Технологии управления эффективностью для среднего бизнеса: возможности недорогого управления

Технологии управления эффективностью бизнеса (Business Performance
Management, сокр. BPM) уже достаточно хорошо зарекомендовали себя как
мощное современное средство консолидации информации и принятия оперативных
управленческих решений. Но до недавнего времени они были рассчитаны в основном
на крупные корпорации с тысячами сотрудников и многочисленными филиалами. Автор
предлагаемой статьи обращает внимание на менее исследованный и развитый в этом
отношении сегмент рынка - так называемый средний бизнес. Как выясняется,
средние компании нуждаются в технологиях BPM ничуть не меньше корпораций, и уже
существуют приложения BPM, разработанные специально для среднего бизнеса.

Так сложилось, что компании, которые обычно относят к среднему бизнесу, с трудом находят ресурсы, необходимые для приобретения и внедрения крупномасштабных приложений по управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management, сокр. BPM). Но сегодня новые пакеты программных средств, специально разработанные для среднего бизнеса, предоставляют этим компаниям более приемлемые возможности.

За последние годы немало было написано о том значении, которое BPM-технологии имеют для развития компаний и их возможностей контролировать свое будущее. Многочисленные статьи и исследования (например, исследование компании Ventana Research "Бюджетирование и планирование: повышение эффективности финансовой организации" (Budgeting and Planning: Improving Finance Organization Effectiveness), выполненное в 2004 г.) отмечают финансовые и операционные выгоды внедрения BPM-систем. Но большинство компаний, которые преуспели, используя BPM-технологии, - это корпорации из первой тысячи рейтинга журнала Fortune.

Большие корпорации явно набирают темп в переходе от электронных таблиц к более мощным пакетам инструментов для управления эффективностью бизнеса. Учитывая стоимость и сложность большинства BPM-решений, многие развивающиеся компании интересует, смогут ли и они тоже получить выгоды от использования технологий BPM. Их сомнения обоснованы, но ответ на этот вопрос должен быть безусловно положительным. Компании среднего бизнеса, к которым автор относит организации с ежегодным доходом от 10 до 500 миллионов долларов и штатом от 75 до 2000 человек, должны получать такие же преимущества от использования BPM-процессов и технологий, как и любые другие организации. Им необходимо выбрать продукт, приспособленный именно для их нужд. В настоящее время все больше поставщиков начинают работать в этом сегменте рынка, поэтому для организаций среднего бизнеса поиск подходящего программного продукта облегчается.

Потребность среднего бизнеса в технологиях BPM

Задачи любого проекта BPM - это упрочение связи между стратегическими целями компании и ее оперативными и финансовыми планами, улучшение взаимодействия менеджеров, а также повышение согласованности усилий отдельных сотрудников и общих целей организации. Безусловное преимущество технологий BPM - это то, что они позволяют всем менеджерам компании быстро идентифицировать, реагировать на изменения и предсказывать их влияние по мере того, как они происходят в бизнесе компании для того, чтобы максимизировать возможности для снижения издержек и увеличения прибыли.

Как и в других областях бизнеса, большинство средних компаний заинтересованы в снижении издержек и увеличении прибыли. Их усилия, однако, сталкиваются с двумя основными ограничениями: недостаток ресурсов и недостаток времени. Хотя эти ограничения существуют и в больших корпорациях, в компаниях среднего размера гораздо меньше внутренних систем и процессов, которые могут быть использованы как сдерживающие и уравновешивающие силы при принятии решений в организации. Эти ограничения в совокупности с недостатком поддерживающей инфраструктуры делают преимущества технологий BPM особенно ценными для среднего бизнеса.

Улучшение процессов управления эффективностью бизнеса и поддерживающих их систем, - это жизненно важная необходимость для средних компаний, особенно при той ограниченности ресурсов, которую они испытывают в целом и, в частности, в финансовых отделах. Управление эффективностью на основе электронных таблиц очень непроизводительно, и эта непроизводительность, усиливаемая недостатком ресурсов, ведет к общему неумелому управлению эффективностью бизнеса. Ценное время попусту расходуется на задачи, не увеличивающие ценность конечного продукта: форматирование отчетов, распространение информации, консолидирование данных и управление обменом информацией. Неэффективность в финансовой сфере приводит к тому, что оперативные менеджеры получают менее свежие и часто менее точные данные об эффективности. Менеджеры среднего бизнеса не располагают такими сдерживающими и уравновешивающими силами, как их коллеги в больших компаниях, поэтому их решения оказывают быстрое и существенное воздействие на успех или провал деятельности организации. Поэтому актуальная и точная информация об эффективности жизненно необходима им в процессе принятия решений, и средства BPM могут помочь в этом.

Организации среднего бизнеса также должны быть подвижными и гибкими. Поскольку они не обладают ресурсами больших корпораций, то им приходится использовать свою способность быстро принимать решения как конкурентное преимущество. Давление конкуренции, меняющиеся требования клиентов и расширение ассортимента продукции и сегментов рынка, а также финансовые ограничения - все это заставляет средние компании постоянно пересматривать планы, оценивать прогресс своей деятельности и приспосабливаться к меняющейся ситуации в условиях жестких временных рамок. Время реакции - это критический параметр, а электронные таблицы могут существенно ухудшить возможности таких компаний быстро оценивать альтернативные планы и сценарии и оперативно реагировать на ситуацию. Средние компании нуждаются в таких системах поддержки принятия решений, которые могут быстро обеспечить информацией всю компанию и позволяют менеджерам принимать оперативные бизнес-решения, основанные на соответствующей информации.

Внедрение BPM-технологий дает много преимуществ во всех категориях бизнеса. На высшем уровне можно ожидать несколько ощутимых результатов, а именно: улучшение эффективности, что выражается в том, что больше времени остается на анализ данных и меньше времени требуется на управление ими; улучшение отчетности и аналитики, что ведет к большей финансовой прозрачности; улучшение взаимодействия; сокращение отчетных циклов, что улучшает способность реагировать на изменения; уменьшение количества ошибок; и, наконец, более строгое управление процессами, что ведет к улучшению контроля. Но, тем не менее, большинство организаций среднего бизнеса все еще не хотят приобретать BPM-решения.

Проблемы BPM-технологий в среднем бизнесе

Внедрение технологий BPM может вызывать сложности в любом бизнесе, но в средних компаниях они ощущаются особенно остро. Три области, которые вызывают самые серьезные проблемы у тех, кто внедряет BPM-технологии в среднем бизнесе, - это как раз те сферы, в которых компании потенциально могут получить наибольший выигрыш от применения средств BPM, а именно: бюджетные, ресурсные и временные ограничения.

Наиболее очевидная проблема внедрения технологий BPM в среднем бизнесе - это ограниченные бюджеты таких компаний. Сегодня начальная цена внедрения типичного BPM-решения корпоративного класса - около 100 тысяч долларов (с учетом стоимости консалтинговых услуг). Этот ценовой диапазон находится за пределами возможностей большинства компаний среднего бизнеса.

Помимо этого, многие компании испытывают недостаток внутренних ресурсов и технических знаний в области оперативной аналитической обработки (online analytical processing, сокр. OLAP), которые необходимы для внедрения и поддержки BPM-решений. Также средние компании должны быть в состоянии самостоятельно формировать и поддерживать приложения, а не привлекать сторонних консультантов каждый раз, когда в модель требуется внести изменения, например, добавить новое измерение для оценки продаж. Удобство и легкость использования для конечных потребителей - это еще одна ключевая проблема. Электронные таблицы хотя и не идеальны как BPM-приложения, но всем знакомы и широко распространены. Многие финансовые менеджеры не хотят расставаться с таким знакомым инструментом и не желают заставлять руководителей отделов изучать новое приложение. Компании опасаются, что новое BPM-приложение потребует многочасового обучения как для финансистов, так и для руководителей отделов. Поскольку финансисты и так перегружены, средние компании не могут позволить себе еще больше увеличивать их нагрузку из-за требований, связанных с новым приложением.

Количество времени, необходимое для внедрения технологий BPM, также может вызвать проблемы в этих компаниях. В условиях ограниченных ресурсов и быстро меняющейся бизнес-среды они не могут себе позволить осуществить переход от электронных таблиц к BPM-решениям, если процесс внедрения занимает несколько месяцев. Имея незначительные IT-ресурсы, которые могут помочь в этом процессе, и сотрудников финансового отдела, каждый из которых уже отвечает за несколько ключевых участков, средние компании должны завершить переход к BPM-технологиям за считанные дни или недели, но никак не месяцы. В то же время, по оценкам консалтинговой фирмы BPM Partners, средний срок внедрения технологий BPM корпоративного класса составляет от трех до шести месяцев.

Могут ли технологии BPM реально работать в среднем бизнесе?

Согласно результатам недавнего исследования корпорации Gartner, 65% финансовых директоров среднего бизнеса считают проекты по управлению эффективностью бизнеса приоритетными, ставя их на второе место после проектов, которые "поддерживают исполнительного директора в работе по увеличению биржевой стоимости акций". Ценность BPM-технологий становится все более очевидной для финансовых отделов среднего бизнеса. Но финансовым директорам необходимо найти способы, как преодолеть проблемы, связанные с внедрением, и как сделать технологии BPM полезными для своей организации.

Новые решения, разработанные для среднего бизнеса, обеспечивают все преимущества управления эффективностью и при этом устраняют многие проблемы, связанные с внедрением таких решений. Компании, ищущие программное обеспечение для BPM, должны выбирать решения недорогие, мощные, но простые в использовании, решения, которые требуют минимум внутренних IT-ресурсов и могут быть внедрены и запущены в течение нескольких дней.

Сегодня уже есть приложения, отвечающие всем этим критериям. Для того, чтобы работать в условиях своего ограниченного бюджета, средние компании должны обращать внимание на решения, которые специально спроектированы с учетом требований среднего бизнеса. Обращая внимание на те функциональные возможности, которые действительно необходимы среднему бизнесу, поставщики BPM-технологий для таких предприятий предлагают решения с гораздо более приемлемой стоимостью, чем те, которые можно найти у поставщиков крупных корпораций.

Помимо этого, покупателям в среднем бизнесе стоит обратить внимание на новый вид решений с удаленным доступом¹, которые предлагают свои услуги по подписке. Это позволяет покупателям получить доступ к мощным BPM-решениям без предварительных капиталовложений и, таким образом, снизить риск. Такие решения позволяют организациям начать с малого и расширять применение приложения по мере того, как в этом возникает необходимость. Цена подписных решений для среднего бизнеса начинается от первых тысяч долларов (сравните с 100 и более тысячами для корпоративных решений), а сами они спроектированы так, чтобы максимально соответствовать масштабу отдельной организации.

Недорогой не обязательно значит менее мощный. Средним компаниям нужно полноценное решение, то есть такое, которое включает: а) гибкое, основанное на реальных бизнес-показателях бюджетирование и прогнозирование; б) интеграцию исторических данных; и в) мощные средства отчетности и аналитики внутри приложения на основе web-технологий. Программное обеспечение также должно быть простым в использовании. Поскольку большинство менеджеров знакомы с электронными таблицами, интерфейс идеального BPM-решения обеспечивает знакомый внешний вид и структуру электронных таблиц. Интерфейс должен позволят осуществлять конфигурацию, причем простым способом, без привлечения армии сторонних консультантов. Простое в использовании и внедрении решение будет легче принято в организации и даст больший контроль за управлением эффективностью, даже несмотря на неизбежную текучесть персонала.

И, наконец, важно оценить и понять, сколько времени и средств потребуется для внедрения BPM-технологий. Многие проекты, и большие, и малые, "застревают" именно на стадии внедрения. В условиях ограниченных ресурсов среднего бизнеса внедрение не может растягиваться на месяцы. Приложения быстрого внедрения обычно имеют простую архитектуру, которая не требует интеграции множества модулей или создания сложных многомерных кубов данных для разработки бюджета и прогнозов.

Преимущества технологий BPM реальны, и уже существуют приложения, которые могут обеспечить эти преимущества для среднего бизнеса. Опасения относительно применимости и стоимости BPM-решений, а также очевидный недостаток времени, персонала и опыта, - все эти факторы снижали доверие таких компаний к BPM-технологиям. Но сегодня, при наличии недорогих BPM-решений, созданных специально для средних компаний, последние наконец-то могут и даже должны воспользовался всеми преимуществами BPM-технологий.

¹Решения с удаленным доступом (hosted solutions) - новый вид решений, при котором компания, вместо того, чтобы организовывать и поддерживать собственную сложную компьютерную и программную систему, пользуется услугами удаленного сервера для хранения своей информации и операций с данными.

Автор: Роберт С. Налл (Robert S. Hull)