Выбор и применение современных BI-решений

Исследования рассматривают критерии выбора, причины внедрения и практику
использования BI-инструментов.

В период экономического кризиса проекты по внедрению BI-инструментов выглядят особенно привлекательно, благодаря потенциальной возможности улучшить корпоративную эффективность за счёт оптимального использования данных, собранных из разрозненных систем. По сравнению с другими IT-проектами инвестиции в BI-средства относительно недороги. Одной из важнейших тенденций в области информационных технологий стало появление рынка BI-инструментов общего назначения, предназначенных для решения бизнес-проблем любого типа.

В недавнем отчёте исследовательской компании Gleanster, посвященном текущему состоянию BI-рынка, аналитики подробно изучили два следующих момента. Первый, как успешные компании борются с проблемами качества данных и неточностью результатов обработки информации. И второй – какие конкурентные преимущества можно получить в результате внедрения BI-решения. Исследование затронуло наиболее эффективные компании, лидеров своей отрасли.

Один из ключевых вопросов исследования – выяснить, с какой целью внедряются BI-системы (см. Рис. 1).

Рис. 1. Основные причины внедрения BI- инструментов

Данные опроса говорят о том, что основная причина - усилившаяся потребность руководства в принятии решений на основании имеющихся данных. Хотя BI-инструменты предоставляют возможность более «тонко» управлять бизнесом, по мнению авторов отчета, компании запоздали с переходом к использованию управленческих панелей и аналитических средств во многом из-за отсутствия доверия к данным и навыков извлечения из них полезной информации. Эта ситуация начинает исправляться, так как решения, принимаемые на основании данных, обеспечивают гарантии занятости. Прогресс в области вычислительных мощностей, совершенствование BI-интерфейсов упростили анализ и визуализацию данных. Поэтому неудивительно, что основная причина, почему компании инвестируют в BI-системы, - это удовлетворение информационных запросов со стороны высшего руководства. BI-инструменты способствуют лучшей интерпретации информации, например, статистических тенденции, с помощью возможностей визуализации.

Вторая причина - необходимость сокращать эксплуатационные затраты и потери. Анализируя бюджет, нужно понимать, на что будут тратиться средства. И если из стандартной финансовой отчётности можно получить лишь часть необходимой информации, BI-инструменты позволяют детализировать итоговые суммы до детальных данных. Сегодня компании-лидеры в 4 раза чаще остальных компаний интегрируют BI с операционными системами, чтобы получить возможность детализации до отдельных транзакций, зафиксированных в ERP-системе, и определить чрезмерные расходы и ответственных за это менеджеров.

Следующая причина – это необходимость выявлять все возможности роста и получения прибыли. Помимо оптимизации имеющегося бизнеса компании всегда должны находиться в поиске новых возможностей. Для реализации некоторых из них могут потребоваться передовые подходы, однако, зачастую информация о потенциальных возможностях уже содержится в корпоративных данных и лишь ждет того, чтобы ее обнаружили. Например, это – информация о наиболее популярных продуктах, которую можно получить на основе данных о выручке и спросе. Многие компании делают упор на таком применении BI-инструментов. Они всегда знают, что возможности могут находиться прямо перед глазами.

Другой важной причиной для внедрения BI-технологий участники исследования назвали потребность в повышении производительности труда персонала. Время, потраченное на поиски нужной информации, сотрудники могут потратить с большей пользой. BI-системы помогают облегчить доступ к самым нужным данным, повышая эффективность как персонала, так и руководства. Менеджеры могут сосредоточиться на оптимизации данных вместо компиляции, а сотрудники выполнят больше задач. В то же время, BI-приложение поможет создать информационную панель управления эффективностью, отслеживающую общую продуктивность сотрудников.

Еще одной весомой причиной для внедрения BI-решений по мнению респондентов является необходимость централизовать процессы сбора данных, чтобы ограничить распространение ошибочной информации. Не секрет, что самый быстрый способ подорвать доверие к данным – это предоставить руководству два отчёта, содержащие слегка разнящиеся данные. Выяснилось, что ведущие компании стремятся избавиться от устаревших систем или значительно ограничить доступ к ним. В некоторых случаях изменения в организационной структуре могут не отражаться в этих системах. Оптимальным способом решения этой проблемы является создание единого репозитория, отражающего универсальную внутреннюю «истину» (вне зависимости от её абсолютной точности). Кроме того, организации-лидеры в два раза чаще прочих создают базы данных, содержащие метаданные и таксономии, благодаря чему можно хранить информацию об источнике данных, определения вычислений и прочую контекстуальную информацию о данных, находящихся в централизованном хранилище.

И, наконец, стоит внедрять BI-системы ради измерения продуктивности персонала и департаментов, поскольку это помогает последовательно и систематически оценивать эффективности компании в целом, ее отделов или персонала. Информационное табло, позволяющее каждому сотруднику видеть результаты своей деятельности (измеряемые по единым объективным критериям, на которые обращает внимание руководство), обеспечивает обратную связь. В конечном счёте, всё это оказывается на столе у исполнительного директора. Также использование BI-решений даёт возможность отслеживать использование внутренних приложений (например, CRM-модули, маркетинговые системы, порталы для связи с поставщиками).

Критерии выбора BI-продукта – это не менее важный вопрос, чем причины для его внедрения. Исследовательский центр, занимающейся изучением практики применения бизнес-приложений (BARC, Business Application Research Center), затронул эту тему в своём ежегодном опросе. Согласно его результатам, профессионалы в сфере BI и ИТ проявляют большую осторожность в выборе инструментов и платформ. Так, лишь 17% респондентов заявили, что приобретают или обновляют продукты без какого-либо предварительного изучения. В большинстве случаев выбор является результатом тщательной оценки и сравнения решений от разных поставщиков (см. Рис. 2).

Рис. 2. Практика выбора BI-продукта

Несмотря на важность цены, она не является абсолютным критерием выбора. Как показал опрос, более значимыми оказались функциональность, простота использования и соотношение цены и производительности решения (см. Рис. 3).

Рис. 3. Критерии выбора BI-решений

Стоит заметить, что 77% респондентов упомянутого выше исследования Gleansight сообщили, что в настоящее время они используют отдельные BI-продукты, а 17% - планирует вложения в них в течение 2015 года.

Результаты исследования BARC показывают, что за 6 лет использование BI-инструментов перестало быть прерогативой финансовых отделов и высшего руководства. Тем не менее, финансисты и бухгалтера остаются основными пользователями. Наибольший рост популярности BI-средств наблюдается в операционных и производственных департаментах (см. Рис. 4).

Рис. 4. Использования BI-средств департаментами в 2008 и 2014 гг

Также исследование оценило важность отдельной функциональности BI-инструментов (см. Рис. 5).

Рис. 5. Важность функций BI-инструментов

Выяснилось, что чаще всего используется стандартная или корпоративная отчётность, а наиболее востребованной функциональностью является прогнозный анализ или интеллектуальный анализ данных.

Публикации

1.  Gleansight. «Отчёт о сравнительном анализе» (Gleansight Benchmark Report). 4 ноября 2014 г.
2. Исследовательский центр бизнес-приложений (Business Application Research Center). «Исследование BI 2014 года» (BI Survey 2014). 6 ноября 2014 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов