Консалтинг и автоматизация в области управления
эффективностью банковского бизнеса

Публикации

Банки и технологии

Автоматизация управленческого учета в АКБ «Транскапиталбанк»

В условиях финансового кризиса для российских банков на первый план выходят вопросы сокращения хозяйственных и операционных издержек, управления доходностью и оптимизации бизнес-процессов, усиления контроля ликвидности и четкого соответствия нормативным требованиям. Эти задачи требуют повышения уровня применяемых технологий управления и подготовки отчетности. «Камнем преткновения» здесь остается качество данных для принятия решений. Для многофилиальных и объединенных банков, где данные распределены по нескольким учетным системам (АБС, локальным модулям учета сделок), а для подготовки отчетности используются средства малой автоматизации и ручные технологии сбора данных, по-прежнему актуальна проблема создания единой информационной базы для целей управления.

Для построения единого хранилища данных и автоматизации комплекса технологий управления эффективностью бизнеса применяются BPM-системы. Внедрение масштабных систем, как правило, начинают с интеграции данных бухгалтерского и сделочного учета в едином хранилище данных и решения задачи получения на их основе управленческих отчетов, таких как управленческий баланс, отчет о прибылях и убытках, показатели эффективности и др. Уже после этого этапа банк получает возможность оценивать прибыль и затраты клиентских направлений, проектов, продуктовых линеек. Затем приступают к реализации более сложных технологий управления затратами и доходностью, рисками банка и т.д. По такому пути создания BPM-системы пошел АКБ «Транскапиталбанк».

О банке

Акционерный коммерческий банк «Транскапиталбанк» (ЗАО «ТКБ») работает на рынке банковских услуг с 1992 г. Банк осуществляет все основные виды банковских операций на рынке финансовых услуг. Стратегические направления деятельности банка – обслуживание предприятий малого и среднего бизнеса, предоставление полного спектра банковских услуг физическим лицам, а также активная политика в области кредитования предприятий, представляющих ключевые отрасли отечественной экономики. В настоящее время «Транскапиталбанк» представлен 64 офисами продаж в 17 субъектах России. Банк позиционирует себя как общероссийский и стремится к максимально широкому присутствию в регионах.

Цели проекта

Для определения целей и приоритетов автоматизации перед началом проекта было проведено обследование применяемых в банке информационных технологий управления и учета. Его результаты показали схожую для российских банков картину – отсутствие полного спектра информации, необходимой для реализации задач управления, сформированной в виде единой базы данных бухгалтерского учета и сделок банка. В процессе подготовки управленческой отчетности участвуют сотрудники филиалов и головного офиса, которые применяют трудоемкие технологии ручного сбора данных из АБС, локальных систем учета сделок и электронных таблиц.

По итогам обследования были определены следующие цели проекта:

  • создать систему, позволяющую оперативно получать формы управленческой отчетности;
  • оптимизировать бизнес-процессы по сбору данных для форм управленческой отчетности;
  • создать единую методическую основу для осуществления планирования, бюджетирования и контроля над исполнением плановых показателей.

В качестве приоритетной задачи построения комплексной BPM-системы банк определил автоматизацию управленческого учета и подготовки управленческой отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Исходя из этого, был сформирован следующий список работ по проекту:

1. Разработать методологию управленческого учета и подготовки отчетности банка.

2. Создать единое хранилище данных банка и обеспечить ежедневный сбор данных бухгалтерского учета (счета, документы, проводки, клиенты) из АБС.

3. Автоматизировать управленческий учет методом трансформации данных бухгалтерского учета на основании созданных методических и регламентных документов.

4. Автоматизировать выпуск управленческих отчетов для анализа управленческого баланса, бюджета, активов и пассивов, отчета о прибылях и убытках, ключевых показателей эффективности (KPI) и др.

Реализация проекта

Для реализации проекта был использован информационно-методический комплекс, построенный на BPM-платформе «Контур» компании Intersoft Lab. Комплекс предлагает готовую методическую модель и инструменты для создания хранилища данных, автоматизации управленческих технологий и выпуска отчетности.

Технология внедрения на основе готовой методической модели BPM поддерживает поэтапное развитие решения. Можно было начинать с локальной задачи управленческого учета, а затем последовательно расширять систему.

Для исполнения проекта была привлечена команда специалистов, в которую вошли консультанты компании «ТрастКонто», специалисты поставщика BPM-системы «Контур» – компании Intersoft Lab, сотрудники департамента информационных технологий банка и департамента финансового планирования и контроллинга.

Консультанты формализовали требования банка к проекту. Специалисты Intersoft Lab внедрили программное обеспечение (хранилище данных и BPM-приложения) и автоматизировали созданные методологии. ИТ-специалисты «Транскапиталбанка» при поддержке Intersoft Lab обеспечили сбор данных в хранилище из учетных систем банка, выполнили настройку решения и протестировали его работу в режиме опытной эксплуатации.

Для управления проектом и решения всех возникающих проблем и вопросов был создан коллегиальный орган – управляющий совет проекта. В его состав вошли представители каждой компании – участника проекта. Члены совета были обязаны оповещать всех участников проекта о ходе работ, предотвращать наступление рисковых ситуаций, оперативно решать спорные вопросы и согласовывать планы работ. Создание управляющего совета позволило минимизировать риски проекта и реализовать задачи автоматизации в запланированные сроки.

Ниже приведено описание работ на каждом этапе проекта.

Методическая постановка

Консультанты собрали и формализовали требования банка к управленческому учету и отчетным формам. В соответствии с этими требованиями был разработан пакет методических документов, включающий Порядок управленческого учета, Регламенты ведения учета и выпуска отчетности, Альбом управленческих отчетов.

Поскольку созданные методики предстояло автоматизировать на базе готовой модели финансового управления BPM-системы, в функции консультантов также входило предоставить информацию, необходимую для разработки технического задания на настройку системы, а именно:

  • глоссарий бизнес-терминов банка;
  • описание классификаторов управленческого учета (статей баланса, статей отчета о прибылях и убытках, показателей эффективности с формулами расчета организационно-штатной структуры, клиентов, проектов и др.);
  • методические разъяснения алгоритмов трансформации данных бухгалтерского учета в управленческий баланс и отчет о прибылях и убытках и др.
Аудит методики и разработка ТЗ

По итогам методической постановки ИТ-консультанты Intersoft Lab провели аудит разработанных положений, регламентов и требований на предмет возможности их эффективной реализации в рамках модели финансового управления BPM-системы. После согласования и утверждения методик на их основании был подготовлен технический проект системы автоматизации (техническое задание), описывающий технологию загрузки данных бухгалтерского учета в хранилище, требования к ведению аналитических данных в учетных системах и необходимые настройки системы (справочников, алгоритмов классификации счетов и проводок, алгоритмов расчета управленческих регистров и др.).

Настройка системы

Используя техническое задание, сотрудники департамента информационных технологий банка при поддержке Intersoft Lab осуществили наладку процедур выгрузки данных из АБС в хранилище данных, настроили систему.

Хранилище данных было интегрировано с АБС «Новая Афина», обеспечена ежедневная выгрузка данных бухгалтерского учета из АБС головного банка и филиалов в единое хранилище. Для сбора данных была использована XML-технология.

После настройки системы в режиме опытной эксплуатации были отлажены процедуры классификации счетов и проводок признаками отнесения к статьям управленческих регистров, расчет управленческого баланса, отчета о прибылях и убытках, показателей эффективности, а также выпуск различной аналитической отчетности.

Разнообразие аналитической отчетности обеспечил механизм альтернативных планов, с помощью которого выполняется быстрое построение управленческих отчетов по данным основного управленческого регистра. Основной регистр рассчитывается по первичным данным, загруженным в хранилище, альтернативный – путем перестроения основного регистра. Состав статей альтернативного регистра соответствует основному плану показателей, а группировка статей отвечает потребностям анализа. Построение альтернативного плана позволяет мгновенно отражать, например, показатели прибылей и убытков в требуемом разрезе, быстро менять группировку статей, без перестройки структур данных хранилища.

Отчетность для конечных пользователей формируется в виде витрин данных, работа с которыми осуществляется с помощью BI-инструментов. Пользователи могут использовать интерактивный интерфейс и богатый набор графических средств для анализа отчетности. Также реализована возможность использования дополнительной библиотеки функций MS Excel, при использовании этих функций необходимая информация из хранилища данных помещается в ячейки электронной таблицы.

Итоги проекта

В банке создано единое хранилище данных, которое консолидирует информацию о деятельности головного банка и филиалов.

Технологии ручного сбора исходных данных, которые могли отнимать 40–70% общего времени подготовки отчетности, благодаря внедрению хранилища, были полностью исключены. Филиалы высвобождены от участия в подготовке отчетности. Сокращено число участников процесса подготовки данных. Теперь в технологическом процессе задействованы сотрудник ИТ-департамента головного банка, выполняющий загрузку данных в хранилище и запуск автоматической процедуры классификации загруженных в хранилище счетов, и сотрудник департамента финансового планирования и контроллинга, который запускает процедуру расчета управленческих регистров. После этого сотрудники бизнес-подразделений имеют возможность выпускать и анализировать актуальную управленческую отчетность.

Проект выполнен в интересах двух подразделений головного банка: службы управления рисками и департамента финансового планирования и контроллинга. Служба управления рисками имеет возможность выпускать отчеты по головному банку, филиалам и сводные по банку: годовой отчет «Финансовый результат», годовой «Аналитический баланс», ежеквартальный отчет «Показатели анализа доходов, расходов и прибыли банка». Для требований управленческой отчетности подготовлены отчеты по филиалам и головному банку с возможностью детализации до проводок: управленческий баланс (ежедневная и ежемесячная динамика), управленческий баланс (средние остатки помесячно), отчет о прибылях и убытках (помесячно) и др. Имеется возможность выпуска обязательной отчетности форм 101 и 102 в формате kliko.

Все работы по проекту были выполнены за девять месяцев.

«Сейчас мы можем говорить о первых результатах проекта, таких, например, как сокращение затрат времени на подготовку управленческой отчетности за счет исключения ручных процедур сбора исходных данных. Внедренное хранилище данных предоставляет больше возможностей для детализации отчетной информации. Если говорить о результатах проекта, значимых в долгосрочной перспективе, реализованный проект заложил основу для создания комплексной банковской BPM-системы, развивая которую, банк сможет постепенно охватить другие процессы управления эффективностью. Например, на следующем этапе развития мы планируем автоматизировать бюджетирование административно-хозяйственных расходов – этот проект приобретает высокую актуальность в условиях экономической нестабильности», - прокомментировал завершение первого этапа проекта Руководитель Департамента финансового планирования и контроллинга Андрей Пушкин.