Планирование от нормативов – стандарт завтрашнего дня

В статье освещаются тонкости планирования, учитывающего воздействие
экономических факторов - перспективной методике управления бюджетом. Эксперты
обосновывают необходимость его применения.

Учёт внешних экономических факторов – это острая тема в сфере прогнозирования, планирования и бюджетирования. Отличие данного подхода от прочих методов планирования состоит в использовании математики для создания моделей.

Цель формирования бюджета с учётом экономических факторов, или нормативов, (driver-based budgeting) – это наполнение главной книги бюджетными данными и постановка целевых показателей – так считает Алан Страттон (Alan Stratton), эксперт в области финансового моделирования и планирования. Изначально бюджетирование мало относится к «внешней обстановке» и требует совместного ввода большого количества данных вручную.

Назначение прогнозирования на основе актуальных экономических тенденций (driver-based forecasting) состоит в разработке прогноза, отталкивающегося от объёма показателей и дохода с целью информирования руководства о наиболее вероятных вариантах развития событий.

Задача планирования от нормативов (driver-based planning) заключается в том, чтобы быстро проанализировать ситуацию и осуществить действия, основываясь на финансовых последствиях сценариев, учитывающих внешнее воздействие. Успешное управление, особенно в условиях современной экономики, чаще требует повышенного внимания к большему количеству сценариев.

Мнения специалистов

По словам Бена Ламорте (Ben Lamorte), эксперта в области финансового моделирования и планирования, бюджет в той степени сформирован с учётом нормативов, в которой он использует умножение, и, следовательно, включает в себя автоматизированные расчёты, которые предполагают умножение определённых факторов. Важность подобного типа бюджетирования заключается в том, что оно может быть использовано для упрощения, ускорения и улучшения бюджетного процесса..

«Я не думал о точном определении планирования на базе внешних факторов, до тех пор, пока в ходе одного исследования не выяснилось, что лишь 6% компаний с численностью персонала более ста человек, учитывают их при формировании бюджета», – говорит Роберт Кугель (Robert Kugel), вице-президент аналитической компании Ventana Research. В широком смысле этот термин можно применить к использованию любой модели планирования с помощью электронной таблицы, так как они почти всегда содержат встроенные формулы «объём-время-цена», являющиеся компонентом планирования, учитывающего экономические факторы. Однако, это совсем не то, что большинство специалистов имеет в виду, говоря о подобном виде планирования, что и отражено в низком проценте приверженцев этого метода.

Итак, для использования термина «планирование на базе внешних факторов есть два условия. Во-первых, значения «объём-время-цена», использующиеся в определении видов деятельности и их финансовых последствий, остаются дискретными и доступными для участников процессов планирования, согласования, утверждения и анализа планов. Во-вторых, должна присутствовать постоянная зависимость объём - цена между различными подразделениями компании. Как правило, мероприятия, проводимые в одной части компании запускают активность в другой. Например, продажи продукта или услуги запускают процесс восполнения ресурсов, который может быть прямым (пополнение складских запасов или предоставление времени для консультаций) и непрямым (административные задачи, как, например, определение сроков исполнения или обработки заказов).

В большинстве случаев при бюджетировании учитывается взаимосвязь между деятельностью  разных составляющих бизнеса компании, но делается это с низкой точностью и не напрямую. В компаниях просто консолидируют финансовые данные по каждому подразделению организации, и конечный результат, в лучшем случае, охватывает лишь малый процент допущений «единица-объём», на основании которых генерировались прогнозы. Это может достаточно хорошо работать для составления корпоративного бюджета, однако обновления и изменения будут вноситься ценой серьёзных усилий и временных затрат. В упоминавшемся исследовании лишь 10% подтвердили, что они согласованно реагируют на изменение рыночной ситуации, а треть респондентов пожаловалась на недостаток скоординированности. Известно, что при бюджетировании на основе электронных таблиц очень сложно консолидировать планы, содержащие объёмные показатели. Компании, которые избрали специализированное приложение для планирования и бюджетирования, в состоянии преодолеть такие ограничения.

Смысл создания модели на базе внешних факторов не в том, чтобы сделать её излишне подробной и/или сложной. Для разработки точной и актуальной модели, сотрудники плановых подразделений должны сосредоточиться на ключевых факторах эффективности (и устанавливаемых на их основе ключевых показателях эффективности), которые являются самыми важными детерминантами, определяющими доходы и расходы по всем бизнес-функциям, а также устанавливают связь между ними.

Преимущества учёта экономических факторов при планировании

В результате формирование бюджета и оценка результатов деятельности будут однозначно отталкиваться от основных целей компании и способов их достижения. Так, методики аллокаций расходов на статьи бюджета будут более обоснованными и менее «политическими» (хотя, это и сложно гарантировать). При рассмотрении результатов деятельности анализ отклонений может легко различать измеримые показатели и их стоимость, позволяя принимать более информированные и оперативные решения о дальнейших действиях.

Кроме того, учёт экономических факторов позволяет быстрее и согласованнее вносить изменения в разработанные планы. Изменение цен или затрат отражается на доходе и прибыли, поэтому, если отношения между основными показателями является верными, руководство может быстро отслеживать влияние цен и затрат на доходы, расходы и движение денежных средств. Соответствующее программное обеспечение позволяет руководителям и менеджерам работать интерактивно, исследуя различные оперативные планы, чтобы быстрее адаптироваться к изменчивым рыночным, конкурентным и нормативным условиям.

Этот вид планирования способствует в большей степени операционному управлению эффективностью бизнеса, а не бюджетно-ориентированному управлению. Необходимо понимать, что планирование и бюджетирование – это две отдельные функции. Планирование сосредоточено на «вещах» (численности персонала, единицах продукции, количестве заявок на продажу и т. п). Бюджетирование – это сфера, более относящаяся к деньгам (доходам, расходам, затратам, денежным потокам и т. п). Целью бюджетирования является контроль корпоративных расходов, обеспечивающий постоянное наличие денежных средств, необходимых для осуществления основной деятельности. Речь идет о выполнении обязательств. Задача же планирования в том, чтобы выяснить, каким образом компания может применить свою стратегию и достичь поставленных целей. Речь идёт об их достижении. Бюджетирование устремлено на получение фиксированных чисел. Планирование является более открытым за счёт большого количества способов достижения цели. По мнению Роберта Кугеля, компаниям необходимо и то, и другое, однако, им следует в большей степени сконцентрироваться на планировании.

Способы моделирования и планирования, учитывающие внешнюю обстановку, также упрощают применение методологии скользящих прогнозов. Многие компании приняли скользящие прогнозы в качестве способа реагирования на изменения в бизнес-среде.

Программное обеспечение – это необходимый компонент, делающий планирование и бюджетирование более ценным бизнес-инструментом. Специализированные приложения устраняют технологические барьеры, присущие электронным таблицам (в основном это недостаток целостности ссылочных данных и ограниченная размерность), делающие их непригодными для создания и обработки моделей. К сожалению, пока немногие компании воспользовались возможностью приложений учитывать воздействие внешних факторов при планировании. В нестабильных экономических условиях сегодняшнего дня необходимо заменить относительно статичное ежегодное бюджетирование гибким планированием. Его краеугольным камнем является использование моделей, отталкивающееся от нормативов.

Публикации

1. Алан Страттон. Планирование с учётом внешних факторов (Alan Stratton, Driver Based Planning). 8 февраля 2012.
2. Бен Ламорте. Методы планирования и бюджетирования на базе экономических факторов (Ben Lamorte. Driver-Based Budgeting vs. Driver-Based Planning). 22 сентября 2011 г.
3. Роберт Кугель. Практический взгляд на планирование, обусловленное экономическими факторами (Robert Kugel. A Practical Look at Driver-Based Planning). 14 октября 2011 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов