Автоматизированные системы управления персоналом: мифы и реальность

Вторая статья знакомит читателя с конкретными аспектами выбора, внедрения и
эксплуатации автоматизированных систем управления персоналом. Наверняка, вам
будет интересно узнать о том, какие "мифы и легенды царят" на рынке программных
продуктов для управления людскими ресурсами, и как обстоят дела в
действительности.

Удивительно, но рынок автоматизированных систем управления персоналом полон слухов и легенд, столь невероятных, что сравниться с ними могут только сказания о славных подвигах великого Геркулеса. Откуда они взялись, и почему они так живучи - с такой загадкой могла бы справиться, пожалуй, только Агата Кристи. Цель этой статьи - показать полную несостоятельность всех этих мифов "Древней Греции". Поможет нам в этом здравый смысл, помноженный на многолетний опыт разработки программного обеспечения систем управления персоналом (Human resource management system, далее СУП).

Автоматизированная СУП решит все мои проблемы

Заблуждение. Программное обеспечение всего лишь автоматизирует уже существующие технологии работы. Если задачи управления человеческими ресурсами (HR function) хорошо продуманы, средства автоматизации ускорят процесс. В противном случае, автоматизированная система просто быстро выявит проблемы и недостатки.

Благодаря высокой скорости функционирования системы можно, во-первых, решать больше задач, а, во-вторых, делать это более эффективно. В результате, задачи управления человеческими ресурсами становятся более ощутимыми, более очевидными, более насущными. Если проблема состоит в том, что работы выполняются не вовремя (например, отчеты формируются с запозданием), программное обеспечение поможет устранить это отставание. Однако, если причина в том, что данные некорректны или неполны, вы просто сможете быстро и легко создавать неверные отчеты.

Внедрение автоматизированной СУП приведет к сокращению сотрудников кадрового отдела

Заблуждение. Крайне редко появление автоматизированной системы сопровождается потерей рабочих мест. Сотрудники кадровых служб, вынужденные часами корпеть над бумажной картотекой, отыскивая резюме и дела, наконец-то будут избавлены от этой рутинной работы и смогут переключиться на решение задач, требующих творческого подхода - например, анализ и планирование. Рядовые работники больше не будут рабами "бескрайней бумажной империи", а смогут сосредоточиться на предоставлении руководству всей необходимой информации.

Часто раздутие штатов вызвано тем, что вся работа выполняется вручную. В этом случае при внедрении автоматизированной СУП работники кадрового отдела обычно получают новое назначение. Например, многие бывшие клерки превратились в прекрасных специалистов по трудоустройству, сосредоточившись на вопросах поиска и найма сотрудников.

Автоматизированная СУП - очень сложное и, следовательно, очень дорогое программное обеспечение

Заблуждение. По сравнению с бухгалтерскими системами, которые как раз и могут быть весьма дорогими, автоматизированная СУП отнюдь несложное программное средство. Главная характеристика этой системы - ее ширина. Автоматизированная СУП обрабатывает множество данных о служащих, соискателях, заданиях, должностях и пр. Тем не менее, хранение подобной информации, равно как и создание отчетов и выполнение ряда тривиальных вычислений, не представляет какой-либо сложности. Если бы агентство NASA решило отправить экспедицию на Марс, вряд ли бы оно воспользовалось таким программным обеспечением.

Внедрение автоматизированной СУП требует много времени

Заблуждение. В общем, технология работ кадрового отдела небольшой или средней компании может быть автоматизирована за очень короткий промежуток времени, иногда для этого достаточно одной-двух недель. Вспомните, о чем говорилось выше: автоматизация всего лишь позволяет ускорить решение задач и делать это более эффективно. Если у вас отлаженная система проведения проверок, задания уровня заработной платы, кодирования работ и т. д., внедрение программного обеспечения - это лишь вопрос ввода этой информации и последующего ее использования. Если же некоторые или даже один из элементов этой системы плохо определены, прежде чем пытаться установить автоматизированную систему, вам придется их описывать.

Фактически задача по внедрению состоит в записи текущей и архивной информации и задании автоматизированных процедур формирования отчетов, написания писем и т.д. НЕ верьте тем, кто утверждает, что ваша работа сгинет бесследно в никуда, а сам процесс внедрения окутан мраком неизвестности. Вы просто выполняете подготовительные работы, и система оказывается внедренной.

Для работы с автоматизированной СУП требуется долгая и дорогостоящая подготовка

Заблуждение. Еще раз напомним, что подобные системы автоматизирует процесс реализации только тех задач, которые уже выполняются (или которые нужно выполнять). Хорошо спроектированное и разработанное программное обеспечение опирается на существующие методики работы кадрового отдела. Зачем изобретать велосипед?

Разумеется, вам придется понять, каким образом автоматизированная система реализует то, что вы обычно делали вручную, но это относится только к сбору, хранению и извлечению информации. Если вы вынуждены продолжать поддерживать старую бумажную картотеку или заполнять "Excel-ую простыню", значить, программа, которую вы приобрели, была неудачно спроектирована или разработана.

На рынке программного обеспечения принято говорить: "Если с программой трудно работать, ее не будут использовать". Легкость освоения подразумевает удобство применения. Если в течение многих недель вы вынуждены учиться тому, что вы уже умеете делать, очевидно, дело в плохом программном обеспечении, а не в вас.

Вероятно, потребуется несколько дней, чтобы вы освоились с программой; если же на это уйдет больше времени, вполне возможно, вы платите не за обучение, а за плохой программный продукт.

Консультирование и настройка автоматизированной СУП с учетом ваших пожеланий - очень дорогая услуга

Заблуждение. Любое программное обеспечение требует настройки, поскольку только в этом случае оно будет максимально отвечать предъявляемым к нему требованиям. Если вы знаете, что вам нужно изменить, считайте, что большая часть дела уже сделана. Большинство качественно разработанных автоматизированных СУП позволяют самостоятельно вносить необходимые изменения. Таким образом, всего за несколько часов, или даже меньше, вы сможете максимально, если не полностью, настроить функциональные характеристики своей системы.

Крайне важно, чтобы программный продукт, который вы собираетесь приобрести, наиболее полно соответствовал вашим пожеланиям. Выясните, сможете ли вы самостоятельно настроить программу. Вы же не будете покупать спортивный автомобиль, чтобы затем переоборудовать его в фургон. Точно также, не стоит покупать автоматизированную СУП, предназначенную для решения одних задача, а затем пытаться использовать ее для решения других. Необходимо серьезно подойти к этому вопросу: тщательно изучите рынок программных продуктов, чтобы выбрать именно то, что вам нужно; в результате от вас потребуется минимум усилий и затрат при настройке системы.

Автоматизированная СУП требует постоянного информационного обслуживания

Заблуждение. Возможно, некоторые автоматизированные СУП и требуют постоянного информационного обслуживания, однако это не относится к хорошо разработанным и правильно внедренным программным продуктам. Если вы вынуждены постоянно прибегать к услугам специалистов информационного отдела (неважно автоматизированная у вас система или вы все делаете вручную), новая автоматизированная система не решит ваших проблем, и вы будете постоянно звать их на помощь. Разумеется, речь не идет о плохо разработанной, неудачно спроектированной и/или неверно внедренной системе.

Получить техническую поддержку практически невозможно

Заблуждение. Вы будете часами "висеть" на телефоне, ожидая ответа, получите массу неквалифицированных советов, "насладитесь" голосовой почтой, намучаетесь с программными ошибками (багами, bug). Все мы слышали подобные, леденящие душу рассказы. На самом деле, хорошо разработанная система сокращает до минимума необходимость обращаться за технической помощью, хотя, конечно, иногда помочь может только специалист. Профессиональный персонал может быстро ответить на поставленные вопросы и решить многие проблемы, а в случае необходимости быстро соединить с техническим отделом.

Выбирая автоматизированную систему, оценивайте не только сам продукт, изучая demo-версию, но качество технического обслуживания. Известно, что продавец обычно прикладывает максимум усилий, чтобы продать товар, следовательно, если вы чувствуете, что вам уделяют мало внимания еще до того, как вы приобрели продукт, значить после того, как вы его купите, о вас просто позабудут.

Заключение

Чтобы внедрить автоматизированную СУП требуется совсем немного: выбрать подходящий продукт и научиться с ним работать. На все это уйдет не больше месяца.

Автор: Джим Уитгер (Jim Witschger)