Правильные BI-средства для работы

Вторая статья является своеобразным продолжением разговора, начатого в
первой статье, - в ней затронута проблема выбора наиболее подходящих
BI-инструментов. В ней также приводятся некоторые рекомендации по внедрению
программных продуктов BI.

Термин "бизнес-аналитика" (business intelligence) может иметь и иронический подтекст, так как зачастую компании впустую тратят деньги и время на внедрение ненужного программного обеспечения, приобретая BI-инструменты плохо пригодные для решения их проблем. Проблема осложняется тем, что большинство таких продуктов изначально имели узкую специализацию, то есть были ориентированы на конкретный процесс или подразделение предприятия. Несовместимые BI-системы могут выдавать противоречивую информацию, что не только не проясняет ситуацию, но и приводит к путанице.

Существует целый ряд BI-приложений: от простых инструментов обработки запросов до мощных аналитических систем - которые предназначены для решения различных задач: начиная с планирования, прогнозирования и бюджетирования и заканчивая продажами, маркетингом, CRM и е-бизнесом. При этом чем больше программных пакетов приобретает компания, тем больше трудностей может возникнуть при попытке воссоздать целостную картину состояния дел на предприятии.

И все же формирование общей картины является ключевой задачей бизнес-аналитики, равно как и продукта ее естественного развития - управления эффективностью корпорации. Средства бизнес-аналитики - стратегическое направление капиталовложений, которое должно направлять информацию об эффективности корпорации в руки тех, кто сможет правильно ею воспользоваться. При этом географические или иные ограничения не играют никакой роли.

Для достижения высокого качества работы с информацией организации необходимо объединить все собранные при помощи BI-приложений данные, проанализировать основные тенденции, модели потребительского поведения, экономическую эффективность - стандартный набор показателей, на которых базируется BI-анализ. И хотя объединение данных достаточно сложная задача, приведенные ниже рекомендации могут помочь удостовериться в правильности используемого набора BI-инструментов:

1. Оцените инфраструктуру, а также инструменты и поставщиков, которые используются. "Технология лишь на 15 % определяет успех; остальные 85% - это подготовка, выявление истинных нужд организации и ожиданий руководства, - говорит Коди Бэйтмен (Cody Bateman), BI-менеджер компании Irving, подразделения компании Greenbrier & Russel, занимающейся консультированием в области бизнес-аналитики.
   "Реальная цена инструмента - не только цена его покупки и установки, но еще и затраты на обучение персонала и долгосрочные расходы на обслуживание и поддержание системы в рабочем состоянии", - продолжает он.
2. Выберите ключевые показатели эффективности (key performance metrics), характеризующие компанию. Это поможет убедиться в том, что используемые BI-инструменты позволяют рассчитать показатели, которые отражают производительность корпорации. "В компаниях зачастую не утруждают себя сопоставлением используемых средств бизнес-аналитики с ключевыми показателями", - говорит Ричард Скрилетц (Richard A. Skriletz).
3. Выясните, кто будет использовать BI-инструменты. "Необходимо оценить деловые качества и навыки работников, - советует Бейтмэн. - Если будущему пользователю кажется, что инструмент слишком сложен, не стоит приобретать его".
4. Помните, что "размер имеет значение". Аналитики компании, как правило, нуждаются в более сложных средствах, нежели обычные менеджеры. "Вы должны четко спланировать, какие инструменты кому достанутся, - говорит Дэвид Фолджер (David B. Folger), вице-президент компании Meta Group (Стэмфорд, штат Коннектикут), осуществляющей консультирование в области IT.
5. Уменьшите число используемых BI-инструментов и количество BI-поставщиков. "В крупных компаниях используют огромное количество BI-инструментов, а число поставщиков может быть более 20, - продолжает Дэвид Фолджер. - Разные отделы используют различные средства. В идеале, вы должны снизить это число с 20 до, скажем, до четырех или пяти".
   Кроме того, по его мнению, прежде чем покупать BI-продукт, необходимо осуществить очистку Хранилища данных и привести корпоративную информацию к определенному стандарту.
6. Не принимайте решение в вакууме. Вовлеките в этот процесс будущих пользователей системы. "Чем большей поддержкой вы сможете заручиться, тем больше вероятность того, что технология будет "одобрена массами", - говорит Коди Бэйтмен. - Вы должны постараться получить поддержку руководства компании, а также найти человека, который был бы активным сторонником нововведения, причем лучше, если он будет бизнес-пользователем, а не сотрудником IT-отдела. Этот человек должен быть в состоянии выявить истинную функциональность продукта, чтобы взвесить все "за" и "против".
7. Принимайте во внимание не только единовременные издержки. "Стоимость объединения нескольких BI-инструментов может быть сопоставима с ценой их приобретения и установки, - считает Коди Бэйтмен. - За счет чего можно снизить эти расходы? Если вы не забудете о сложностях интеграции, поставщик может не только установить продукт, но и определить (а порой и решить) все возможные интеграционные проблемы".

Инструменты, отвечающие целям

Результатом перехода к использованию BI-инструментов в страховой компании Zurich North America стало повышение точности и скорости анализа. "До того, как мы выбрали решение компании Crystal Decisions, для принятия решения менеджеру требовалось собирать всю информацию из различных инструментов отчетности, определять, как она была получена или рассчитана, и пытаться ее анализировать. На это обычно уходило несколько дней, - говорит Тэд Балзано (Ted Balzano), менеджер по информации и поставкам. - Теперь каждый, независимо от должности или знаний в области информационных технологий, может получить тот или иной отчет через локальную интрасеть в течение нескольких минут. Приблизительно 1000 пользователей, которые имеют доступ к подобной информации, могут на ее основе принимать более взвешенные бизнес-решения".

Целью компании Bisys, занимающейся предоставлением слуг в области управления инвестициями, было найти такой пакет BI-инструментов, с помощью которого можно было бы получить стандартный набор отчетов. "Нам уже недостаточно низкопроизводительных программ, которые к тому же требуют значительных затрат на обслуживание", - говорит Тим Кремер (Tim Kremer), руководитель отдела разработки.

В результате, компании Bisys удалось наладить процесс анализа объемов продаж, данных по счетам, а также информации об оплате продукции поставщиков. "Новый BI-инструмент, разработанный компанией Actuate, позволяет пользователям получать доступ к различным отчетам в режиме online. Это способствует снижению трудозатрат по обслуживанию системы, делает внесение изменений в отчеты более простым, предоставляет более гибкие возможности настройки и уменьшает объем рутинной канцелярской работы, поэтому остается гораздо больше времени на анализ", - говорит Тим Кремер. "Менеджеры компании, - продолжает руководитель разработки, - предлагают потенциальным клиентам демоверсию интерактивной системы репортинга, как аргумент в пользу выбора решения именно от Bisys.

Несколько иная ситуация сложилась в компании Eddie Bauer, занимающейся розничной продажей одежды и домашней мебели. Основной целью организации было понять особенности потребительского поведения и повысить качество маркетинговых кампаний. "До того, как мы перешли к использованию BI-решения компании SAS, информация о клиентах была рассредоточена по различным системам, что затрудняло процесс анализа и определения клиентских предпочтений, - говорит Гарри Эглер (Harry Egler), вице-президент филиала, ответственного за состояние рынка. - Теперь мы можем получить целостную картину рынка, в том числе данные о его насыщенности, что в конечном счете помогает сэкономить деньги".

Другой задачей, стоявшей перед этой компанией, было снижение расходов на 10% без ухудшения показателей прибыли. По словам Гарри Эглера, им удалось достичь этой цели в 1999 году на гребне первой волны использованию средств BI. "Мы можем более точно оценивать эффективность и результаты нашей деятельности, а кроме того, мы можем рассматривать одну и ту же информацию с разных позиций одновременно", - продолжает он.

Компания Lesco, занимающаяся торговлей товарами по уходу за садом, широко применяет BI-технологии. "Переход к использованию BI полностью изменил наш подход к бизнесу, - говорит Уэйн Муравски (Wayne Murawski), исполнительный директор Lesco. - Используя продукт компании Cognos для анализа и репортинга информации, содержащейся в Хранилище данных, мы можем получить более полное представление о таких ключевых аспектах нашей деятельности, как клиенты, поставщики, материально-производственные запасы (МПЗ), маркетинг и финансы. Например, отдел по сбыту может позволить себе подробнейший анализ рынка, чтобы выявить определенные тенденции в структуре спроса, в том числе по каждому отдельно взятому продукту. Кроме того, мы используем решение компании Cognos для определения производительности организации, рассчитывая ключевые показатели эффективности (KPI) - как финансовые, так и оперативные".

По словам исполнительного директора Lesco , компания перешла к использованию программного обеспечения Cognos в 1996 г. Инструмент BI позволяет каждому сотруднику в сфере продаж ежедневно определять свои задачи и необходимый для их достижения уровень производительности. "Данный инструмент также удобен для прогнозирования состояния МПЗ, включая данные о том, какой уровень запасов мы должны обеспечить, чтобы клиенты могли в любой момент получить требуемый товар", - говорит Уэйн Муравски.

Сегодня покупка BI-решений становится все более привлекательным вложением средств. Поэтому, помните, какому бы инструментальному средству вы не отдали предпочтение, успех или провал этого продукта во многом зависит от того, приготовились ли вы к этому шагу заранее.

Правильный выбор

По мнению Ричарда Скрилетца, сейчас самое подходящее время, чтобы улучшить используемые BI-инструменты. "Сегодня рынок принадлежит покупателю, - говорит он. - Это означает, что при желании можно приобрести отличный программный продукт". Кроме того, Коди Бэйтмен убежден, что BI-инструменты скоро подешевеют, и лишь наиболее успешные поставщики смогут выжить в конкурентной битве. "На мой взгляд, через несколько лет останется лишь 4 или 5 компаний, остальные же будут поглощены или обанкротятся", - заявляет он.

Предварительная оценка

Большинство проектов по внедрению BI терпят неудачу в результате плохого планирования. Подобные инициативы зачастую рождаются после того, как один из менеджеров посещает семинар, организованный продавцом программного обеспечения, или же читает статью, посвященную этой тематике, и решает, что настало время внедрить средства BI. Проект получает одобрение и финансирование, но никто не задумывается о том, каковы же реальные информационные нужды организации, какие трудозатраты потребуются для реализации проекта и чему равен коэффициент окупаемости вложения.

Одним из ключевых моментов перед приобретением BI-инструмента является проведение предварительного анализа. "Оценка BI-продукта представляет собой своего рода исследование, проводимое в трех главных направлениях, определяющих успех любого BI-проекта", - говорит Коди Бейтмэн.

Это следующие области анализа:

• Анализ нужд организации. "При этом необходимо проанализировать, какие стратегические и тактические бизнес-цели могут быть успешно решены в результате внедрения BI-решения, включая вопрос о том, получит ли проект одобрение и финансовую поддержку руководства", - говорит Коди Бэйтмэн.
• Оперативный анализ. "На данном этапе следует оценить существующие организационные структуры, включая корпоративную культуру и понимание основных BI-концепций; достаточно четко ли распределены роли и степени ответственности и имеются ли в наличии достаточно квалифицированный персонал для осуществления задуманного?" - продолжает Коди Бэйтмен.
• Технический/методологический анализ. "Убедитесь в том, сформирована ли соответствующая техническая инфраструктура и методология развития, включая все необходимые аппаратные и программные средства и наличие достаточного количества источников данных", - советует Коди Бэйтмен.

Три перечисленных вида анализа могут помочь сэкономить время и деньги компании. Вы можете позволить себе осуществить дорогостоящий проект, если вы уверены в его полезности. "Если вы находите ответы на важные вопросы, опрашивая нужных людей, прежде чем приступить к осуществлению проекта, они смогут лучше понять ваши цели и способствовать их достижению, - говорит Коди Бэйтмен. - Если же проект не подходит вам, предварительный анализ поможет вовремя выявить это, и вы не станете тратить деньги и усилия впустую. Хорошо известно, что очень часто проекты по внедрению BI-инструментов заканчиваются неудачей, в результате чего отбрасываются и исходные концепции".

Что касается долгосрочных целей, предварительный анализ BI-проекта помогает компании достичь наиболее высокого коэффициента окупаемости инвестиций (ROI). Если правильно осуществить данный анализ, можно получить целостную картину будущих перспектив развития предприятия.

Автор: Тэд Лихи (Tad Leahy)