Реализация решения по управлению эффективностью бизнеса

Статья посвящена вопросам построения BPM-систем. В ней рассказывается об
основных этапах реализации BPM-решений, подробно объясняется, почему Хранилища
данных являются основой программных продуктов данного класса, рассматриваются
роль и место OLAP-технологий.

Сегодня все больше и больше компаний приходят к понимаю того, что традиционные оперативные системы уже не отвечают требованиям современного бизнеса и должны уступить место новой, более прогрессивной технологии управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management, сокр. BPM).

Данный материал опирается на одноименную статью Грэга Мэнкусо (Greg Mancuso) и Эла Морено (Al Moreno ) (см. Раздел "Ресурсы"). В ней подробно рассказывается о процессе проектирования и внедрения BPM-решения, особое внимание уделяется технологиям и инструментам, являющимся основой таких решений.

Основные этапы построения BPM-решения

По мнению Грэга Мэнкусо и Эла Морено, понятие BPM описывает способность компании создавать процессы и приложения, которые упрощают постановку целей, разработку оперативных стратегий и отслеживание ключевых показателей, с помощью которых можно понять, приводят ли стратегии к реализации целей и задач, поставленных руководством. Они считают, что для того, чтобы построить и успешно использовать процессы и приложения, образующие систему управления эффективностью бизнеса, компания должна обеспечить выполнение следующих условий:

1. четко определить корпоративные цели и задачи;
2. создать измеримые показатели, значения которых могут быть извлечены из существующих систем или подсчитаны на основании хранящихся в них данных;
3. располагать платформой, с помощью которой можно быстро разрабатывать средства мониторинга, предназначенные для формирования отчетности об интересующих ключевых показателях.

Внедрение BPM-решения начинается с автоматизации процессов бюджетирования и планирования. Часто эти процессы реализуются с помощью модульных приложений, используемых исключительно в финансовых отделах. Данные приложения позволяют руководству компаний устанавливать корпоративные цели и задачи. После их определения и задания в приложениях бюджетирования, эти показатели передаются в бухгалтерские учетные системы, а соответствующие бизнес-планы распространяются во всех отделах компании.

В процессе функционирования фактические результаты деятельности собираются в различных корпоративных системах: в бухгалтерской, в приложениях для обработки заказов, в программных средствах, предназначенных для ведения продаж и обслуживания клиентов. Каждая из этих систем позволяет получать отчетность, с помощью которой можно сопоставить фактические данные с бюджетными, однако, для полной реализации концепции управления эффективностью бизнеса необходимы более мощные средства консолидации данных и более мощные аналитические возможности. Совершенно очевидно, что если известно, "что" происходит, потребуется провести подробный анализ, чтобы понять "почему" это происходит. А после того, как глубинные причины становятся очевидными, возникает необходимость рассмотреть различные варианты действий и смоделировать возможные исходы альтернативных решений, используя сценарий "что-если". Таким образом, появляется возможность формулировать и пересматривать планы по распределению ресурсов и координации действий, а также и доводить их до сведения сотрудников компании. По словам Грэга Мэнкусо и Эла Морено, описанная технология использования данных и составляет сущность управления эффективностью бизнеса.

По их мнению, поскольку технология BPM представляет циклический процесс, ее реализация должна осуществляться за несколько стадий. По завершении описанных ниже этапов внедрения этой технологии, разрозненные приложения, используемые в отдельных подразделениях компании, превратятся в законченное аналитическое решение, позволяющее оценивать и улучшать результаты коммерческой деятельности организации. Необходимо подчеркнуть, что управление эффективность бизнеса опирается на Хранилище данных, благодаря чему все сотрудники компании компаний могут обращаться к информации, необходимой для оптимизации функционирования бизнеса.

Действительно, клиентские финансовые приложения - это основа для задания целей. Хранилище данных - это центральный репозиторий для консолидации, очистки и хранения данных в формате, который лучше всего подходит для подготовки отчетности, извлечения данных и использования технологии data mining. Как отмечают Грэг Мэнкусо и Эл Морено, только Хранилище данных с его мощными аналитическими возможностями может полностью раскрыть истинную ценность BPM-решения.

Первым шагом по внедрению технологии управления эффективностью бизнеса является разработка платформы, необходимой для генерации корпоративных целей и задач. Это позволит упростить сбор информации, необходимой для проведения бюджетирования и планирования. Во многих компаниях эта задача выполняется в рамках финансового отдела усилиями небольшой группы специалистов. Эта группа должна создать очень сложные электронные таблицы Excel, предназначенные для разработки бюджетов. Хотя такое решение является исключительно функциональным и отвечает поставленным требованиям, необходимо рассмотреть и другие возможные программные средства - например, специализированные многопользовательские приложения, предназначенные для поддержки процесса бюджетирования. Эти инструменты позволяют передать задачу подготовки корпоративного бюджета руководителям отделов, объединяя и контролируя результаты их работы. Переложив задачу по подготовке бюджета на их плечи, можно быть уверенным, что разрабатываемый набор целей и показателей будет максимально приближен к реалиям бизнеса и с большей степенью вероятности будет реализован, поскольку руководители низшего звена лучше разбираются в "своих" бюджетных показателях.

После внедрения инструментов планирования бюджетирования необходимо иметь возможность подготавливать отчетность, с помощью которой можно сопоставить фактические результаты с поставленными целями. Поэтому любое решение, опирающееся на средства бюджетирования или планирования, должно обеспечить тот или иной уровень аналитических возможностей. Во многих случаях функциональность таких приложений ограничивается предопределенными отчетами, которые содержат только информацию, полученную непосредственно из бюджетов и из бухгалтерских систем и/или приложений для работы с кредиторской и/или дебиторской задолженностью.

Для отделов, которые внедрили нестандартные средства бюджетирования и планирования, как например, инструменты, опирающиеся на электроны таблицы, процесс получения отчетных данных о показателях оказывается более трудоемким. Для этого в этих подразделениях необходимо создать элементарную витрину данных, предназначенную для консолидации бюджетной и фактической финансовой информации.

На третьей фазе происходит расширение возможностей планирования и элементарной отчетности - создается единая инфраструктура, обеспечивающая процесс принятия решения (более подробно - см. Раздел "Корпоративное Хранилище данных - технологическая основа BPM-системы"). Система поддержки принятия решения должна быть реализована как основа для очистки, стандартизации, консолидации и агрегирования данных, поступающих из многочисленных исходных систем в единый источник информации. Эти исходные системы включают все корпоративные бизнес-системы и не ограничиваются только приложениями, используемыми в финансовом отделе. Таким образом, помимо информации из финансовых систем (бухгалтерских систем и приложений для работы с кредиторской и дебиторской задолженностью) Хранилище данных должно выключать релевантную информацию из других базовых бизнес-систем, которые непосредственно влияют на оптимизацию управления бизнесом и на возможность улучшить функционирование компании. К этим системам относятся приложения для управления заказами, продажами, обслуживанием клиентов, CRM-системы, инструменты для разработки и управления продуктами. Окончание третьей фазы означает внедрение BPM-решения (см. рис. 1).

Рис. 1. Инфраструктура BPM-решения

Стоит подчеркнуть, что данная система должна включать инструменты, предоставляющие мощные аналитические возможности (более подробно - см. раздел) "Необходимость наличия мощных аналитических возможностей".

Корпоративное Хранилище данных - технологическая основа BPM-системы

Как известно, наличие оперативных систем, которые очищают и проверяют информацию, является необходимым условием ведения бизнеса. Помимо этого, поскольку многие компаний выбирают программные продукты для решения различных оперативных задач (бухгалтерский учет, ERP, HR и др.), информация, после того как она собрана и предварительно очищена, должна хранится в одном месте. Наиболее успешные организации прибегают к концепции корпоративного Хранилища данных как наиболее подходящего метода для решения данной задачи.

Так, корпоративные IT-отделы сегодня управляют множеством различных систем, для чего требуются самые различные навыки. Как известно, оперативные системы спроектированы для обработки транзакций и требует постоянного сопровождения. Хранилища и витрины данных, с другой стороны, предназначены для выполнения анализа данных и подразумевают наличие совершенно иных навыков. Добавьте сюда сетевую инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение - получается весьма сложная структура. Поэтому все эти инфраструктуры лучше всего описывать, используя концепцию Билла Инмона (Bill Inmon) - Корпоративную информационную фабрику (Corporate Information Factory, сокр. CIF). В оптимальном случае CIF предоставляет все инструменты и соединения, которые могут потребоваться любому пользователю для извлечения и объединения данных, необходимых для получения корпоративной информации.

Ранее наиболее опытные с технической точки зрения пользователи, используя полученные навыки, пытались получать отчетные данные, которые сегодня могут быть сгенерированы с помощью новых приложений по мониторингу за эффективностью бизнеса. Программное обеспечение уже достигло такого уровня развития, что позволяет бизнес-пользователям сосредоточиться на вопросах, имеющих непосредственное отношение к бизнесу, а не на том, откуда и как эти данные поступают. Новые технологии отныне позволяют различным системам использовать любое число баз данных как один источник, из которого данные могут извлекаться в централизованный репозиторий.

Неизбежно возникает вопрос: зачем дублировать данные в Хранилище данных, когда они уже присутствуют в оперативных системах? Для ответа на этот вопрос необходимо рассмотреть следующие два момента. Во-первых, потребность в консолидированной информации больше не ограничивается одним или двумя подразделениями компании. Поэтому если только в организации не готовы предоставить неограниченный доступ неограниченному числу сотрудников, которым необходима информация, единственное решение - поместить необходимую информацию в такую область, которая не будет влиять на оперативные системы, и где доступ к важной информации можно контролировать, используя принятые технологии и методы управления базами данных.

Второй момент заключается в том, что, когда информация извлекается из оперативных систем, данные представляют собой "мгновенный снимок" во времени. Предположим, что в течение месяца, когда вводится большинство финансовых данных, производится генерация отчетности, сверка итоговых отчетов, а затем поиск детальный данных для отчетов, которые не прошли сверку. Очевидно, что такая ситуация неизбежно породит сомнения в достоверности информации. Преимущества и достоинства инструментов и приложений, позволяющих быстро получать информацию, будут сведены на "нет" постоянными требованиями по проверке информации. Потерянное в результате время потенциально может затормозить принятие важных решений, что негативно скажется на итогах финансовой деятельности компании.

Необходимость наличия мощных аналитических возможностей

Хотя Хранилища и витрины данных чрезвычайно полезны для конечного пользователя, пользовательские потребности гораздо шире. Действительно, несмотря на то, что Хранилища данных и средства генерации запросов и отчетов существенно упрощают доступ к информации, необходимой для получения отчетности, эти инструменты не поддерживают в полном объеме замкнутый цикл управления бизнесом, который позволяет компаниям более эффективно измерять производительность и управлять доходностью. Следовательно, необходимо использовать и другие аналитические средства.

Такие аналитические приложения в основном базируются на решениях, реализующих технологии OLAP. Компании приобретают OLAP-сервера, чтобы максимально эффективно использовать информацию, хранящуюся в витринах данных и приложениях, предназначенных для поддержки процесса принятия решений. OLAP-сервер повышает ценность Хранилища данных, поскольку обеспечивают мощные вычислительные возможности и очень небольшое время отклика. Так, OLAP-инструменты позволяют подготовленному аналитику осуществлять манипулирование информацией в течение нескольких секунд, а не часов.

Одним из требований, предъявляемых к OLAP-продуктам, является необходимость обеспечения простого метода обращения к базовой детальной информации, хранящейся в Хранилище данных, непосредственно из слоя аналитического представления. Помимо этого, OLAP-инструменты должны избавить пользователей от необходимости понимать, где хранятся данные. Благодаря этому, пользователи могут работать самостоятельно, не прибегая к помощи специалистов IT-отделов.

Краткое заключение

В заключении подчеркнем, что технология BPM - это мощное средство для управления организацией, но только тогда, когда используется вместе с Хранилищем данных. Определив ключевые показатели эффективности и корпоративные цели и задачи, можно построить интегрированное решение, позволяющее проводить бюджетирование, задавать цели и выполнять анализ, близкий к режиму реального времени, а также осуществлять моделирование и планирование.

Все больше и больше компаний осознает значимость технологии BPM и намерены внедрять современные интегрированные BPM-платформы, которые будут способствовать их долгосрочному успеху и процветанию.

Ресурсы

• Грэг Мэнкусо (Greg Mancuso), Эл Морено (Al Moreno ). "Реализация решения по управления эффективностью бизнеса" (Implementing Business Performance Management).

Автор: По материалам зарубежных сайтов