Централизация, стандартизация и упрощение: краткий справочник по использованию корпоративных Хранилищ данных в управлении финансами

В материале рассказывается о преимуществах корпоративного Хранилища данных
для финансового управления, главное из которых - обеспечение достоверной,
качественной, своевременной и точной информации. Это позволяет финансовым
менеджерам оперативно принимать наиболее верные и соответствующие ситуации
решения.

По мнению авторов статьи, сегодня снова на первый план выходят принципы традиционного бухгалтерского учета. Крах корпорации Enron привел к исчезновению моды на инновационные бухгалтерские технологии и к появлению в США известного закона Сарбаниса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act), который установил штрафы и тюремные сроки для тех руководителей, кто не выполняет обязательные требования к финансовой отчетности. Сегодня в центре внимания находятся реальные доходы компании, что делает их понимание более важной задачей, чем когда-либо ранее.

Но в то же время финансовые отделы вынуждены предпринимать поистине революционные меры, чтобы выжить в современной конкурентной обстановке. Они находятся под давлением двух взаимоисключающих требований. С одной стороны, от финансовых отделов требуют осуществления более глубокого и быстрого анализа, с другой - сокращения расходов и числа сотрудников. Несмотря на то, что они являются жизненно важным элементом любого бизнеса, финансовые отделы все равно рассматриваются как категория, относящаяся к накладным расходам, как одно из бесприбыльных подразделений корпорации, расходы на которое должны сокращаться. Финансовых директоров вынуждают осуществлять больший объем работы с меньшими ресурсами. В таких условиях единственный шанс добиться успеха - это принципиально изменить способы обеспечения бизнеса информацией. Финансовые отделы должны предоставлять бизнесу более качественную информацию в режиме реального времени, помогая ему быстро выявлять изменения на рынке и соответствующим образом корректировать свои действия. К сожалению, несовместимые финансовые системы, использующие разобщенные источники данных, делают эту задачу на первый взгляд невыполнимой.

Это непростая ситуация, но корпоративное Хранилище данных представляется оптимальной платформой для усовершенствования бизнеса. Компании, использующие такое Хранилище для финансового управления, смогли сократить циклы закрытия бухгалтерских книг и накладные расходы, более тщательно контролировать свои расходы, снизить товарно-материальные запасы и обеспечить менеджеров всей организации свежей и точной информацией, необходимой для более оперативного принятия качественных стратегических и тактических решений.

Проблемы надежности, качества, оперативности и точности информации сейчас как никогда прежде актуальны для финансового управления и отчетности. В этой связи возможность централизации всей информации компании на основе корпоративного Хранилища данных выглядит очень привлекательной, хотя объемы внедрения могут несколько настораживать. Поэтому некоторые компании принимают альтернативные варианты, которые на первый взгляд кажутся более выгодными, такие как системы планирования ресурсов предприятия или точечные решения.

Системы планирования ресурсов предприятия (enterprise resource planning, сокр. ERP) - это транзакционные системы, призванные гармонизировать общие бизнес-процессы. Но они не могут удовлетворить аналитические потребности бизнеса. Как только отчетность хотя бы слегка усложняется, оперативная эффективность снижается. Более того, редкая компания имеет всего одну систему ERP, покрывающую всю ее информационную сеть. Поэтому для всеобъемлющей корпоративной аналитики все равно требуется альтернативная основа.

Для обеспечения более глубокой аналитики по отдельным бизнес-процессам появились так называемые точечные решения. Например, компании внедряют инструменты управления цепями поставок для улучшения менеджмента связей с поставщиками, а системы управления отношениями с клиентами - для оптимизации взаимоотношений с выгодными клиентами. Эти системы вместе с многочисленными операционными структурами создают сеть приложений, содержащую важные данные об эффективности бизнеса. Но, к сожалению, многие из этих приложений не способны эффективно взаимодействовать друг с другом. Поэтому они могут давать противоречивую картину бизнеса.

Сравнительно недавно на рынке появились новые пакеты приложений - управление эффективностью бизнеса, управление эффективностью корпорации и сбалансированная система показателей. Создатели этих пакетов обещают предоставить руководителям компаний централизованную или единую картину всех данных корпорации, что должно помочь им использовать упреждающие методы управления бизнесом. Надежное решение по управлению эффективностью может не только объединить разобщенные точки корпорации, оно также способно помочь бизнесу лучше связать бизнес-функции с корпоративными целями. Но эти приложения вряд ли могут стать успешными независимо друг от друга.

Здесь по-прежнему существуют проблемы, связанные с опорой на разнообразные финансовые витрины данных. Корни многих проблем, с которыми сталкиваются финансовые управляющие (в частности, невозможность создания точных прогнозов, хороших планов и эффективных отчетов), - в том, что данные компаний часто хранятся в изолированных структурах по всей корпорации. С одной стороны, без приложения для управления эффективностью бизнеса эти структуры вызывают "эпидемию" разрозненных электронных таблиц, что делает выполнение даже самых тривиальных бизнес-задач тщетным и неоптимальным. С другой, при наличии в компании такого приложения изолированные структуры вызывают большие проблемы при работе с источниками данных, что угрожает долгосрочной жизнеспособности приложения.

Почему создание корпоративного Хранилища данных надо начинать с финансовой системы

Измеряемая ценность бизнеса начинается с централизации, стандартизации и упрощения данных. При наличии централизованного репозитория данных - корпоративного Хранилища - они легко доступны всем сотрудникам корпорации, принимающим решения, и обеспечивают интегрированную, единую картину бизнеса. Это позволяет осуществлять навигацию через все приложения управления эффективностью, как сверху вниз, так и снизу вверх, поскольку они созданы на основе единой модели данных.

По мнению исследовательской и аналитической компании META Group, движение в сторону создания корпоративных Хранилищ данных является сейчас преобладающим подходом.

Система финансового управления компании - логичный элемент для начала создания корпоративного Хранилища данных, поскольку эта система - основной инструмент оценки бизнес-результатов. Финансовая аналитика влияет на принятие решений, которые имеют значение для всего бизнеса. Поэтому должна существовать возможность быстрого сбора необходимых данных со всей корпорации, что позволит достичь оптимальной надежности и практичности такой информации. Во-вторых, финансовые данные существенно повышают ценность остальной информации, находящейся в Хранилище. Например, данные о заказах клиентов, безусловно, являются важными. Но если они рассматриваются в свете влияния этих заказов на прибыль, то такая информация оказывается еще более значимой.

Создание корпоративного Хранилища на основе финансовых данных позволит быстро оценить начальные инвестиции с помощью более эффективной отчетности и улучшенного управления расходами. Автоматическая интеграция данных избавляет от необходимости интегрировать вручную многочисленные электронные таблицы и снижает вероятность появления несогласованных данных и ошибок ручной обработки. В результате высвобождаются ресурсы, которые позволяют использовать детальные финансовые данные для лучшего понимания структуры расходов. А это, в свою очередь, помогает менеджерам найти способы сокращения расходов.

Двойственная техническая и бизнес-ценность корпоративного Хранилища данных может не сразу стать понятной финансовым организациям. Это как раз тот случай, где служба информационных технологий может оказать существенную помощь. Сотрудники данной службы могут привести технические и бизнес-доводы в пользу корпоративного Хранилища в таком контексте, который поможет пользователям финансовой системы оценить значение этого Хранилища для бизнеса.

Без корпоративного Хранилища данных финансовые аналитики обычно делают запрос в службу информационных технологий для получения структурированных отчетов, дающих ответы на новые вопросы бизнеса по мере их возникновения. Такие отчеты часто требуют от финансового директора или аналитиков необходимости разбираться с резервами и принципами приоритизации проектов в этой службе, что задерживает получение необходимых ответов. При наличии корпоративного Хранилища аналитики имеют надежный централизованный источник корпоративных данных и гибкую отчетную структуру, позволяющую быстро создавать нужные им новые отчеты без отправки новых требований в службу информационных технологий.

После того как достигнуто общее понимание значения платформы корпоративного Хранилища данных, служба информационных технологий должна активно сотрудничать с финансовым отделом для выработки четких требований к новой системе и ожидаемой отдаче от нее. Финансовым специалистам требуется быстрый доступ к средствам ответа на важные бизнес-вопросы. IT-специалисты понимают источники происхождения элементов данных, а бизнес-пользователи знают, что означают эти элементы, а также каких правил необходимо придерживаться, чтобы элементы данных имели смысл. Таким образом, сотрудничество IT-специалистов и бизнес-пользователей может привести к созданию надежной и продуктивной основы для построения корпоративного Хранилища данных.

Преимущества финансового управления на основе корпоративного Хранилища данных

Большинство финансовых управляющих понимают, что перекрестное многофункциональное представление данных, которое может обеспечить корпоративное Хранилище, является очень полезным и ценным ресурсом. Но у многих возникает вопрос: как можно быстро получить отдачу от корпоративного Хранилища? Ниже приведено несколько областей деятельности компании, где использование такого Хранилища позволяет в первую очередь ощутить его значение для бизнеса.

• Контрольная деятельность. Корпоративное Хранилище способно оптимизировать процесс консолидации, помогая выявлять ручные операции, которые могут быть автоматизированы или исключены. Это, в свою очередь, ведет к сокращению циклов закрытия бухгалтерских книг. Используя корпоративное Хранилище данных, многие компании добились сокращения продолжительности своих циклов закрытия на 50%.
• Процесс планирования. Здесь использование корпоративного Хранилища способствует повышению точности прогнозов, улучшению управления затратами, выявлению изменений в тенденциях расходования средств и улучшению анализа рентабельности. Корпоративное Хранилище играет роль единого источника фактов и результатов предыдущих лет для всех систем, обеспечивает доступность этих данных для сотрудников, занимающихся планированием, в любой момент времени, а также дает возможность анализировать данные по любым измерениям. Аналитики могут углубляться в данные вплоть до деталей транзакций.
• Финансовое моделирование. В этом случае с помощью передовых аналитических методов осуществляются прогнозы на основе детальных данных. Аналитики выясняют, как реорганизация компании может повлиять на размеры прибыли, какое влияние изъятие капиталовложений способно оказать на доходы компании, или, например, каковы будут следствия приобретения нового бизнеса с точки зрения эффективности работы организации.
• Управление прибылями и убытками с использованием детальных данных о затратах. Уведомления могут информировать об изменениях в распределении затрат. Детальная информация о командировочных и представительских расходах может способствовать получению более выгодных условий от поставщиков услуг авиакомпаний и гостиниц. Здесь существуют огромные резервы для улучшения.
• Управление дебиторской задолженностью. Корпоративное Хранилище способно обеспечивать полную информацию об открытых счетах дебиторов для того, чтобы можно было быстрее выявлять тенденции среди потребителей или процессов,. Автоматические уведомления или специальные предупреждения могут обозначать просроченные счета или счета-фактуры, что позволяет более оперативно решать возникающие вопросы, поскольку отпадает необходимость в осуществлении выборок из отчетов или индивидуальных операционных систем.
• Управление товарно-материальными запасами путем их интеграции по бизнес-подразделениям и регионам в формате оценочных панелей по принципу "сверху вниз". Это дает комплексную картину, которая помогает финансовым специалистам выявить способы более эффективного управления товарно-материальными запасами.

Финансовое управление на основе корпоративного Хранилища данных дает огромные преимущества для бизнеса, которые можно количественно оценить. В среде корпоративного Хранилища финансовые аналитики получают больше времени на анализ добавленной стоимости; менеджеры могут оперативнее принимать решения и делать это более качественно, поскольку они лучше понимают финансовые последствия своих решений; финансовые директора имеют преимущества от более полной и надежной информации, необходимой для объединения бизнес-стратегии, показателей эффективности и производительности.

Таким образом, финансовое управление на основе корпоративного Хранилища данных позволяет финансовым управляющим эффективно решать целый спектр проблем, с которыми они ежедневно сталкиваются в своей работе. Это становится возможным за счет того, что они получают доступ к необходимой им информации. Нагрузка на финансовые отделы постоянно возрастает, но корпоративное Хранилище смягчает это давление, обеспечивая данные, необходимые для немедленных действий, и платформу для дальнейшего роста в будущем.

Автор: Тим Дьюнин (Tim Duning) и Барб Шварц (Barb Swartz)