7 основных требований к эффективной системе консолидации

Теперь, когда вы уже в курсе организационных и технологических аспектов
ввода новой системы финансовой консолидации и можете грамотно подготовить ваше
предприятие к принятию такой системы, пришло время определиться с тем, что же
такое эффективная система финансовой консолидации и наличие каких элементов
характеризует ее функциональную полноту.

Возрастающая роль финансовых служб

На сегодняшний день для большинства организаций финансовая служба (ФС) играет роль партнера по бизнесу. Во многих компаниях, корпоративные финансы являются теперь не только основным источником информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. Сегодня, как никогда, от ФС ожидают равноценного партнерства на всех уровнях организационной структуры фирмы: руководство предприятия - в постановке стратегических целей по претворению в жизнь управленческих решений, подразделения - в поддержке процессов планирования и бюджетирования. Существенно возрастает роль финансовых служб и в таких областях как маркетинг, продажа и продвижение товара, где необходимы достоверные сведения о потребителях, конкурентах, производстве и рынке.

Действуя на правах партнера по бизнесу, ФС вносит существенный вклад в развитие компании:

• Повышение продуктивности процессов планирования посредством:
  • Рационализации процессов планирования и управленческой отчетности за счет их ускорения.


• Повышение эффективности менеджмента путем:
  • Внедрения в организации стандартных принципов управления через усовершенствование способов передачи информации и доступа к данным.
  • Доставки пользователям своевременной, относящейся к делу информации при гарантированной достоверности данных.
  • Обеспечения более глубокого понимания результатов деятельности компании и возникающих проблем через повышение эффективности процесса принятия решений.

Принимая непосредственное участие в оптимизации этих основополагающих процессов управления, финансовая служба может значительно повышать ценность управленческой информации и в гораздо большей степени считаться полноправным партнером по бизнесу.

Связь с процессом финансовой консолидации?

Сама по себе финансовая консолидация часто рассматривается только лишь как один из механизмов отчетности. Однако если задуматься о том, какие ресурсы вовлечены в процесс сбора данных и генерации отчетов, а также о ценности информации, заключенной в этих сводных отчетах, становится понятным, что речь идет о наиболее ценных активах организации.

По сути, задача финансовой консолидации состоит в объединении первичных финансовых данных (в частности, остатков по лицевым счетам) из различных источников по различным главным книгам с учетом изменений, вызванных реорганизацией компании, слияниями и поглощениями.

Многие финансовые системы консолидации не только не обеспечивают эффективное выполнение процесса закрытия отчетного периода - они даже не позволяют получить ответы на такие ключевые вопросы как, например:

Эффективность процесса закрытия отчетного периода организации может быть обеспечена только при условии применения для консолидации приложений, содержащих в себе семь ключевых компонентов. А именно: встроенный финансовый интеллект, централизованная база данных, автоматизация процессов управленческого планирования и контроля, оперативный анализ отклонений, аналитические возможности, расширенная функциональность системы для обеспечения процессов планирования, прогнозирования и бюджетирования, а также возможность доступа к данным через Интернет. Отсутствие в системном решении хотя бы одного из этих требований пагубно влияет на способность финансовой службы повышать эффективность функционирования компании, действуя на правах делового партнера.

Принцип 1: Встроенный финансовый интеллект

Прежде всего, необходимо отметить, что финансовый интеллект подразумевает наличие определенных характеристик, уже встроенных в приложение, что исключает необходимость доводки и перепрограммирования системы при разработке бизнес-модели организации. Применение искусственного интеллекта в рамках планирования и отчетности позволяет просматривать данные с учетом интересующих пользователя аспектов деятельности компании, устанавливать различие между типами счетов, поддерживать несколько валют, а также снабжать комментариями численные показатели.

Многомерность
Одним из ключевых требований соответствия международным стандартам (таким как FASB 131 в США или SSAP 25 в Великобритании) является возможность просматривать данные и строить отчетные формы с учетом различных аспектов деятельности компании (организационная структура, затратные центры, виды продукции, рынки сбыта, каналы распределения и др.).

Для этого необходимо, чтобы счета были сгруппированы по измерениям базы данных - например, по видам готовой продукции, по направлениям деятельности компании или по основным клиентам. В целях последующего анализа, консолидация по этим счетам должна проводиться как с учетом соответствующей структуры измерений, так и по организационной структуре компании.

Кроме того, важным требованием к системам консолидации является возможность определения того, какие счета предназначены для заполнения различными подразделениями компании. Например, отделы продаж могут представлять отчетность с учетом их территориального расположения или типов потребителей, производственные отделы - по видам готовой продукции и промышленного оборудования, в то время как отчеты по издержкам компании могут заполняться на дивизиональном уровне. Более того, в системах консолидации должно быть учтено как можно больше возможностей периодизации представления данных. Например, информация по продажам и издержкам компании может представляться еженедельно, данные производства - ежемесячно, балансовый отчет - ежеквартально.

Счета
Финансовый интеллект предназначен для работы, как с финансовой, так и с нефинансовой информацией - он содержит правила ее обработки. Например, система должна "понимать" разницу между данными дебета и кредита для корректного выполнения расчетов отклонений в лучшую/худшую сторону (анализ "лучше-хуже"). Счета баланса и отчета о прибылях и убытках должны быть также разграничены для того, чтобы суммирование данных за период времени выполнялось с высокой степенью точности. Кроме того, система должна "понимать", что различные финансовые коэффициенты не нужно складывать друг с другом. Автоматическое определение сальдо по различным счетам, сведение баланса на конец отчетного периода и трансформация его в баланс на начало нового финансового периода также являются необходимыми требованиями к системе консолидации. Приложение, в котором не предусмотрено использование финансового интеллекта, требует серьезной работы при настройке системы и последующем ее внедрении для того, чтобы обеспечить наличие характеристик, которые по идее должны входить в стандартный пакет поставки.

Валюта
Для международных компаний необходимо, чтобы в системе консолидации была предусмотрена возможность конвертации данных бухгалтерского учета в различные валюты и с учетом международных стандартов отчетности. С точки зрения усиления контроля чрезвычайно важно, чтобы организация могла вести учет операций в нескольких валютах.

Не менее важной является возможность отслеживания влияния колебаний валютных курсов на полученные результаты. Анализируя динамику валютных курсов, система позволяет исключить влияние колебаний на валютном рынке на результаты хозяйственной деятельности.

В качестве примера можно привести возможность представления данных за предыдущий год, пересчитанных по курсам текущего года.

Текстовые примечания
Численные показатели сами по себе не дают полного понимания полученных результатов. В эффективной системе консолидации должна быть предусмотрена возможность снабжать показатели текстовыми примечаниями (комментариями). Таким образом, конечные пользователи могут сообщать руководителям свои предположения о полученных результатах - почему плановые показатели не были достигнуты или, наоборот, перевыполнены.

Принцип 2: Централизованная база данных

Для того чтобы система консолидации действительно была эффективной, необходимо, чтобы она была надстроена над централизованной многопользовательской базой данных (ЦБД). В этой базе данных содержатся все данные, включая данные бюджета, фактические данные о выполнении плана, данные прогноза, а также комментарии к численным показателям.

Значение ЦБД трудно переоценить:

• Каждому из сотрудников гарантирован быстрый доступ к данным на текущую дату.
• Время, затрачиваемое в процессе представления первичной информации, сильно сокращается в силу того, что более нет необходимости в пересылке данных между сотрудниками и руководством.
• Решена большая часть проблем достоверности данных (кто на данный момент использует верную версию бюджета, а кто нет), поскольку все данные теперь содержатся в БД в единственном экземпляре.
• Нет необходимости в поиске многочисленных файлов для проведения анализа в силу того, что все данные содержатся в одном месте.
• Изменения вносятся в ЦБД только один раз и сразу же становятся доступными всем пользователям.

Принцип 3: Автоматизация процессов управленческого планирования и контроля

Автоматизация процессов является едва ли не основным требованием к системе консолидации, определяющим ее эффективность. Она подразумевает отсутствие необходимости вмешательства конечных пользователей и значительно сокращает затраты времени, необходимого для выполнения консолидации и представления первичной информации. Автоматизированы должны быть следующие процессы:

• Загрузка данных из Главной книги (GL)
  В рамках бизнес-измерения необходимо четко привязать соответствие счетов бухгалтерского учета тем или иным бизнес-процессам. Например, счет реализации связан с продукцией или направлением деятельности, а счета баланса отражают информацию на уровне предприятия в целом. Кроме того, система должна автоматически суммировать данные на счетах при загрузке и уведомлять пользователя в случае, если привязка учетных регистров к определенным измерениям не была установлена.



• Исключения
  В системе консолидации должна быть предусмотрена возможность автоматического выполнения всех необходимых исключений - например, исключения внутрикорпоративных продаж, доли участия в дочерних компаниях и совместных предприятиях, а также капиталовложений и условной стоимости деловых связей фирмы (денежной оценки нематериальных активов компании). Кроме корректировок, выполняемых автоматически, в системе должна быть также предусмотрена возможность для выполнения периодических и прочих корректировок. Каждая операция исключения должна оставлять полный аудиторский след (протокол), который в дальнейшем может быть проанализирован самым тщательным образом.



• Консолидация
  В системе должна быть обязательно предусмотрена возможность выполнения консолидации по различным иерархиям и в нескольких валютах. Система должна обнаруживать прибыль/убытки от курсовой разницы и выполнять соответствующие корректировки.



• Генерация и доставка отчетов пользователям
  Генерация отчетов и доставка их пользователям занимает большое количество времени. В эффективной системе консолидации графики представления отчетов на рассмотрение, их запуск, а также способы доставки могут быть заданы без вмешательства конечных пользователей.

Принцип 4: Оперативный анализ отклонений

Отчеты сами по себе необходимы, но не достаточны для формирования эффективной системы отчетности. Пользователям все еще необходимо просматривать информацию на детальном уровне. А это означает, что многие отклонения могут пройти незамеченными. В то же время, значительное количество времени может быть потрачено на поиск несуществующих отклонений.

Система должна уведомлять пользователей не только о наличии отклонений от нормы, но и о пропусках в данных.

При наличии системы уведомлений, поиск отклонений и исключительных ситуаций выполняется автоматически, что позволяет значительно сэкономить время пользователя. Обычно этот поиск производится при помощи комбинации двух техник: программных "агентов" и цветового кодирования ячеек.

• Программные "агенты"
  В эффективных системах консолидации, специально запрограммированные системные агенты постоянно сканируют базу данных на наличие отклонений и исключительных ситуаций - любых показателей, выходящих за рамки допустимых значений. Эти отклонения сообщаются конечному пользователю лишь в случае их возникновения. При этом пользователь перенаправляется к тем самым данным, где возникла рассматриваемая ситуация. Кроме того, ему предоставляется возможность провести детализацию отклонения и выполнить любые необходимые расчеты "на лету" для того, чтобы более полно понять проблему.



• Цветовое кодирование ячеек
  Во-вторых, отклонения могут быть представлены при помощи современной техники визуализации - цветового кодирования отклонений и построения диаграммы организационной структуры. Данная техника позволяет отобразить все области базы данных одновременно, сконцентрировав при этом внимание пользователя на отклонениях от плановых показателей. При генерации сводных отчетов система также должна уведомлять пользователей о наличии отклонений, как бы "скрытых" внутри итоговых значений. Например, расходы на уровне отчета не выходят за рамки запланированных, но на более низком уровне плохие показатели работы одного отдела могут нивелироваться хорошими результатами другого. В этом случае система покажет, что итоговый показатель в отчете не правильно отражает результат. Нельзя недооценивать значение уведомлений об отклонениях и исключительных ситуациях. Они помогают выявлять нереалистичные прогнозы и обнаруживать скрытые отклонения от запланированных показателей. Кроме того, уведомления значительно сокращают затраты времени на поиск отклонений и не позволяют этим отклонениям пройти незамеченными.

Принцип 5: Аналитические возможности

Отчеты всегда порождают вопросы - вопросы, которые обычно требуют получения немедленного ответа. Наиболее эффективные приложения для консолидации предоставляют пользователям дополнительные аналитические возможности, которые могут быть вызваны при необходимости для решения того или иного вопроса. К этим возможностям можно отнести анализ валютных операций, аудиторский протокол, возможности анализа, предоставляемые конечным пользователям, а также анализ по схеме "что, если".

• Анализ валютных операций
  Возможность отслеживания влияний колебаний на валютном рынке чрезвычайно важна для управленческого планирования и контроля в транснациональных корпорациях. Система консолидации должна поддерживать конвертацию учетных данных в любую валюту и по любому курсу. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность анализа динамики валютных курсов.



• Аудиторский протокол
  Система должна предоставлять как рядовым сотрудникам, так и аудиторам возможность отслеживать влияние, оказанное на результаты хозяйственной деятельности операциями исключения и корректирующими проводками. Проводки вносятся в электронные журналы-ордера. Необходимо, чтобы пользователи имели возможность просматривать следующую информацию: исходные данные, корректировки и откорректированные данные (за вычетом корректировок). Кроме того, должна быть также отображена информация о том, кто выполнял формирование корректирующих проводок и на каком основании.



• Возможности анализа, предоставляемые конечным пользователям
  Финансовая система консолидации должна предоставлять пользователям возможность самостоятельной аналитической работы (в зависимости от ограничений, наложенных системой безопасности). Результаты анализа автоматически становятся доступными всем пользователям, что исключает возможность многократного проведения одних и тех же исследований разными лицами. Аналитические возможности системы, включая проведение дополнительных вычислений и сортировки данных, должны быть достаточно просты в применении. В целях повышения эффективности анализа, все операции должны выполняться на сервере. Пользователь получает только конечные результаты.



• Вариационный анализ ("Что, если")
  В финансовой системе консолидации должна быть предусмотрена возможность моделирования данных для построения многовариантного прогноза развития событий и последствий принимаемых решений по принципу "что, если". Эти модели должны обращаться к описаниям и структурам правил обработки информации центральной модели, что исключает необходимость изменения этих правил для моделей, построенных пользователем. Для обеспечения процесса планирования в системе должны быть предусмотрены такие возможности финансового анализа, как, например, расчет показателей внутренних норм прибыли и чистой текущей стоимости. Кроме того, должна также поддерживаться возможность постановки целей по принципу "сверху-вниз".

Принцип 6: Расширение функциональности системы для обеспечения процессов планирования, прогнозирования и бюджетирования

Для многих фирм традиционный подход к задачам управленческого планирования и контроля на сегодняшний день остается основным и единственным. Он заключается во внедрении отдельных приложений для планирования, бюджетирования, отчетности, анализа и финансовой консолидации, построенных на различных технологиях. В качестве примера можно привести использование электронных таблиц для обеспечения процессов бюджетирования; Электронная главная книга (GL) может служить в качестве системы управленческой отчетности; а специализированная Информационная система для руководства (EIS) может применяться для сбора нефинансовой информации в целях оценки эффективности функционирования компании. Как следствие, несогласованные описания данных и правила их обработки для различных частей процесса планирования плохо структурированы и трудны для восприятия, поскольку они находятся в отдельных приложениях. Вследствие того, что системы плохо интегрированы друг с другом, перенос данных между ними сильно затруднен и занимает большое количество времени. При этом высока вероятность возникновения ошибок. Информация часто труднодоступна, что требует дополнительных средств для объединения разрозненных данных. В результате, сотрудники финансовых отделов работают неэффективно, затрачивая львиную долю времени и сил на выполнение функций, не входящих в их компетенцию, вместо того, чтобы информировать руководство как о возможных направлениях развития компании, так и о потенциальной угрозе для бизнеса. Время сотрудников затрачивается, в основном, на изучение и сопровождение обособленных приложений, построенных на несовместимых технологиях. Кроме того, им приходится осуществлять трансляцию данных из одной системы в другую, контролируя при этом корректность выполнения операций обмена информацией. В силу того, что при этом происходит дублирование данных, сотрудникам финансовой службы приходится тратить значительное количество времени на устранение рассогласований в исходных данных (при их возникновении).

Эффективность работы менеджмента снижается в той же мере, что и эффективность работы финансовой службы. Руководители приходят к пониманию того, что используемые организацией системы не обеспечивают достижение стратегических целей компании. Сегодня менеджеры высшего звена многих организаций констатируют, что им приходится просматривать слишком много различных документов, использовать огромное количество сложных электронных таблиц, которые часто несогласованны, не застрахованы от ошибок и, как правило, трудны для восприятия. Негибкую и непрозрачную финансовую отчетность практически невозможно анализировать. Очень редко подобная комбинация плохо интегрированных между собой систем позволяет хранить в едином месте информацию, необходимую для качественной реализации процессов управления. Кроме того, у пользователей часто нет ни времени, ни возможностей для проведения детального анализа полученных результатов, что является основным условием успешного приспособления компании к постоянно изменяющимся условиям конкурентной среды. В большинстве компаний инвестиции в ERP-системы не решили всего комплекса проблем управленческого планирования и контроля. Для более быстрого достижения стратегических целей компании, ускорения процесса принятия решений и, как следствие, максимального повышения эффективности управления организациям следует сделать выбор в пользу новых высокотехнологичных финансовых систем консолидации, обладающих расширенной функциональностью для обеспечения процессов планирования, бюджетирования, управленческого планирования и отчетности, реализованных в едином приложении.

Принцип 7: Доступ через Интернет-браузер

Чтобы приложение для консолидации эффективно работало на всех уровнях организации, оно должно быть выстроено на основе web-архитектуры. Это означает, что все пользователи, независимо от того, кем они являются (менеджерами или исполнителями), должны иметь доступ ко всем функциям системы непосредственно через Интернет-браузер. Web-ориентированные приложения отличаются простотой в использовании. Простым нажатием кнопки мыши на соответствующую графическую ссылку, даже не имеющие специальной подготовки пользователи могут провести собственный детальный анализ. Пользователь, независимо от своего местонахождения, получает доступ к системе с любого компьютера, имеющего выход в Интернет (при условии, что он имеет права доступа).

Очевидна простота администрирования систем, построенных на основе web-архитектуры (по сравнению с применением традиционной технологии "Клиент-Сервер"). Выполнение таких операций как ввод данных, проверка их достоверности, ведение электронных журнал-ордеров и консолидация обеспечивается наличием на машине пользователя подходящего Web-браузера. Никакого дополнительного программного обеспечения устанавливать не требуется. Кроме того, применение Интернет-технологий значительно упрощает процесс объединения разрозненных данных из разных источников в единое приложение. Например, интегрированная система управленческого планирования и контроля (МРС) может быть построена путем объединения документов Word и Web-страниц с расширенными функциональными возможностями для обеспечения процессов планирования, бюджетирования, управленческого анализа и отчетности.

Выбор приложения для финансовой консолидации

При первой демонстрации большинства программных продуктов, может создаться впечатление, что все они удовлетворяют перечисленным выше семи системным требованиям. Однако не следует забывать, что для опытных продавцов программного обеспечения не составит большого труда представить продукт в выгодном свете, скрыв его возможные недостатки. Поэтому при выборе приложения необходимо самым тщательным образом самостоятельно проверить наличие всех необходимые вам характеристик. Составление контрольного списка вопросов может помочь при проведении подобного исследования. Адаптация приложения к нуждам вашей компании вряд ли будет возможной, если продавец не сможет продемонстрировать необходимую вам характеристику системы.

Для составления собственного контрольного списка вопросов, которые вы хотите задать продавцу во время демонстрации финансовой системы консолидации, вы можете воспользоваться приведенными ниже вопросниками.

Контрольный список вопросов "Описание модели"

• Существует ли возможность установить привязку бухгалтерских счетов к определенным измерениям - например, связать счет реализации с продукцией или направлением деятельности?
• Можно ли варьировать счета в зависимости от конкретной версии?
• Можно ли задавать различную периодизацию сбора данных для разных счетов - например, осуществлять сбор информации о выпуске продукции еженедельно, данных по издержкам - ежемесячно, баланс представлять на ежеквартальной основе?
• Сможет ли система оперировать с различными структурными единицами компании - например, варьировать счета в зависимости от конкретного подразделения (собирать данные по реализации продукции по отделам сбыта, а данные производства - по производственным подразделениям)?
• Предусмотрена ли в системе возможность построения скользящих прогнозов? Может ли система осуществлять автоматический переход в новый финансовый год при вводе данных без необходимости "закрытия" предыдущего года (т. е. предусмотрена ли в системе возможность непрерывного планирования)?
• Позволяет ли система присоединять пояснительные записки к численным показателям? Если да, то возможен ли их просмотр в дальнейшем при работе с отчетами и выполнении анализа?

Контрольный список вопросов "Функциональность системы консолидации"

• Позволяет ли система отслеживать статус представления первичной информации пользователями?
• Предусмотрена ли в системе возможность мультивалютного учета?
• Может ли система одновременно содержать несколько моделей организационной структуры компании (например, структуры управления, структуры организационно-правовых форм подразделений и т. д.)
• Существует ли возможность хранения более ранних версий структуры в целях составления отчетов для сравнительного анализа?
• Может ли система консолидации корректно учитывать сделки между предприятиями, компаниями и организациями, не включая их в консолидированную отчетность?
• Предусмотрена ли в системе возможность автоматического исключения внутрифирменных расчетов при любой структуре организации?
• Предусмотрена ли в системе возможность автоматического исключения долей участия в дочерних компаниях?
• Существует ли возможность учета и исключения долей участия в совместных предприятиях?
• Предусмотрена ли в системе возможность работы с периодическими и прочими журнал-ордерами?

Контрольный список вопросов "Аналитические возможности"

• Имеются ли в системе встроенные отчеты аудита?
• Отображаются ли в этих отчетах исходные данные, корректировки к исходным данным и данные за вычетом корректировок?
• Существует ли возможность сортировки этих отчетов по автору, по типам счетов, по подразделениям или каким-либо иным способом?
• Позволяет ли система выполнять сравнительный анализ данных, пересчитанных по разным курсам (например, пересчет данных текущего года по курсам предыдущего или пересчет данных прогноза по оптимистическому и пессимистическому курсу)?
• Поддерживает ли данная система связь с электронными таблицами для сбора информации? Осуществляется ли контроль прав доступа пользователей к этим таблицам при помощи настроек системы безопасности приложения?
• При анализе данных пользователями - выполняются ли все необходимые операции на сервере или для этого требуется приобретение отдельного приложения-модуля?
• Могут ли пользователи выполнять расчеты самостоятельно?
• Вычисляет ли система автоматически отклонения в лучшую/худшую сторону при выполнении пользователем расчетов "на лету"?
• При выполнении расчетов по запросу пользователя - "понимает" ли система разницу между счетами баланса и отчета о прибылях и убытках при суммировании данных за период?
• Где выполняются вычисления - на сервере или на рабочей станции (в последнем случае данные передаются через всю сеть на компьютер пользователя)?
• Могут ли пользователи самостоятельно строить диаграммы?
• Могут ли они выполнять сортировку полученных результатов?
• Могут ли результаты анализа быть сохранены пользователем в качестве "частных" версий форм, к которым можно вернуться при последующих сеансах работы?
• Предусмотрена ли в системе возможность получения уведомлений об отклонениях и исключительных ситуациях (т. е. постоянного сканирования ЦБД при помощи10 специально запрограммированных системных агентов и оповещения сотрудников о возникающих отклонениях от нормы в соответствующей проблемной области)?
• Предоставляет ли система возможность детализации связанных данных (возможность доступа к источникам данных - например, к программе бухучета (GD))?
• Имеются ли возможности для автоматизации процесса генерации отчетов и доставки их пользователям?

Контрольный список вопросов "Расширенная функциональность"

• Предусмотрены ли в данном приложении возможности для обеспечения процесса бюджетирования, или для этого придется приобретать и поддерживать дополнительные приложения-модули или базы данных?
• Могут ли пользователи моделировать данные для проведения вариационного анализа ("что, если") параллельно с используемой моделью базы данных и полученными результатами?
• Существует ли возможность для постановки целевых показателей по принципу "сверху-вниз" на основе исходных сводных/расчетных итогов?
• Поддерживается ли в системе построение скользящих прогнозов?
• Все ли данные доступны для проведения анализа конечными пользователями?

Контрольный список вопросов "Технология"

• Использует ли система стандартную промышленную базу данных?
• Предоставляется ли возможность выбора базовой технологии?
• Является ли эта единая база данных многопользовательской?
• Имеется ли в данном приложении возможность ввода данных напрямую через Интернет?
• Предусмотрена ли в системе возможность выполнения консолидации и заполнения электронных журнал-ордеров напрямую через Интернет?
• Позволяет ли функциональность Web-версии системы создавать отчеты и проводить анализ данных?
• Перечисленные выше методы доступа к данным через Интернет реализованы в Web-ориентированном приложении или терминальном решении Citrix/Terminal Server?
• Где выполняются расчеты по запросу пользователя (ad hoc calculations) - на сервере?
• Где выполняется консолидация (на сервере или на рабочей станции)?
• Какие технологии должны быть изучены для поддержки данного приложения?
• Каким образом осуществляется контроль доступа пользователей к информации?

Внесение изменений - насколько это просто?

Одним из наиболее важных аспектов при выборе системы является тестирование возможности быстрой и легкой модификации приложения. В ваших же интересах обо всем расспросить продавца во время демонстрации, поскольку может получиться так, что он окажется недоступным именно в тот момент, когда вам будет жизненно необходимо быстро изменить что-либо в приложении. Поддержка системы не должна вызывать существенных трудностей, иначе компания просто не сможет оперативно обновлять систему в соответствии со сложившейся ситуацией. Во время демонстрации системы обязательно проверьте, каким образом можно вносить изменения. Для этого составьте список тех изменений, которые будут проводиться в вашей организации на регулярной основе, но не говорите о них поставщику заранее. В этом списке обязательно должны присутствовать такие изменения, как:

• Добавление счетов. Попросите продавца продемонстрировать процедуру добавления нескольких счетов. Проверьте, каким образом новая информация отобразится в системе ввода данных, и как новые счета будут связаны с системами обработки транзакций, отчетными формами и модулями поддержки принятия решений.



• Изменение модели организационной структуры. Разработайте новую модель компании и внесите изменения в старую. Затем запустите отчеты как для новой, так и для старой структуры компании. Таким образом, вы имитируете структурные изменения, которые обязательно будут иметь место в будущем. А именно ту ситуацию, когда вам будет необходимо сохранить старую модель организации (для статистики) и данные прошлых периодов (в целях генерации отчетов с использованием последующих версий модели - для сравнительного анализа).



• Доставка изменений пользователям. Проверьте, как происходит доставка изменений удаленным пользователям, поскольку эта процедура значительным образом влияет на то, каким образом происходит сбор, представление и проверка достоверности данных. Для этих целей лучше всего иметь второй компьютер. Удостоверьтесь в том, что внесенные изменения отобразились на "удаленном" компьютере, и отошлите их обратно в "головной" офис. Это поможет вам оценить необходимый уровень подготовки сотрудников филиалов организации, значительно удаленных от головной компании. Вы сможете наиболее эффективно оценить степень сложности модификации приложения, если попросите продавца внести перечисленные выше изменения в середине презентации. Ни в коем случае не предупреждайте его об этом заранее. Если система действительно проста в использовании, модификация приложения не должна составить большого труда. Убедитесь, что внесенное вами изменения отображаются в формах ввода данных, в отчетных формах, а также в аналитических формах конечных пользователей. Не принимайте на веру слова продавца о том, что все изменения автоматически становятся доступными пользователям. Если он не может продемонстрировать вам, каким образом это происходит, вполне возможно, что модификация данной системы - дело непростое. Это именно тот вопрос, который обязательно надо выяснить при выборе финансовой системы консолидации.

Автор: По материалам зарубежных сайтов