Автоматизированные системы управления персоналом: реквием канцелярской работе

Завершая освещение темы управления людскими ресурсами, мы решили поговорить
об одном перспективном направлении развития HR-приложений - о программных
решениях, основанных на Web-технологиях, а также о положительном опыте
внедрения подобных решений. Несмотря на то, что эта статья была опубликована
около года назад, она не утратила свою актуальность. Совершенно очевидно, что
дальнейшее развитие Интернет и связанных с ним технологий коренным образом
изменит не только архитектуру этих систем, но и саму идеологию управления
персоналом.
Предлагаем вам познакомиться со сжатым переводом статьи американского
аналитика.

Когда полтора года назад аналитическая компания The Hunter Group предсказывала успех HR-приложений, основанных на технологии Web, в этом мало кто сомневался. Сегодняшний день демонстрируют все большее признание этого перспективного IT-подхода как со стороны конечного пользователя (см. ниже), так и со стороны самих поставщиков программного обеспечения (большинство современных систем реализуют функцию автоматизированного рабочего места - self service). Причем, как показало исследование The Hunter Group, в большинстве случаев отмечается быстрая окупаемость капиталовложений в дополнительные модули для ERP-систем - именно так принято классифицировать новое поколение автоматизированных Web-пакетов управления людскими ресурсами. При этом наблюдается предпочтение к развертыванию функциональности, поставляемой третьими лицами, как дополнение к имеющемуся ERP-решению.

Тем не менее, не все придерживаются мнения о том, что ERP-системы идеально подходят для упрощения функций кадрового отдела. Так, Мария Шафер (Maria Schafer) из аналитической кампании META Group заявляет: "Вы глубоко заблуждаетесь, если думаете, что решения от PeopleSoft, SAP или какое-либо другой компании, сможет заменить вас, и самостоятельно выполнить далеко непростую задачу управления людьми".

Кроме того, многие ведущие поставщики бизнес-приложений несколько поздно осознали необходимость реализации в своих решениях функций управления людскими ресурсами. Тем не менее, в настоящий момент основные игроки рынка ERP-систем расширили возможности своих продуктов, добавив в них технологию автоматизированных рабочих мест и средства аналитики.

Для компаний, чьи подразделения разбросаны по всему миру, преимущества Web-технологий трудно переоценить. Так, например, численность служащих LKA-Tencor, производителя полупроводниковых приборов, составляет 6 000 человек, работники компании трудятся в 19 странах мира. По словам Нэнси Крофорд (Nancy Crawford), руководителя отдела автоматизации кадров, LKA-Tencor был вынужден полностью переделать главную страницу корпоративной локальной сети - были созданы специальные инструментальные панели для удобства работы с персоналом.

Теперь любой работник компании, в каком бы офисе он ни находился, имеют доступ к личной HR- информации, например, он может посмотреть свой фондовый опцион (каким количеством акций своей компании он располагает) или пакет 401К (пакет страховок), а также связать со своим брокером и дать ему указания в отношении своего опциона.

Кроме того, работники могут заполнить табель учёта отработанных часов - а это реальная экономия времени, затрачиваемого на "бумажную" работу. С помощью Web-технологии можно сократить время проверки того, соответствуют знания и опыт соискателя предъявляемым требованиям. В результате, сотрудники кадрового отдела смогут быстрее отвечать потенциальным кандидатам, а это, по мнению Нэнси Крофорд, дает компании "неоспоримое преимущество над конкурентами".

Все это стало возможным после того, как в LKA-Tencor было установлено Web-решение компании Workscape. "Нашей целью было совершенствование внутренней коммуникации компании в глобальном масштабе, - говорит Нэнси Крофорд. - И это было достигнуто с помощью Web-технологии; в результате повысилась эффективность работы, и сократились операционные расходы".

В целом, по оценке руководителя отдела автоматизации, с помощью модуль Workscape KLA-Tencor будет экономить ежегодно около 1 млн. долларов. "Благодаря нашим усилиям, - говорит Нэнси Крофорд, - работники имеют круглосуточный доступ к информации. Если сотруднику нужен отчет, ему не нужно обращаться к специалисту кадрового отдела, он может это сделать самостоятельно. Кроме того, теперь не имеет значения, где территориально он находится".

Подобно KLA-Tencor HR-специалисты Thomson University, подразделения Thomson Corp., поставщика B2B, обратили свой взор к Web-приложениям, предназначенным для решения задач управления людскими ресурсами. Особое внимание уделялось наличию функции планирования процесса смены персонала.

Изучив несколько пакетов автоматизированных программ управления персоналом, специалисты компании выбрали ExecuTrack, систему разработанную HRSoft. С помощью этого продукта любой из старших менеджеров Thomson может составить Web-характеристику, которая будет служить в качестве полноценного резюме. В результате, руководство Thomson может теперь быстро ознакомиться с уровнем подготовки, опытом и образованием любого менеджера компании.

Кроме того, в настоящий момент в Thomson разрабатывается специальная схема, которая позволит высшему руководству более подробно регистрировать информацию о фактическом рабочем опыте, в том числе и о специальных заданиях. "Если нам нужно найти человека в организации для какой-либо должности, мы знаем, где можно получить необходимую информацию", - говорит Рон Фредерик (Ron Frederick), вице-президент Thomson.

Преимущества использования этой системы впечатляют - с момента установки ExecuTrack компании удалось закрыть значительный процент вакансий за счет внутренних ресурсов. "Мы не стали подсчитывать, сколько мы сэкономили на том, что не стали обращаться к профессиональным рекрутерам, но мы знаем, что это внушительная сумма, - продолжает Рон Фредерик. - Стоимость поиска специалиста такого уровня в три раза превышает его базовый оклад".

Тем не менее, вице-президент Thomson признает, что Web-подход к планированию процесса смены и найма персонала не отменяет необходимость личного контакта и собеседования при приеме работника. Это перекликается со словами Марии Шафер из META Group Inc. о том, что автоматизированные системы управления персоналом не являются панацеей от всех "HR-бед".

Однако, бесспорно одно: автоматизированные рабочие места пользуются заслуженной популярностью как среди работников, так и сотрудников кадровых отделов. Первые видят в них удобную технологию, с помощью которой они получают мгновенный доступ к HR релевантной информации: разнообразным отчетам, запискам, документам и многому другому. Вторые, наконец-то, избавившись от утомительной и рутинной канцелярской работы, становятся не просто консультантами по вопросам управления персоналом, а настоящими стратегическими партнерами руководства компании.

Автор: Эстер Шейн (Esther Shein)