Сегодня, в условиях нестабильного финансового климата, планирование является очень важным аспектом деятельности организаций. Результаты недавнего исследования консалтинговой компании PWC показывают, что неопределённость последних лет вызвала серьёзное желание сократить циклы планирования и бюджетирования, чтобы оперативно реагировать на колебания рынков.
Как стало известно, проблемы, связанные с этой неопределённостью, намного серьёзнее затронули респондентов из компаний с доходом свыше 1 млрд. фунтов стерлингов – так, более 40% из них хотят сократить сроки планирования. Очевидно, что число участников и сложность бюджетного процесса возрастает с размером компании, быстро превышая возможности, которые могут предоставить электронные таблицы. Последние, впрочем, продолжают широко использоваться.
Кроме того, намерение интегрировать операционное и финансовое планирование, как основной способ улучшения планирования и бюджетирования, говорит о том, что многие из респондентов стремятся интегрировать в бюджет такие операционные данные, как объёмы спроса и степень эффективности, чтобы управлять конкретными статьями. В результате такие бюджеты можно быстро пересматривать с учётом обновлений, предоставляемых отделами продаж (см. рис. 1). Как показал опрос, до недавнего времени было сложно манипулировать данными, содержащимися в подобных моделях. Тем не менее, появление вычислений в оперативной памяти со временем отклика менее секунды означает, что сегодня можно предоставить организациям уровень гибкости, о котором раньше можно было только мечтать.
Рис. 1. Способы улучшения планирования и бюджетирования
По мнению Пери Пьерона (Peri Pierone), директора по стратегическим вопросам Axiom EPM, компании-поставщика программного обеспечения для управления эффективностью, пока множество различных технологий прогнозирования, бюджетирования и формирования отчётности появлялись и исчезали с течением времени, электронные таблицы оставались основным инструментом для финансовых отделов в кредитных учреждениях. Так, согласно данным CFO Magazine, Microsoft измеряет количество пользователей Excel более чем 400 миллионами, а по оценке Forrester Research, 50-80% организаций по-прежнему используют лишь электронные таблицы для выполнения задач критической важности, например формирования финансовой отчётности.
Несмотря на очевидные недостатки, электронные таблицы никуда не исчезнут в ближайшее время и будут использоваться финансовыми профессионалами благодаря возможностям моделирования и простоте использования. Хотя в рамках управления эффективностью компании – включая прогнозирование и бюджетирование, формирование отчётности и аналитику, стратегическое управление, управление прибыльностью и расходами – электронные таблицы де-факто становятся управленческим инструментом, однако, существуют методы эффективно использовать технологии управления эффективностью, не отказываясь от Excel.
Для программного обеспечения по управлению эффективностью важно производить точные и полезные вычисления, однако, оно должно расширять и дополнять возможности Excel, чтобы удовлетворять потребностям кредитного учреждения в полном контроле и гибкости.
Для программного обеспечения по управлению эффективностью важно производить точные и полезные вычисления, однако, оно должно расширять и дополнять возможности Excel, чтобы удовлетворять потребностям кредитного учреждения в полном контроле и гибкости.
Источник данных для управления эффективностью должен быть чётко определён и легко доступен, так как аудит может быть назначен в любой момент. Данные должны храниться в безопасном репозитории с доступом посредством простого в использовании интерфейса Excel. Бюджеты, модели и отчёты – в том числе логика и форматирование – должны храниться и управляться в рамках одной платформы с тем, чтобы использоваться в согласованном порядке. В результате для принятия решений будут использоваться только надёжные данные.
Когда финансовому институту требуется создать уникальную группировку данных для целей отчётности, могут возникнуть определённые запросы. Используя консолидированную платформу для управления эффективностью, а не только электронные таблицы можно легко агрегировать и представлять данные в различных аналитических разрезах, устраняя необходимость использования формул для консолидации данных, хранящихся в автономных таблицах.
Использование автономных таблиц допустимо в условиях небольшого числа пользователей, но об этом не может быть и речи для средних и больших групп пользователей. Целью обслуживания крупных пользовательских групп должна быть поставка надёжных и в каждом случае уникальных бизнес-моделей без вмешательства системного администратора. Хорошо спроектированная система управления эффективностью позволяет кредитной организации разрабатывать шаблоны бюджета и модели расчётов, соответствующие различным сегментам бизнеса – таким как фронт-офис и бэк-офис, и одно нажатие клавиши форматирует данные в уникальный план без необходимости ручного вмешательства.
Автономными таблицами Excel практически невозможно управлять с точки зрения безопасности и документооборота. К таблицам применима защита паролем, но их дизайн никогда не подразумевал обслуживание широкой аудитории с различными правами и уровнями доступа. Системы управления эффективностью с динамическими правами чтения-записи обеспечивают финансовой организации желаемый документооборот и конкретные цепочки согласований. Кредитным учреждениям следует рассмотреть плюсы использования системы управления эффективностью, включающей в себя эти возможности, так как она должна удовлетворять конкурирующие между собой потребности в гибкости и контроле при подготовке отчётности и проведении анализа.
Электронные таблицы - это прекрасный базовый инструмент, поскольку они одновременно производительны и, что важнее, знакомы пользователю. В итоге почти все поставщики BPM-решений разработали Excel-дополнения.
Однако чтобы максимизировать ценность таких решений и устранить недостатки Excel, требуется чего-то более серьёзное, чем простое дополнение, в котором Excel действует как «линза», направленная на сложную базу данных, где создаётся и управляется логика кредитной организации.
Перенос логики вычислений в программный код базы данных обычно приводит либо к сложностям в сопровождении системы или же он может быть слишком прост, чтобы приносить достаточную пользу. Недостаточно дружественный интерфейс, присущий системам, основанным на скриптовых языках, заставляет пользователей серьёзно полагаться на IT-отдел и быстро сдаваться, сталкиваясь с любым усложнении своей модели, - зачастую создавая отдельные модели в электронных таблиц вне ядра системы. Есть способ лучше. Программные решения для управления эффективностью должны охватывать и поддерживать возможности финансового моделирования и обладать простотой использования, привычной для финансовых специалистов, с одной стороны, и обеспечивать необходимую целостность данных, безопасность, функции документооборота, с другой. Результатом является полезная информация, в которой кредитная организация может быть уверена, и которую можно использовать для принятия более обоснованных решений, например:
Таким образом, способность контролировать вычисления в области управления эффективностью сократит ошибки электронных таблиц и не потребует жертвовать надёжностью и простотой использования.
В сфере финансового бюджетирования и планирования всегда найдутся аргументы за и против Excel, но, несмотря на его недостатки, все попытки отказаться от электронных таблиц не оправдались. Чтобы преодолеть недостатки Excel, кредитные учреждения должны использовать решение для управления эффективностью, дополняющее дружественный к финансистам Excel, устраняющее недостатки автономных электронных таблиц и удовлетворяющее нужды IT-отдела и финансового института в целом.
Дэвид Уэрретт (Dawid Werrett), Стив Крук (Steve Crook). «Ликвидация разрыва в управлении эффективностью» (Closing the gap in performance management), июнь 2013 г.
Пери Пьерон (Peri Pierone). «Переосмысление электронных таблиц и управления эффективностью» (Rethinking Spreadsheets and Performance Management), 31 июля 2013 г.