Подготовка обязательной отчетности с помощью BPM-системы

В статье кратко описываются различные аспекты подготовки финансовой отчетности
в соответствии с современными стандартами, требующие использования BPM-пакетов.
В качестве примера рассматривается использование продуктов для управления
эффективностью в свете грядущего перехода американской финансовой системы на
международные стандарты финансовой отчетности (МСФО).

Задача подготовки финансовой отчетности в соответствии с локальными и международными требованиями всегда являлась одной из самых ответственных для финансовых учреждений. В условиях экономической нестабильности усиливается финансовый контроль над бизнесом со стороны государства, а значит, растут и требования к отчетности.
Одним из последних примеров изменения и ужесточения требований является принятие в ближайшие несколько лет стандартов МСФО (мировые стандарты финансовой отчетности, IFRS) в качестве обязательных в США. Сегодня большинство компаний в этой стране использует свод бухгалтерских правил и директив, объединенных общим названием GAAP (General accepted accounting principles — общепринятые принципы бухгалтерского учёта). МСФО — это такой же набор правил и рекомендаций, но применяется он шире — во многих странах мира, в том числе и в Европе.

Появление новых стандартов имеет свои плюсы. Очевидно, переход к МСФО упростит финансовые процессы и системы во многих крупных международных компаниях, которые сегодня вынуждены выполнять целый ряд локальных требований к отчетности. Другие организации тоже выиграют, так как международные инвесторы, обеспеченные прозрачной и понятной отчетностью, лучше разберутся в финансовой ситуации, проведут сравнения с другими потенциальными вариантами размещения инвестиций во всем мире. Кроме того, для некоторых компаний (которые составляют примерно треть от общего количества), новые правила отчетности приведут к более высоким показателям чистой прибыли по сравнению с теми же данными, представленными в форме US GAAP. Сроки решения этой задачи зависят от размеров компании и других факторов. В любом случае, очень важно заранее решить все технологические вопросы, выбрать наиболее подходящие средства автоматизации.

Роль программного обеспечения

Каким образом современные программные технологии способствуют внедрению обязательной отчетности, и МСФО в частности? В существенной мере это зависит от того, владеет ли компания средствами BPM, а точнее, на его компонентов — финансовой консолидации и отчетности.

По мнению Крейга Шифа (Creig Schiff), руководителя компании BPM Partners, на данный момент существует 4 подхода к автоматизации отчетности:

1. Применение систем собственной разработки со множеством учетных правил, заложенных IT-специалистами в программном решении.
2. Использование электронных таблиц.
3. Внедрение готовых BPM-пакетов, но не на стандартной корпоративной платформе. В этой ситуации отдельные подразделения могут использовать разные продукты, а на корпоративном уровне может быть еще одно решение, объединяющее все данные воедино.
4. И, наконец, в меньшинстве пока пребывают те компании, которые внедрили единый BPM-пакет с финансовой консолидацией и системой отчетности по всей организации.

Насколько трудно будет компании перейти на новые стандарты, зависит от того, по какому пути она пойдет. Очевидно, что последний вариант, хоть и привнесет с собой существенные временные и материальные затраты, однако наиболее выгоден и результативен.

В связи с усилением требований к обязательной отчетности необходим ряд корректировок. Если говорить об МСФО, то в первую очередь стоит упомянуть неизбежное добавление и расширение ряда позиций в плане счетов, детализацию и агрегирование. Кроме того, во множестве случаев необходима реклассификация. А значит, итоговые и подитоговые значения будут перемещаться с текущих позиций в отчете. Все это говорит о необходимости многомерного представления данных, а точнее об использовании OLAP. Кроме того, весьма вероятно, что некоторые правила потребуют настройки и ввода дополнительных понятий в организационную иерархию для упрощения процесса консолидации. Расчет множества показателей в связи с новым стандартом также изменится, а значит, нужно будет внести корректировки в вычисления. И, пожалуй, самый сложный аспект для некоторых компаний — в течение некоторого периода времени обеспечивать и пересматривать результаты по двум старым и новым правилам одновременно (для США это будет МСФО и GAAP).

При переходе на новые стандарты отчетности придется вносить ряд модификацией в средства автоматизации. Для некоторых компаний корректировки могут носить локальный характер — подбор конфигурации, замена логических таблиц и создание новых отчетов. Для других работа будет гораздо объемнее, все зависит от выбранной технологии.

Легче всего будет тем организациям, которые уже используют корпоративную BPM-систему. Добавление счетов, показателей и пересмотр расчетов — это довольно простые операции, и делать их нужно только в одной системе. Кроме того, большинство пакетов управления эффективностью содержат аналитические функции. Те компании, где инструменты управления эффективностью не используются, вынуждены будут вносить изменения во множество приложений или в несметное количество электронных таблиц. Для этого потребуется провести огромную работу, причем вручную, а следовательно, может возникнуть множество ошибок. Уж не говоря о тех трудностях, с которым столкнутся владельцы самостоятельно разработанного ПО, в котором нужно корректировать исходный код.

В этой ситуации многие задумаются о приобретении унифицированного BPM-решения, которое упростит сам процесс подготовки отчетности и соответствия новым стандартам. Это мнение подтверждается специалистами аналитической компании Gartner, которые считают переход на МСФО еще одним фактором, стимулирующим спрос на BPM-пакеты.

Проблемы, которые необходимо решить с помощью BPM

Предположим, организация находится на пути внедрения BPM. Учитывая ряд специфических факторов, можно решить, подходит ли система для выполнения новых отчетных требований.

Изменения вычислений, дополнительная детализация, расширенная консолидация

В рамках МСФО для отображения материальных активов в плане счетов потребуются более подробные данные. Это довольно сложная задача , где необходимо отслеживать все детали, связанные с дополнением, сокращением и амортизацией. Если в рамках GAAP некоторая информация могла быть представлена единственной сущностью, то по правилам МСФО она может дробиться на несколько компонентов. Кроме того, необходимо проводить мониторинг расходов и амортизации как для налоговой, так и для финансовой отчетности. С системной точки зрения, такая ситуация создает дополнительные сложности и требует расширения плана счетов.

Потенциально несложное изменение, необходимое для МСФО, может потребовать придется обновления всех расчетов.

Если использовалась система, разработанная на заказ, либо набор электронных таблиц, тогда эти, на первый взгляд простые задачи, могут стать очень весьма трудоемкими. Однако если в наличии имеется BPM-система с логикой расчетов, предполагающей модификацию со стороны пользователей, тогда бизнес-специалисты могут внести все изменения самостоятельно, либо с помощью IT-персонала или консультантов.

Многомерная отчетность и анализ

Многомерное представление данных, используемое в большинстве BPM-систем, обладает широким применением в области подготовки обязательных отчетов. В частности, одним из требований может быть сегментарная отчетность по продуктам и географическим регионам. Кроме того, счет прибылей и убытков, а также баланс очень удобно рассматривать по категориям (таким как: операции, инвестиции, финансы). Реализовать все это без OLAP-механизма очень сложно.

Необходимость финансовой консолидации

Несмотря на очень существенный рост управления эффективностью в последние годы, основной интерес по-прежнему вызывают бюджетирование/планирование и инструментальные панели, совершенно не обязательно интегрированные с системой финансовой консолидации (ФК). Однако именно финансовая консолидация может сыграть важнейшую роль при выполнении требований к отчетности, и в частности для МСФО. Финансовая консолидация подразумевает решение ряда специфических задач, а не просто добавление данных и сведение итогов.

Например, функции консолидации могут использоваться при автоматической реклассификации данных. Кроме того, существуют расчеты, которые выполняются только на консолидированных данных. Если эти вычисления выполнены на базовых данных и добавлены к итоговым показателям, то, в конечном счете, можно получить неверный результат. Расчет ряда финансовых коэффициентов попадает в эту категорию.

Конвертация валюты является важной функцией консолидации. Система должна автоматически преобразовывать базовые данные из локальной валюты в валюту, используемую в управленческой отчетности. Обычно для этого необходимо создать дополнительную базовую сущность для каждой локальной валюты (если данные необходимо хранить во множестве разных валют).

Например, если компания А утверждает, что продала компании B продуктов на 100 долларов, то компания B должна ввести эквивалентную покупку от компании A. Система консолидации должна выверять наличие соответствующих транзакций, генерировать автоматические устранения (чтобы удалить из итоговых результатов дублированные результаты этой операции), формировать отчет соответствий и выявления несоответствий. Эта задача становится еще более сложной, если одна и та же транзакция выражена в разных валютах.

Внутрикорпоративные перерасчеты и исключения — еще одна сложная область консолидации. Речь идет о процессе устранения некоторых операций между собственными подразделениями компании. Системе при этом нужно автоматически проводить сопоставление или пересмотр данных.

Приведем еще один пример использования финансовой консолидации для обязательной отчетности. В распоряжении компании есть финансовые данные за целый год для недавно приобретенной компании. Однако их необходимо консолидировать, начиная с того месяца, когда компания была приобретена и представить в отчете. Или необходимо провести консолидацию за предыдущие периоды. Для автоматизированной системы, в этом случае, необходимы четкие правила, определяющие использование в отчетах данных, сгенерированных до момента слияния. Такая задача легко решается в рамках BPM-системы.

На этапе поиска системы финансовой консолидации, особенно если речь идет о переходе на МСФО, нужно учитывать некоторые моменты.

В отличие от бюджетирования, в процесс финансовой консолидации вовлечен лишь узкий круг сотрудников. Однако потребителей отчетов из BPM-системы найдется немало, при этом никто из них не знает, каким образом они получены. Поэтому необходимо поддержка со стороны поставщика.

Вторая проблема в том, что многие разработчики декларируют функции ФК, но на деле это означает, что их системы лишь позволяют добавлять новые сущности, не обеспечивая всей полноты консолидации.

Кроме того, ФК не должна быть единственным элементом системы BPM. Важно убедиться, что разработчик предлагает практически все компоненты, которые потенциально будут внедряться клиентом в течение долгосрочного периода.

Заключение

Так как сегодня требования к обязательной отчетности ужесточаются во всем мире, то большинству компаний, стремящихся грамотно и быстро их выполнить, стоит задуматься над внедрением нового корпоративного BPM-средства или расширением уже существующего.

Выбор и запуск BPM-системы — это не простой и не быстрый процесс. Необходимо выделить для него достаточно времени, а также подготовить руководство и других сотрудников к работе с продуктом. И затягивать начало процесса не стоит. Особенно если учесть, что помимо стандартизированной и прозрачной отчетности компания получит еще целый ряд преимуществ.

Публикации:

1. Новые правила управления эффективностью. Часть 1. Потенциальное влияние IFRS (New Rules for Performance Management, Part 1, The Potential Technology Impact of IFRS), сентябрь 2008 г, Крейг Шифф (Craig Schiff), http://www.b-eye-network.com/print/8547.
2. Новые правила управления эффективностью. Часть 2. Потенциальное влияние IFRS (New Rules for Performance Management, Part 2, The Potential Technology Impact of IFRS), октябрь 2008 г, Крейг Шифф (Craig Schiff), http://www.b-eye-network.com/view/8875;
3. Новые правила управления эффективностью. Часть 3. Потенциальное влияние IFRS (New Rules for Performance Management, Part 3, The Potential Technology Impact of IFRS), ноябрь 2008 г, Крейг Шифф (Craig Schiff), http://www.b-eye-network.com/view/9052.
4. Подготовка к кризису в переход на МСФО (Preparing for ’Crunch Time’ in the Transition to IFRS), Стив Хоббс (Steve Hobbs), http://www.protiviti.com/portal/site/pro-us/menuitem.38fa3ddccd35956bbdd22d10f5ffbfa0?showGray=yes&file_name=%2FKnowledge%2FFeature_Articles%2FFeatureArticle_20090123.html;
5. Магический квадрат для BPM-пакетов (Magic Quadrant for CPM Suites), декабрь 2008 г, Нейл Чэндлер (Neil Chandler), Найджел Рэйнер (Nigel Rayner), Джон Ван Дэкер (John E. Van Decker), http://mediaproducts.gartner.com/reprints/tagetik/article2/article2.html.

Автор: По материалам зарубежных сайтов