Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Становление новой технологии: collaboration

На IT-рынке появилась новая технология, в связи с чем практически все участники этой отрасли поспешили "отметиться" - так, гиганты компьютерной индустрии: IBM, Oracle и Microsoft - выпускают программные комплекты, поддерживающие collaboration (координация совместной деятельности), поставщики приложений для предприятий, такие как SAP, PeopleSoft и MatrixOne, встраивают в свои продукты возможности "collaboration", наконец, разработчики программного обеспечения по управлению документооборотом также добавили в свои системы эту функциональность.

Однако, прежде чем говорить о данных программных средствах, важно понять, что такое технология collaboration и какие преимущества она сулит.

Известно, что подчас сложно оценить производительность людей, занятых в непроизводственной сфере. Поэтому совсем недавно Cisco, Accenture, HP, SAP, Microsoft и Xerox основали Совет по производительности в области информационной деятельности (Information Work Productivity Council), целью которого является создание модели, позволяющей измерять эффективность в бизнес среде, основой функционирования которой является информация. И хотя Совет планирует следующие три года посвятить изучению этой проблемы, уже сейчас никто не станет оспаривать достоинства технологии collaboration, которые на самом деле поддаются количественному измерению: это уменьшение времени вывода изделия на рынок, улучшение эффективности совместного проведения работ и сокращение затрат любого рода.

Первое и наиболее значимое преимущество этой технологии заключается в возможности более быстрого завершения проекта, поскольку в этом случае не только снижаются затраты на его реализацию, но и доходы поступают раньше.

Для повышения скорости выполнения проекта применяются технологии Web-конференций и мгновенной отправки сообщений, которые позволяют упростить организацию встреч, поскольку гораздо легче устраивать непродолжительные встречи, на которые не нужно ехать. Виртуальные рабочие места позволяют более эффективно скоординировать мероприятия, даже если сотрудники рабочей группы относятся к различным отделам. Благодаря этому можно параллельно управлять несколькими проектными задачами, то есть сократить время реализации проекта. В некоторых организациях даже применяется подход "следования за солнцем" ('follow-the-sun' approach, при котором работа над проектами ведется круглосуточно - проекты передаются из одной временной зоны в другую.

Возможно, сложнее будет доказать руководителям проектов, что технология координации совместной деятельности может улучшить и эффективность совместной работы вверенных им соисполнителей. На самом деле, проекты очень редко выполняются "в одной комнате", и как только соисполнители оказываются разбросанными по различным комнатам и этажам офиса компании, они практически перестают общаться. Кроме того, члены рабочих групп, как правило, неохотно обновляют свои рабочие документы. И именно здесь на помощь приходит виртуальное рабочее место - оно собирает все необходимую информацию в одном месте, "цементируя" взаимные обязательств между членами рабочей группы.

Наконец, вследствие слияний компаний сотрудники нередко оказываются территориально разнесенными друг от друга, что может создать нехватку необходимых специалистов в том или ином офисе. В результате, страдает эффективность работы над проектом, поскольку состав рабочей группы может оказаться плохо сбалансированным с точки зрения профессионального состава его участников. Средства координации совместной деятельности могут помочь руководителям проектов выбрать необходимое сочетании специалистов независимо от их местонахождения.

Кроме того, редкие специалисты могут быть задействованы в нескольких проектах. В результате, сокращается время простоя, когда сотрудники отделов ожидают получения задания, соответствующего их профилю. А поскольку затраты на исполнение проекта - это прежде всего расходы по привлечению соисполнителей, то даже небольшое улучшение производительности может значительно сократить издержки.

Наконец, проведение Web-конференций позволяет существенно уменьшить так называемые путевые расходы, которые включают как материальные, так временные издержки.

В завершение немного цифр. В корпорации IBM с большой охотой" применяют технологии для координации совместной деятельности: ежедневно ее служащие отправляют 3 миллиона внутренних мгновенных сообщений, а использование Web-конференций выросло с декабря 2001 года в три раза. В "голубом гиганте" задействовано 3 тысячи виртуальных рабочих мест для внутренних нужд и еще столько же для взаимодействия с клиентами. По оценке представителей IBM, только на сокращении "путевых" расходов компания ежемесячно экономит 4.3 миллиона долларов.