Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

BPM и налоговая отчетность

Многие компании по-прежнему воспринимают составление налоговой отчетности как некую отдельную сферу деятельности, которая ведется по своим законам и почти не связана с другими процессами в организации. Более того, эта деятельность с технологической точки зрения тормозит работу финансового отдела и бухгалтерии. По результатам опроса 175 руководителей финансовых отделов разных компаний, проведенного изданием Business Finance в 2009 году, выяснилось, что эти отделы занимаются, главным образом, сбором и верификацией информации. Приблизительно треть опрошенных заявила, что отдел тратит до 30% своего времени на решение таких не особенно ценных задач. У 15% опрошенных эти процессы занимают более половины времени. Однако постепенно передовые компании начинают сознавать преимущества усовершенствования налоговых процессов с помощью новых технологий.

BPM, налоги и барьеры

Проблема в том, что подготовка налоговых отчетов, не требуя решения сложных задач, отнимает много времени и ресурсов, которые могли бы быть потрачены с большей пользой. На сегодняшний день наиболее успешное решение этой и сходных проблем связано с применением систем для управления эффективностью бизнеса (BPM). BPM-системы, в отличие от других программных средств, позволяют создать по-настоящему интегрированную инфраструктуру, способную предоставить детальную информацию по самым разным запросам. Например, если компании нужно получить данные по нужному налогу, она может попытаться извлечь их из ERP-системы (Enterprise Resource Planning, ERP - системы Планирования ресурсов предприятия), если бухгалтерская книга стандартизирована по юридическим лицам. Однако в случае, когда организация не использует единую бухгалтерскую книгу - довольно распространенная ситуация по ряду причин - или когда деятельность по слиянию и поглощению делает такую стандартизацию невозможной, расширение ERP не работает. Однако BPM-системы хорошо справляются с извлечением информации как из разных бухгалтерских книг и ERP-систем, так и других источников.

Использование BPM-систем для составления налоговой отчетности - относительно новая область применения этих систем. Только 10% опрошенных в ходе исследования 2009 года заявили, что они используют BI- и BPM-системы для составления налоговых отчетов. Отчасти это объясняется тем, что более ранние BPM-системы не обладали достаточной мощностью для решения задач, связанных с выпуском налоговой отчетности. Они могли просто "зависнуть", если в системе было слишком много учетных записей. Но современные BPM-системы значительно усовершенствовались, и с технической точки зрения нет никаких препятствий. Скорее, барьеры возводят сами сотрудники компании и руководство. Дело в том, что внедрение новых технологий может потребовать от сотрудников внести изменения в свою работу, чего последние не очень хотят. Очень часто компании желают автоматизировать процессы, но в то же время не хотят расставаться со старыми, привычными методами работы, даже если те не эффективны. Данные, полученные компанией Ventana Research, показали, что при составлении налоговой отчетности компании используют электронные таблицы для сбора данных, анализа и составления отчетов. Но при работе с электронными таблицами часто возникают ошибки и проблемы с эффективным аудитом. Кроме того, таблицы плохо приспособлены для оперирования большим количеством параметров. Многие BPM-приложения также имеют интерфейс в виде привычных электронных таблиц, но информация при этом хранится и обрабатывается в многомерных базах данных. Это позволяет значительно ускорить работу, оперировать большими объемами информации и оценивать ее с учетом множества параметров.

Другая проблема заключается в том, что в вопросах налогообложения разбирается лишь небольшой круг сотрудников. И это затрудняет автоматизацию процессов, связанных с налогами. Сотрудники бухгалтерии не знают, какие есть технические возможности для решения их проблем, а специалисты IT-отдела не знают, что конкретно нужно бухгалтерии для составления налоговых отчетов. Внедрение BPM-систем требует нового, комплексного взгляда как на работу компании, так и бухгалтерии в частности.

Как говорит эксперт Business Finance Джон Каммингз, нужно помнить, что не существует одного лучшего налогового инструмента на все случаи жизни. Речь идет о создании системы, инфраструктуры, которая обладала бы определенной гибкостью. В этом смысле технологии управления эффективностью бизнеса позволяют решать самые разные задачи. Набор систем, связанных с налоговой отчетностью, довольно широк и варьируется в зависимости от компании. При составлении отчета в дополнение к данным ERP-систем и бухгалтерских книг могут потребоваться данные по инвентаризации, дебиторским задолженностям, доходам из внешних источников и многое другое. BPM-система может функционировать как хранилище данных для подготовки налоговой отчетности, а ее ETL-инструменты позволяют консолидировать информацию и обрабатывать ее. Далее данные могут идти в налоговую отчетность, на заполнение налоговых деклараций и т.п.

Компании зачастую не придают значения налоговой отчетности при установке и внедрении ERP и BPM-систем, и это понятно - невозможно сразу удовлетворить нужды всех отделов сразу, нужно выдерживать разумные сроки и т.п. Однако необходимо иметь эти задачи в виду и внести в план на будущее. Тогда BPM-система с самого начала будет проектироваться с учетом потребностей бухгалтерии, где составляются налоговые отчеты, что поможет в будущем избежать многих проблем.

Избавление от рутины

Своим опытом по усовершенствованию системы налоговой отчетности делится Джейсон Рински (Jason W. Rinsky), старший вице-президент по налогообложению корпорации DRS Technologies. Придя в компанию в 2006 году он обнаружил, что налоговая отчетность в компании составлялась по устаревшей схеме, усилия многих сотрудников дублировались, им приходилось постоянно обращаться за информацией в другие отделы. Было принято решение пересмотреть весь цикл и автоматизировать процесс. В результате новая система, которая включала как уже готовые модули, использовавшиеся в компании, так и компоненты, предложенные поставщиками ПО, позволила преобразовать весь процесс составления налоговой отчетности. Сбор данных и анализ отклонений больше не привязаны жестко к календарному году, а проходят в реальном времени. Если возникают вопросы по конкретной транзакции, менеджеры могут получить ответы по горячим следам, пока сотрудники еще помнят, о чем именно идет речь.

И не менее важно, что, по словам Рински, инновация была крайне положительно воспринята его подчиненными. "Всегда сложно удержать и мотивировать профессионалов в налогообложении. Благодаря внедрению ПО нам удалось избавиться от рутинной и скучной работы, а сотрудники смогли сосредоточиться на решении интересных задач", - говорит Рински. Таким образом современные решения в области управления эффективностью бизнеса позволяют значительно облегчить и ускорить подготовку налоговой отчетности. И что более существенно, они помогают освободить профессионалов в сфере налогообложения от выполнения рутинных задач, и они могут направить свои усилия, знания и опыт на поиск решений, как минимизировать или оптимизировать затраты компании на налоговые выплаты.

Результаты исследования "Повышая эффективность корпоративного налогообложения: тренды и технология" (Improving Corporate Tax Effectiveness: Trends and Technology), проведенного в июне 2010 г. CFO Research Services, подразделением издательства CFO Publishing, среди ведущих специалистов по налогам США, Канады и Европы, показали, что многие компании в ответ на мировой спад деловой активности отложили все проекты по модернизации, руководствуясь принципом "Достичь большего меньшими силами". По словам респондентов, их компании в отношении налогообложения в ближайшие два года выберут следующие стратегии:

  1. Сокращение налоговых выплат наличными/эффективная ставка налога (35% опрошенных)
  2. Сокращение затрат и увеличение эффективности налогового управления (29% опрошенных)
  3. Повышение эффективности управления и контроль налоговых рисков (24% опрошенных)
  4. Улучшение налогового планирования/поддержка принятия решений, связанных с налогами (12% опрошенных)

Несмотря на то, что респонденты говорят о налоговых накоплениях и повышении эффективности, результаты опроса показывают, что они также признают важность налогового планирования. Так, более половины респондентов собираются в будущем уделять больше внимания налоговому планированию (73% опрошенных).

Среди основных препятствий, мешающих повысить эффективность налоговых отделов, респонденты называют сложность этого процесса, вызванную как внутренними, так и внешними факторами. Так, среди самых серьезных барьеров (помимо ограниченности ресурсов) были упомянуты: высокая сложность налоговых схем (много юридических лиц и пр., 41%); быстро меняющееся налоговое законодательство (40%); неадекватные системы/засилье электронных таблиц и ручные процессы (22%).

Но примечательно, что респонденты подтвердили, что информационные технологии будут играть ведущую роль в повышении эффективности налоговой отчетности в последующие два года. Так, 76% опрошенных считают, что технологии будет играть критическую или важную роль (32% и 44%, соответственно). Поэтому инвестиции в автоматизацию процессов подготовки налоговой отчетности станут существенным вкладом в повышение эффективности предприятия, и как нельзя лучше будут соответствовать упомянутому принципу.

Заключение

Использование BPM-систем для составления налоговой отчетности - относительно новая сфера деятельности, освоение которой требует определенных усилий со стороны руководства компаний и их сотрудников. Основная проблема связана с преодолением стереотипов и избавлением от устаревших методов работы. Внедрение BPM-систем требует нового взгляда на работу компании. Между тем, преимущества от автоматизации процессов составления отчетности очевидны, особенно в современных экономических условиях.

Публикации

  1. Роберт Кугель. Как IT может помочь платить налоги (Robert D. Kugel. How IT Can Help Pay Taxes). Март, 2009 г.
  2. Джон Каммингз. Преодолевая преграды: интеграция приходит в налоги (John Cummings. Across the Great Divides: Integration Comes to Tax). 1 июня 2010 г.
  3. Джон Каммингз. Советы по техническому решению налоговых вопросов (John Cummings. Tips for a Tax Tech Tune-Up). 30 июня 2010 г.