Управление эффективностью бизнеса: мир изменился

По мнению экспертов, в современных условиях необходимо перейти к новому
подходу в управлении эффективностью бизнеса, учитывающему неопределенность,
изменчивость и риски.

Различные процессы и тенденции мирового развития подталкивают компании в сторону использования современных технологий, в частности – систем управления эффективностью бизнеса. Но одного лишь внедрения BPM-системы недостаточно, чтобы решить проблемы.

Спрос растет

В последующие два года ожидается увеличение использования BPM-решений до 78%, согласно результатам независимого опроса, проведенного среди тысячи ведущих специалистов в области финансов компанией Merrill Research.

В ходе опроса потенциальные покупатели BPM-решений также определили наиболее важные для них характеристики продукта и поставщика. Как оказалось, в BPM-решении пользователей больше всего интересуют возможности для составления отчетности; простота использования; быстрое и простое внедрение; поддержка функциональности для бюджетирования и прогнозирования и наличие инструментальных панелей и системы показателей. В поставщике пользователи больше всего ценят высокое качество клиентской поддержки.

Исследование показало, что в настоящее время 39% респондентов имеют BPM-системы. А в следующие пару лет ожидается, что их число возрастет до 69%. Кроме того, они планируют новые приобретения: 31% BPM-пользователей планируют замену решения, а 47% - покупку первого BPM -решения.

Степень неопределенности тоже увеличивается

Подобный интерес к системам управления эффективностью продиктован требованиями времени и особенностями современной экономической ситуации. Одна из основных черт последней – возросшая степень неопределенности. События последних лет показали, что многие компании оказались в ситуации, когда невозможно предсказать, что случится завтра. Соответственно, невозможно строить точные планы и делать какие-либо прогнозы. Еще в октябре 2008 года финансовый директор Apple Питер Оппенхейм (Peter Oppenheim) отметил, что «будущее в тумане, а прогнозирование проблематично». В июне 2010 года финансовый директор UPS Курт Куэн (Kurt Kuehn) заявил, что «обычно мы уделяем много времени и сил составлению точных и эффективных планов, но с наступлением рецессии мы поняли, что пытаться прогнозировать что-либо – только зря терять время».

Представляется, что Оппенхейм и Куэн выразили мнение, которое разделяют многие представители бизнеса. Банкротства крупных банков и корпораций, отказ от прежних стратегий и другие подобные события и тенденции последних лет показали, что многие основополагающие принципы современного менеджмента потерпели крах, считают эксперты.

Пытаясь исправить ситуацию и улучшить свое положение на рынке, многие компании стали больше инвестировать в технологии. Но, как оказалось, многие из них двигались в неверном направлении. Обещанные адаптивность и гибкость BPM-систем не оправдали надежд. В результате менеджеры были вынуждены принимать важные решения, не имея достоверной информации о возможных последствиях своих решений. Но причина этого – не в технологиях. «Что же пошло не так?», - задаются вопросом эксперты. И сами же дают на него такой ответ: мир изменился, а практики управления – нет. В условиях экономического роста с 2002 по 2008 годы, когда продажи и доходы росли, это не имело большого значения. Однако когда грянул кризис, оказалось, что исходная посылка о том, что прошлое в точности предсказывает будущее, оказалась в корне ошибочной.

Дело в том, что в результате изменений, произошедших в мире за последние годы, место слабо связанных между собой экономик с предсказуемыми отношениями между ними заняла сложная сеть отношений, где влияние локальных событий на процессы мирового масштаба ощущается почти моментально. Рост и падение цен на нефть, эпидемия гриппа, природные катаклизмы и прочие подобные события, как оказалось, могут разрушить лучшие стратегии, планы и прогнозы. Менеджеры обнаружили, что правила, которыми они руководствовались много лет, устарели.

По мнению ведущих специалистов, необходим новый подход к управлению эффективностью бизнеса, который учитывал бы изменчивость, неопределенность и риски, характерные для нашего времени. Нужно внедрить практики, процессы и системы, которые позволят менеджерам принимать эффективные решения, говорят эксперты.

Советы эксперта

В частности, Дэвид Аксон (David A.J. Axson), директор группы по финансам и управлению эффективностью компании Accenture, дает следующие советы, которым нужно следовать, чтобы извлечь максимальную пользу от использования BPM-системы.

1. Необходимо заменить управленческие процессы, опирающиеся на календарные сроки (пятилетняя стратегия, квартальные прогнозы, ежемесячные отчеты), процессами в реальном времени, которые привязаны к определенному событию и адаптируются к происходящему на рынке.
2. Следует учитывать риски во всех процессах принятия решений. Доверие клиентов и инвесторов крайне важно в любые времена. Понимание того, что угрожает репутации компании, и принятие соответствующих превентивных мер – ключевая обязанность руководства.
3. Нужно также учитывать непредвиденные обстоятельства при использовании сценарного планирования с тем, чтобы менеджеры могли принимать быстрые, обоснованные решения в условиях изменчивости и неопределенности. Следует задавать такие вопросы, как: «Что если наши предположения неверны?», «При каких условиях мы должны отказаться от этой стратегии, плана, проекта или инвестиций?».
4. Вместо того, чтобы концентрироваться исключительно на снижении затрат, необходимо создать гибкую структуру затрат, которая позволит синхронизировать расходы и доходы в условиях возрастающей изменчивости.
5. Следует искать баланс между стремлением к детализации и прогнозированием. Слишком часто все планы и статьи расходов расписаны с одним и тем же уровнем детализации. Это опасно, говорит Аксон. Возможности прогнозирования зависят от типа статьи бюджета, например, продажи, обычно менее предсказуемы, чем административные расходы. Временной отрезок также важен – чем дальше вы пытаетесь заглянуть, тем менее предсказуемыми становятся значения показателей, пишет эксперт.
6. Необходимо разработать такие системы компенсации, которые зависят не только от статических планов или целей, привязанных к бюджету, но и от достижения реальных результатов – экономического роста, преимущества в конкурентной борьбе или на рынке.
7. Нужно создать систему отчетности, которая позволит выявлять рыночные тенденции в самом начале их развития. Это предоставит руководству возможность наблюдения почти в реальном времени главных тенденций бизнеса (рыночный спрос, ценообразование, затраты и др.). Тогда положительные и отрицательные явления будут обнаруживаться на ранней стадии развития, что даст возможность для подготовки соответствующего ответа. Это должна быть ключевая способность BPM-системы, отмечает эксперт.
8. Необходимо превратить бюджет в инструмент для определения оптимального размещения ресурсов в соответствии с возможными сценариями развития ситуации в будущем. То есть когда система отчетности, показывающая эффективность компании, фиксирует изменение условий, у компании уже есть план, который можно задействовать. По мере того, как, основываясь на отчетах, руководство понимает, что происходит на самом деле, бюджеты могут быть обновлены, чтобы отражать изменения, заложенные в будущих сценариях.
9. Следует рассматривать процесс прогнозирования как то, что соединяет отчетность и бюджетирование. По мере того как меняются события в реальном времени, прогнозы обновляются, чтобы отражать текущее видение будущего, обеспечивая менеджмент точкой отчета для определения тактических изменений, которые необходимо произвести и включить в последующие планы и бюджеты.
10. Наконец, самое важное, по мнению Аксона, это принять неопределенность. Нужно понимать, что принимать решения быстро и уверенно намного проще, когда вы уверены, что неправильные решения будут оперативно обнаружены и исправлены, говорит эксперт.
11. Аксон считает, что сегодня следование этим правилам - не вопрос выбора, а жизненная необходимость. Тем более, что для этого нет технических препятствий – современные технологии могут обеспечить большую часть необходимой функциональности. Как отмечает эксперт, сейчас главным препятствием являются не возможности технологий, а сами пользователи!

Заключение

Системы управления эффективностью бизнеса и сопутствующие технологические решения – неотъемлемая составляющая успешности любой современной компании. Это, в частности, подтверждают данные опросов и статистических исследований. Но в то же время нужно четко представлять, что инвестиции в IT сами по себе не являются решением проблемы. Как отмечают эксперты, они должны сопровождаться пониманием изменений, происходящих в мире, и новым видением процессов, идущих в компании.

Публикации

1. Сет Файнберг. Ожидается рост использования СРМ в следующие два года (Seth Fineberg. CPM Usage Expected to Grow Over Next Two Years). 29 сентября 2011 г.
2. Ожидается рост использования СРМ на 77% в следующие два года (Corporate Performance Management Usage Expected to Grow up to 77 Percent Over Next Two Years). 28 сентября 2011 г.
3. Дэвид Аксон. 10 правил для высокоэффективного BPM: манифест для новой экономической реальности (David A.J. Axson. 10 Rules for Highly Effective BPM: A Manifesto for the New Economic Reality). 20 сентября 2011 г.

Автор: По материалам зарубежных сайтов