Зачем на самом деле автоматизировать бюджетирование

Многие уверены, что достаточно «накатить вашу коробку» для бюджетирования, как в банке волшебным образом наладятся процессы сметного планирования и контроля.

Лет 20 назад было очень распространены брошюры типа «5 движений для успешного бюджетирования», которые примерно это и обещали.

Но жизнь внесла свои коррективы. Снести до основания сложившуюся технологию работы и заместить ее готовой, «коробочной» - хоть для банка, хоть для розничной сети - вариант, не выдерживающий критики. Чтобы понять реальные потребности конкретного заказчика, необходимо провести диагностику текущих бюджетных процессов и выяснить его ожидания от автоматизации.

Самый простой способ «снятия» такой информации – предпроектная анкета. Обычно, первый вопрос, с которым к нам обращаются банки: «Сколько стоит внедрить ваш продукт, и какие будут сроки?» При этом рассказать о задаче, которую хотят решить, незаслуженно забывают. И очень зря!

Из анкеты сразу видно:

• приоритеты автоматизации: контроль/планирование,
• границы и масштабы проекта: состав задач, количество и роли пользователей, объем предстоящей интеграции в ИТ-инфраструктуру и т.д,
• специфику бюджетных процессов: детальность планирования: от договоров/нормативов/заявок, сложность бюджетного документооборота, организация контроля платежей, резервирование, метод учета исполнения бюджета и проч.,
• состав отчетности по бюджету и его исполнению и многое другое.

А если у банка имеются явные методические «пробелы», которые хочется ликвидировать заодно с автоматизацией, то анкетирование просто показано!

Бывает, что претензий к организации бюджетного процесса вроде бы и нет. Только сроки бюджетной кампании из года в год сорваны, расходование бюджета не прозрачно, выявлены перерасходы и нецелевое использование средств. И чтобы понять, решения каких проблем ждут от автоматизации прежде всего, нужно представить текущую картину бюджетирования в банке.

Анкета – это примерно два десятка вопросов, ответить на которые можно за 10-30 минут. А польза огромная.

Вот, посмотрите: потребность в 40 цепочках документооборота для согласования заявок на платежи, к примеру, говорит о том, что еще до проекта надо серьезно доработать методику планирования и унифицировать бюджетный документооборот. А ожидание планирования «от договоров» указывает на необходимость интеграции с системой, где они ведутся.

Поверьте, в анкете нет ненужных вопросов. Она совершенствуется от проекта к проекту и запрашивает необходимый минимум информации, чтобы вскрыть истинные ожидания банка от автоматизации.

Не торопитесь получить оценки проекта внедрения абстрактной «коробки». Заказывайте демонстрацию, анкетирование и расскажите о том, что мешает именно вашему банку планировать и контролировать расходы. И мы подберем лучшее решение по оптимальной стоимости и в реальные сроки.