Business Intelligence становится корпоративным инструментом

В статье представлен краткий обзор основных результатов исследования
известной организации The Data Warehousing Institute (TDWI), посвященного
стратегии и технологиям создания корпоративной системы Business
Intelligence.

В начале 1990-х годов, когда технология Business Intelligence (BI) только зарождалась, ее целью было предоставить бизнес-пользователям прямой доступ к информации вместо необходимости обращаться в IT-отдел для получения отчетов или обзоров информации. Основной идеей было дать дополнительные возможности бизнес-пользователям, позволив им обращаться к репозиторию интегрированных данных (например, Хранилищу или витрине данных) и создавать свои собственные отчеты. Обеспечение руководителей бизнеса, менеджеров и сотрудников доступом к информации позволило бы им избежать невыполненных заказов в IT-отделе и расширило бы их возможности принимать решения, создавать эффективные планы и оптимизировать бизнес-процессы и производительность.

Но в реальности такая технология BI оказалась слишком сложной для большинства пользователей, за исключением самых квалифицированных. Для многих из них специальные инструменты запросов, отчетности и анализа стали излишне трудными или требующими много времени. Поскольку пользователи не очень часто обращались к этим инструментам, они забывали, как входить в систему или использовать те или иные функции и средства. Они часто тратили слишком много времени на поиски необходимого отчета или терялись в бесконечном количестве шагов углубления в данные (drill-down) или списков измерений. В результате пользователи по-прежнему оставались "изолированными" от информации, необходимой им для принятия значимых и своевременных решений. Только теперь роль барьера между ними и данными стали играть инструменты BI, а не IT-отделы.

За последние пять лет многие поставщики инструментов BI приняли к сведению эти жалобы и сделали свои продукты более удобными для работы большинства корпоративных пользователей, а не только самых квалифицированных из них. В результате они заново "открыли" значение стандартных и параметризированных отчетов, а также добавили инструментальные панели и аналитические приложения, которые обеспечивают более удобный интерфейс, динамическую настройку, возможности для управляемого анализа и сотрудничества. В результате сейчас многие организации могут расширить возможности использования инструментов BI для большинства своих сотрудников по всей корпорации.

Изолированные аналитические структуры

Спонтанное использование. Несмотря на популярность Business Intelligence, большинство организаций не использовали инструменты и решения BI систематически или последовательно. Они позволяли отдельным рабочим группам, отделам и подразделениям создавать собственные Хранилища и витрины данных, самостоятельно приобретать те или иные инструменты BI и определять ключевые показатели, элементы данных и представления бизнеса в индивидуальном порядке. Поэтому, хотя использование BI и возрастало в целом, внедренные элементы BI оставались небольшими и разобщенными. Во многих организациях сейчас находится множество таких изолированных аналитических структур.

Даже в тех случаях, когда организация старалась не допустить спонтанного распространения решений BI, в этот процесс "вмешивались" те или иные бизнес-события, затруднявшие обеспечение согласованной информацией с помощью стандартного пакета технологий и процессов BI для сбора и интеграции данных в аналитических целях. Слияния, приобретения, реорганизации, смена руководителей и другие события постоянно подтачивали попытки организаций обеспечить универсальное решение BI и избежать изолированных структур.

Поставщики BI. Помимо этого, поставщики инструментов BI иногда имеют огромное влияние на организации, особенно те из них, которые еще не имеют опыта в этой сфере. Такие организации часто считают, что приобретение инструментов BI - это единственное, что необходимо для внедрения решения BI. Не имея жесткого централизованного контроля, многие организации сейчас обнаруживают, что у них существует полдюжины или больше инструментов BI, связанных с разными витринами и Хранилищами данных, содержащими повторяющуюся информацию и лишние данные. Это не только вызывает вопросы у финансовых директоров, озабоченных сокращением расходов, но и подрывает возможность организации обеспечивать согласованное представление информации для отчетности и анализа.

Избыточность данных. Если говорить кратко, то распространение изолированных структур с их избыточными инструментами BI и структурами данных может подорвать возможности BI обеспечивать более глубокую картину бизнеса и ценность для корпорации. Согласно отчету TDWI 2004 г., в среднем организации имеют 2.1. Хранилищ данных, шесть независимых витрин данных, 4.5 операционных складов данных и 28.5 табличных витрин (то есть электронных таблиц, функционирующих как независимые витрины данных). Многие организации утверждают, что у них гораздо больше изолированных структур, особенно табличных витрин, причем часто их количество даже не поддается точному подсчету.

Избыточность инструментов. В каждой изолированной структуре неизбежно используются различные пакеты инструментов BI, поэтому многие профессионалы жалуются, что их организации имеют все возможные инструменты BI. Согласно вышеупомянутому отчету TDWI, в среднем организации имеют 3.2. инструмента BI от различных поставщиков. Закономерно, среднее число инструментов BI увеличивается пропорционально размеру компании: от 2.3 инструментов в организациях с доходом менее 500 миллионов долларов до 3.7 в компаниях, чей доход превышает 5 миллиардов. Очевидно, что в крупных компаниях больше количество отделов и подразделений, которые покупают инструменты BI независимо друг от друга.

Эффект отраслевой консолидации. На первый взгляд, 3.2 инструмента BI от различных поставщиков не выглядит неуправляемым количеством. Но эта цифра далеко не всегда отражает общее число инструментов BI в компании. Благодаря процессам консолидации в сфере BI многие передовые инструменты, которые организации купили несколько лет назад, были приобретены ведущими поставщиками BI и включены в комплексные пакеты. Таким образом, число инструментов BI в организации часто может превышать количество поставщиков, у которых они приобретены, в два или три раза.

Эффект Excel. Цифры, приведенные выше, не обязательно включают Excel как инструмент BI, хотя это средство выполнения запросов, подготовки отчетности, осуществления анализа и планирования для многих квалифицированных пользователей и менеджеров. Таким образом, при учете Excel число инструментов BI возрастет. В отличие от табличных витрин, Excel может быть вполне легитимным инструментом BI, если он используется в качестве внешнего интерфейса на аналитическом сервере. После долгого периода неприятия сейчас многие поставщики BI используют Excel, а также другие инструменты Microsoft Office, делая их полноправными средствами BI в готовых пакетах. Это в значительной мере способствует стандартизации BI.

Категории инструментов BI. Распространенность инструментов BI становится более очевидной, если вести учет по их категориям, а не по поставщикам. Большинство организаций проводят стандартизацию по пакетам инструментов BI, а не по отдельным инструментам, поскольку пользователям разных типов необходимы разные категории инструментов BI (например, отчеты, незапланированные запросы, OLAP) и различные возможности (т.е. автор, редактор, обозреватель, наблюдатель) в каждом инструменте.

Для выполнения этих требований ведущие поставщики BI сейчас предлагают смешанные (мультимодальные) инструменты в каждой категории, что позволяет организациям проводить стандартизацию на основе единого пакета инструментов BI и одного поставщика. Но некоторые организации до сих пор придерживаются подхода "лучший в своем классе", приобретая инструменты BI каждой категории у разных поставщиков.

Основными категориями инструментов BI являются следующие:

• профессиональные инструменты отчетности: используются профессиональными разработчиками при создании стандартных отчетов для групп, отделов или корпораций;
• инструменты создания запросов и отчетов для конечных пользователей: применяются конечными пользователями при создании отчетов для себя или других сотрудников и не требуют программирования;
• инструменты OLAP: позволяют конечным пользователям производить сложный пространственный анализ данных (Slice and Dice), направленный на их изучение с разных точек зрения и в разные временные интервалы;
• инструменты оценочных и инструментальных панелей: позволяют конечным пользователям получать единое представление о важных данных, касающихся эффективности, с помощью графических символов, а также при необходимости дают возможности углубления в данные для анализа детальной информации и отчетов;
• инструменты "добычи данных" (Data Mining): позволяют статистикам и бизнес-аналитикам создавать статистические модели деятельности бизнеса;
• инструменты планирования и моделирования: позволяют аналитикам и конечным пользователям создавать бизнес-планы и модели с помощью данных BI. Инструменты планирования обеспечивают инструментальные и оценочные панели целями и пороговыми значениями показателей.

Согласно исследованию TDWI 2005 г., организации имеют в среднем около трех профессиональных инструментов отчетности, три инструмента OLAP, два приложения инструментальных панелей, два инструмента создания запросов и отчетов для конечных пользователей, 1.5 инструмента "добычи данных" и 1.5 инструмента планирования и моделирования. То есть, с учетом данных предыдущего раздела, организация имеет в среднем 13 инструментов BI (табл .1).

Таблица 1. Количественное распределение инструментов BI по категориям

Консолидация категорий. В ближайшие три года организации планируют добиться стандартизации на основе одного инструмента BI в каждой категории (табл. 1). Больше всего организации хотят стандартизировать инструменты OLAP: по прогнозу через три года в среднем на организацию будет приходиться менее одного инструмента (.99). Это означает, что некоторые организации намерены вообще отказаться от них. Стандартизация профессиональных инструментов отчетности (1.4 инструмента через три года) и планирования и моделирования (1.3 инструмента через три года) обещает быть менее успешной. Инструменты производственной отчетности обычно приобретают IT-отделы, поэтому они могут оказаться за рамками корпоративных попыток стандартизации. Среди инструментов планирования и моделирования сейчас преобладают Excel и Access, использование которых с трудом поддается сокращению.

Расширение пользовательской базы BI

Одновременно с процессом сокращения числа инструментов BI организации также пытаются увеличить количество пользователей, применяющих эти инструменты для принятия решений. Расширение рамок использования BI от квалифицированных пользователей до всех сотрудников является одним из приоритетов для организаций, которые хотят обеспечить своих работников аккуратной и своевременной информацией для принятия обоснованных решений и повышения эффективности их деятельности. В среднем организации планируют увеличить долю сотрудников, пользующихся инструментами BI, с нынешних 41% до почти двух третей штатного состава (60%) через три года, что означает 50-процентный рост (табл. 2).

Таблица 2. Тенденции среди пользователей BI

Стараясь расширить пользовательскую базу BI, организации также хотят повысить уровень применения этих инструментов среди уже существующих пользователей. Как уже говорилось выше, многие сотрудники считали, что более ранние поколения инструментов BI были трудны в использовании, и поэтому отказались от них. Организации и сами усложнили проблему, поскольку не обеспечивали адекватного обучения, ошибочно надеясь, что пользователи разберутся самостоятельно. В результате во многих компаниях приобретенные инструменты BI так и не работают или используются не полностью.

В настоящее время только 45% пользователей, имеющих инструменты BI, применяют их регулярно (т.е. хотя бы раз в неделю). Организации надеются, что через три года число таких пользователей составит уже две трети от их общего количества (т.е. 65%). Это означает, что в ближайшем будущем в среднем 39% всех сотрудников организации будут активными пользователями BI, т.е. рост составит 111% от их нынешнего числа (18.5%). Даже если компании оценивают свое будущее излишне оптимистично (что часто так и есть), это все равно значительный рост.

Характеристики корпоративных инструментов BI. Существует несколько ключевых моментов, важных для более глубокого внедрения инструментов BI в организации. В любом случае, организация должна использовать такие инструменты, которые быстро работают, понятны на интуитивном уровне и настроены в соответствии с ролью пользователя в компании. Инструменты BI также должны обеспечивать доступ к оперативной, необходимой и точной информации и давать возможности входа в операционные системы, если это необходимо. На сегодня большинство решений BI еще далеки от этого идеала.

Стратегия "навязывания" (Push Approach). Регулируя среду BI, организации часто используют так называемую стратегию "навязывания": преобразуют стандартный отчет в документ в формате Excel или PDF и рассылают его многочисленным получателям в ручном или автоматическом режиме. Это позволяет организациям обеспечить результатами работы инструментов BI большее количество сотрудников, не увеличивая число своих лицензий BI. Неудивительно, что поставщики BI сейчас уже ввели так называемые "лицензии получателей" ("recipient" licenses) для таких косвенных пользователей, что замедляет распространение этого подхода. Кроме того, получатели иногда принимают такие принудительно рассылаемые отчеты за спам. Согласно исследованию TDWI, доля подобных косвенных пользователей BI сократится на 14% в ближайшие три года.

Стратегия самостоятельности (Pull Approach). В противоположность предыдущему подходу, тенденция этой стратегии - обеспечить пользователей интерактивными сетевыми отчетами BI с помощью порталов и инструментальных и оценочных панелей, что сводит к минимуму информационные перегрузки и дает им доступ именно к той информации, которая необходима. Появление интернета оказалось очень полезным для BI, поскольку он позволяет обеспечить доступ к BI буквально каждому с помощью браузера, включая клиентов и поставщиков. Кроме того, сетевые инструменты BI исключают необходимость установки программного обеспечения на персональных компьютерах, что ускоряет внедрение и сокращает расходы на поддержку.

Эти тенденции отражены в данных исследования TDWI. Доля прямых пользователей BI в ближайшие три года должна увеличиться с 42 до 48%, а доля косвенных пользователей, наоборот, уменьшится. Более того, доля сетевых пользователей BI за этот период возрастет с нынешних 55 до 70%, а количество тех, кто использует инструменты BI, установленные на персональных компьютерах, за тот же период должно сократиться с 45 до 30%.

Реальные действия

Переход к корпоративной BI. Исследование TDWI показывает, что в настоящее время две трети организаций (66%) стараются превратить Business Intelligence из решения, работающего на уровне отделов, в корпоративную систему. Только 17% компаний удалось завершить эту задачу, тогда как оставшиеся 17% собираются продолжать использование BI лишь в рамках индивидуальных отделов. Эти данные показывают, что в большинстве организаций BI еще не достигла состояния зрелой системы.

Что такое корпорация. Безусловно, термин "корпорация" несколько неоднозначен, что нужно иметь в виду при интерпретации данных исследований. Корпоративное решение - это постоянно расширяющийся круг, который зависит от выбранной точки зрения. Например, сотрудники, работающие в подразделении, которое действует в международном масштабе, или в функциональной области, охватывающей все подразделения, могут считать, что Хранилище данных или инструменты BI именно их группы являются корпоративным решением. В то же время руководители корпорации будут рассматривать эти "корпоративные решения" как изолированные структуры, если они не обеспечивают общую согласованную картину состояния дел во всем бизнесе.

В реальности организация может иметь несколько "корпоративных" решений BI и в то же время не располагать однозначными данными. Безусловно, настоящее корпоративное решение BI должно охватывать потребности всей организации, включая различные функциональные области и сегменты пользователей, а также архитектуру как внешних интерфейсов, так и серверов и методы доставки информации. Это необходимо, поскольку исполнительному директору в конце концов потребуется интегральная картина всей организации. Именно такой подход и можно считать реальным определением "корпорации".

Показатели успеха. Один из главных показателей того, что организация движется в правильном направлении на пути создания корпоративного решения BI, - это ее способность стандартизировать инструменты BI. Используя инструменты BI как шаблон, некоторые организации уже достигли определенных успехов на пути к корпоративной BI, но большинству компаний еще предстоит много работы в этом направлении.

В настоящее время треть организаций провели стандартизацию инструментов OLAP и профессиональных инструментов отчетности, и лишь около четверти стандартизировали инструменты создания запросов и отчетов для конечных пользователей. Еще меньшее количество организаций стандартизировали оценочные и инструментальные панели, инструменты "добычи данных" и планирования и моделирования (табл. 3).

Таблица 3. Планируемые сроки стандартизации инструментов BI (в % от общего числа опрошенных компаний)

В течение ближайших двух лет большинство организаций будут иметь утвержденные стандарты инструментов OLAP, профессиональных инструментов отчетности и создания запросов и отчетов для конечных пользователей, а также оценочных и инструментальных панелей, использование которых в настоящее время растет быстрыми темпами. Поскольку инструменты "добычи данных" применяются только небольшим числом конечных пользователей, организации не спешат их стандартизировать. Приложения планирования и моделирования сценариев активно используют Excel и Access, что замедляет стандартизацию этой категории инструментов.

Использование всех возможностей BI

Сейчас многим организациям требуются такие инструменты BI, которые дадут возможность всем сотрудникам полностью использовать информацию, чтобы более квалифицированно принимать решения, составлять планы и реагировать на возникающие ситуации.

Соответствие пользователям. Ключевой момент в стандартизации инструментов BI - обеспечить, чтобы эти инструменты работали именно таким образом, какой удобен пользователям, а не наоборот. Во-первых, такой подход требует информации о пользователях: какая информация им нужна, каким образом они хотят получать ее и насколько интенсивно они хотят взаимодействовать с этой информацией. Что интересно, требования пользователей меняются в зависимости от того, какую роль они выполняют в данный момент. Иногда пользователям необходимо значительное количество информации и свободный доступ к изучению данных. В других ситуациях им просто нужно просматривать суммарные данные еженедельно или раз в месяц. Поэтому авторы статьи считают, что сетевые оценочные и инструментальные панели обладают большим потенциалом. Представляются, что они станут "новым лицом" Business Intelligence, поскольку наилучшим образом удовлетворяют требованиям большинства пользователей.

Во-вторых, организации необходимо настроить инструменты BI в соответствии с нуждами каждого пользователя и теми ролями, которые они выполняют в компании. Здесь нет универсальных решений. Различным пользователям требуются разные инструменты BI, а часто и разные модели в рамках одного и того же инструмента (т.е. автор, обозреватель, получатель). Следовательно, для корпоративного распространения BI организациям необходимо выбирать такие инструменты, которые могут динамично настраиваться в соответствии с требованиями пользователей при помощи профиля безопасности. Кроме того, эти инструменты должны поддерживать так называемую среду zero-client¹ и обеспечивать адекватную масштабируемость, эффективность и расширяемость, для того чтобы удовлетворять корпоративным требованиям к обработке данных.

Как это ни странно, но если корпоративные инструменты BI внедрены надлежащим образом, то они как бы отходят на задний план. Пользователи начинают воспринимать их как нечто само собой разумеющееся. Они включают информацию в те процессы, которыми они ежедневно управляют. С распространением сервис-ориентированной архитектуры и Web-сервисов, которые обеспечивают универсальные способы связи отдельных компонентов приложений, технология BI будет объединена с ключевыми приложениями, используемыми сотрудниками для управления теми процессами, за которые они ежедневно отвечают.

¹ Термин "среда zero-client" (zero-client environment) означает, что внедрение того или иного программного пакета в организации не требует ручной установки этих средств или их компонентов на машине каждого пользователя. То есть, другими словами, такие программные средства должны быть доступны в режиме on-line для любого пользователя, подключенного к корпоративному серверу (прим. переводчика).

Автор: Уэйн Экерсон и Синди Хоусон (Wayne Eckerson и Cindi Howson)