Как известно, в переводе с английского бюджетирование означает процесс планирования будущих расходов и контролирования, как расходуются средства в соответствии с планом (бюджетом) [1]. Как управленческая технология, бюджетирование накопило обширный опыт практического применения и современные информационные системы существенно расширили фокус решаемых задач, не ограничиваясь только автоматизацией планирования и контроля затрат, а включив также функции планирования будущих доходов. Как было отмечено в статье «Роль ВРМ в период выхода из кризиса», управление затратами сохраняет свою актуальность и на этапе выхода из экономического кризиса. Поэтому в настоящее время особую актуальность приобретают системы бюджетирования, планирования и прогнозирования, которые являются неотъемлемой частью ВРМ-систем.
Бюджетирование – ключевой финансовый процесс, и многие финансовые отделы планируют заменить устаревшие или основанные на программе Excel системы. Но по ряду причин системы бюджетирования, планирования и прогнозирования не входят в интегрированные пакеты финансовых . приложений. Эти системы имеют иную структуру данных, чем приложения по управлению финансами. Структура данных последних оптимизирована для обработки транзакций большого объема. Системы бюджетирования, планирования и прогнозирования обеспечивают такие возможности прогнозирования и моделирования, которых нет в приложениях главных бухгалтерских книг.
Тем не менее, до сих пор даже многие западные компании ошибочно полагают, что функции бюджетирования должны быть в финансовых приложениях и ERP-системах. Многие финансовые специалисты считают, что только поставщики ERP-систем могут обеспечить такие возможности. Такое предположение ограничивает их возможности оценки необходимых им программных продуктов, играет на руку крупным поставщикам и может привести к ошибочному выбору не самого оптимального продукта. Финансовые директора и специалисты, оценивающие финансовые системы, должны понимать разницу между основными финансовыми приложениями и ВРМ-приложениями, и соответствующим образом структурировать свою оценочную деятельность. IT-профессионалы, поддерживающие бизнес-приложения, должны работать вместе с бизнес-пользователями, чтобы оценки программного обеспечения не ограничивались только поставщиками, предлагающими учетные приложения с функциями бюджетирования, планирования и прогнозирования.
Пользователи обычно перечисляют необходимые им модули приложений, которые, как правило, включают основные приложения финансового управления, главные бухгалтерские книги, счета поступлений и расходов, основные фонды, а также другие функциональные возможности, такие как проектная бухгалтерия и управление основными средствами. Как правило, в этот же список попадает и бюджетирование. Это сигнал того, что финансовые специалисты имеют ограниченные знания о технологии, необходимой для поддержки бюджетирования, планирования и прогнозирования. И это не удивительно, поскольку большинство финансовых пользователей до сих пор мало знакомы с последним поколением ВРМ-приложений, так же как и слишком многие финансовые пользователи все еще полагают, что электронные таблицы Excel являются подходящими решениями для бюджетирования, планирования и прогнозирования.
По мнению исследовательской компании Gartner, очень немногие пользователи имеют опыт работы с современным поколением ВРМ-приложений. Они имеют тенденцию отдавать преимущество простым функциональным возможностям бюджетирования, таким как ввод бюджета с помощью шаблонов, напоминающих электронные таблицы, документооборот для контроля процесса представления бюджета и бюджетные модели, построенные с помощью кодов главной бухгалтерской книги и финансовых классификаций. Но на самом деле возможности современных решений для бюджетирования, планирования и прогнозирования гораздо шире и сложнее. Они включают:
Используя эти возможности, организации могут добиться существенных улучшений в текущих процессах планирования и бюджетирования, при этом создавая систему финансового планирования, более тесно связанную с бизнес-операциями. Также это дает возможность использовать другие компоненты ВРМ для увеличения общей стратегической ценности финансовых функций.
Как показывают результаты опроса по применению технологий прогнозирования, проведенного компанией Business Finance Expert Network, основным инструментом прогнозирования по-прежнему остаются электронные таблицы – 54%. В то же время, например, среди тех, кто использует эти таблицы, уверенных в своих прогнозах денежных потоков оказалось только четверть респондентов. А среди тех, кто использует более современные пакеты программ для прогнозирования, доля уверенных в своих прогнозах существенно выше - 39%.
Как показывают результаты исследования, 63% опрошенных указали, что улучшение прогностических возможностей своих организаций входит в число их трех главных приоритетов в 2010 г. Участники опроса свидетельствуют, что их организации используют различные способы улучшения своих прогностических возможностей. Среди главных средств – улучшение планирования и анализа, развитие сотрудничества и усовершенствование организационной структуры компании, более широкое использование количественных и целевых показателей.
Как отмечалось выше, финансовые специалисты должны понимать, что обеспечение возможностей бюджетирования, планирования и прогнозирования невозможно в рамках учетных систем. Согласно экспертному мекннию исследовательской компании Gartner, даже самые сложные приложения главных бухгалтерских книг не смогут обеспечить подобную функциональность по следующим причинам:
Но есть важный аспект бюджетирования, планирования и прогнозирования, для которого главные бухгалтерские книги отлично приспособлены, - контроль исполнения бюджета. Он включает контроль исполнения утвержденных бюджетов в главной бухгалтерской книге по отношению к заказам на покупки и счетам для выполнения обязательств и решения возникающих проблем. Он также подразумевает контроль ограничений, связанных с утвержденными показателями бюджета. Многие публичные компании перераспределяют утвержденные бюджеты между отделами или видами оказываемых услуг, используя журналы главной бухгалтерской книги для создания истории перемещения средств. Такую деятельность лучше всего осуществлять в рамках главной бухгалтерской книги после того, как утвержденные бюджеты поступили из приложений бюджетирования, планирования и прогнозирования.
Таким образом, приложения для главных бухгалтерских книг и другие ключевые приложения финансового управления могут поддерживать основные процедуры контроля выполнения бюджета, но их структура данных означает, что они не могут поддерживать сложную функциональность бюджетирования, планирования и прогнозирования (например, создание сценариев и прогнозирование). Они также не способны поддерживать планирование на основе бизнес-показателей. Напротив, приложения ВРМ ушли далеко вперед за последние годы и предлагают мощные функциональные возможности для бюджетирования, планирования и прогнозирования. Но эти приложения, в свою очередь, плохо интегрированы учетными финансовыми системами. Наконец, необходимость замены систем бюджетирования, планирования и прогнозирования может означать потребность во внедрении полноценной методологии ВРМ.