто этим факторам не уделяется должного внимания при внедрении средств BI. В то же время широко разрекламированная способность средств BI работать в режиме реального времени имеет не столь существенное значение.