Передовой опыт в выборе программного обеспечения ВРМ

В материале рассказывается об основных этапах внедрения ВРМ и о том, на что
нужно обратить внимание на каждом из них. Также даются рекомендации по
достижению наилучших результатов при внедрению решений BРМ, и проводится
обобщение опыта компаний, успешно осуществивших этот процесс.

Построение новой системы ВРМ

Создание новой системы ВРМ включает четыре стадии:

• Выбор поставщика баз данных и пользовательского интерфейса, а также консультанта для содействия в процессе построения системы.
• Создание проекта интеграции отдельных BPM-компонентов в единую систему.
• Разработка: создание единого целого из составляющих частей и обучение пользователей новому процессу подготовки финансовой отчетности.
• Запуск новой системы в работу.

Все части этого цикла будут осуществляться легче и успешнее при соблюдении нескольких принципов.

1. Поддержка высшего руководства. Если будущие пользователи системы заранее не придут к согласию относительно необходимости в новой структуре ВРМ, то после ее внедрения они могут не захотеть работать с ней. Поэтому очень важно с самого начала заручиться поддержкой высшего руководства.
2. Финансовый отдел должен консультировать IT-персонал в процессе оценки новой технологии. IT-отдел далеко не всегда глубоко понимает бюджетный процесс и управление эффективностью. Поэтому, внедряя системы ВРМ, сотрудники данного отдела обычно используют свой опыт работы с системами планирования ресурсов предприятия (enterprise resource planning, сокр. ERP). Но управление эффективностью коренным образом отличается от ERP, особенно в части технологии баз данных. Системы ERP используют реляционные базы данных, а ВРМ основано на технологии OLAP. Роль IT-персонала очень важна в технологических процессах: в предотвращении конфликтов между технологией новых приложений и уже существующей в организации архитектурой, в обеспечении интеграции новых приложений с исходными системами (такими как системы ERP) и в вычислении доли оборудования в общих затратах на новую систему. Но сотрудники финансового отдела, входящие в группу по оценке новой системы, должны также принимать участие в технологических обсуждениях: как на внутренних собраниях, так и при переговорах с поставщиком.
3. Развитие чувства собственности среди пользователей системы. Традиционно решение о том, какие базы данных и аналитические системы должна приобрести компания, принимается IT-отделом или внешним консультантом, а не управляющими отделов, финансовыми специалистами и аналитиками, т.е. теми, кто реально будет пользоваться этими средствами. Но цель гибридных систем баз данных, работающих на общей платформе, - обеспечить пользователям более удобный доступ к более качественным данным. Этого невозможно достичь, если структура новой системы не будет учитывать потребности пользователей и если после установки этой системы они не смогут сами разрабатывать и создавать отчеты.
4. Разумное распределение времени. Продолжительность времени, которое необходимо той или иной организации, чтобы провести реконструкцию программных средств ВРМ, зависит от конкретных особенностей каждой компании, а именно: от сложности той системы, которая уже используется, от числа пользователей, которым должен быть предоставлен доступ к новой системе, и от функций, которые изначально должны быть включены в новую систему. Поэтому группа менеджеров, ответственных за проект, должна заранее выделить достаточно времени для корректировки недоразумений, возможных в ходе процесса. Иначе могут возникнуть проблемы с выполнением графика, или после завершения внедрения выяснится, что в системе накапливаются ошибки разработки или неправильные вычисления.

Процесс внедрения будет протекать быстрее и эффективнее, если пользователи тратят меньше времени на очистку наборов первичных данных и создание иерархии, облегчающей хранение и извлечение данных. Но гибкость современных программных средств ВРМ делает их внедрение менее рискованным предприятием, чем раньше. Кто-то начинает с внедрения приложений бюджетирования и прогнозирования, другие - с возможностей долгосрочного планирования и т.д. У компаний также есть различные возможности для осуществления интеграции: приобретать все или почти все программное обеспечение приложений и баз данных у одного поставщика или покупать каждый компонент по отдельности.

Выбор поставщика и создание проекта

Компании, планирующие осуществлять внедрение ВРМ, при выборе этих систем должны в первую очередь руководствоваться требованиями пользователей. Другие важные критерии, влияющие на принятие решения, - поддержка со стороны поставщиков, масштабируемость и безопасность продукта и способность самой компании поддерживать выбранную систему.

Обычно при выборе и внедрении системы ВРМ крупные компании привлекают к сотрудничеству внешних консультантов. Но сегодня большинство компаний уже стараются не поручать консультанту или поставщику полное выполнение проекта, даже если они и способны это осуществить. Активное участие в процессе внедрения дает компании и, в частности, финансовому отделу ясное понимание возможностей системы, а также позволяет им самостоятельно поддерживать установленные настройки, не завися от поставщиков или консультантов. Процесс обычно начинается с создания группы, ответственной за осуществление проекта. В нее, как правило, входят директор по информационным технологиям, представители всех групп, занимающихся финансовыми вопросами, а также сотрудников, ответственных за бюджетирование в каждом подразделении, и IT-персонал.

Серьезная поддержка со стороны поставщика является очень важным моментом. Большинство компаний, осуществляющих переход к ВРМ, предпочитают, чтобы поставщик делал интерфейс максимально похожим на стандартные электронные таблицы Excel.

Для многих компаний одна из целей внедрения ВРМ - необходимость дать пользователям больше возможностей для создания отчетов и доступа к уже существующим документам, а также для более глубокого анализа данных. Поэтому, прежде чем начинать процесс внедрения, важно выяснить истинные потребности и запросы будущих пользователей новой системы.

Здесь, правда, есть потенциальные проблемы. Если опрос вероятных пользователей будет проведен некорректно, то в результате можно получить просто перечень пожеланий, а не конструктивные идеи относительно наиболее необходимых функциональных особенностей.

Помимо принятия решения о том, какие функции должны быть включены в пакет ВРМ, группа, ответственная за осуществление проекта, должна оценить перспективы роста системы. Небольшие компании могут отложить такую оценку, но крупным организациям необходимо принимать решение заранее.

Проблемы безопасности также являются очень важным моментом при разработке новых систем ВРМ. Предыдущие фрагментарные приложения на основе электронных таблиц Excel снижали вероятность того, что неуполномоченное лицо может совершить кражу данных, содержащих конфиденциальную информацию о компании. Но по мере того как все больше финансовых данных хранится в одной или двух централизованных базах, компании вынуждены более тщательно подходить к выбору тех сотрудников, которые будут иметь доступ к той или иной информации (табл. 1).

Таблица 1. Уровни безопасности системы ВРМ

Вопросы безопасности - это только одно из серии решений об индивидуальных настройках системы, которые компании требуется принять. Большинство компаний стремятся придерживаться разумного баланса между необходимостью осуществлять специальные настройки и стоимостью и сложностью этого процесса.

Многие компании производят дополнительные настройки своих систем, поскольку не могут получить необходимые подборки данных с помощью готовых инструментов. Часто бывает невозможно понять, насколько уникальны требования компании, пока новая система не будет установлена и запущена в работу. Принятие решения зависит, в частности, от того, насколько сложны процессы бюджетирования, прогнозирования и другие финансовые процессы в компании.

Для того чтобы эффективно осуществить настройку системы согласно своим требованиям, компании необходимо не только хорошо понимать собственные нужды, но и иметь достаточно глубокое представление о поставщике.

Разработка и запуск

При разработке системы ВРМ основным приоритетом является выделение достаточного времени для выявления и исправления ошибок. Второй важный момент - проектирование систем, которые смогут вместить все объемы данных компании, данные, извлеченные из первичных источников, а также сложные процессы их обработки. Хорошие обучающие программы могут помочь выявить проблемы до начала работы системы.

Внедрение - это момент, когда реализуется стремление передать систему ВРМ во владение финансового отдела и других пользователей. Если предварительная подготовка была тщательно проведена, а сроки являются достаточно мягкими, то группа осуществления проекта ВРМ может на стадии внедрения учесть те требования менеджмента о деталях построения новой системы, которые влияют на ее проектирование. Также эти специалисты могут принять меры, чтобы проблемы, возникающие по ходу дела, были решены до запуска системы в действие.

Таким образом, главный приоритет - это выделение достаточного количества времени для решения всех возникающих проблем и для осуществления проверки новой системы на различных пользователях, прежде чем она будет запущена в работу.

Еще один потенциально проблемный блок - собственно база данных OLAP. Часто компании тратят слишком мало времени на оценку объема данных и сложности их обработки и в итоге устанавливают базу данных с многомерным кубом, который оказывается слишком велик.

Хорошая обучающая программа может помочь выявить подобные проблемы еще до их открытого появления. Большинство компаний используют схему "обучения тренеров", при которой несколько ключевых пользователей из финансового отдела получают инструкции непосредственно от внешнего поставщика или консультанта, занимающегося внедрением системы ВРМ. Эти пользователи затем обучают других сотрудников компании уже непосредственно на месте. Такой процесс может занимать от нескольких часов до двух-трех недель.

В более крупных компаниях ключевые пользователи также участвуют в составлении руководств по работе с системой. Это оказывается более продуктивным, поскольку инструкции поставщиков или консультантов обычно охватывают более широкий аспект функций, чем реально требуется конкретной компании. Создание собственной документации позволяет компании сосредоточиться на тех областях, в которых ее пользователи должны быть наиболее профессиональны.

Но часто обучение незаметно переходит в подготовку к запуску, что может оказаться более длительным процессом.

Постоянное развитие

Мощность и гибкость систем ВРМ вдохновляют компании на дальнейшее развитие этих программных средств. Компании не только используют системы ВРМ для выполнения сложной аналитики и подготовки отчетности, они также добавляют специальные показатели эффективности, чтобы пользователи могли сравнивать свою работу с достижениями других сотрудников. Некоторые компании даже пытаются связать организационные и персональные данные, находящиеся в системах ERP, с системами ВРМ.

Новая система ВРМ обычно не приносит быстрого успеха. Она является частью постоянного процесса по усовершенствованию внутрикорпоративного потока информации. Большинство компаний приходят к заключению, что для создания успешно функционирующей системы нужно осуществлять этот процесс постепенно. Поэтому, независимо от начального пакета приложений, большинство компаний либо планируют его дальнейшее расширение в будущем, либо быстро обнаруживают существование таких возможностей.

Данные платежных ведомостей, данные, связанные с управлением персоналом, а также данные о продажах уже вводятся в системы информации и анализа ВРМ. Некоторые специалисты полагают, что эти системы обладают потенциалом, позволяющим им работать со всем спектром действий, относящихся к Business Intelligence и процессу принятия решений. Это может включать решение числовых задач по самым разным аспектам: от нужд потребителей и условий, существующих в соответствующей отрасли, до технологических и культурных изменений, оказывающих влияние на бизнес. Некоторые компании даже заглядывают дальше и думают о применении среды открытой архитектуры к системам ВРМ с целью облегчения проектирования дополнительных приложений.

В более ближней перспективе часть компаний рассматривает возможность связывания организационных и персональных данных, поступающих из систем ERP, с качественной финансовой информацией, хранящейся в базах данных ВРМ. Это может способствовать дальнейшему расширению накопленных в организации знаний, а также появлению возможностей для углубления в данные вплоть до информации о транзакциях, находящейся в первичных системах.

Такое постоянное расширение возможностей систем ВРМ предполагает непрерывное обучение персонала. Поэтому руководители проектов ВРМ ожидают, что уже созданная ими в компаниях система обучения ключевых сотрудников продолжит так же эффективно функционировать, когда новые данные и аналитические процессы будут появляться на сетевых платформах и становиться доступными пользователям всей организации. Эти процессы предполагают, что сообщество пользователей систем ВРМ в каждой компании будет все больше расширяться.

Новые перспективы ВРМ

Один из лидеров в области Business Intelligence, американская компания Clarity Systems провела опрос своих клиентов, внедривших у себя технологию ВРМ. Эти компании существенно улучшили свои бизнес-процессы, целостность данных и качество информации. Наиболее значимые перемены к лучшему наблюдались в следующих областях и видах деятельности компаний:

• доступ к информации и возросшие аналитические возможности;
• собственность и ответственность;
• доверие к цифровым показателям, как внутренним, так и внешним;
• единообразие информации (один проект бюджета, один вариант окончательного бюджета, один набор фактов и т.д.);
• отслеживание и общее представление об активности пользователей;
• согласованное информирование о корпоративной стратегии на всех уровнях организации;
• устранение зависимости от отдельных сотрудников при поддержке модели планирования;
• подготовка отчетов и процессы закрытия в конце месяца.

Любое внедрение системы управления эффективностью включает принятие многочисленных решений относительно выбора приложений и бизнес-процессов. Поскольку наборы функциональных возможностей планирования и отчетности в системах ведущих поставщиков все больше сближаются, в центре дискуссий финансовых групп и IT-специалистов теперь оказывается архитектура, необходимая для процесса корпоративного управления эффективностью. Группы, занимающиеся оценкой систем ВРМ, обычно включают финансовых и IT-специалистов, поставщиков и консультантов. При выборе, создании и запуске систем, направленных на модернизацию возможностей управления эффективностью, эти группы должны обязательно рассматривать следующие вопросы:

• Продукты каких поставщиков лучше всего сочетаются с уже существующей базой данных (или их пакетом) для автоматизации бизнес-процесса?
• Является ли база данных, лежащая в основе продукта, открытой, т.е. позволяющей подключить к ней другие решения?
• Насколько масштабируемо предлагаемое решение?
• Может ли предлагаемая система быть интегрирована с системами, уже существующими в организации? Если да, то каких усилий это потребует?
• Требуется ли преобразование ("мэппирование") между модулями управления эффективностью?
• Решение кого из поставщиков лучше всего справится с наиболее сложным процессом управления эффективностью в организации?
• Каких усилий требует поддержка системы? Способна ли система к самоподдержке?
• Каков уровень постоянной поддержки со стороны поставщика или IT-специалистов?
• Какой уровень специальной настройки необходим организации?
• Какая система удовлетворит не только текущие, но и будущие запросы?
• Примут ли систему пользователи?
• Доступны ли ожидаемое руководство проектом и помощь при внедрении?

На основе обобщения опыта своих клиентов компания Clarity Systems выработала несколько советов для достижения наилучших результатов при внедрении решений ВРМ.

1. Выбор единого интегрированного решения для управления эффективностью позволяет:
   • избегать объединения моделей;
   • избегать обучения пользователей работе с множественными интерфейсами, а также навязывания этих интерфейсов пользователям;
   • избегать поддержки и обновления множественных модулей.
2. Поддержка интерфейса Excel:
   • Excel - это объединяющий язык;
   • привычный облик и ощущение шаблонов и отчетов.
3. Внедрение единой общей центральной базы данных:
   • каждый работает с одним и тем же набором данных;
   • доступ к наиболее свежей информации в режиме реального времени.
4. Использование сетевой архитектуры:
   • отсутствие необходимости установки или обновления системы на персональных компьютерах;
   • большие возможности для масштабирования;
   • удаленный доступ.
5. Использование сочетания реляционной базы данных и базы OLAP:
   • использование реляционной базы для хранения комментариев, приложений и расписаний;
   • использование реляционной базы для детального планирования зарплаты и капитальных затрат ниже уровня счета;
   • использование базы данных OLAP для сбора и агрегирования информации на уровне счета;
   • использование базы данных OLAP для подготовки специальных отчетов, поддержки иерархической структуры, сложных вычислений и печатных отчетов.

Опыт успешного внедрения

Перенос бюджетирования, общей бухгалтерской книги и других систем финансовой отчетности в сложные базы данных, работающие на сетевой платформе, - это существенное событие для любой компании. Но для большинства компаний это лишь первый шаг, после которого все больше приложений для работы с данными будут переноситься в новую среду. Принимая решение о кардинальной перестройке управления эффективностью корпорации, ее руководители должны быть уверены, что их решения не осложнят, а, напротив, облегчат расширение системы и появление новых пользователей.

Ниже приводятся несколько уроков, вынесенных компаниями, уже прошедшими через внедрение и запуск новой системы.

1. Процесс

• Постепенное внедрение. Не стоит пытаться сделать очень много очень быстро. Многие компании начинают с бюджетирования - наиболее важной финансовой деятельности. Этот процесс затем может служить центральным узлом системы, которая будет расширяться и включать другие виды деятельности. Бюджетирование также можно разделить на несколько подкомпонентов: планирование кадровых ресурсов, капиталовложений, расходов и доходов, прогноз бухгалтерского баланса и движения денежной наличности. Многие компании начинают с планирования прибылей и убытков. Это позволяет быстро ощутить преимущества новой системы, поскольку облегчается наиболее времяемкий процесс, который в то же время легче всего поддается интегрированию.
• Участие пользователей в планировании. Необходимо выяснить, какие требования предъявляют пользователи к новой сетевой системе, и учитывать их в процессе выбора поставщика. Также необходимо подключить пользователей систем Business Intelligence, уже существующих в компании, поскольку они тоже могут быть заинтересованы в работе с базами данных ВРМ.
• Тщательный подход к выбору консультанта. Необходимо избегать специалистов с богатым техническим опытом, но слабыми познаниями в финансовой сфере. В идеале консультант должен хорошо разбираться как в финансах, так и в моделировании баз данных.
• Выделение достаточного времени для разработки системы и планирования ее запуска. В частности, необходимо убедиться, что данные очищены, а иерархические системы, организующие их, приведены в порядок, и только затем переносить те и другие в новую систему. Также нужно информировать высшее руководство о всех шагах, чтобы при необходимости можно было внести изменения. Часто консультант представляет несколько альтернативных подходов к проектированию. В этом случае требуется создать прототип системы, чтобы убедиться, что тот или иной подход будет учитывать требования к отчетности, методику распределения ресурсов и пожелания пользователей. Также необходимо быть уверенным, что ответственность пользователей будет установлена именно так, как это нужно компании.
• Поддержание разумного размера базы данных. Крупный куб OLAP очень быстро может превратиться в неэффективную и медлительную структуру. Необходимо разделять куб на отдельные единицы, предназначенные для различных функций, и делать это нужно до запуска системы, а не после.
• Планирование быстрого увеличения числа пользователей. Сетевая система ВРМ предназначена для обеспечения пользователей новыми возможностями. Если это произойдет, то потребности в доступе к системе будут постоянно расти.

2. Внедрение

• Сохранение простоты. В частности, необходимо обеспечить, чтобы интерфейс новой системы был максимально близок к уже привычному пользователям, например, к интерфейсу Excel.
• Проверка потенциальных поставщиков на реальных бизнес-примерах. Это даст ясное представление о том, как поставщики работают с конкретными требованиями пользователей той или иной компании. Подход поставщика становится хорошо понятен только при наличии достаточно обширного материала для проверки.
• Выбор единых интегрированных пакетов, соответствующих требованиям компании. Такие пакеты означают единое внедрение, единый интерфейс, который нужно освоить, одно приложение, которое требуется поддерживать и обновлять, и отсутствие необходимости в сложном мэппировании между независимыми приложениями, работающими на основе различных технологий баз данных. Они также гарантируют, что вся информация, доступная пользователям, - это информация из одного общего источника. Наконец, единый интегрированный пакет означает меньшую задержку при внедрении дополнительных компонентов управления эффективностью, поскольку фирма уже обладает соответствующей технологией, а ее сотрудники хорошо с ней знакомы.
• Выбор поставщика, использующего базу данных, которая лучше всего подходит для решения требуемой задачи. Базы данных OLAP очень хороши для выполнения сложных вычислений, осуществления изменений в организационной структуре и сокращения времени реакции системы. Реляционные базы данных оптимальны для работы с транзакционными компонентами в рамках процесса управления эффективностью.

Публикации

Передовой опыт в выборе программного обеспечения ВРМ: Финансовые структуры в поисках большей гибкости и контроля (Best Practices in Selecting Performance Management Software: Finance Searches for Increased Flexibility and Control). Отчет CFO Research Services и Clarity Systems. Февраль 2005 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов