Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Банки и технологии

Опыт создания системы управления административно-хозяйственными затратами АКБ «Транскапиталбанк»

АКБ «Транскапиталбанк» – один из банков-новаторов в области BPM-технологий. Вовремя заложив основу комплексной BPM-системы, к осени 2008 года банк получил высокотехнологичный инструмент для ведения управленческого учета. В 2009 году банк реализовал краткосрочный проект автоматизации управления административно-хозяйственными расходами. Опыт этого кредитного учреждения в области совершенствования системы управления затратами будет интересен многим банкам, для которых актуальна задача контроля над расходованием собственных средств.

О банке

Акционерный коммерческий банк «Транскапиталбанк» (ЗАО «ТКБ»), основанный в 1992 году, осуществляет все основные виды банковских операций на рынке финансовых услуг. Стратегические направления деятельности банка – обслуживание предприятий малого и среднего бизнеса, предоставление полного спектра банковских услуг физическим лицам, а также активная политика в области кредитования предприятий, представляющих ключевые отрасли отечественной экономики. «Транскапиталбанк» представлен 69 офисами продаж в 17 субъектах России.

Управление затратами: от чётких формулировок задач к новой технологии

С 2008 года «Транскапиталбанк» использует комплексную систему класса BPM (Business Performance Management – управление эффективностью бизнеса), основанную на хранилище данных «Контур Корпорация». С помощью BPM-системы банк ведет управленческий учет и выпускает управленческую отчетность. В конце 2008 – начале 2009 года в условиях нестабильности особую актуальность приобрела задача совершенствования контроля над расходованием собственных средств, в том числе расходов, имеющих отношение к административно-хозяйственной и проектной деятельности банка: оплата аренды помещений, закупка оргтехники и т.д. Возможность решить эту задачу в короткие сроки в концепции BPM предоставляло приложение «Бюджет хозяйственных расходов» на платформе «Контур».

До внедрения новой технологии управления затратами в банке велось годовое планирование хозяйственных бюджетов с ежеквартальными корректировками. В процессе участвовали сметообразующие подразделения, отвечающие за формирование сметы на основании заявок потребляющих подразделений. Для планирования использовались привычные Excel-таблицы. Планы в Excel-формате подразделения пересылали в департамент финансового планирования и контроллинга, где проходил контроль и утверждение.

Контроль расходов при инициировании распоряжений на платеж выполняли вручную бюджетные контролеры, сверяясь с данными плана в Excel-таблицах. Согласование платежей осуществлялось на бумажных носителях-оригиналах или копиях документов, что, с учетом территориального распределения подразделений головного офиса, значительно замедляло процесс.

В апреле 2009 года банк приступил к внедрению нового автоматизированного решения для управления административно-хозяйственными и капитальными затратами. Руководство департамента финансового планирования и контроллинга, инициировавшее проект, поставило цели:

  • Сократить время согласования заявок на платежи в 2 раза
  • Обеспечить прозрачность процесса согласования заявок
  • Упростить и ускорить процедуры построения управленческой отчетности по планированию и контролю исполнения хозбюджета

Автоматизированное управление затратами

BPM-приложение «Бюджет хозяйственных расходов» версии 3.1 позволило банку автоматизировать полный цикл бюджетирования административно-хозяйственных расходов: сбор в единую систему плановых бюджетов подразделений банка, консолидация планов, согласование и оплата заявок на платежи, контроль и анализ исполнения хозбюджета банка с помощью пакета управленческой отчетности.

В состав команды, сформированной для реализации проекта, вошли специалисты поставщика BPM-системы «Контур» – компании Intersoft Lab, сотрудники департамента информационных технологий банка и департамента финансового планирования и контроллинга.

Прежде всего, были зафиксированы функциональные требования к системе и регламенту ее эксплуатации. Разработанная аналитиками Intersoft Lab функциональная спецификация стала не только основой для настройки приложения, но явилась гарантией одинакового понимания заказчиком и исполнителем технологии эксплуатации системы. При создании документа были существенным образом доработаны маршруты бюджетного документооборота, утвержден регламент ведения единого реестра контрагентов и его синхронизации с применяемыми в банке учетными системами, закреплены правила согласования валютных распоряжений на платежи, методы признания расходов и произведен ряд других доработок существовавшей в банке методологии бюджетирования хозяйственных расходов.

После утверждения функциональной спецификации проектная команда выполнила настройку BPM-приложения, интегрировала его с АБС «Новая Афина» для обмена данными о контрагентах, согласованных платежах и оплатах, обеспечила выпуск аналитической отчетности по планированию и исполнению бюджетов.

Как выглядит работа с помощью нового решения пользователей – сотрудников банка, которые участвуют в процессах управления затратами?

Планирование сметы

Для создания годовых бюджетных планов с детализацией по месяцам сметообразующие подразделения вводят плановые значения по статьям бюджетов в специальные Excel-шаблоны, данные из которых импортируются в систему. Сводный годовой бюджет формируется за счет консолидации бюджетов подразделений с внесением необходимых корректировок. Выполненные корректировки журнализируются, что позволяет проследить все изменения, сделанные в планах.

Согласно принятому бюджетному регламенту корректировка годовых планов производится ежеквартально по технологии, аналогичной годовому планированию.

Исполнение сметы

Подразделения банка, инициирующие расход, создают в системе электронный документ, распоряжение на платеж, и прикладывают к нему отсканированные оригиналы счета, договора, акта и другие документы, подтверждающие основание платежа. Потребляющее подразделение вводит заявку или распоряжение на платеж в систему с помощью клиентского приложения или на специализированном веб-сайте.

В системе каждый документ проходит цепочку согласований, необходимых для данного платежа и предписанных циклом документооборота. Система позволяет максимально гибко настроить разнообразные цепочки согласований в зависимости от пройденных этапов, выполненных действий и значений атрибутов документа: сумма, статья бюджета, подразделение-инициатор, номер договора и др. В ходе проекта были настроены схемы согласования рублевых и валютных распоряжений на платеж.

В процессе согласования документы визирует руководитель сметообразующего подразделения, ответственный за данный расход, бюджетный контролер, куратор, налоговый контролер (в случаях, когда банк выступает налоговым агентом по уплате налога) и бухгалтерия.

В ходе согласования участники процесса заполняют атрибуты документов в соответствии с правами на редактирование на разных этапах, заранее настроенных в системе. При визировании осуществляется контроль на соответствие платежа запланированным лимитам (функция бюджетного контролера).

Расходы, которые не были учтены в бюджете, проходят отдельную цепочку согласования с дополнительными этапами подписи начальника департамента финансового планирования или Председателя Правления. Эти ответственные лица могут принять решение об оплате из резерва или отклонить платеж. Оплата распоряжений осуществляется в АБС банка. Для этого распоряжения с визами «к оплате» выгружаются из системы в АБС, где на их основании формируются документы оплаты. Для поддержания целостности данных была обеспечена синхронизация контрагентов АБС с Системой.

Учет и анализ фактических расходов

Регулярно из АБС выгружается файл с данными по оплаченным документам, который автоматически загружается в систему. На основании этих данных в системе формируется проводка совершенных платежей по статьям фактической сметы.

Учет и анализ фактических расходов

Регулярно из АБС выгружается файл с данными по оплаченным документам, который автоматически загружается в систему. На основании этих данных в системе формируется проводка совершенных платежей по статьям фактической сметы.


Рис. 1. Реализованная в системе технология ведения бюджета хозяйственных расходов АКБ «Транскапиталбанк»


По данным плановой и фактической сметы формируется ряд план-факт отчетов, с помощью которых руководство может контролировать исполнения бюджета. Также в системе присутствует интерфейс анализа бюджета с функцией drill down в различных разрезах. Пользователь-топ-менеджер может просматривать как фактические платежи (признаваемые по кассовому методу в разрезе дат оплаты), так расходы (признаваемые по методу начисления), в случае если они отнесены на период, отличный от периода фактической оплаты. Например, если банк оплачивает аренду помещений за год со 100% предоплатой, за период начисления расхода принимается год, в течение которого банк будет пользоваться арендованными оплаченными площадями.

Контроль над фактическими расходами осуществляется с помощью отчета «Исполнение БХР по периоду» (по сметообразующему или по потребляющему подразделению), где фактические данные отображены по методу ежемесячного начисления расходов. Данный отчет позволяет оценить реальные расходы каждого подразделения.

Отчеты «Исполнение сметы БХР» и «Исполнение сметы БХР, помесячно» позволяют сравнить плановые и фактические значения расходов любого подразделения или всего банка. Первый предназначен для поквартального, а второй – для помесячного план-факт анализа. С помощью этих двух отчетов топ-менеджеры банка могу рассчитать процент выполнения бюджета, отклонение от него и определить, какая часть расходов заимствована из резервного фонда.

Такие возможности для анализа затрат были обеспечены вводом новых разрезов учета доходов – после автоматизации хозяйственного бюджетирования банк смог снять ограничения, которые накладывались особенностями ручной системы на основе MS Excel.

Эргономика в автоматизированном управлении затратами

Чтобы быстрее вовлечь персонал в работу с новой системой, в ходе реализации проекта сотрудники банка вместе со специалистами Intersoft Lab расширили систему удобными и полезными функциями, эргономично организующими рабочее пространство участников бюджетного процесса.

Например, пользователи, ответственные за согласование расходов, получают уведомление о поступлении новых документов, требующих подписи, по электронной почте, что повышает оперативность процесса согласования.

Бухгалтерам система помогает осуществлять мониторинг документов, поступающих от контрагентов по каждому направленному на оплату распоряжению на платеж. Это позволяет оперативно контролировать получение от контрагентов банка оригиналов документов, подтверждающих платежи.

Специально для департамента финансового планирования и контроля разработаны средства ведения реестра договоров с контрагентами и механизмы автоматического контроля формирования платежей по договорам, у которых закончился срок действия. По таким договорам система не позволяет вводить распоряжения на платеж.

Первые результаты проекта

ВРМ-система, расширенная приложением «Бюджет хозяйственных расходов, позволила консолидировать хозяйственные бюджеты подразделений головного офиса «Транскапиталбанка». После завершения опытной эксплуатации в головном офисе новая технология будет распространена на региональную сеть банка.

Выстроенные бизнес-процессы работы с системой позволили перейти к работе в режиме «одного окна», когда данные инициатора платежа, дополненные и проанализированные остальными участниками согласования, используются для формирования и оплаты платежных поручений и в конечном итоге для исполнения бюджета. Это позволяет сократить количество лишних итераций, таких как сканирование, копирование, на всех стадиях согласования документов, а также организовать единый реестр документов для всех заинтересованных пользователей. Другими словами, кроме исключения перерасхода средств и сокращения некоторых расходов, исполнителям проекта удалось организовать единое пространство для ведения процессов управления затратами всех подразделений банка.

Уже на этапе опытной эксплуатации нового BPM-решения сотрудники банка отмечают повышение технологичности и прозрачности процессов управления затратами. Подключение к системе электронного документооборота всех подразделений обеспечило значительное сокращение времени согласования платежей, а также сокращение части бюджета по расходам на бумагу и почтовые услуги, исключены риски утери документов. Интеграция системы бюджетирования с используемой учетной системой позволила автоматизировать процесс обмена документами между системой и АБС и сократить сроки оплаты документов. За счет перехода к автоматической «квитовке» оплаченных расходов повысилась надежность и достоверность отчетной информации, а также сократилось время подготовки составления регулярной управленческой отчетности.

На следующем этапе развития системы управления затратами проектная команда обеспечит поддержку полного цикла управления хозяйственными договорами, планирование графика платежей и бюджетов хозяйственных расходов на основе договоров.