Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Журнал ВРМ World

Секреты успешного внедрения BPM-системы

Успешность реализации практически любого проекта зависит, прежде всего, от правильного определения целей и задач проекта, оценки его масштабов и времени реализации. Проекты, связанные с внедрением систем управления эффективностью бизнеса (BPM), не являются исключением.

Составление подробного плана – неотъемлемая часть полноценного BPM-проекта

Существует два пути внедрения BPM-систем: правильный и быстрый, позволяющий «срезать углы». К сожалению, многие компании выбирают последний, который кажется более простым и легким. Но такой выбор значительно повышает риски и в долгосрочной перспективе может привести к печальным последствиям.

Правильный путь предполагает, в первую очередь, наличие тщательно продуманного и детально разработанного плана. Однако многие компании стараются пропустить или сократить этап планирования. Это связано с тем, что обычно компании обращаются к BPM-системам для решения насущных проблем и успешно их решают. Но при таком подходе игнорируются специфика и мощный потенциал BPM-систем.

Известный американский специалист в области ВРМ Крэйг Шифф (Craig Schiff) выделяет три главные проблемы, связанные с переходом на BPM без детально разработанного плана действий.

Первая проблема – отсутствие плана. После решения насущных проблем перед компанией встает вопрос: как дальше использовать BPM-систему? Комплексная BPM-система, у которой внедрены все функциональные модули - бюджетирование, планирование, прогнозирование, составление финансовых отчетов, инструментальные и оценочные панели и другие – позволяет решать задачи для самых разных направлений бизнеса. Но для этого должен быть четкий план, в котором расставлены приоритеты. Если он отсутствует, сделать это будет весьма проблематично. Конечно, можно начать составлять его после решения срочных проблем, но сделать это будет намного сложнее, чем в начале проекта. В итоге все закончится тем, что ВРМ-система не будет работать на полную мощность.

Вторая проблема заключается в том, что без четкого плана нельзя понять, когда и каких результатов ожидать. Планирование позволяет определить задачи и сроки их выполнения, учитывая при этом интересы всех участников. В этом случае, реализация задач, не связанных с насущными проблемами, может быть перенесена в раздел задач на будущее. Ценность такого подхода в том, что все участники проекта будут понимать, что их интересы учтены и пусть не сразу, но будут претворены в жизнь. Планирование позволяет всем участникам проекта совместно расставить приоритеты и избежать тем самым появления недовольных в будущем.

Третья проблема связана непосредственно с затратами средств и времени. Внедряя программное обеспечение для решения срочных задач и не имея при этом четкого плана, компания может столкнуться с ситуацией, когда потребуются дополнительные функции для решения новых задач. Допустим, вы приобрели и внедряете программное обеспечение для решения срочных задач, связанных с бюджетированием. Через месяц приходит финансовый директор и говорит, что нужно сократить месячный учетный цикл на пару дней. Безусловно, функция консолидации BPM-системы позволяет это сделать. Но что если компания, у которой вы приобрели BPM-систему для бюджетирования, не имеет функции консолидации? Вы купите новую систему с обоими функциями? Или приобретете дополнительный модуль для консолидации, на интеграцию которого могут уйти месяцы? Простого ответа не существует. А указанная проблема возникает практически постоянно. Но если начать с составления подробного плана, то пожелание финансового директора наверняка будет учтено. Даже если его реализация будет отложена на будущее, вы будете знать об этом и заранее предпримете нужные меры.

Другими словами, решение указанных проблем заключается в разработке четкого подробного плана перед тем, как внедрять BPM-систему. Компании часто пытаются пропустить этап предварительного планирования, считая его слишком затратным и требующим много времени. Кроме того, условия и задачи все время меняются, и некоторые руководители сомневаются, будет ли актуален план через год и позже. В действительности, предпроектное обследование и составление плана занимает гораздо меньше времени при условии, что этим занимаются специалисты. Многое также зависит от руководства компании. Если топ-менеджеры четко обозначат свое видение BPM-проекта, дела пойдут гораздо быстрее. Также крайне важно присутствие внешнего эксперта в области BPM, участвующего и документирующего обсуждение. Это позволит избежать интриг и попыток влияния со стороны сотрудников компании. Конечно, план внедрения BPM-системы будет максимально подробным в той части, которая касается начальных этапов, и менее подробным для будущих задач. Условия, потребности и задачи действительно меняются со временем, но крайне важно иметь общее видение ситуации, которое ясно сформулировано, принято всеми участниками процесса и собрано в одном месте. Такой подход позволит извлечь максимум пользы из ваших вложений в BPM-проект.

Специфика проектов BPM

Для того чтобы избежать многих проблем в процессе внедрения, нужно также четко понимать возможности BPM-систем, не иметь ложных надежд и ожиданий. Крейг Шифф описывает несколько широко распространенных заблуждений, касающихся проектов управления эффективностью бизнеса.

Наиболее распространенное заблуждение заключается в том, что проекты управления эффективностью очень похожи на другие IT-проекты.

Рассматривая BPM-проект просто как еще один IT-проект, компания выделяет на его реализацию те же ресурсы и использует те же методы, что и при внедрении любого другого IT-проекта.

В действительности проекты управления эффективностью, несмотря на наличие общих черт, значительно отличаются от IT-проектов по ряду параметров. Первое и главное отличие заключается в людях, которые используют BPM-систему. Системой управления эффективностью нередко пользуются топ-менеджеры и члены Совета директоров. Это крайне требовательная группа пользователей, для которых важна простота навигации, скорость работы системы и другие параметры. Поэтому крайне важно, чтобы внедрением BPM-систем занимались специалисты, имеющие опыт работы именно с системами управления эффективностью.

Во-вторых, в реализации BPM-проекта должны принимать участие сотрудники не только IT-отдела, но и многих других подразделений компании. Здесь недостаточно просто собрать нужную информацию из каждого отдела – сотрудники должны почти постоянно участвовать в реализации проекта.

В-третьих, внедрение BPM-системы нередко встречает сопротивление сотрудников. Дело в том, что BPM-системы выявляют, насколько эффективно работает компания, ее отдельные подразделения и даже отдельные сотрудники. В некоторых случаях от этого зависит денежная компенсация. В результате, обговаривая точность, качество и источники данных, а также то, что будет исследоваться, специалист по BPM сталкивается с противодействием сотрудников. Они хотят, чтобы BPM-система измеряла то, что проще всего выполнить, совсем необязательно то, что важно для компании (и, возможно, сложнее сделать). Когда же окажется, что сотрудники не достигают нужных показателей в работе, они начнут говорить, что вы измеряете не те параметры или то, что данные не верны. Они даже могут втайне от вас записывать данные, а впоследствии предъявить их вам, доказывая, что у них правильные цифры, а у системы - нет. Избежать этого можно только привлекая независимых специалистов, которые будут контактировать напрямую с высшим руководством, которое заинтересовано в объективной оценке процессов, происходящих в компании.

Другими словами, не следует воспринимать BPM-проект как один из видов IT-проектов и доверять его реализацию штатному IT-менеджеру, успешно работавшему с другими, не BPM-проектами.

Крейг Шифф также подметил интересный факт: часто инструментальные и оценочные панели BPM воспринимаются как одно и тоже.

Эти термины часто используются как взаимозаменяемые. В действительности инструментальные и оценочные панели BPM близко связаны, но при этом отличаются.

Оценочная панель (scorecard) связана с тем, как компания оценивает свою эффективность.

Инструментальная панель (dashboard) - это просто инструмент графического отображения, обычно использующий индикаторы, графы, стрелки и пр. Это идеальный способ отобразить информацию, содержащуюся на оценочной панели.

Заключение

Таким образом, понимание специфики BPM-проектов и особенностей их реализации поможет избежать многих проблем и позволит использовать все возможности систем управления эффективностью бизнеса.

Публикации

  1. Крэйг Шифф (Craig Schiff). Управление эффективностью: мифы и реальность. Часть 1 (Performance Management: Myths vs. Reality, Part 1). Август 2010 г.
  2. Крэйг Шифф (Craig Schiff). Недостаток проектного планирования может снизить успешность управления эффективностью (Lack of Project Planning Can Limit Performance Management Success). Август 2010 г.