Устаревшие инструменты и современные решения

Эксперты рассматривают «феномен» приверженности электронным таблицам,
называют его причины и прогнозируют последствия.

Использование электронных таблиц в качестве аналитического инструмента по-прежнему остаётся неоднозначной практикой. Как отметила Мэдлин Роквелл (Madeline Rockwell), эксперт портала Innovation Insights, довольно часто можно наблюдать диссонанс, возникающий, когда сотрудники компании, внедрившей самое современное BI-решение, продолжают обмениваться письмами с прикреплёнными таблицами. Более того, несложно застать сотрудников отдела продаж, вводящих данные в Microsoft Excel. Мэдлин выделила шесть причин, почему персонал компании всё ещё не перешёл к использованию более совершенных инструментов.

• Причина №1: BI-решение разработано для опытных, а не рядовых пользователей

Цель BI-инструмента – это вовлечение всех сотрудников. Тем не менее, если выбрать самое привлекательное с инженерной точки зрения приложение, многие сотрудники могут счесть его слишком сложным. Большинство из них просто хотят подключиться к BI-панели, чтобы формировать отчёты и осуществлять простой анализ данных.

• Причина №2: BI-решение недостаточно гибко, чтобы удовлетворять нужды различных пользователей

Инструменты могут быть настроены только для продвинутых пользователей. Можно поддерживать эту конфигурацию, пока решения демонстрируют достаточную гибкость, чтобы соответствовать навыкам обычных пользователей. Вместо обычного формирования отчётов, сегодняшние BI-инструменты включают в себя множество панелей, функциональность для обработки нерегламентированных запросов, возможности для самостоятельной работы, визуализации и анализа данных; системы показателей и так далее. Следует найти баланс между возможностью предоставить сотрудникам широкий спектр возможностей или ошеломить их избыточностью вариантов выбора. Это напрямую связано со следующим аспектом.

• Причина №3: сотрудники не представляют, что им в действительности нужно

Предположим, что в процессе разработки и внедрения BI-решения были учтены мнения сотрудников. Спецификации им понравились, однако, программным обеспечением никто не пользуется. На самом деле сотрудники могли не знать потребностей бизнеса, лежащих в основе решения, поэтому они либо говорили, что от них хотели услышать, либо просто выбирали самые броские и эффектные опции. Следует вернуться к началу, внедрить по очереди каждую отдельную функциональность, объяснить её ценность для бизнеса, организовать тестирование и собрать отзывы о каждой опции BI-инструмента по отдельности.

• Причина №4: возможности самообслуживания было ошибочно приняты за простоту поддержки

Зачастую сотрудникам требуется больше поддержки при работе с инструментами, предполагающими самостоятельную работу. Кроме того, необходимы высококачественные данные, проверенные на целостность и полноту ещё до начала проведения анализа. Невозможно просто «бросить сотрудникам ключи от системы» и оставить их самостоятельно разбираться с ее возможностями.

• Причина №5: IT-отдел контролирует создание отчётности

В какой-то момент неплохим решением кажется дать IT-отделу контроль над созданием отчётности. В конце концов, такой подход может обеспечить согласованность и качество. Однако в большинстве случаев у IT-отдела просто нет времени становиться «фабрикой отчётов». Его специалисты сосредоточены на обеспечении работоспособности сети, безопасности приложений, контроле мобильных устройств и многих других областях бизнеса, но не на создании отчётов.

• Причина №6: предположение, что BI-решение заместит Microsoft Excel

Некоторые сотрудники неспособны проявить ожидаемую расторопность. Они пользуются электронными таблицами многие годы, они прошли курсы повышения квалификации, чтобы обучиться формированию сводных таблиц, и никакой новомодный BI-инструмент не изменит их мнение в одночасье. Придётся смириться с использованием электронных таблиц, ограничив, тем не менее, сферу их применения. Например, разрешив их использование для индивидуального анализа и аналитических изысканий, в то же время запретив для бизнес-анализа любой сложности. Возможно, от них никогда не удастся отказаться окончательно, но можно сократить их использование, обучая и убеждая персонал использовать внедрённое BI-решение.

В этой связи, экспертная группа компании Denizon, занимающейся управлением IT-проектами, предупреждает, что к использованию электронных таблиц следует прибегать с осторожностью по следующему ряду причин:

• Причина №1: уязвимость для мошенничества

Из всех нижеперечисленных недостатков, этот, пожалуй, несёт максимальную опасность. Мошеннические манипуляции с корпоративными электронными таблицами уже привели к потерям в размере миллиардов долларов. Основной причиной этой уязвимости является характерное для таблиц отсутствие контроля, позволяющее вносить изменения в формулы, значения или зависимости без возможности отследить их.

• Причина №2: уязвимость по отношению к человеческому фактору

В то время, как мошенничество остаётся основной угрозой для электронных таблиц, существует не менее серьёзная проблема, подталкивающая к отказу от этих устаревших систем. Это их крайняя чувствительность к самым тривиальным человеческим ошибкам. Пропущенные арифметические знаки и несогласованные поля могут остаться незамеченными.

• Причина №3: сложность тестирования и устранения ошибок

Взаимосвязанные данные электронной таблицы, рассеянные по разным папкам, рабочим станциям, офисам – это не редкость. Хуже того, даже при возможности определить местоположение каждого файла, отслеживание логики формул между связанными ячейками может потребовать колоссальных затрат времени.

• Причина №4: несоответствие нормативным требованиям

Это крайне серьёзная проблема, поскольку речь идёт не об одном или двух, но о множестве нормативных документов, касающихся применения электронных таблиц. Закон Сарбейнза-Оксли, закон Додда-Франка, Базель II, директива Solvency II, директива Евросоюза о защите данных и FAS 157 – это лишь несколько таких примеров.

• Причина №5: непригодность для гибких бизнес-практик

Электронные таблицы созданы людьми, не имевшими ни малейшего представления о тонкостях подготовки программной документации. В конце концов, таблицы становятся персонализированными пользовательскими приложениями. Когда новому сотруднику нужно приступать к работе, ему приходится начинать с нуля.

• Причина №6: невозможность коллективной работы

Планирование, формирование прогнозов, отчётности и бюджетов – все эти процессы, подразумевают совместную деятельность. Другими словами, они требуют информации от разных сотрудников из разных отделов. Кроме того, конечный документ является результатом многократного обмена данными, мнениями и файлами. В случае если сотрудники разделены расстоянием, единственный способ обмена данными, содержащимися в таблицах – это электронная почта. Опыт показывает, что главной уязвимостью этого метода является внесение дублированной и ошибочной информации. Сотрудники рискуют столкнуться с проблемой обмена похожими файлами или неверными версиями таблиц.

• Причина №7: сложность консолидации

Когда приходит время формирования отчётности, сложности создаёт медленный процесс консолидации. В большинстве случаев конечные пользователи будут собирать данные из разных файлов, суммировать их и предоставлять руководству отделов с помощью электронной почты, передачи USB-накопителей или копирования в общую сетевую папку. Им, в свою очередь предстоит сделать то же самое, отчитываясь перед собственными руководителями. Процесс повторится несколько раз, пока информацию не получат лица, ответственные за принятие решений. На протяжении всего этого процесса данные неоднократно подвергнутся губительному воздействию «испорченного телефона».

• Причина №8: неспособность поддержки оперативного принятия решений

В табличных системах извлечение информации из нескольких департаментов, их консолидация и обобщение для принятия руководством обоснованных решений может занять очень много времени. Учитывая то, как таблицы восприимчивы к ошибкам, все участвующие в обработке информации должны быть предельно осторожны, чтобы сохранить целостность данных. Поэтому было бы разумно обеспечить перепроверку везде, где это возможно. Эти избыточные, но всё же необходимые мероприятия могут затянуть процесс ещё сильнее. Таким образом, получив окончательную информацию, высшее руководство может не успеть ею воспользоваться.

• Причина №9: непригодность для непрерывного бизнеса

В случае серьёзного происшествия полное восстановление данных может быть затруднено или совершенно невозможно. Как следствие, даже при наличии финансовых резервов, отсутствие данных, например о дебиторской задолженности или клиентах, может затруднить «перезапуск» деятельности.

• Причина №:10: проблемы с масштабированием

С ростом организации данные табличных систем всё сильнее распространяются, усугубляя вышеперечисленные проблемы. Для большой организации использование электронных таблиц абсолютно нежелательно.

Публикации

1. Мэдлин Роквелл (Madeline Rockwell). Почему Ваши сотрудники используют электронные таблицы, при наличии BI-инструментов? (If You Have BI Tools, Then Why Are Your Employees Still Using Spreadsheets?) 1 ноября 2013 г.
2. Топ-10 недостатков электронных таблиц (Top 10 disadvantages of spreadsheets), 25 сентября 2013 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов