Успех BI никогда не бывает случайным

Третья статья также посвящена созданию успешного BI-проекта. В этом
материале подробно описываются шесть основных фаз разработки корпоративной
BI-системы, следование которым поможет избежать ошибок и достичь хорошего
результата в реализации такого проекта.

Для разных компаний технология Business Intelligence (BI) имеет разное значение. Поэтому чтобы добиться конкурентных преимуществ, сформировать стратегию развития успешного проекта, а также стратегии его реализации, управления рисками и оправдания расходов — необходимо определить свои уникальные требования к BI-системе.

Многие компании довольно хорошо подготовлены к внедрению различных BI-приложений, например карт сбалансированных показателей, управляющих панелей, модулей контроля ключевых показателей эффективности, информационные Хранилища данных, инструментов формирования запросов и отчетов и проч. Тем не менее, технология BI сама по себе редко является основным ориентиром для разработки. А значит, в большинстве случаев отсутствует четкое представление о различиях между традиционными системами и BI-приложениями.

В связи с этим можно предложить три основных правила, которые помогут руководителям проектов и администраторам избежать ошибок при проектировании BI-системы и добиться успешной реализации. Итак, необходимо:

• четко уяснить, чем BI-приложения отличаются от традиционных.
• разработать архитектуру BI-приложения, как для общеорганизационной, многомерной системы отчетности.
• следовать всем фазам разработки, описанным в этой статье, либо применять уже опробованную в организации методику.

Фазы разработки

Почти все проекты разработки BI-приложения от начала и до полной реализации проходят через шесть фаз:

1. Обоснование — создание BI-концепции и стратегии, анализ эффективности вложений.
2. Планирование, дизайн и построение BI-инфраструктуры.
3. Дизайн, разработка и управление историческими и операционными информационными Хранилищами данных.
4. Извлечение информации и подготовка отчетности с использованием готового корпоративного ПО.
5. Визуализация данных, прогнозирование и их представление с использованием специальных приложений.
6. Управление BI-приложениями и инфраструктурой, и их расширение.

Рис. 1  Фазы разработки BI-приложения

Однако в отличие от традиционных приложений BI-системы должны постоянно развиваться, чтобы соответствовать изменяющимся условиям на предприятии и на рынке. Следовательно, реализация BI — не линейный процесс (рис.1).

Фаза 1: Обоснование — создание BI-концепции и стратегии, анализ эффективности вложений

На первом шаге определяются стратегические бизнес-цели. Проводится опрос бизнес-пользователей из различных подразделений на предмет требований к системе; при этом IT-персонал занимается исключительно координацией и технической поддержкой.

Оценка бизнес-ситуации обычно состоит из четырех процессов.

1. Анализ бизнеса и рынка

Важно знать, каково текущее состояние вашего бизнеса и в какую сторону он развивается. Для этого нужно ответить на несколько вопросов:

• Влияет ли конкуренция на продукты и услуги?
• Допустим, конкуренции нет. Изменится ли ситуация при этом допущении или останется прежней?
• Отличается ли нынешняя деятельность от прошлогодней?
• С какими типами конкурентов сталкивается компания?

2. Выбор бизнес-управляющих и инвесторов

Без грамотных бизнес-управляющих и инвесторов, а также без утвержденного стратегического направления развития BI-проект скорее всего провалится.

3. Оценка и уменьшение рисков

Любой тип рисков можно проанализировать, ответив по каждому из них на ряд вопросов. Приведем их по порядку.

Риски BI-проекта:

• Насколько прибыльны выбранные технологии на рынке?
• Насколько они устоялись в компании?
• Сколько будет сосуществовать различных технологий?
• Есть ли в наличии несовместимые операционные системы?
• Есть ли несовместимые СУБД?

Риски сложности:

• Насколько сложна IT-среда в целом?
• Насколько сложно BI-приложение само по себе?
• Насколько изменится технологический процесс?
• Сколько рабочих мест будет поддерживаться?
• Насколько они удалены друг от друга?
• Каков уровень распределенности данных, процессов и элементов управления?

Риски интеграции:

• Сколько будет интерфейсов у приложения?
• Внешние ли это интерфейсы?
• Насколько велика избыточность источников данных?
• Насколько ошибочны данные?
• Есть ли несовместимые стандарты? Отсутствуют ли стандарты?

Организационные риски:

• Какой риск допустим для руководства IT-отдела?
• На какую финансовую и моральную поддержку можно рассчитывать, если проект столкнется с трудностями?

Риски, связанные с командой разработчиков:

• Каким опытом обладает команда?
• Есть ли у сотрудников достаточная квалификация в основных областях?
• Каков моральный климат?
• Насколько квалифицирован менеджер проекта?

Финансовые риски:

• Как быстро проект должен окупиться?
• Какова вероятность того, что расходы превысят прибыль?
• Можно ли снизить риск за счет использования только проверенных технологий?

Определив риски, перейдем к технологиям и планам.

4. Анализ расходов/прибылей, сокращение расходов и повышение прибылей

Часто полагают, что расходы, связанные с BI-проектом, трудно оправдать. Это действительно так, если не определено, какую проблему будет решать новая система.

Общий выигрыш от внедрения BI, как правило, труднее поддается количественной оценке, нежели расходы. Один из эффективных способов оценить BI-затраты — привязать их к конкретной, поддающейся измерению проблеме.

Предположим, к примеру, что компания ежегодно теряет пять миллионов долларов, безуспешно пытаясь пресечь мошенничество при страховании в связи с недостатком и ненадежностью соответствующих данных. Если предполагаемое BI-приложение сможет решить эту проблему, тогда его разработку будет легко обосновать. Оценка преимуществ проекта должна быть проведена как можно более тщательно, даже если точная эффективность вложений не вполне определима.

Анализ расходов/прибылей должен установить, каким образом BI-приложение будет решать бизнес-проблему или какие новые бизнес-возможности оно даст. Кроме того, необходимо определить, какие типы информации будут доступны, как эту информацию можно использовать для принятия более грамотных решений, где и как представить эти данные. Следующий шаг — оценка и сравнение расходов, необходимых для достижения предполагаемой окупаемости.

Выполнив все задачи первой фазы, компания должна получить следующее:

• BI-концепцию;
• четко сформулированные цели проекта;
• сравнительный анализ BI-целей и организационных целей;
• сравнение расходов и прибылей, оценку эффективности вложений;
• перечень последующих шагов, определяющих, как проект будет планироваться, разрабатываться и управляться.

Фаза 2: Планирование, дизайн и построение BI-инфраструктуры

Принятие грамотных решений облегчает простой и защищенный доступ к операционным данным старых систем (legacy  data), а также к текущим транзакционным данным. Это достигается созданием инфраструктуры, которая обеспечивает доступ к старым системам, а также безопасность и восстановление после сбоев. Инфрастуктура должна поддерживать функции поиска как для структурированных, так и не структурированных данных.

Корпоративная инфраструктура имеет дляBI-приложения то же значение, что и транспортная инфраструктура для автомобилей. Без правильной инфраструктуры и глобального понимания ее правил BI приложение будет бесполезным. Инфраструктура состоит из технической и нетехнической частей.

В первую очередь необходимо рассмотреть техническую инфраструктуру. В этом случае сотрудникам IT-отдела необходимо:

• Оценить существующие платформы. Существующую инфраструктуру необходимо оценить до того, как будут приобретены новые компоненты. Также следует убедиться в совместимости со старыми системами. Весь набор IT-средств должен быть распланирован, интегрирован, спроектирован и реализован.
• Оценить и выбрать новые продукты. Необходимо решить, какое нужно приобрести оборудование, ПО и сетевые компоненты. Если существующая аппаратная платформа обеспечивает все необходимое, нужно выяснить, гарантирует ли она требуемую для BI масштабируемость и производительность. К принятию решений о необходимости покупки нужно привлекать бизнес-представителей и акционеров.
• Написать отчет о технической инфраструктуре. Всю полученную информацию о существующей платформе нужно поместить в отчет. Объяснить сильные и слабые места имеющегося оборудования, промежуточного ПО и СУБД инструментов, перечислить необходимые дополнительные компоненты.
• Расширить существующую платформу. После выбора приобретаемых продуктов, нужно начать их оценку, подбор, заказ, установку и тестирование. Далее производится оценка нетехнической инфраструктуры, для чего необходимо:
• Оценить компоненты нетехнической инфраструктуры. Чтобы BI-среда поддержки принятия решений (ППР) не стала такой же фрагментарной, как операционная система или уже существующие среды ППР, необходимо создать нетехническую инфрастуктуру. Иначе вопросы, касающиеся организации в целом, нельзя будет разрешить. Политика, процедуры, руководства и стандарты, которые являются частями нетехнической инфраструктуры предприятия, предназначены для того, чтобы поддерживать координацию и управление BI-среды. Написать отчет о нетехнической инфраструктуре.
  В этом отчете фиксируются недостатки в существующей нетехнической инфраструктуре, а также предлагаемые исправления. Здесь необходимо отметить возможности поиска, взаимодействия, инструменты управления знаниями и обеспечение безопасности.

По окончании второй фазы должно быть выполнено:

• проектирование и реализация необходимой инфраструктуры;
• создание и расширение существующей сети;
• внедрение необходимых требований по безопасности;
• выгрузка корпоративных порталов, приложений для управления контентом и систем управления знаниями.

Фаза 3: Проектирование, построение и управления историческими и оперативными информационными складами данных

BI дает компаниям возможность принимать обоснованные решения за счет выполнения трендового анализа, прогнозирования, data mining и статистического исследования информационных складов данных. В этих складах можно делать так называемые «снимки» текущей производительности компании для различных периодов времени, что помогает выполнять тактический и стратегический анализ. Лучшее понимание данных помогает специалистам и руководителям принимать решения, ориентированные на выполнение конкретных действий.

Перечислим, что необходимо для эффективного использования этой информации:

• Определить требования к данным со стороны специалистов и лиц, принимающих решения. Под ними подразумевается выделение конкретных задач анализа, что часто не выполняется за недостатком понимания принципов функционирования бизнеса и существующих информационных потребностей, а также взаимосвязи между разрозненными источниками данных.
  Качество данных также является сложной проблемой. На этапе обоснования необходимо четко сформулировать цели и ожидаемые результаты бизнес-анализа. Результаты помогут в дальнейшем определить информационные потребности и источники данных для управления BI-приложением.
• Оценить операционные источники и процедуры. При оценке текущих систем ППР нужно обратить внимание на операционные данные, процессы и процедуры. Бизнес-проблемы могут возникать по той причине, что руководители не доверяют той информации, которая им предоставляется, а сложности с качеством данных могут быть результатом неправильного ввода, отсутствия редактирования, ошибок в коде или недостаточной подготовленности пользователей.
• Выполнить моделирование данных и информации. Действия, выполняемые во время анализа данных, позволяют понять и скорректировать существующие противоречия в бизнес-данных вне зависимости от метода реализации системы. Необходимо создать логическую модель данных, что требует стандартизованных бизнес-метаданных.
• Создать репозиторий метаданных. В отличие от обычных баз, репозиторий метаданных хранит сами бизнес-данные для приложения, а   только контекстуальную информацию о них. Примером могут служить значение и содержание; стратегии, управляющие данными; технические свойства, спецификации их преобразования и программы для их управления.
• Извлечь, очистить, преобразовать и загрузить данные в Хранилища и операционные склады данных.
  Четыре фактора усложняют процессы извлечения, преобразования и загрузки (ETL, Extract Transform Load):
  • низкое качество исходных данных, приводящее к тому, что очистка и преобразования занимают много времени;
  • сложность процесса;
  • недостаток выделенного времени;
  • непривлекательность работы — в проекте часто участвуют низкоквалифицированные сотрудники, что приводит к созданию некачественного репозитория.
• Управлять расширением Хранилища. По самым осторожным оценкам, объем данных в BI-среде удваивается каждые два года. По мере их роста возникает необходимость в создании плана агрегирования и объединения стареющих данных. Бизнес-аналитики редко нуждаются в том же уровне детализации для старых данных, что и для недавней информации, поэтому можно этот уровень уменьшить.

Таким образом, результаты выполнения третьей фазы должны быть следующие:

• завершена логическая и физическая модель данных;
• создана целевая база данных BI;
• созданы репозитории метаданных для бизнес-данных и данных приложения;
• выполнена очистка данных;
• выпущены ETL-инструменты;
• реализовано корпоративное Хранилище, операционные склады данных, витрины данных для подразделений и операционные хранилища;
• выполнена интеграция с внешними источниками данных;
• сгенерированы базовые кубы.

Фаза 4: Извлечение информации и создание отчетности с использованием готового ПО компании

Своевременное предоставление руководителям информации в удобном формате ведет к принятию грамотных решений и является отличительным фактором работы в передовых компаниях.

Для этого необходимо выполнить следующее:

• Использовать встроенную функциональность существующих оперативных систем. Эти системы хранят очень важную информацию о клиентах, поставщиках, партнерах и сотрудниках. Чтобы сохранить и расширить клиентскую базу, сотрудникам необходим доступ не только операционным данным старых систем, но и к текущим данным. Для этого многие системы головного отдела и подразделений снабжаются функциями создания отчетов и запросов, что позволяет иметь доступ к их данным.
• Развернуть готовое ПО для формирования отчетности и запросов. Большинство организаций создают BI-приложения, обеспечивающие функциональность для создания запросов и отчетов. Эти приложения имеют доступ к оперативным системам и другим источникам данных, позволяя быстро развернуть исходные системы поддержки принятия решений. Менеджерам и руководителям необходим прямой доступ к ключевой информации прежде, чем предприятие пройдет через широкомасштабное внедрение.

Основные операции четвертой фазы включают:

• выбор функций отчетности и создания запросов, доступных из оперативных систем;
• выбор и оценку коробочных BI-продуктов, которые обеспечивают бизнес-аналитику;
• разработку и реализацию BI-приложений для достижения эффективного принятия решений.

По завершении четвертого этапа должны быть получены следующие результаты:

• аналитические и статистические статические отчеты для руководителей и менеджеров;
• отчеты об очевидных недостатках и возможностях операционных процессов, демографии клиентов и условиях рынка.

Фаза 5: Визуализация данных, прогнозирование и их представление с помощью специальных приложений

Методы, усвоенные при разработке оперативных приложений, недостаточны для разработки BI-приложения. Используя готовое ПО предприятия, специалисты могут использовать системы Хранилищ данных, запросы, отчеты и информацию, полученную с помощью BI-приложения.

И всё же обычно бывает необходимо настроить BI-приложение для визуализации, прогнозирования и представления. Для этого приходится использовать и настраивать различные типы ПО.

• Разработка приложения. Быстрый и простой доступ к данным для бизнес-анализа — одна из основных целей разработки BI-проекта. Очень часто такой доступ достигается за счет использования предопределенных моделей. В такой модели данные заранее обработаны (агрегированы, суммированы) и хранятся в форме, обеспечивающей наиболее быстрый доступ. Поэтому так популярны многомерные OLAP-инструменты.
• OLAP инструменты. Многомерные OLAP-инструменты являются основным компонентом пакета BI-инструментов для поддержки принятия решений. Такие термины, как реляционный OLAP (ROLAP), многомерный OLAP (MOLAP), связаны с появлением все большего количества инструментов доступа к данным и аналитических средств.
• Среда разработки. Разработка важных бизнес-приложений не может выполняться отвлеченно для какого-нибудь одного компьютера. Напротив, большинство предприятий требуют структурированного подхода. Компоненты BI-приложения также стремятся ко все большей и большей структурированности.
  Обычно компании настраивают среду разработки для разных целей. Если небольшое предприятие может владеть двумя средами (разработки и функционирования), то крупные обычно используют четыре: для создания прототипов (где тестируется технология и утверждаются требования), для разработки (где разработчиками пишутся и тестируются сценарии и программы), для контроля качества (где тестирование программ и сценариев перед выходом в работу проводят операторы) и, наконец, сама среда функционирования.
• Web-среда. Web становится все более и более популярной средой для BI-приложений. Так как большинство OLAP-инструментов предназначены для работы в Web, то данные из целевой базы данных BI часто публикуются во внутренней сети компании. Подмножество этих данных может быть доступно через отдельный портал для бизнес-партнеров или клиентов через Интернет.
• Data mining. Для поиска и исследования структур внутри данных генерируются аналитические модели. В этом случае пользователям предоставляется информация, на основе которой можно добиться повышения доходов и прибылей, сократить расходы, разработать новые стратегии производства и расширить свою долю рынка.

На этапе пятой фазы необходимо выполнить следующие основные операции:

• определить конечные требования к внедряемому проекту;
• спроектировать, разработать и протестировать специальные BI-приложения (в том числе управляющие панели, мобильные приложения, инструменты data minig, прогнозирующий анализ и т.п.);
• подготовить BI-приложение для функционирования;
• обеспечить обучение пользователей.

Выполнив эти действия, можно получить следующее:

• многомерные кубы на основе исторических и информационных хранилищ;
• системы динамического создания отчетов и запросов;
• инструментальные панели BI для руководителей, где можно выполнять нерегламентируемые запросы и многомерное преставление ситуации в компании в реальном времени;
• внедрение мобильных приложений для оптимизации процессов и эффективного сбора данных.

Фаза 6: Управление и расширение BI-приложений и инфраструктуры

Поскольку критически важные для бизнеса решения зависят от BI, то этой средой нужно управлять так же, как и оперативной. На этот счет есть несколько предложений:

• нужно начать с небольшой группы бизнес-пользователей (включая представителей, участвовавших в разработке), в составе которой будут не  однитолько опытные специалисты, но также и менее подготовленные сотрудники ;
• работать с сотрудниками, как с заказчиками, и помнить о «заботе о клиентах». Удачная (без перебоев) реализация, интерактивное обучения и постоянно действующая поддержка помогут решить эту задачу;
• воспользоваться возможностью проверки подхода к реализации. Можно изменить этот подход или модифицировать приложения, прежде чем окончательно его внедрять.

Управление развитием системы

Количество данных в BI-среде удваивается каждые два года. С одной стороны, при грамотном управлении развитием это способствует снижению стоимости запросов, с другой — общая стоимость работы со средой повышается, если допустить, что со временем ее будут использовать всё больше сотрудников.

Три ключевые области развития, за которыми необходимо следить, — это рост объема данных, рост интенсивности использования системы и рост количества оборудования.

Рост данных означает не только добавление новых строк в таблицы, но также и расширение целевых баз данных за счет дополнительных столбцов и таблиц. Введение новых столбцов в таблицу измерений не так сложно, как добавление новых таблиц измерений в существующую схему «звезда» (или «снежинка»), поскольку последнее требует, как правило, выгрузки таблицы фактов, добавления внешнего ключа в таблицу фактов, перерасчета этих фактов до более низкого уровня детализации и затем перезагрузки таблицы.

Если выполнить все операции фазы 6, то можно получить следующие результаты:

• функциональную справочную службу;
• полностью настроенные средства обучения;
• функциональные репозитории метаданных и программные библиотеки;
• автоматизированные ETL-процессы с автоматизированным механизмом оповещения;
• процедуры системного копирования и восстановления из архива;
• плановую оценку уровней и показателей производительности;
• задокументированные процессы для отчетов и принятия решений.

Заключение

Изучив все шесть фаз внедрения Business Intelligence, становится ясно, что ни в коем случае нельзя разворачивать BI-систему бессистемно и наспех. Напротив, это дело требует четкого понимания как сложности самого приложения, так и особенностей его применения в масштабе всей организации. Более того, группа разработчиков должна озаботиться выяснением того, какая информация о клиентах, рынках и конкурентах будет необходима будущим пользователям.

Чтобы достичь успеха, сотрудникам необходимо быть достаточно изобретательными и дисциплинированными. Можно получить положительный результат внедряя BI итеративным методом — поэтапно, сосредоточив усилия на реализации лучших приемов и соответствующих им методиках. Важно помнить, что способность к своевременному и эффективному внедрению BI-средств является несомненным залогом не только прибыльности, но самого существования компании в будущем.

Автор: По материалам зарубежных сайтов