Проектный опыт

Автоматизация бюджетирования хозяйственных расходов

Задачи проекта

Банк УРАЛСИБ входит в топ-25 банков федерального уровня по величине активов и по уровню развития региональной сети продаж, которая представлена в 7 федеральных округах и 44 регионах. Используемая табличная технология не позволяла банку такого масштаба эффективно решать задачи планирования и контроля административно-хозяйственных расходов (АХР). Новая система должна была ликвидировать ее недостатки: «кусочную» автоматизацию, трудоемкость планирования, согласования и контроля расходов, сложности выверки и консолидации планов.

Были поставлены задачи обеспечить прозрачность и управляемость процессов:

  • Планирования, в котором участвуют сотрудники различных подразделений: поддержать коллективную работу; гарантировать корректность массового ввода данных; контролировать регламент планирования и маршруты согласования расходов; обеспечить возможность в деталях отслеживать, как формируются значения статей расходов и хранить историю их изменений.
  • Контроля исполнения бюджета: контролировать целевое использование средств и соответствие платежей бюджету, договорам, резервам; проверять соблюдение бюджетной дисциплины и хранить историю согласования платежей.
  • План-факт анализа бюджета: предоставить руководству возможность оперативно получать детальную аналитику о состоянии бюджета.

Решение

В банке внедрены два модуля приложения «Бюджетирование хозяйственных расходов»: «Планирование хозяйственных расходов» и «Контроль исполнения бюджета». С его помощью реализован полный технологический цикл планирования, включающий подготовку проекта бюджета, проведение информационно-заявительной кампании, формирование и утверждение итогового бюджета. Также поддержаны все ключевые процессы контроля исполнения бюджета: контроль платежей, работа с резервами, различные корректировки бюджета, формирование план-факт отчетности.

В ходе проекта была формализована и настроена в системе сложная бюджетная модель банка, которая предполагает глубокую детальность планирования и контроля расходов более чем в 10 аналитических разрезах, использование многоуровневых маршрутов согласования документов и специфические процессы работы с резервами. Было настроено более 30 ролевых профилей для ~2000 участников бюджетного процесса.

Была проведена объемная трансформация внутренних процессов банка, которая затронула все его подразделения.

Проект выполнен в три этапа:

  • Этап 1 -тестовая (пилотная) автоматизация планирования. Банк автоматизировал ИТ-бюджет и проверил соответствие функциональных возможностей ПО своей методике планирования. В рамках «пилотной» бюджетной кампании систему освоили 200 сотрудников, которые провели тестовое планирование ИТ-бюджета. Подробнее о пилоте
  • Этап 2 - автоматизация планирования в масштабах банка. Была проведена донастройка системы для планирования бюджета АХР всего банка. Банк получил полностью автоматизированную технологию планирования хозяйственного бюджета, охватывающую планирование расходов по обязательствам банка, учет заявок подразделений, согласование документов на всех уровнях организационной структуры, консолидацию бюджета и отчетность по планированию. В системе был запланирован бюджет банка по укрупненной методологии с участием только ключевых представителей подразделений.
  • Этап 3 - автоматизация контроля исполнения бюджета в масштабах банка. Были автоматизированы процессы контроля и учета текущих платежей, ведения хозяйственных договоров, управления резервами, корректировки бюджета, подготовки «план-факт» отчетности. Приложение интегрированного с учетной системой банка, СЭД и системой кадрового учета. По завершении этапа проведено массовое обучение пользователей, к работе с системой подключились ~2000 сотрудников банка.

Результаты

Банк добился всех поставленных целей, решение эксплуатируют ~ 2000 сотрудников из различных подразделений:

  • Достигнута прозрачность коллективных процессов планирования и согласования бюджета. Система хранит историю каждого изменения и согласования бюджетных документов. Автоматически контролирует сложные маршруты согласования расходов сотрудниками различных служб и подразделений банка.
  • Налажен эффективный контроль за соблюдением бюджетного регламента. Пользователи своевременно оповещаются о наступлении существенных событий: поступление документа на этап документооборота, наступление контрольной даты по документу, направление документа на оплату в учетную систему или проведение оплаты. Система позволяет ответственным сотрудникам в любой момент времени отследить статус согласования любого бюджетного документа по каждому участнику бюджетного процесса.
  • Исключена возможность появления ошибок в сводном бюджете: все изменения, вносимые в планируемые расходы в процессе их согласования, автоматически фиксируются, а встроенная система документооборота гарантирует, что в бюджет попадут только те расходы, которые прошли все этапы согласования.
  • Усилен контроль за целевым использованием средств: в системе настроена проверка соответствия каждого платежа бюджету и договору для законтрактованных обязательств. Система не допускает оплату хозяйственных платежей в обход заданных маршрутов согласования.
  • Решены задачи консолидации данных по всем хозяйственным договорам и централизации контроля платежей в единой системе бюджетирования, благодаря выполненной интеграции.
  • Оперативно выпускается аналитическая отчетность о ходе планирования и исполнения сметы расходов банка с глубокой детализацией. Обеспечена достоверность данных в отчетности по фактическим расходам.
  • Опыт промышленной эксплуатации системы показал существенное повышение бюджетной дисциплины и операционную эффективность процессов, связанных с планированием, корректировками и контролем исполнения бюджета АХР. Управление бюджетного контроля и закупок банка отмечает снижение бюрократической нагрузки и сокращение количества служебных записок.