Задачи проекта
Усовершенствовать и автоматизировать процессы контроля расходования хозяйственного бюджета Банка, в том числе согласование и проверку договоров на соответствие утвержденному бюджету, контроль и учет платежей по договорам, учет фактических расходов и формирование отчетности об исполнении бюджета.
Решение
Для автоматизации контроля административно-хозяйственных расходов (АХР) внедрено приложение «Бюджет хозяйственных расходов» (БХР) от компании Intersoft Lab. Приложение интегрировано с системами Банка - системой электронного документооборота (СЭД), CPM-системой и АБС, в комплексе с которыми автоматизирован полный цикл управления АХР: планирование бюджета, контроль и учет фактических расходов.
Приложение БХР получает плановый бюджет из CPM-системы «Контур» и реализует 3 основных этапа контроля его исполнения:
- Согласование и контроль и договоров. Из СЭД в приложение поступают договора для согласования и проверки на соответствие нормативам расхода и утвержденному бюджету. После успешной проверки на статьях бюджета резервируются суммы для выполнения оплат в соответствии с графиками платежей по договорам.
- Контроль платежей по договорам. Согласованные распоряжения на платеж поступают из СЭД в приложение БХР, где проверяется связь распоряжения с договором, наличие необходимой аналитики (ЦФО и статья), соответствие резерву на платеж. Для платежей, не привязанных к договорам, проверяется возможность использования свободного остатка бюджета.
- Учет фактического исполнения бюджета. Данные акцептованных платежных распоряжений передаются в АБС для исполнения оплаты. Данные об оплате импортируются из АБС в приложение БХР, где на их основе рассчитываются фактические расходы и уточняются резервы по статьям бюджета. Фактический бюджет формируется в разрезе аналитик статья и ЦФО.
Результаты
- Обеспечен строгий контроль соответствия договоров и платежей по ним плановому бюджету, что позволяет эффективно управлять расходованием бюджета.
- Минимизировано время согласования расходов по бюджету.
- Обеспечена возможность гибкого управления расходами и исполнения платежей за счет свободных остатков бюджета.
Оперативно формируется отчетность по фактическим расходам на основании данных по оплатам из АБС и план-факт отчетность для анализа расходования бюджета по статьям и центрам финансовой ответственности.