Создание новой системы ВРМ включает четыре стадии:
Все части этого цикла будут осуществляться легче и успешнее при соблюдении нескольких принципов.
Процесс внедрения будет протекать быстрее и эффективнее, если пользователи тратят меньше времени на очистку наборов первичных данных и создание иерархии, облегчающей хранение и извлечение данных. Но гибкость современных программных средств ВРМ делает их внедрение менее рискованным предприятием, чем раньше. Кто-то начинает с внедрения приложений бюджетирования и прогнозирования, другие - с возможностей долгосрочного планирования и т.д. У компаний также есть различные возможности для осуществления интеграции: приобретать все или почти все программное обеспечение приложений и баз данных у одного поставщика или покупать каждый компонент по отдельности.
Компании, планирующие осуществлять внедрение ВРМ, при выборе этих систем должны в первую очередь руководствоваться требованиями пользователей. Другие важные критерии, влияющие на принятие решения, - поддержка со стороны поставщиков, масштабируемость и безопасность продукта и способность самой компании поддерживать выбранную систему.
Обычно при выборе и внедрении системы ВРМ крупные компании привлекают к сотрудничеству внешних консультантов. Но сегодня большинство компаний уже стараются не поручать консультанту или поставщику полное выполнение проекта, даже если они и способны это осуществить. Активное участие в процессе внедрения дает компании и, в частности, финансовому отделу ясное понимание возможностей системы, а также позволяет им самостоятельно поддерживать установленные настройки, не завися от поставщиков или консультантов. Процесс обычно начинается с создания группы, ответственной за осуществление проекта. В нее, как правило, входят директор по информационным технологиям, представители всех групп, занимающихся финансовыми вопросами, а также сотрудников, ответственных за бюджетирование в каждом подразделении, и IT-персонал.
Серьезная поддержка со стороны поставщика является очень важным моментом. Большинство компаний, осуществляющих переход к ВРМ, предпочитают, чтобы поставщик делал интерфейс максимально похожим на стандартные электронные таблицы Excel.
Для многих компаний одна из целей внедрения ВРМ - необходимость дать пользователям больше возможностей для создания отчетов и доступа к уже существующим документам, а также для более глубокого анализа данных. Поэтому, прежде чем начинать процесс внедрения, важно выяснить истинные потребности и запросы будущих пользователей новой системы.
Здесь, правда, есть потенциальные проблемы. Если опрос вероятных пользователей будет проведен некорректно, то в результате можно получить просто перечень пожеланий, а не конструктивные идеи относительно наиболее необходимых функциональных особенностей.
Помимо принятия решения о том, какие функции должны быть включены в пакет ВРМ, группа, ответственная за осуществление проекта, должна оценить перспективы роста системы. Небольшие компании могут отложить такую оценку, но крупным организациям необходимо принимать решение заранее.
Проблемы безопасности также являются очень важным моментом при разработке новых систем ВРМ. Предыдущие фрагментарные приложения на основе электронных таблиц Excel снижали вероятность того, что неуполномоченное лицо может совершить кражу данных, содержащих конфиденциальную информацию о компании. Но по мере того как все больше финансовых данных хранится в одной или двух централизованных базах, компании вынуждены более тщательно подходить к выбору тех сотрудников, которые будут иметь доступ к той или иной информации (табл. 1).
Таблица 1. Уровни безопасности системы ВРМ
Вопросы | Уровень доступа | Уровень безопасности |
Кто может входить в систему? | Пользователь системы / индивидуальный вход | Системный |
Каковы обязанности пользователя в организации? | Администрация, финансовый отдел, отдел кадров, IT-отдел, etc. | База данных |
Каковы обязанности пользователя в рамках его счетов? | Имена счетов | База данных |
Каковы требования пользователя к системе? | Возможность читать или записывать данные; необходимые шаблоны | Шаблоны |
Вопросы безопасности - это только одно из серии решений об индивидуальных настройках системы, которые компании требуется принять. Большинство компаний стремятся придерживаться разумного баланса между необходимостью осуществлять специальные настройки и стоимостью и сложностью этого процесса.
Многие компании производят дополнительные настройки своих систем, поскольку не могут получить необходимые подборки данных с помощью готовых инструментов. Часто бывает невозможно понять, насколько уникальны требования компании, пока новая система не будет установлена и запущена в работу. Принятие решения зависит, в частности, от того, насколько сложны процессы бюджетирования, прогнозирования и другие финансовые процессы в компании.
Для того чтобы эффективно осуществить настройку системы согласно своим требованиям, компании необходимо не только хорошо понимать собственные нужды, но и иметь достаточно глубокое представление о поставщике.
При разработке системы ВРМ основным приоритетом является выделение достаточного времени для выявления и исправления ошибок. Второй важный момент - проектирование систем, которые смогут вместить все объемы данных компании, данные, извлеченные из первичных источников, а также сложные процессы их обработки. Хорошие обучающие программы могут помочь выявить проблемы до начала работы системы.
Внедрение - это момент, когда реализуется стремление передать систему ВРМ во владение финансового отдела и других пользователей. Если предварительная подготовка была тщательно проведена, а сроки являются достаточно мягкими, то группа осуществления проекта ВРМ может на стадии внедрения учесть те требования менеджмента о деталях построения новой системы, которые влияют на ее проектирование. Также эти специалисты могут принять меры, чтобы проблемы, возникающие по ходу дела, были решены до запуска системы в действие.
Таким образом, главный приоритет - это выделение достаточного количества времени для решения всех возникающих проблем и для осуществления проверки новой системы на различных пользователях, прежде чем она будет запущена в работу.
Еще один потенциально проблемный блок - собственно база данных OLAP. Часто компании тратят слишком мало времени на оценку объема данных и сложности их обработки и в итоге устанавливают базу данных с многомерным кубом, который оказывается слишком велик.
Хорошая обучающая программа может помочь выявить подобные проблемы еще до их открытого появления. Большинство компаний используют схему "обучения тренеров", при которой несколько ключевых пользователей из финансового отдела получают инструкции непосредственно от внешнего поставщика или консультанта, занимающегося внедрением системы ВРМ. Эти пользователи затем обучают других сотрудников компании уже непосредственно на месте. Такой процесс может занимать от нескольких часов до двух-трех недель.
В более крупных компаниях ключевые пользователи также участвуют в составлении руководств по работе с системой. Это оказывается более продуктивным, поскольку инструкции поставщиков или консультантов обычно охватывают более широкий аспект функций, чем реально требуется конкретной компании. Создание собственной документации позволяет компании сосредоточиться на тех областях, в которых ее пользователи должны быть наиболее профессиональны.
Но часто обучение незаметно переходит в подготовку к запуску, что может оказаться более длительным процессом.
Мощность и гибкость систем ВРМ вдохновляют компании на дальнейшее развитие этих программных средств. Компании не только используют системы ВРМ для выполнения сложной аналитики и подготовки отчетности, они также добавляют специальные показатели эффективности, чтобы пользователи могли сравнивать свою работу с достижениями других сотрудников. Некоторые компании даже пытаются связать организационные и персональные данные, находящиеся в системах ERP, с системами ВРМ.
Новая система ВРМ обычно не приносит быстрого успеха. Она является частью постоянного процесса по усовершенствованию внутрикорпоративного потока информации. Большинство компаний приходят к заключению, что для создания успешно функционирующей системы нужно осуществлять этот процесс постепенно. Поэтому, независимо от начального пакета приложений, большинство компаний либо планируют его дальнейшее расширение в будущем, либо быстро обнаруживают существование таких возможностей.
Данные платежных ведомостей, данные, связанные с управлением персоналом, а также данные о продажах уже вводятся в системы информации и анализа ВРМ. Некоторые специалисты полагают, что эти системы обладают потенциалом, позволяющим им работать со всем спектром действий, относящихся к Business Intelligence и процессу принятия решений. Это может включать решение числовых задач по самым разным аспектам: от нужд потребителей и условий, существующих в соответствующей отрасли, до технологических и культурных изменений, оказывающих влияние на бизнес. Некоторые компании даже заглядывают дальше и думают о применении среды открытой архитектуры к системам ВРМ с целью облегчения проектирования дополнительных приложений.
В более ближней перспективе часть компаний рассматривает возможность связывания организационных и персональных данных, поступающих из систем ERP, с качественной финансовой информацией, хранящейся в базах данных ВРМ. Это может способствовать дальнейшему расширению накопленных в организации знаний, а также появлению возможностей для углубления в данные вплоть до информации о транзакциях, находящейся в первичных системах.
Такое постоянное расширение возможностей систем ВРМ предполагает непрерывное обучение персонала. Поэтому руководители проектов ВРМ ожидают, что уже созданная ими в компаниях система обучения ключевых сотрудников продолжит так же эффективно функционировать, когда новые данные и аналитические процессы будут появляться на сетевых платформах и становиться доступными пользователям всей организации. Эти процессы предполагают, что сообщество пользователей систем ВРМ в каждой компании будет все больше расширяться.
Один из лидеров в области Business Intelligence, американская компания Clarity Systems провела опрос своих клиентов, внедривших у себя технологию ВРМ. Эти компании существенно улучшили свои бизнес-процессы, целостность данных и качество информации. Наиболее значимые перемены к лучшему наблюдались в следующих областях и видах деятельности компаний:
Любое внедрение системы управления эффективностью включает принятие многочисленных решений относительно выбора приложений и бизнес-процессов. Поскольку наборы функциональных возможностей планирования и отчетности в системах ведущих поставщиков все больше сближаются, в центре дискуссий финансовых групп и IT-специалистов теперь оказывается архитектура, необходимая для процесса корпоративного управления эффективностью. Группы, занимающиеся оценкой систем ВРМ, обычно включают финансовых и IT-специалистов, поставщиков и консультантов. При выборе, создании и запуске систем, направленных на модернизацию возможностей управления эффективностью, эти группы должны обязательно рассматривать следующие вопросы:
На основе обобщения опыта своих клиентов компания Clarity Systems выработала несколько советов для достижения наилучших результатов при внедрении решений ВРМ.
Перенос бюджетирования, общей бухгалтерской книги и других систем финансовой отчетности в сложные базы данных, работающие на сетевой платформе, - это существенное событие для любой компании. Но для большинства компаний это лишь первый шаг, после которого все больше приложений для работы с данными будут переноситься в новую среду. Принимая решение о кардинальной перестройке управления эффективностью корпорации, ее руководители должны быть уверены, что их решения не осложнят, а, напротив, облегчат расширение системы и появление новых пользователей.
Ниже приводятся несколько уроков, вынесенных компаниями, уже прошедшими через внедрение и запуск новой системы.
1. Процесс
2. Внедрение
Передовой опыт в выборе программного обеспечения ВРМ: Финансовые структуры в поисках большей гибкости и контроля (Best Practices in Selecting Performance Management Software: Finance Searches for Increased Flexibility and Control). Отчет CFO Research Services и Clarity Systems. Февраль 2005 г.