6 главных критериев выбора системы финансовой консолидации

И, наконец, третья статья рубрики посвящена более подробному рассмотрению
основных аспектам выбора автоматизированной системы финансовой консолидации,
расширяющим наиболее важные вопросы из приведенных в предыдущей статье в рамках
"контрольных списков" для выбора описываемых систем.

Когда речь заходит о выпуске отчетности, многие компании выглядят более чем скромно, поскольку их системы финансовой консолидации не предназначены для решения задач финансовых подразделений в жестких условиях временных и ресурсных ограничений. Поэтому такая проблема вовсе необязательно свидетельствует о том, что финансовые специалисты не способны обеспечить необходимые результаты - чаще в этом виноваты именно системы, чьи функциональные возможности не предусматривают предоставления актуальных данных, и, следовательно, информация, поступающая из таких систем, является не вполне корректной и может поставить под удар рентабельность всего предприятия.

Финансовая консолидация часто представляет собой медленный процесс, порождающий массу ошибок, истощающий ресурсы предприятия и задерживающий принятие необходимых решений. Поэтому для достижения успеха в жестких условиях современного рынка, по мнению специалистов, компаниям необходима система финансовой консолидации, способная обеспечить:

• Контроль - возможность управления процессами планирования и формирования отчетности.
• Реальность - возможность поставлять в отчетах адекватные и значимые результаты.
• Практичность - простота установки и обслуживания финансовыми подразделениями и служащими.
• Связность - взаимосвязь с другими этапами процесса планирования и формирования отчетности.
• Целостность данных - точность и простота проверки содержащихся в отчетах результатов.

На рынке присутствует множество систем, так или иначе решающих эти задачи. На первый взгляд, существенных различий между ними не наблюдается. Однако вы можете обнаружить фундаментальные расхождения при их практическом применении. Поэтому при выборе собственной системы финансовой консолидации специалисты предлагают руководствоваться следующими основными принципами:

1. Выбирайте систему, отвечающую одновременно требованиям предприятия в целом и потребностям филиалов
   Информация, необходимая для корпоративной отчетности, как правило, совершенно бесполезна для решения локальных задач филиалов. В результате филиальные и корпоративные составляющие организации дублируют работу друг друга, что приводит к несоответствиям получаемых и предоставляемых ими результатов. При выборе системы финансовой консолидации важно определить, имеет ли система возможность настройки под филиальные требования с одновременным сохранением целостности приложения для корпоративного репортинга.



2. Выбирайте систему, способную работать с различным уровнем детализации для разных случаев
   Стандартная обобщенная информация в нынешних условиях довольно бесполезна с точки зрения управления бизнесом. Традиционные системы отчетности обычно не способны работать с различными уровнями детализации. Они однозначно полагают, что уровень детализации собираемой информации аналогичен уровню, на котором проводилось бюджетирование, и что число подробностей от месяца к месяцу остается неизменным. Такой подход приводит к тому, что финансовые подразделения лишаются возможности анализировать информацию, характерную для отдельных областей бизнеса, а пользователи информации, соответственно, - целостного и реального представления о работе предприятия. Система финансовой консолидации должна предоставлять информацию в разрезе продуктов, потребителей, секций продаж, себестоимости и др. Она должна служить настоящей поддержкой процесса принятия решений, а не диктовать вам спектр решений, которые вы можете принять.



3. Выбирайте систему, хранящую данные в стандартных СУБД
   Если данные хранятся не в стандартной для отрасли базе данных, это может рассматриваться как серьезная брешь в их безопасности и целостности, так как базы данных обладают более эффективными средствами защиты. В частности, они поддерживают физическую безопасность и целостность данных с помощью контроля индивидуализации доступа, защищают от аппаратных и энергетических сбоев путем резервного копирования и обеспечивают логическую целостность данных, поскольку информация хранится в единой базе данных, контролируемой соответствующим приложением.



4. Не думайте, что такая система будет проста в использовании
   Понятно, что нечто сложное для одного, может быть элементарно для другого. Системы финансовой консолидации спроектированы в первую очередь для финансовых специалистов, поэтому работа с ними не должна быть проблемой для таких сотрудников. Однако в целом такая система должна обладать встроенными базовыми бухгалтерскими функциональными возможностями, простыми интерфейсами настройки и привычной средой для ввода данных и отчетности, чтобы обеспечить простоту именно в обслуживании и работе. При выборе системы обратите также внимание на то, насколько просто в ней решаются следующие задачи:
   
   
   • Сбор информации за различные временные периоды - обычно принято собирать обобщенную информацию за месяц, однако в конце каждого квартала требуется более детальный анализ.
   
   
   
   • Сбор информации по различным компаниям - крупной организации со множеством дочерних и других аффилированных структур могут требоваться различные уровни детализации.
   
   Кроме того, система должна содержать справочные материалы по всем этапам работы.



5. Реализуйте систему консолидированного бюджетирования, интегрированную с вашей системой формирования отчетности
   Консолидация - это всего лишь составная часть процесса планирования и репортинга. Поэтому не стоит приобретать отдельные системы для бюджетов, отчетности и анализа работы. Объединение данных этих трех систем приведет к неоправданным временным и ресурсным затратам, а в условиях напряженного графика работы и сжатых сроках - еще и к ошибкам и нарушению целостности данных. Кроме того, в отдельных системах каждое решение приходится отражать соответствующее число раз, дублируя уже сделанную работу. Такие системы могут использовать различные технологические подходы, что потребует более продолжительного и разностороннего обучения пользователей. Интегрированные же системы поддерживают весь ход процесса в целом, не ограничивая пользователя ни одной из выше приведенных сложностей.



6. Выбирайте систему, позволяющую достаточно просто проводить аудит
   Различные конверсионные операции, округления, приближения, исключения и т.д. приводят к тому, что становится трудно проследить, откуда именно были взяты такие результаты. Помимо того, системы финансовой консолидации, как правило, просто аккумулируют определенные цифры, для понимания значения которых требуются дополнительные пояснения. Поэтому при выборе системы финансовой консолидации необходимо выяснить, содержит ли она обязательную проверку данных, которую невозможно отключить и имеет ли возможности для финансового управления и внешнего аудита, осуществляющего проверку способов получения конечных результатов. Иначе результаты могут утратить целостность и пользователям придется тратить уйму времени и сил на поиск объяснения тем или иным результатам.

Автор: По материалам зарубежных сайтов