Практика бюджетирования: необходимо переосмысление

В материале подчеркивается особая роль, которую приобретают сегодня современные
системы бюджетирования, подробно объясняется, почему эти приложения составляют
неотъемлемую часть BPM-системы.

Как известно, в переводе с английского бюджетирование означает процесс планирования будущих расходов и контролирования, как расходуются средства в соответствии с планом (бюджетом) [1]. Как управленческая технология, бюджетирование накопило обширный опыт практического применения и современные информационные системы существенно расширили фокус решаемых задач, не ограничиваясь только автоматизацией планирования и контроля затрат, а включив также функции планирования будущих доходов. Как было отмечено в статье «Роль ВРМ в период выхода из кризиса», управление затратами сохраняет свою актуальность и на этапе выхода из экономического кризиса. Поэтому в настоящее время особую актуальность приобретают системы бюджетирования, планирования и прогнозирования, которые являются неотъемлемой частью ВРМ-систем.

Бюджетирование – ключевой финансовый процесс, и многие финансовые отделы планируют заменить устаревшие или основанные на программе Excel системы. Но по ряду причин системы бюджетирования, планирования и прогнозирования не входят в интегрированные пакеты финансовых . приложений. Эти системы имеют иную структуру данных, чем приложения по управлению финансами. Структура данных последних оптимизирована для обработки транзакций большого объема. Системы бюджетирования, планирования и прогнозирования обеспечивают такие возможности прогнозирования и моделирования, которых нет в приложениях главных бухгалтерских книг.

Тем не менее, до сих пор даже многие западные компании ошибочно полагают, что функции бюджетирования должны быть в финансовых приложениях и ERP-системах. Многие финансовые специалисты считают, что только поставщики ERP-систем могут обеспечить такие возможности. Такое предположение ограничивает их возможности оценки необходимых им программных продуктов, играет на руку крупным поставщикам и может привести к ошибочному выбору не самого оптимального продукта. Финансовые директора и специалисты, оценивающие финансовые системы, должны понимать разницу между основными финансовыми приложениями и ВРМ-приложениями, и соответствующим образом структурировать свою оценочную деятельность. IT-профессионалы, поддерживающие бизнес-приложения, должны работать вместе с бизнес-пользователями, чтобы оценки программного обеспечения не ограничивались только поставщиками, предлагающими учетные приложения с функциями бюджетирования, планирования и прогнозирования.

Пользователи обычно перечисляют необходимые им модули приложений, которые, как правило, включают основные приложения финансового управления, главные бухгалтерские книги, счета поступлений и расходов, основные фонды, а также другие функциональные возможности, такие как проектная бухгалтерия и управление основными средствами. Как правило, в этот же список попадает и бюджетирование. Это сигнал того, что финансовые специалисты имеют ограниченные знания о технологии, необходимой для поддержки бюджетирования, планирования и прогнозирования. И это не удивительно, поскольку большинство финансовых пользователей до сих пор мало знакомы с последним поколением ВРМ-приложений, так же как и слишком многие финансовые пользователи все еще полагают, что электронные таблицы Excel являются подходящими решениями для бюджетирования, планирования и прогнозирования.

Функциональные возможности современных приложений бюджетирования, планирования и прогнозирования

По мнению исследовательской компании Gartner, очень немногие пользователи имеют опыт работы с современным поколением ВРМ-приложений. Они имеют тенденцию отдавать преимущество простым функциональным возможностям бюджетирования, таким как ввод бюджета с помощью шаблонов, напоминающих электронные таблицы, документооборот для контроля процесса представления бюджета и бюджетные модели, построенные с помощью кодов главной бухгалтерской книги и финансовых классификаций. Но на самом деле возможности современных решений для бюджетирования, планирования и прогнозирования гораздо шире и сложнее. Они включают:

• Структуру финансового моделирования, которая содержит интегрированные средства для прогнозирования доходов и расходов, а также денежных потоков. Поддержку краткосрочного финансового бюджетирования (обычно на год вперед) и более долгосрочного планирования (три-пять лет) стратегических финансовых и корпоративных целей.
• Поддержку других аспектов стратегического планирования, таких как управление инициативами. Эти решения должны обеспечивать связи со стратегическими картами в приложениях инструментальных панелей.
• Возможности детального бюджетирования, такие как планирование зарплат или количества сотрудников, доходов, капитальных расходов.
• Сложные возможности прогнозирования и моделирования, которые включают экстраполяцию новых версий планов и бюджетов на основе анализа исторических данных и трендов. Эти возможности также включают вертикальное («сверху-вниз») распределение бюджетных целей по многим параметрам (таким как продукты, бюджетные центры и проекты).
• Поддержка планирования на основе бизнес-показателей. Это дает пользователям возможность моделировать финансовые результаты, меняя исходные бизнес-показатели, переходя от количественного планирования к планированию на основе различной деловой активности. Такой подход обеспечивает последовательный и структурированный способ связывания финансовых бюджетов и операционных планов.
• Возможность экспорта бюджетных данных в ERP-приложения и импорта реальных данных и данных, связанных с бизнес-показателями, из ERP-приложений и других систем.

Используя эти возможности, организации могут добиться существенных улучшений в текущих процессах планирования и бюджетирования, при этом создавая систему финансового планирования, более тесно связанную с бизнес-операциями. Также это дает возможность использовать другие компоненты ВРМ для увеличения общей стратегической ценности финансовых функций.

Как показывают результаты опроса по применению технологий прогнозирования, проведенного компанией Business Finance Expert Network, основным инструментом прогнозирования по-прежнему остаются электронные таблицы – 54%. В то же время, например, среди тех, кто использует эти таблицы, уверенных в своих прогнозах денежных потоков оказалось только четверть респондентов. А среди тех, кто использует более современные пакеты программ для прогнозирования, доля уверенных в своих прогнозах существенно выше - 39%.

Как показывают результаты исследования, 63% опрошенных указали, что улучшение прогностических возможностей своих организаций входит в число их трех главных приоритетов в 2010 г. Участники опроса свидетельствуют, что их организации используют различные способы улучшения своих прогностических возможностей. Среди главных средств – улучшение планирования и анализа, развитие сотрудничества и усовершенствование организационной структуры компании, более широкое использование количественных и целевых показателей.

Ограничения главных бухгалтерских книг

Как отмечалось выше, финансовые специалисты должны понимать, что обеспечение возможностей бюджетирования, планирования и прогнозирования невозможно в рамках учетных систем. Согласно экспертному мекннию исследовательской компании Gartner, даже самые сложные приложения главных бухгалтерских книг не смогут обеспечить подобную функциональность по следующим причинам:

• Структуры данных. Структуры данных, лежащие в основе систем главных бухгалтерских книг, оптимизированы для обработки транзакций большого объема. Они должны быть способны работать с большими объемами журнальных записей и с интерфейсами подчиненных систем. С этой целью современное поколение ERP-систем использует высоко нормализованные структуры данных, находящихся в реляционных таблицах. Системы бюджетирования, планирования и прогнозирования, с другой стороны, практически не занимаются обработкой транзакций. Им необходимо агрегировать и обрабатывать большие массивы данных с помощью комплексных моделей для выработки прогнозов и сценариев. Это требует структуры данных, которая сильно отличается от главных бухгалтерских книг. Приложения бюджетирования, планирования и прогнозирования имеют отличную структуру баз данных, а многие из них используют базы данных OLAP для поддержки комплексного моделирования и агрегации.
• Ориентация главных бухгалтерских книг на коды. В основе всех финансовых приложений лежат план счетов главной бухгалтерской книги и блок кодов. Они используются сотрудниками финансового отдела для организации всех финансовых транзакций для корпоративной и управленческой отчетности. Любая система бюджетирования, построенная в рамках главной бухгалтерской книги, будет использовать эти элементы для бюджетирования, планирования и прогнозирования. Это может иметь смысл для финансовых пользователей, но абсолютно бесполезно для бизнес-менеджеров. Для них коды главной бухгалтерской книги – помеха в бюджетировании, планировании и прогнозировании. Бизнес-планирование осуществляется с использованием бизнес-показателей, таких как объемы продаж, цены и средний размер сделки. Приложения бюджетирования, планирования и прогнозирования в пакетах ВРМ позволяют пользователям создавать модели планирования на основе бизнес-показателей и связывать результаты с кодами главных бухгалтерских книг.
• Обработка транзакций. Основная цель главной бухгалтерской книги – поддержка быстрого закрытия книг в конце отчетного периода. Это означает, что стандартные месячные нагрузки в системах главных бухгалтерских книг существенно возрастают в последние несколько дней перед закрытием отчетного периода. В это же время большинство менеджеров центра бюджетирования заняты подготовкой отчетов об исполнении бюджетов, обновлением прогнозов и завершением других сложных задач. Попытка выполнять эти задачи в главной бухгалтерской книге во время ее пиковых нагрузок создаст дополнительное давление на вычислительные мощности, замедлит месячное закрытие книг и приведет к недоиспользованию мощностей в течение остального месяца. Поэтому разумно хранить данные бюджетирования, планирования и прогнозирования в отдельной базе данных. Реальные данные могут быть извлечены из главной бухгалтерской книги и переданы в систему бюджетирования, планирования и прогнозирования, а утвержденные бюджеты – назад в главную бухгалтерскую книгу для контроля их исполнения.

Но есть важный аспект бюджетирования, планирования и прогнозирования, для которого главные бухгалтерские книги отлично приспособлены, - контроль исполнения бюджета. Он включает контроль исполнения утвержденных бюджетов в главной бухгалтерской книге по отношению к заказам на покупки и счетам для выполнения обязательств и решения возникающих проблем. Он также подразумевает контроль ограничений, связанных с утвержденными показателями бюджета. Многие публичные компании перераспределяют утвержденные бюджеты между отделами или видами оказываемых услуг, используя журналы главной бухгалтерской книги для создания истории перемещения средств. Такую деятельность лучше всего осуществлять в рамках главной бухгалтерской книги после того, как утвержденные бюджеты поступили из приложений бюджетирования, планирования и прогнозирования.

Заключение

Таким образом, приложения для главных бухгалтерских книг и другие ключевые приложения финансового управления могут поддерживать основные процедуры контроля выполнения бюджета, но их структура данных означает, что они не могут поддерживать сложную функциональность бюджетирования, планирования и прогнозирования (например, создание сценариев и прогнозирование). Они также не способны поддерживать планирование на основе бизнес-показателей. Напротив, приложения ВРМ ушли далеко вперед за последние годы и предлагают мощные функциональные возможности для бюджетирования, планирования и прогнозирования. Но эти приложения, в свою очередь, плохо интегрированы учетными финансовыми системами. Наконец, необходимость замены систем бюджетирования, планирования и прогнозирования может означать потребность во внедрении полноценной методологии ВРМ.

Литература

1. Longman Dictionary of Contemporary English. 4th Edition. 2003.
2. Найджел Рэйнер (Nigel Rayner). Оценивайте решения для бюджетирования отдельно от главных бухгалтерских книг и других финансовых систем (Evaluate Budgeting Solutions Separately from GL and Other Financial Systems). Апрель 2010.
3. Опрос компании Business Finance Expert Network по применению прогнозирования «Руководство по динамическому прогнозированию» (А Guide to Dynamic Forecasting).

Автор: По материалам зарубежных сайтов