Термин "бизнес-аналитика" (business intelligence) может иметь и иронический подтекст, так как зачастую компании впустую тратят деньги и время на внедрение ненужного программного обеспечения, приобретая BI-инструменты плохо пригодные для решения их проблем. Проблема осложняется тем, что большинство таких продуктов изначально имели узкую специализацию, то есть были ориентированы на конкретный процесс или подразделение предприятия. Несовместимые BI-системы могут выдавать противоречивую информацию, что не только не проясняет ситуацию, но и приводит к путанице.
Существует целый ряд BI-приложений: от простых инструментов обработки запросов до мощных аналитических систем - которые предназначены для решения различных задач: начиная с планирования, прогнозирования и бюджетирования и заканчивая продажами, маркетингом, CRM и е-бизнесом. При этом чем больше программных пакетов приобретает компания, тем больше трудностей может возникнуть при попытке воссоздать целостную картину состояния дел на предприятии.
И все же формирование общей картины является ключевой задачей бизнес-аналитики, равно как и продукта ее естественного развития - управления эффективностью корпорации. Средства бизнес-аналитики - стратегическое направление капиталовложений, которое должно направлять информацию об эффективности корпорации в руки тех, кто сможет правильно ею воспользоваться. При этом географические или иные ограничения не играют никакой роли.
Для достижения высокого качества работы с информацией организации необходимо объединить все собранные при помощи BI-приложений данные, проанализировать основные тенденции, модели потребительского поведения, экономическую эффективность - стандартный набор показателей, на которых базируется BI-анализ. И хотя объединение данных достаточно сложная задача, приведенные ниже рекомендации могут помочь удостовериться в правильности используемого набора BI-инструментов:
Результатом перехода к использованию BI-инструментов в страховой компании Zurich North America стало повышение точности и скорости анализа. "До того, как мы выбрали решение компании Crystal Decisions, для принятия решения менеджеру требовалось собирать всю информацию из различных инструментов отчетности, определять, как она была получена или рассчитана, и пытаться ее анализировать. На это обычно уходило несколько дней, - говорит Тэд Балзано (Ted Balzano), менеджер по информации и поставкам. - Теперь каждый, независимо от должности или знаний в области информационных технологий, может получить тот или иной отчет через локальную интрасеть в течение нескольких минут. Приблизительно 1000 пользователей, которые имеют доступ к подобной информации, могут на ее основе принимать более взвешенные бизнес-решения".
Целью компании Bisys, занимающейся предоставлением слуг в области управления инвестициями, было найти такой пакет BI-инструментов, с помощью которого можно было бы получить стандартный набор отчетов. "Нам уже недостаточно низкопроизводительных программ, которые к тому же требуют значительных затрат на обслуживание", - говорит Тим Кремер (Tim Kremer), руководитель отдела разработки.
В результате, компании Bisys удалось наладить процесс анализа объемов продаж, данных по счетам, а также информации об оплате продукции поставщиков. "Новый BI-инструмент, разработанный компанией Actuate, позволяет пользователям получать доступ к различным отчетам в режиме online. Это способствует снижению трудозатрат по обслуживанию системы, делает внесение изменений в отчеты более простым, предоставляет более гибкие возможности настройки и уменьшает объем рутинной канцелярской работы, поэтому остается гораздо больше времени на анализ", - говорит Тим Кремер. "Менеджеры компании, - продолжает руководитель разработки, - предлагают потенциальным клиентам демоверсию интерактивной системы репортинга, как аргумент в пользу выбора решения именно от Bisys.
Несколько иная ситуация сложилась в компании Eddie Bauer, занимающейся розничной продажей одежды и домашней мебели. Основной целью организации было понять особенности потребительского поведения и повысить качество маркетинговых кампаний. "До того, как мы перешли к использованию BI-решения компании SAS, информация о клиентах была рассредоточена по различным системам, что затрудняло процесс анализа и определения клиентских предпочтений, - говорит Гарри Эглер (Harry Egler), вице-президент филиала, ответственного за состояние рынка. - Теперь мы можем получить целостную картину рынка, в том числе данные о его насыщенности, что в конечном счете помогает сэкономить деньги".
Другой задачей, стоявшей перед этой компанией, было снижение расходов на 10% без ухудшения показателей прибыли. По словам Гарри Эглера, им удалось достичь этой цели в 1999 году на гребне первой волны использованию средств BI. "Мы можем более точно оценивать эффективность и результаты нашей деятельности, а кроме того, мы можем рассматривать одну и ту же информацию с разных позиций одновременно", - продолжает он.
Компания Lesco, занимающаяся торговлей товарами по уходу за садом, широко применяет BI-технологии. "Переход к использованию BI полностью изменил наш подход к бизнесу, - говорит Уэйн Муравски (Wayne Murawski), исполнительный директор Lesco. - Используя продукт компании Cognos для анализа и репортинга информации, содержащейся в Хранилище данных, мы можем получить более полное представление о таких ключевых аспектах нашей деятельности, как клиенты, поставщики, материально-производственные запасы (МПЗ), маркетинг и финансы. Например, отдел по сбыту может позволить себе подробнейший анализ рынка, чтобы выявить определенные тенденции в структуре спроса, в том числе по каждому отдельно взятому продукту. Кроме того, мы используем решение компании Cognos для определения производительности организации, рассчитывая ключевые показатели эффективности (KPI) - как финансовые, так и оперативные".
По словам исполнительного директора Lesco , компания перешла к использованию программного обеспечения Cognos в 1996 г. Инструмент BI позволяет каждому сотруднику в сфере продаж ежедневно определять свои задачи и необходимый для их достижения уровень производительности. "Данный инструмент также удобен для прогнозирования состояния МПЗ, включая данные о том, какой уровень запасов мы должны обеспечить, чтобы клиенты могли в любой момент получить требуемый товар", - говорит Уэйн Муравски.
Сегодня покупка BI-решений становится все более привлекательным вложением средств. Поэтому, помните, какому бы инструментальному средству вы не отдали предпочтение, успех или провал этого продукта во многом зависит от того, приготовились ли вы к этому шагу заранее.
По мнению Ричарда Скрилетца, сейчас самое подходящее время, чтобы улучшить используемые BI-инструменты. "Сегодня рынок принадлежит покупателю, - говорит он. - Это означает, что при желании можно приобрести отличный программный продукт". Кроме того, Коди Бэйтмен убежден, что BI-инструменты скоро подешевеют, и лишь наиболее успешные поставщики смогут выжить в конкурентной битве. "На мой взгляд, через несколько лет останется лишь 4 или 5 компаний, остальные же будут поглощены или обанкротятся", - заявляет он.
Большинство проектов по внедрению BI терпят неудачу в результате плохого планирования. Подобные инициативы зачастую рождаются после того, как один из менеджеров посещает семинар, организованный продавцом программного обеспечения, или же читает статью, посвященную этой тематике, и решает, что настало время внедрить средства BI. Проект получает одобрение и финансирование, но никто не задумывается о том, каковы же реальные информационные нужды организации, какие трудозатраты потребуются для реализации проекта и чему равен коэффициент окупаемости вложения.
Одним из ключевых моментов перед приобретением BI-инструмента является проведение предварительного анализа. "Оценка BI-продукта представляет собой своего рода исследование, проводимое в трех главных направлениях, определяющих успех любого BI-проекта", - говорит Коди Бейтмэн.
Это следующие области анализа:
Три перечисленных вида анализа могут помочь сэкономить время и деньги компании. Вы можете позволить себе осуществить дорогостоящий проект, если вы уверены в его полезности. "Если вы находите ответы на важные вопросы, опрашивая нужных людей, прежде чем приступить к осуществлению проекта, они смогут лучше понять ваши цели и способствовать их достижению, - говорит Коди Бэйтмен. - Если же проект не подходит вам, предварительный анализ поможет вовремя выявить это, и вы не станете тратить деньги и усилия впустую. Хорошо известно, что очень часто проекты по внедрению BI-инструментов заканчиваются неудачей, в результате чего отбрасываются и исходные концепции".
Что касается долгосрочных целей, предварительный анализ BI-проекта помогает компании достичь наиболее высокого коэффициента окупаемости инвестиций (ROI). Если правильно осуществить данный анализ, можно получить целостную картину будущих перспектив развития предприятия.