Выбор системы управления эффективностью бизнеса: решающие факторы

Основные требованиями, предъявляемые к BPM-системам: мнение аналитиков.

Концепция BPM - Business Performance Management (управление эффективностью бизнеса) небезосновательно является одной из наиболее популярных на сегодняшний день. Действительно, в случае успешной реализации данной методики, эффективность бизнеса может быть существенно повышена. Однако, не следует забывать о том, что ее неправильное использование может привести к весьма тяжелым последствиям для компании.

Очевидно, именно поэтому сегодня на западе вниманию всех желающих предлагаются многочисленные тренинги, семинары и консультации, задачей которых является продвижение данной методологии. Основной идеей всех этих мероприятий является то, что понимание руководством основных показателей эффективности бизнеса - является необходимым условием для правильно разработанной и реализованной корпоративной стратегии. Но, как отмечают сами участники этих программ, организаторы подобных тренингов, как правило, забывают еще об одном условии, необходимом для успешного внедрения концепции ВРМ - о комплексном программном обеспечении, которое может быть настроено в соответствии с индивидуальными потребностями корпорации и которое является достаточно гибким и может быть модифицировано в связи с постоянно изменяющимися условиями на рынке.

В связи с этим особую важность приобретает вопрос разработки критериев выбора наиболее подходящего BMP-решения. Как отмечают аналитики, в ближайшее время такие функциональные возможности BРМ-систем как интеграция основных модулей, отлаженная система составления корпоративных отчетов, постоянные улучшения OLAP-технологий, мощная система планирования, панель инструментов, совместимость с большинством платформ и многие другие - перестанут считаться чем-то особенным и перейдут в разряд минимальных требований, предъявляемых к программному обеспечению данного класса.

Разумеется, это лишь часть параметров, на которые необходимо обратить внимание. Так, как считает ряд экспертов в сфере IT-технологий, огромное значение имеют и такие характеристики программного обеспечения как возможность максимально быстрого внедрения, объединение технологии и методики.

При подготовке данного материала мы решили не ограничиваться мнением только одного авторитетного специалиста в данной обрасти и изучили работы нескольких авторов. Как показал проведенный нами анализ различных критериев выбора и оценки BPM-систем, полярных точек зрения по данному вопросу нет; большинство аналитиков придерживаются схожих взглядов о том, каким должно быть оптимальное BPM-решение. Предлагаем читателю познакомиться с основными требованиями, предъявляемыми к программному обеспечению данного класса.

Выработка и сообщение корпоративной стратегии

Основной задачей любого проекта по внедрению системы ВРМ является разработка и сообщение корпоративной стратегии всем сотрудникам компании. Несмотря на то, что стратегией занимается руководство, понимание стратегических задач всеми сотрудниками также является необходимым условием ее эффективной реализации. Сотрудники должны понимать, что именно от них зависит достижение стратегических целей. И хотя многие действия в компании предпринимаются постфактум, простое объяснение стратегии через показатели эффективности и стратегические задачи может существенно оптимизировать деятельность компании.

ВРМ-решение должно быть максимально понятным всем сотрудникам компании. Руководству следует "интегрировать систему в корпоративную культуру", чтобы успешно направлять деятельность сотрудников и ориентировать их на нужные задачи. Кроме того, программное обеспечение должно быть построено соответствующим образом для возможности поддержки большого количества пользователей. Оптимальным вариантом считается решение на основе какого-либо веб-браузера, благодаря чему облегчается внедрение и дальнейшее обслуживание системы.

Объединение технологии и методики

Концепция управления эффективностью бизнеса достаточно проста: ни один ключевой показатель сам по себе не может дать полную картину деятельности предприятия, именно поэтому необходима сбалансированная модель, использующая целый ряд внешних и внутренних показателей, ориентированная на соответствующие факторы успеха и четко демонстрирующая причинно-следственные связи, связанные со стратегией.

Основными управленческими методиками на сегодняшний день являются Система сбалансированных показателей (ССП), Six Sigma, Economic Value Add (добавление экономической стоимости), EFQM (Европейская организация грамотного управления) Excellence Model (Модель превосходства), Total Quality Model (Полная модель качества) и Malcolm Baldrige Quality Award (Награда за качество Малькольма и Болдриджа).

Несомненно, самой популярной из всех вышеперечисленных является ССП. В основе этого подхода лежит единая система показателей и стратегических целей, с помощью которой пользователь может получить полную, "сбалансированную" и ясную картину деятельности компании, которая демонстрирует связи между краткосрочными и долгосрочными задачами, стоящими перед компанией, а также между планируемым результатом и факторами, напрямую влияющими на эффективность бизнеса.

Гибкая структура для адаптации к динамичным условиям рынка

Ни для кого не секрет, что рынок - это достаточно динамичное явление. В связи с этим, для успешного функционирования компании должны быть открыты к различным инновациям: компании должны быть готовы постоянно рационализировать производство, снижать расходы и мотивировать персонал. Корпоративная стратегия также должна быть модифицирована в соответствии с возникающими новыми условиями.

ВРМ-решение должно обладать достаточной гибкостью для возможности изменения существующих стратегических задач и показателей эффективности и добавления новых. Необходимо иметь возможность вводить новые отчеты и задавать новые правила анализа.

Анализ, ориентированный на время

Для того, чтобы оценить правильность стратегии, необходимо постоянно проводить ее моделирование и оценку. Поэтому ВРМ-приложение должно быть ориентировано на финансовый календарь компании и должно обладать функцией отслеживания деятельности компании по различным финансовым периодам (неделя, месяц, квартал, год). Например, производственные издержки могут изменяться ежедневно, в то время как некоторые показатели могут представлять интерес только в конце месяца. Соответственно, вместо того, чтобы агрегировать данные об производственных издержках до ежемесячного уровня или разбивать постоянные расходы по дням, ВРМ-приложение должно работать с данными в той форме, которая больше всего подходит для пользователя. Соответственно, ВРМ-решение должно быть разработано таким образом, чтобы его могли использовать различные группы пользователей, в соответствии со своими потребностями.

Безопасность данных

Поскольку в ВРМ-системах часто используются "закрытые" данные, т.е. данные, доступ к которым ограничен, в компаниях иногда возникают конфликты при попытке сравнить фактические результаты деятельности различных отделов, департаментов и других организационных подразделений. В хорошей ВРМ-системе обязательно должна присутствовать гибкая многоуровневая система безопасности, которая разрешает доступ пользователям к той или иной информации на основе его полномочий.

Возможность максимально быстрого внедрения

Если ВРМ-система будет внедряться слишком долго, то нужный момент может быть упущен. Основная часть времени при внедрении уходит на выработку стратегических задач, на определение ключевых показателей эффективности и на поиск соответствующих данных. Именно это должно считаться приоритетной задачей, а отнюдь не разработка архитектуры или тестирование программного обеспечения.

Скорость и точность являются необходимыми критериями при внедрении ВРМ-систем, так как, например, потеря каких-либо данных может крайне негативно сказаться на работе приложений в целом, в особенности на ранней стадии проекта.

Панель инструментов и Система сбалансированных показателей (ССП)

Панель инструментов является системой, существенно облегчающей процесс принятия решений, так как позволяет просматривать несколько фактических показателей в разных окнах. Кроме того, панели обеспечивают широкий масштаб выводимых результатов и позволяют проводить глубокий анализ данных (drill down) для правильной идентификации проблемы и определения дальнейших действий. Многие компании пытаются "облегчить себе жизнь" и сначала внедряют панели инструментов и ССП, и лишь потом - традиционные системы ВРМ.

Аналитические возможности программного обеспечения

После определения стратегии и ключевых показателей начинается непосредственная работа с ВРМ-приложениями. Программное обеспечение используется для автоматизации сбора и представления данных, что, в свою очередь, существенно оптимизирует деятельность компании. Но, само по себе, сравнение прогнозируемых результатов с фактическими не является единственной задачей ВРМ-системы. Пользователь должен иметь возможность "углубленного анализа данных" (drill down), чтобы понимать происходящее и предпринимать адекватные действия.

Как правило, данные должны анализироваться для нескольких измерений, и именно с помощью OLAP-технологий пользователь может просматривать данные по тем измерениям, которые ему необходимы (регион, объем продаж, линии продуктов, и т.д.)

OLAP-инструменты представляют особый интерес для финансовых аналитиков и отделов технической поддержки руководства, так как позволяют проводить анализ информации, хранящейся в базах данных компании. И хотя, по сравнению с панелями инструментов или программами составления отчетов, сложные OLAP-инструменты рассчитаны на узкий круг пользователей, они, тем не менее, могут существенно снизить текущие расходы компании, обеспечивая "полную прозрачность происходящих процессов".

Составление отчетов

Хорошее ВРМ-приложение, которое обслуживает тысячи пользователей и может обрабатывать терабайты информации, может существенно повысить ROI в организациях с глобальной пользовательской базой, независимо от ее индивидуальных потребностей. Стандартизация системы составления отчетов внутри компании снижает расходы на приобретение программного обеспечения от нескольких поставщиков и обеспечивает совместимость данных.

Возможности планирования

ВРМ приложения существенно повышают ROI компании за счет того, что они помогают руководству сопоставлять корпоративные планы с существующими показателями и менять стратегию в соответствии с текущими тенденциями. Поэтому, грамотно разработанные системы планирования, бюджетирования и консолидации являются необходимыми элементами любой ВРМ-платформы.

Интегрированный программный продукт

Аналитические инструменты и приложения составления отчетов, являющиеся обязательным элементом любой ВРМ-системы, должны обладать совместимой архитектурой, мета-данными и интерфейсом. Продуманная интеграция модулей позволяет не только снизить стоимость внедрения и постоянного технического обслуживания системы, но и принимать стратегические решения на основе фактической информации.

В идеале, данные из разных источников должны быть проверены на предмет их фактической точности, после чего они должны быть подвергнуты трансформации, агрегации и загрузке в Хранилище данных для дальнейшего анализа.

Другие факторы, влияющие на принятие решения о выборе ВРМ-системы

При выборе ВРМ-систем, по мнению некоторых аналитиков, следует также обратить внимание и на некоторые другие моменты:

• Возможность интеграции с ведущими ERP-системами. Действительно, все больше компаний обращаются к BI-инструментам с целью использования данных из ERP-систем. Для этого необходима совместимость BI-приложений с ERP-системами.
• Поддержка Unix. Как известно, Unix предпочитают компании, которым необходима надежная и масштабируемая система, предназначенная для работы с большими базами данных или поддержки большого числа сетевых пользователей. Поставщики программного обеспечения уже начинают разрабатывать свои продукты с учетом этого требования.
• Поддержка XML. Сегодня наблюдается общая тенденция перехода на веб-технологии. В связи с этим руководство любой компании старается не остаться в стороне и предпочитает использовать XML-технологии в своей работе. Естественно, и при выборе программного обеспечения, которое должно прослужить много лет, руководство также ориентируется на этот критерий.

Краткие итоги

Выбор оптимального BPM-решения - достаточно непростая задача. Приведенные выше критерии оценки BPM-системы могут быть полезны не только тем, кто собирается устанавливаться данные системы, но и тем, кто только начал свое знакомство с этой перспективной концепцией управления эффективностью бизнеса.

Действительно, большинство рассмотренных показателей непосредственно связаны с коэффициентом окупаемости инвестиций (ROI - Return of Investment), и реализация указанных требований в программном обеспечении позволит превратить ВРМ-систему в эффективный инструмент увеличения ROI. Тем не менее стоит помнить и о том, что хотя многие поставщики программного обеспечения гарантируют решение управленческих задач с помощью своих продуктов, эффективное управление компанией зависит не только от технологии, но и от умения правильно расставить акценты и выработать корпоративную стратегию, от умения корректно определить ключевые показатели и грамотно применять существующие методики управления.

Автор: По материалам зарубежных сайтов