BPM и налоговая отчетность: проще, быстрее, эффективнее

Компании ежегодно несут большие убытки, связанные с ошибками при составлении
налоговой отчетности. Изменения в налоговом законодательстве, между тем,
требуют большей эффективности и прозрачности. Эксперты сходятся во мнении, что
автоматизация отчетности не только облегчит жизнь руководителям, но и сэкономит
деньги.

Подготовка налоговой отчетности - важная часть деятельности любой организации, которая по ряду причин находилась в тени до последнего времени. Однако в последнее время ситуация начала меняться.

Налоговая отчетность: в зоне повышенного внимания

Вопросы налоговой отчетности все чаще и чаще рассматриваются в качестве одного из ключевых факторов, способствующих устойчивости компании на рынке в условиях постоянных изменений экономической ситуации. Это особенно актуально в связи с тем, что растет число сторонников кардинальных преобразований в налоговой сфере, которые требуют от компаний большей прозрачности, открытости и социальной ответственности. Даже если налоговые стратегии компании соответствуют действующему законодательству, ей могут предъявить обвинения в слишком "агрессивной" налоговой политике и недостаточной социальной ответственности. Поэтому выбор правильной налоговой стратегии для организации становится особенно актуальным.

"Вопрос в том, когда минимизация налогов переходит границу между ответственностью и безответственностью? В последние годы мы видели немало примеров налогового планирования, когда использовались разные юридические лазейки и отсутствовало какое-либо чувство социальной ответственности", - говорит Джефф Лай (Geoff Lye) исполняющий обязанности председателя британской консалтинговой компании SustainAbility.

Все это, в свою очередь, вызывает все большее вмешательство инвесторов в политику компании. Если сейчас они требуют больше информации о политике компании в сфере охраны окружающей среды, то недалек тот час, когда они также захотят знать больше о стратегии в отношении налогов. Тем руководителям, которые смотрят в будущее и желают предвосхитить события, Джефф Лай предлагает ответить на пять вопросов:

1. Может ли налоговая политика компании породить проблемы в отношениях с ключевыми инвесторами и другими заинтересованными сторонами, что приведет к непосредственным финансовым потерям в краткосрочной перспективе?
2. Существуют ли в компании принципы или политика, которые применяются (явно или неявно) по отношению к результатам влияния налоговых выплат на общую экономическую ситуацию в организации?
3. Каковы ставки налоговых выплат компании в сравнении со ставками других компаний и в чем причины любых расхождений?
4. Как бы отнеслись к налоговой политике компании заинтересованные стороны, если бы она сообщалось публично?
5. Существуют ли другие стандарты поведения - кодифицированные или нет - которые, скорее всего, противоречат налоговой политике компании?

Подготовка налоговой отчетности - рискованное дело

Согласно данным информационного сервиса Complience Week, именно некорректная работа налоговых отделов стала причиной многих проблем для американских компаний в 2009 году, когда им пришлось пересчитывать данные и повторно отправлять отчеты после изменений в налоговом законодательстве. Основной причиной послужили проблемы внутреннего контроля, связанные с процессом составления налоговой отчетности. Почему же возникли эти проблемы?

В результате сопоставления результатов различных исследований эксперты выделили следующие основные причины: недооценка сложности проблемы и рисков, недостаточная коммуникация между отделами, отсутствие необходимых навыков у персонала, проблемы с исходными данными, недостаточное внимание к изменениям в законодательстве, чрезмерная загруженность налогового отдела и другие.

Также выяснилось, что процесс налогового резервирования является самым рискованным в рамках налоговой деятельности, и любая ошибка может иметь серьезные последствия. При этом нагрузка на налоговые отделы возрастает все больше. В этих условиях значительную помощь могут оказать специализированные системы по управлению доходностью. Однако, многие руководители отделов и компаний по-прежнему используют электронные таблицы для подготовки отчетности и видят в них много преимуществ. Среди них:

• электронные таблицы просты в управлении
• можно легко менять формулы при необходимости
• они настроены таким образом, что делают именно то, что нужно компании
• сотрудники чувствуют себя вполне комфортно при использовании электронных таблиц
• нет необходимости обучать сотрудников ("каждый знает, как работать в Microsoft Excel")
• не приходится полагаться на IT-поддержку ("я могу поддерживать электронную таблицу сам")
• не нужны дополнительные затраты, так как компания уже оплатила использование таблиц

Однако в действительности эти "преимущества", наоборот, должны стать причиной для беспокойства, считает Хосе Ламела (Jose Lamela), эксперт с 21-летним стажем консультирования по налоговым проблемам, работавший в прошлом в компаниях Arthur Andersen и Deloitte. Вот аргументы и рассуждения эксперта.

Можно поспорить, что электронные таблицы не только слишком просты в управлении именно в тех областях (например, формулы, внутренние или внешние ссылки), где непреднамеренные изменения могут нанести ущерб, но и совершенно неэффективны для ввода данных и действий там, где требуется очень много повторяющихся операций и ручной ввод.

Ситуации, когда у сотрудников уходят многие часы на поиск и исправление одной неправильной формулы или когда ошибка обнаруживается в самый неподходящий момент, далеко не редкость. И, самое неприятное, никогда нет уверенности, что были "выловлены" все ошибки.

Да, можно настроить электронную таблицу таким образом, чтобы она выполняла именно то, что нужно сейчас. Но завтра потребности компании могут измениться, а времени на "перепрограммирование" таблицы будет очень мало. Внесение дополнений, корректировок, новых организаций и юридических лиц могут потребовать существенных изменений настроек. Каждый раз, когда меняются правила налогового учета и добавляются новые положения, необходимо "программировать" новые функции. Кроме того, многие компании используют таблицы, разработанные много лет назад на более ранней версии программного обеспечения специалистами, которые могут уже не работать в компании. В результате сотрудники боятся вносить кардинальные изменения в программу и настройки и ищут обходные пути для добавления новых данных, что создает другие неудобства и проблемы.

Когда сотрудники говорят, что "чувствуют себя комфортно" при использовании электронных таблиц, это обычно означает, что процесс налогового резервирования разрабатывался в течение многих лет, и персонал знает все подводные камни и не хотят ничего менять. Но объективная оценка процессов, скорее всего, выявит их неэффективность и ограничения, которые тормозят работу отдела. Почему бы не обратиться к другим способам обработки информации, которые позволят освободить много ценного времени на то, чтобы заняться более важными проблемами, а, возможно, и сэкономят деньги?

Есть специалисты, которые знают Microsoft Excel и есть специалисты, которые ЗНАЮТ Microsoft Excel. Нужно отдавать себе отчет в том, что большинство сотрудников имеют довольно поверхностное знание электронных таблиц. Многие компании даже не используют свои электронные таблицы на полную мощность.

Действительно, налоговому отделу не нужно полагаться на IT-отдел для поддержки электронных таблиц. Но то же самое можно сказать и о специализированных приложениях для подготовки налоговой отчетности. В идеале будет лучше, если сотрудники налогового отдела сосредоточатся на вопросах правильного применения налогового законодательства и правил налогового учета, а не на развитии и поддержке электронных таблиц и другого ПО.

Также верно и то, что для использования электронных таблиц не нужно выделять дополнительные средства. Но, если исследования показали, что процесс налогового резервирования один из самых рискованных среди процессов подготовки налоговой отчетности и основная причина многих проблем, то почему бы не выделить дополнительные средства для более эффективного управления налоговыми рисками компании? Ведь это лучше, чем ждать возникновения проблем и только потом на них реагировать. Почему бы не выяснить, что может быть улучшено в этих процессах и определить, может ли специализированное приложение для налоговой отчетности принести больше пользы, чем электронные таблицы?

Все эти несоответствия и проблемы, порождаемые использованием электронных таблиц, в конечном итоге приводят к проблемам с налоговой отчетностью. Избежать этого и соответствовать возрастающей сложности налогового законодательства можно с помощью специализированной программы.

Даже если нет никаких изменений в правилах налогового учета, все равно постоянно приходится пересматривать математические вычисления электронной таблицы, особенно, когда есть любые изменения в настройках, юридических лицах и пр.

Электронные таблицы имеют крайне ограниченные многопользовательские функции и параметры безопасности. Даже имея общие сетевые диски и общие файлы, пользователи мешают друг другу, пытаясь внести изменения в один и тот же файл в критический момент. Это может привести к изменениям, которые будут перезаписаны или потерянны в результате ошибки сохранения файла. Многие электронные таблицы распределяют ключевые обязанности среди множества файлов, чтобы решить многопользовательскую проблему. В процессе изменений файлы не обновляются и неправильно интегрируются в основные листы. Безопасность также оставляет желать лучшего. Формулы, на создание и контроль над которыми потрачено столько усилий, совсем не защищены. Специализированные приложения, между тем, позволяют легко интегрировать несколько пользователей из разных мест, а также обеспечивают надежную защиту.

Наконец, со временем, как правило, в электронных таблицах появляется множество листов с множеством полей для ввода или "неопределенных" полей. Возникает вопрос, это поле ввода или вычисляемое поле? Эта неопределенность увеличивает риски в ситуациях, когда число должно быть изменено. Кто может быть на 100% уверен, что все формулы, используемые в таблице для вычисления крайне важных налоговых данных, верны? Как много времени тратят ценные сотрудники в конце каждого квартала или года на рутинные операции по проверке данных? Проверки, которые были бы не нужны при использовании специализированного приложения для налоговой отчетности, которое позволяет автоматизировать подобные операции и освобождает драгоценное время. Это время сотрудники могли бы потратить на решение действительно ценных и важных задач, связанных со снижением рисков.

Автоматизация налоговой отчетности

Ко всему вышеперечисленному стоит также добавить, что подготовка налоговой отчетности и налоговые выплаты связаны для любой компании с большими расходами. Организации должны хорошо ориентироваться в постоянно меняющихся правилах налогообложения. Еще один аспект проблемы заключается в том, что отделы, занимающиеся подготовкой налоговой отчетности, как правило, существуют изолированно, в отрыве от других отделов компании.

Известный эксперт аналитической компании Ventana Research Роберт Кугель (Robert Kugel) считает, что ситуацию можно значительно упростить. Но для этого финансовым директорам нужно принять три ключевых идеи: налоговые риски компании должны иметь большую прозрачность, налоговые риски должны быть оптимизированы и нужно активно и последовательно управлять налоговыми рисками. Другими словами, необходимо придерживаться основных принципов управления эффективностью, которые применяются в других отделах компании. Налоговые отделы предприятия нуждаются в тех же самых функциях по управлению эффективностью, что и другие отделы. К ним относятся:

Планирование - возможность устанавливать исходные данные, определять оптимальные направления действий и прогнозировать их последствия. С точки зрения налоговой отчетности, это означает упорядочение и повышения точности процессов, используемых для планирования и обеспечения прямых налоговых расходов.

Отчетность - способность предоставлять информацию (а не только данные), которая также повышает осведомленность о процессах в компании и предупреждает возможные риски. Для публичных компаний это означает управление раскрытием налоговой информации во внешних финансовых документах.

Управление рисками - способность понимать и последовательно управлять рисками. Учитывая запутанность и сложность налогового законодательства, корпорации обычно делают предположения и рискуют, в конечном счете, заплатить больше, чем они планировали.

Аналитика - способность проводить измерения и оценку их результатов. Для налогового отдела это означает автоматизацию аналитики и поиск альтернативы электронным таблицам.

Информационные панели - возможность легко строить наглядные диаграммы и другие визуальные элементы, которые дают наглядное представление о происходящих процессах.

Системы показателей - позволяют быстро определять производительность отдельных сотрудников или групп с помощью набора заранее определенных ключевых показателей эффективности (KPI).

Некоторые специализированные решения для налоговой отчетности уже обеспечивают управление эффективностью. Также можно найти и другие возможности, например, в рамках приложений бизнес-аналитики (BI), которые всегда включают общие функции отчетности, инструментальные панели и системы показателей. Интегрирование налоговой отчетности с другими процессами в компании также означает, что финансовые отделы должны будут тесно интегрировать стандартные процессы, такие как бюджетирование, прогнозирование, управление денежными средствами и другие, с процессами налоговой отчетности, такими как планирование и резервирование.

Скорость преобразований во многом зависит от политики государства в сфере налогов. Чем чаще и жестче налоговые органы будут действовать в отношении компаний, тем быстрее финансовые директора начнут менять свою политику. И здесь не стоит забывать, что правительства многих стран испытывают финансовые трудности и ищут пути увеличения доходов. В результате давление на компании растет, и они просто вынуждены автоматизировать составление налоговой отчетности.

Кроме того, растет цена ошибок. Компаниям приходится платить одни и те же налоги по несколько раз или уплачивать серьезные штрафы. Запутанность налогового законодательства в целом также осложняет работу налоговых отделов.

Но даже если указанные тенденции для кого-то не так актуальны, все равно, как справедливо замечает Кугель, компаниям выгоднее применять более интеллектуальный подход к управлению налоговыми выплатами. Это только улучшит бизнес и принесет дополнительные деньги.

За последние два десятилетия многие компании увеличили свою эффективность за счет автоматизации финансовых процессов. Сейчас нужно лишь продолжить эту тенденцию и, автоматизировав подготовку налоговой отчетности, включить ее в основные направления финансового менеджмента.

Особенности использования BPM-систем при составлении налоговой отчетности

О важности применения современных BPM-систем при составлении налоговой отчетности говорят и данные, полученные в результате исследования, проведенного компанией Deloitte. В частности, технологии управления эффективностью могут помочь:

• ускорить циклы отчетности
• повысить прозрачность и привести данные в соответствие с требованиями регулирующих органов
• гибко реагировать на изменения в налоговом законодательстве
• обеспечить точность информации
• тратить меньше времени на подготовку данных при проведении стратегического анализа
• выделить больше времени на подготовку данных при анализе налога на добавленную стоимость
• облегчить планирование и прогнозирование

Как именно может быть построен процесс подготовки налоговой отчетности, по мнению экспертов Delloite? И как вообще выбрать правильное направление и последовательность действий?

Специалисты рекомендуют для начала провести детальную оценку налоговых циклов в компании, то есть выделить конкретные шаги, предпринимаемые от первых записей и до готового отчета. Это позволит определить, насколько хорошо текущие финансовые данные соответствуют требованиям налоговой отчетности. Результаты оценки послужат основой для последующего обсуждения того, какие технологии и как могли бы помочь улучшить работу налогового отдела.

Применение BPM-систем для составления налоговой отчетности имеет свои особенности, которые нужно учитывать. Например, финансовые отделы обычно используют инструменты консолидации не только для того, чтобы вывести данные бухгалтерской книги, но и для получения дополнительных данных, необходимых для составления отчетности. Большинство налоговых отделов, напротив, извлекают структурированные данные из различных систем бухгалтерского учета и дополняют их данными, собранными вручную, что требует дополнительного согласования и проверки. Эти различия в подходах могут привести к некоторым расхождениям в данных, в первую очередь из-за шагов, часто имеющих место в процессе консолидации. В том числе:

• завершающие корректировки или другие записи
• межфирменные исключения
• технические преобразования валюты
• вопросы, связанные с долей меньшинства
• субконсолидации юридических лиц для управленческой отчетности
• пропорциональное распределение
• обычное "ранжирование" или дальнейшая сегментация данных

BPM-приложения могут помочь лучше согласовать или структурировать данные при их движении от главной книги к инструментам согласования или резервирования, решить многие проблемы налогового отдела и сделать эти инструменты намного более полезными для нужд налогового отдела по сравнению с прошлым. Кроме того, они могут помочь уменьшить зависимость от электронных таблиц. В отличие от отдела финансов и бухгалтерии, которым необходим всего один набор консолидированной финансовой отчетности, ориентированной на виды деятельности или географические сегменты, налоговый отдел требует консолидации на основе юридических лиц. Кроме того, налоговикам может понадобиться консолидация юридических лиц разными способами для различных целей. Бухгалтеры могут нуждаться в консолидации на страновом уровне для финансовой отчетности и налогового учета. На более высоком уровне, возможно, потребуется консолидация и использование юридических лиц и некоторых зарубежных компаний. Далее может быть необходимость в консолидации в соответствии с требованиями государственного финансирования. BPM-приложения предлагают альтернативные иерархии юридических лиц, которые позволяют пользователям применять те же данные, загруженные ранее финансовым отделом, и консолидировать их разными способами в зависимости от конкретных потребностей. А еще лучше, когда это происходит без какого-либо влияния на финансовые операции.

Заключение

Процесс подготовки налоговой отчетности в течение долгого времени был уделом небольшой группы сотрудников и не привлекал всеобщего внимания. Однако в результате изменения экономической ситуации в мире, повышения требований со стороны регулирующих органов и других процессов внимание к налоговой отчетности повысилось. Исследования и опросы, проведенные экспертами, выявили серьезные проблемы с налоговой отчетностью, из-за которых компании теряют время и терпят убытки. Чтобы избежать потерь, компании должны применять более интеллектуальные подходы к обработке данных и автоматизировать процессы.

Публикации

1. Каков следующий объект ваших инвестиций в BPM? Белая бумага BPM Partners (What's Next for Your Business Performance Management Investment? A BPM Partners White Paper). Август 2010 г.
2. Использование мощности технологий управления эффективностью для вашего налогового отдела (Leveraging the power of performance management technology for your tax department). 2010 г.
3. Роберт Кугель. Приведение налогов в основные финансы (Robert Kugel. Bringing Tax Into Mainstream Finance). 1 марта 2011 г.
4. Хосе Ламела. Вы довольны тем, как электронные таблицы справляются с резервированием подоходного налога? (Jose Lamela. Are You Happy With How Your Spreadsheet Application Handles Your Income Tax Provision?). 2010 г.
5. Джон Каммингз. Налоговая прозрачность: новые "зеленые"? (John Cummings. Tax Transparency: the New "Green"?). 1 февраля 2011 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов