Задачи проекта

В связи с модернизацией методики бюджетирования административно-хозяйственных расходов перед банком стояла задача автоматизировать процессы централизованного оперативного контроля платежей, учета фактического исполнения бюджета и подготовки план факт-отчетности.

Решение

Для реализации проекта выбрано ПО от компании «Интерсофт Лаб» - приложение «Бюджет хозяйственных расходов» с модулем «Контроль исполнения бюджета». С его помощью поддержана индивидуальная методика бюджетирования банка и автоматизирован полный технологический цикл контроля административно-хозяйственных расходов, включающий:

•  Согласование хозяйственных платежей. Все заявки на хозяйственные платежи проходят процедуру проверки и согласования с бюджетным контролером. Для этого использованы функции электронного документооборота в составе приложения. Заявки от подразделений поступают в приложение из корпоративного портала, с которым оно интегрировано. Также в приложение передаются от подразделений запросы на резервирование сумм под платежи, которые также проверяет бюджетный контролер и формирует резервы по статьям бюджета.
•   Оперативный централизованный контроль платежей. Перед совершением каждого платежа, он проходит автоматическую проверку на соответствие установленным лимитам бюджета АХР, после чего передается для исполнения в АБС, эксплуатируемую банком.
•   Учет хозяйственных договоров. Обеспечивается ведение данных по хозяйственным договорам банка, платежи по которым также проверяются автоматически.
•   Учет фактического исполнения хозяйственного бюджета. Учет фактических расходов осуществляется как кассовым методом на основании данных об оплате из АБС, с которой интегрировано приложение, так и путем признания расходов по методу начисления. Согласованные заявки поступают из приложения в АБС для исполнения платежей, после чего данные об плате возвращаются в приложение, где признается факт расхода и выполняется автоматическая квитовка платежей и документов оплаты, формируются данные по фактическому исполнению бюджета.
•   План-факт анализ. План-факт отчетность об исполнении бюджета формируется автоматически с необходимой периодичностью и аналитической детализацией по статьям, отделам, вид расходов, операционному риску, проектам.

Результаты

Автоматизирована работа финансового департамента банка по контролю административно-хозяйственных расходов и подготовке план-факт отчетности:

• Усовершенствован и ускорен процесс согласования хозяйственных платежей банка с использованием электронного-документооборота.
• Обеспечено ведение хозяйственных договоров и финансовых условий по ним.
• Усилен контроль за расходованием средств. Оперативно контролируется выполнение хозяйственных платежей в соответствии с установленными лимитами, что исключает перерасход бюджета.
• Обеспечено своевременное получение данных об исполнении бюджета. Фактические расходы учитываются автоматически на основе данных, подтверждающих расходование средств и поступающих из АБС.
•          Оперативно выпускается план-факт отчетность об исполнении бюджета в разрезе необходимой аналитики.