Цена некачественной системы отчётности

Аналитики уверены в том, что модернизация управленческой отчётности на базе
BPM-системы является одной из задач, решение которой защитит компании от
значительных расходов.

Сегодня внешняя и внутренняя отчётность зачастую опирается на данные, собираемые из множества подразделений, территориально разнесенных и использующих различные системы – иногда эти данные включают подробные описания и обозначения. Тем не менее, несмотря на эти сложности, в большинстве компаний процесс формирования отчётности выполняется вручную, занимает много времени и подвержен ошибкам. Исследование, проведённое компанией Ventana Research в 2012 году, показало, что продолжительность этапа подготовки отчётности от момента закрытия бухгалтерских книг до выпуска отчетов (зачастую называемого «последней милей») увеличилась за последние пять лет. Основными причинами, обуславливающими эту тенденцию, были названы трудоемкость процесса, большой объём ручной работы и снижение численности персонала. Сопоставив эти причины с растущими запросами на внутреннюю отчётность, можно понять, почему выпуск отчетов стал головной болью для многих финансовых отделов.

По мнению экспертов консалтинговой организации BPM Partners, сегодня большинство компаний осознает, что процесс подготовки управленческой отчётности не так хорош, как должен быть. Однако многие не спешат принимать меры для исправления этого положения и несут серьёзные расходы.

По оценке аналитиков, можно выделить три вида затрат, связанных с отсутствием качественной системы формирования отчётности.

Чрезмерная потребность в ресурсах

Каждой компании требуется определённый набор отчетов, чтобы вести свой бизнес. Для его создания недостаточно встроенного в бухгалтерские системы инструментария отчётности. Кроме того, эти системы не могут с лёгкостью получать данные из других источников. Это вынуждает компании искать другие способы формирования отчётов, необходимых руководству. Многие организации всё ещё делают это с помощью электронных таблиц. В других компаниях могут эксплуатировать собственное решение, разработанное IT-отделом. Также могут использоваться BI-инструменты для подготовки отчётов из хранилища данных. Все эти решения имеют общую черту – требуется привлечения множества высококвалифицированного персонала.

Как правило, гораздо более сложной задачей, чем непосредственно построение отчёта, является выявление источника и формата хранения необходимых исходных данных. Это задача требует привлечения множества ресурсов: бизнес-пользователей, которые знают, какие системы содержат необходимую информацию: IT-специалистов, знающих технический интерфейс для доступа к этим данным, бизнес-экспертов по исходной системе, понимающих, каким образом организована информация (счета, субъекты, масштаб, валюта и т. п.). И это ещё не всё: нужен сотрудник, представляющий, как увязать структуру исходной системы с нуждами бизнес-пользователя, чтобы создать мэппинг данных, и, наконец, эксперт, который оценит итоговый отчёт и данные с позиции их точности и пригодности, а возможно и согласует их с отчётностью, полученной из исходной системы. Даже если некоторые из этих ролей можно объединить, задач по-прежнему слишком много. Кроме того, на всех этапах этого процесса при получении данных возможно возникновение ошибок.

Есть ещё и скрытые расходы - выполнение всех этих задач просто для того, чтобы получить необходимую для работы информацию – это не то, чего ожидает большинство сотрудников.

Принятие решений без надлежащей информации

Зачастую руководство требует, чтобы решение по определённому вопросу было принято к конкретному сроку. В идеальных условиях оно принималось бы на основании детальной информации. В реальности, к сожалению, решение будет принято даже в случае отсутствия необходимых инструментов и достоверной информации. Проиллюстрировать это можно, обратившись к опыту BPM Partners, на примере одной компании, столкнувшейся с падением объема продаж. Снижение доходов было решено компенсировать за счёт сокращения высокооплачиваемых менеджеров по продажам. Однако впоследствии, после внедрения промышленной системы управленческой отчётности, позволившей получать отчетность в разрезе продуктов и регионов, выяснилось, что причиной проблемы было снижение объёма продаж одного единственного продукта в одном конкретном регионе. Дальнейший анализ позволил выявить конкурента, появившегося в этой продуктовой нише. Была разработана и успешно воплощена стратегия борьбы с этим конкурентом. Но если бы компания владела этой информацией ранее, она могла бы ее использовать, чтобы обеспечить себе конкурентное преимущество и увеличение прибыли в других регионах.

Нередко принимаются решения, которые кажутся обоснованными, но на деле оказывается, что это не так. Так, компании, использующие для подготовки отчётности электронные таблицы, создают себе проблем больше, чем компании, у которых просто нет возможности сделать отчёт. Здесь уместен ещё один пример из практики BPM Partners. Компания находилась в процессе перехода от отчётности, формируемой на базе электронных таблиц, к отчётности, подготавливаемой с помощью BPM-системы. В ходе тестирования новой системы выяснилось, что значения показателей в основном корпоративном отчёте, являющимся источником информации для принятия множества важных решений, отличаются от значений показателей в аналогичном отчете, который делался на базе электронных таблиц. После длительной проверки выяснилось, что старый отчёт содержит массу ошибок, начиная с арифметических и заканчивая данными, подгружавшимися из некорректной версии бюджета. По оценке, экспертов BPM Partners, это действительно очень распространённая ситуация.

Упущенные возможности

Без надёжной отчётности о прибыльности сложно обнаружить появляющиеся возможности и адаптироваться к изменениям на рынке. Речь идёт не столько о беспрепятственном доступе к достоверной отчётности, а скорее о том, как она может помочь интуитивно сосредоточиться на самом важном. Для этого типа отчётов огромное значение имеет визуальное представление. Задача состоит в том, чтобы определить тенденции, неочевидные без графического представления.

Как правило, отчётность носит исторический характер и сравнивает фактические данные с набором целей. Это полезно, но недостаточно для развивающейся компании, которой нужны оптимальные решения. Отчётность с высокой степенью визуализации позволит разглядеть информацию, которая могла быть «погребена» под числами. Например, в консалтинговом опыте BPM Partners был случай, когда компания, продающая товары широкому спектру покупателей, обнаружила, что клиенты из определенной отрасли намного прибыльнее. Изначально этот факт был неочевиден и выяснился только после подготовки отчёта о прибыльности клиентов, в котором клиенты были маркированы цветом в зависимости от отраслевой принадлежности. Подробный анализ выявил, что наиболее выгодные клиенты имеют сокращённый цикл продаж и требуют меньшей кастомизации продукта.

В нынешние непростые времена многие компании ищут способы сокращения расходов. Один из очевидных – это сокращение персонала, не приносящего доход. Одна из консультируемых BPM Partners компаний решила сократить таким образом отдел поддержки. Анализ исторических данных с помощью промышленной системы управленческой отчётности показал, что в случае такого решения наряду с расходами сократился бы и общий доход. Это могло произойти из-за резкого падения уровня удовлетворённости клиентов, поскольку сокращённый отдел не мог должным образом осуществлять их поддержку. Кроме того, система дала возможность обнаружить корреляцию между понижением уровня удовлетворённости клиентов и сокращением будущих покупок и клиентских обращений. На основании этой информации система спрогнозировала дальнейшее сокращение доходов, поэтому, обладая более полным представлением о последствиях действий, руководство компании решило пойти по другому пути. Снижение нагрузки на IT-отдел благодаря внедрению новой системы отчётности позволило распределить высвободившиеся ресурсы в пользу группы поддержки.

По оценке экспертов BPM Partners, на сегодняшний день компании потратили много времени и ресурсов, чтобы накопить большие объёмы данных. Немыслимо не попытаться использовать их для принятия более обоснованных решений. Тем не менее, многие компании по-прежнему откладывают модернизацию системы управленческой отчётности в долгий ящик. Одна из причин – опасение, что решение этой задачи крайне трудоёмкий и дорогостоящий процесс. Вероятно, так и было на этапе зарождения рынка BPM-систем. Сегодня это уже не соответствует действительности. Современные BPM-системы не требуют углублённых знаний в области информационных технологий или навыков программирования – они просто решают множество серьёзных проблем. В BPM Partners считают, что хорошая система управленческой отчётности – это не приятная опция, а неотъемлемая часть хорошо управляемого бизнеса, как ERP-система или приложения для автоматизации бухгалтерского учета.

Публикации

1. Дэйв Касабиан (Dave Kasabian). Пять соображений по выбору решения для совместной отчётности (Five Considerations for Selecting a Collaborative Reporting Solution). 11 августа 2014 г.
2. BPM Partners. Как избежать трёх дорогостоящих ошибок, связанных с отчётностью. (How to Avoid Three Costly Reporting Mistakes). 2012 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов