Осторожное использование привычных инструментов

В статье представлено экспертное мнение о том, каким должно быть место
электронных таблиц в современной системе управления эффективностью.

Сегодня, в условиях нестабильного финансового климата, планирование является очень важным аспектом деятельности организаций. Результаты недавнего исследования консалтинговой компании PWC показывают, что неопределённость последних лет вызвала серьёзное желание сократить циклы планирования и бюджетирования, чтобы оперативно реагировать на колебания рынков.

Как стало известно, проблемы, связанные с этой неопределённостью, намного серьёзнее затронули респондентов из компаний с доходом свыше 1 млрд. фунтов стерлингов – так, более 40% из них хотят сократить сроки планирования. Очевидно, что число участников и сложность бюджетного процесса возрастает с размером компании, быстро превышая возможности, которые могут предоставить электронные таблицы. Последние, впрочем, продолжают широко использоваться.

Кроме того, намерение интегрировать операционное и финансовое планирование, как основной способ улучшения планирования и бюджетирования, говорит о том, что многие из респондентов стремятся интегрировать в бюджет такие операционные данные, как объёмы спроса и степень эффективности, чтобы управлять конкретными статьями. В результате такие бюджеты можно быстро пересматривать с учётом обновлений, предоставляемых отделами продаж (см. рис. 1). Как показал опрос, до недавнего времени было сложно манипулировать данными, содержащимися в подобных моделях. Тем не менее, появление вычислений в оперативной памяти со временем отклика менее секунды означает, что сегодня можно предоставить организациям уровень гибкости, о котором раньше можно было только мечтать.

Рис. 1. Способы улучшения планирования и бюджетирования

По мнению Пери Пьерона (Peri Pierone), директора по стратегическим вопросам Axiom EPM, компании-поставщика программного обеспечения для управления эффективностью, пока множество различных технологий прогнозирования, бюджетирования и формирования отчётности появлялись и исчезали с течением времени, электронные таблицы оставались основным инструментом для финансовых отделов в кредитных учреждениях. Так, согласно данным CFO Magazine, Microsoft измеряет количество пользователей Excel более чем 400 миллионами, а по оценке Forrester Research, 50-80% организаций по-прежнему используют лишь электронные таблицы для выполнения задач критической важности, например формирования финансовой отчётности.

Несмотря на очевидные недостатки, электронные таблицы никуда не исчезнут в ближайшее время и будут использоваться финансовыми профессионалами благодаря возможностям моделирования и простоте использования. Хотя в рамках управления эффективностью компании – включая прогнозирование и бюджетирование, формирование отчётности и аналитику, стратегическое управление, управление прибыльностью и расходами – электронные таблицы де-факто становятся управленческим инструментом, однако, существуют методы эффективно использовать технологии управления эффективностью, не отказываясь от Excel.

Улучшение уже знакомого

Для программного обеспечения по управлению эффективностью важно производить точные и полезные вычисления, однако, оно должно расширять и дополнять возможности Excel, чтобы удовлетворять потребностям кредитного учреждения в полном контроле и гибкости.

Для программного обеспечения по управлению эффективностью важно производить точные и полезные вычисления, однако, оно должно расширять и дополнять возможности Excel, чтобы удовлетворять потребностям кредитного учреждения в полном контроле и гибкости.

• Хранение данных и доступ

Источник данных для управления эффективностью должен быть чётко определён и легко доступен, так как аудит может быть назначен в любой момент. Данные должны храниться в безопасном репозитории с доступом посредством простого в использовании интерфейса Excel. Бюджеты, модели и отчёты – в том числе логика и форматирование – должны храниться и управляться в рамках одной платформы с тем, чтобы использоваться в согласованном порядке. В результате для принятия решений будут использоваться только надёжные данные.

• Многомерная отчётность

Когда финансовому институту требуется создать уникальную группировку данных для целей отчётности, могут возникнуть определённые запросы. Используя консолидированную платформу для управления эффективностью, а не только электронные таблицы можно легко агрегировать и представлять данные в различных аналитических разрезах, устраняя необходимость использования формул для консолидации данных, хранящихся в автономных таблицах.

• Масштабирование

Использование автономных таблиц допустимо в условиях небольшого числа пользователей, но об этом не может быть и речи для средних и больших групп пользователей. Целью обслуживания крупных пользовательских групп должна быть поставка надёжных и в каждом случае уникальных бизнес-моделей без вмешательства системного администратора. Хорошо спроектированная система управления эффективностью позволяет кредитной организации разрабатывать шаблоны бюджета и модели расчётов, соответствующие различным сегментам бизнеса – таким как фронт-офис и бэк-офис, и одно нажатие клавиши форматирует данные в уникальный план без необходимости ручного вмешательства.

• Безопасность и рабочий процесс

Автономными таблицами Excel практически невозможно управлять с точки зрения безопасности и документооборота. К таблицам применима защита паролем, но их дизайн никогда не подразумевал обслуживание широкой аудитории с различными правами и уровнями доступа. Системы управления эффективностью с динамическими правами чтения-записи обеспечивают финансовой организации желаемый документооборот и конкретные цепочки согласований. Кредитным учреждениям следует рассмотреть плюсы использования системы управления эффективностью, включающей в себя эти возможности, так как она должна удовлетворять конкурирующие между собой потребности в гибкости и контроле при подготовке отчётности и проведении анализа.

• Excel как основа, а не запоздалое средство

Электронные таблицы - это прекрасный базовый инструмент, поскольку они одновременно производительны и, что важнее, знакомы пользователю. В итоге почти все поставщики BPM-решений разработали Excel-дополнения.

Однако чтобы максимизировать ценность таких решений и устранить недостатки Excel, требуется чего-то более серьёзное, чем простое дополнение, в котором Excel действует как «линза», направленная на сложную базу данных, где создаётся и управляется логика кредитной организации.

Перенос логики вычислений в программный код базы данных обычно приводит либо к сложностям в сопровождении системы или же он может быть слишком прост, чтобы приносить достаточную пользу. Недостаточно дружественный интерфейс, присущий системам, основанным на скриптовых языках, заставляет пользователей серьёзно полагаться на IT-отдел и быстро сдаваться, сталкиваясь с любым усложнении своей модели, - зачастую создавая отдельные модели в электронных таблиц вне ядра системы. Есть способ лучше. Программные решения для управления эффективностью должны охватывать и поддерживать возможности финансового моделирования и обладать простотой использования, привычной для финансовых специалистов, с одной стороны, и обеспечивать необходимую целостность данных, безопасность, функции документооборота, с другой. Результатом является полезная информация, в которой кредитная организация может быть уверена, и которую можно использовать для принятия более обоснованных решений, например:

• Методы вычислений помогают обеспечить целостность корпоративных моделей без необходимости жертвовать надёжностью или удобством использования. Методы расчёта могут быть простыми – например, распределение годовой суммы на 12-месячный период на основании значения той или иной переменной, или весьма сложным, как, например, вычисление средней дохода для регулируемой процентной ставки ипотечного портфеля за временной промежуток, основываясь на прогнозе конкретной процентной ставки и модели предоплаты.
• Извлечение переменных – это способность извлекать общие переменные (процентные ставки, прогнозы объёмов продаж и т.п.) и управлять ими отдельно от расчётов, на которые они влияют. Эта концепция чрезвычайно эффективна, она позволяет продвинутым пользователям проводить сценарное тестирование и анализ чувствительности ключевых факторов. Переменные могут относиться как ко всей компании, так и к её части, например, региональному отделению. Модель переменных «многие к одному» работает без связывания таблиц – коренное отличие от автономного Excel. Этот подход значительно увеличивает эффективность и целостность любой коллективно используемой финансовой модели.
• Динамические ссылки устраняют стандартный недостаток фиксированных связей между ячейками Excel. Расчёты, указывающие на другие места в таблице, могут пострадать в случае изменения её геометрии, особенно, при добавлении и удалении строк и столбцов. Кредитной организации следует принять концепцию динамических ссылок, позволяющую пользователям добавлять или удалять строки и столбцы на основании их профиля.
• Перехват ошибок направляет пользователей к точному месту возникновения ошибки в вычислениях, благодаря чему кредитное учреждение сможет с лёгкостью разобраться в слишком общих оповещениях Excel, сохраняя целостность книг, отчётов и моделей.

Таким образом, способность контролировать вычисления в области управления эффективностью сократит ошибки электронных таблиц и не потребует жертвовать надёжностью и простотой использования.

В сфере финансового бюджетирования и планирования всегда найдутся аргументы за и против Excel, но, несмотря на его недостатки, все попытки отказаться от электронных таблиц не оправдались. Чтобы преодолеть недостатки Excel, кредитные учреждения должны использовать решение для управления эффективностью, дополняющее дружественный к финансистам Excel, устраняющее недостатки автономных электронных таблиц и удовлетворяющее нужды IT-отдела и финансового института в целом.

Публикации

Дэвид Уэрретт (Dawid Werrett), Стив Крук (Steve Crook). «Ликвидация разрыва в управлении эффективностью» (Closing the gap in performance management), июнь 2013 г.

Пери Пьерон (Peri Pierone). «Переосмысление электронных таблиц и управления эффективностью» (Rethinking Spreadsheets and Performance Management), 31 июля 2013 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов