Три мифа об управлении эффективностью и его реальность

Юлия Амириди, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании Intersoft Lab, суммировала опыт банков в области внедрений BPM-систем за 10 лет и уделила особое внимание кризисному 2009 году. Этот опыт предупреждает будущих пользователей BPM-систем о трех распространенных ошибках подбора BPM-системы и ее внедрения.

"Три прикладные задачи BPM-технологий, наиболее востребованные в условиях кризиса, - это выпуск отчетности для регуляторов, управление доходностью и контроль сметы хозяйственных расходов", - прогнозировалось в статье, опубликованный год назад в журнале "Управление в кредитной организации". Насколько оправдался прогноз? Какую реальную пользу получили банки, использовавшие BPM-системы в 2009 году?

Около года назад журнал опубликовал статью-прогноз с тезисом о том, что BPM-системы (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса) займут своё место в числе наиболее актуальных в текущих экономических условиях инструментов внешнего и внутреннего контроля деятельности банков, в первую очередь - для формирования регулятивной отчетности и управления затратами. Западные аналитические компании говорили о неуязвимости рынка BPM-систем и его способности сохраниться среди технологий, наиболее востребованных пользователями, даже в условиях рецессии. В то же время существовало мнение о том, что BPM-проекты длительны, требуют высоких затрат и организационно слишком сложны, чтобы стесненный в средствах банк выделил ресурсы для внедрения BPM-системы. В конце 2008 года многие банки были вынуждены отложить запланированное внедрение систем управления эффективностью или ограничить развитие BPM-проектов, а статистика свидетельствовала о серьезном сокращении рынка банковских BPM-систем - на 69%. Это ослабляло веру в способность BPM оставаться среди технологий, жизненно важных для банков, благополучие которых в начале 2009 года оставалось под вопросом.

Несмотря на свою натянутую, как могло казаться, оптимистичность, прогнозы об "иммунитете" BPM-технологий начала 2009 года оправдались. В четвертом квартале 2009 года оживление на рынке BPM-систем стало особенно заметным: многие банки возобновили BPM-проекты, приостановленные в 2008 году. Целый ряд банков запустил новые внедрения или возвратился к активному развитию систем. То, что трудности 2009 года не заставили банки полностью отказаться от инвестиций в BPM-системы, особенно заметно по проектам автоматизации отчетности для Банка России. Выполнение требований регулятора на качественном высоком уровне банки посчитали вопросом жизни и смерти. Даже в условиях спада бизнеса, в 2009 году банки готовы были тратить от $1 до 4 млн на автоматизацию подготовки обязательной отчетности на BPM-платформе. Кроме того, недлительные точечные проекты по автоматизации управления административно-хозяйственными затратами с помощью решений, интегрированных в BPM-платформы, реализовывали многие банки, естественно, стремясь усилить контроль расходов.

Кредитные организации, испытывавшие трудности, выходят из периода выжидания, планируют своё развитие с учётом опыта 2009 года и, среди прочего, подбирают инструменты управления эффективностью. Попробуем суммировать опыт прагматичного взвешенного подбора ПО в трудных 2008-2009 гг, и использовать его для закладки фундамента успешного BPM-проекта.

Три мифа об управлении эффективностью

По мнению западной консалтинговой компании ВРМ Partners, бурный рост популярности BPM-технологий в кризисный период приводит к тому, что возникает высокая вероятность увеличения числа неудачных BPM-проектов и таких проектов, которые завершаются с достижением бизнес-целей лишь на 50-70%. К российской действительности утверждение западных экспертов также применимо, и, более того, процент "неудач" может быть более высоким из-за менее развитой в России культуры ведения BPM-проектов.

Мода на BPM технологии создала миф о BPM-системе как универсальном лекарстве. Некоторые компании-пользователи считают своим долгом лишь выбрать дорогостоящее ПО и после покупки лицензий начинают ждать от него мгновенного решения многих проблем бизнеса на долгие годы вперед. Да, то, что такие ожидания существуют, естественно, но стоит предостеречь себя от следующих распространенных заблуждений.

1. Выбор BPM-продукта от именитого вендора - гарантия успеха

Традиционно самыми весомыми аргументами в пользу выбора BPM-продукта от известного вендора мирового уровня считаются следующие.

• Поставщик не исчезнет с рынка и будет развивать решение.
• Решение проверено временем (С этим утверждением можно поспорить: рынок ВРМ за последние годы пережил много слияний-поглощений, и в линейки известных поставщиков попали менее проверенные продукты).
• На рынке достаточно персонала, который владеет навыками внедрения и поддержки ПО.

Почему эти аргументы не могут стать гарантиями успешности проекта? Прежде чем ответить на этот вопрос, определимся, что есть BPM-решение. ВРМ состоит из двух составляющих: информационных технологий и методологий управления.

Методология зависит от подходов к ведению бизнеса, стратегии его развития, которую определяют чаще всего акционеры, устоявшихся технологий и допустимых оснований для принятия управленческих решений, которые зависят от менеджеров организации.

Подбор IT-компонентов ВРМ-системы определяется IT-стратегией, масштабами банка и перспективами его роста, существующей IT-инфраструктурой и возможностями этих компонентов поддерживать методологию конкретного банка.

Таким образом, в каждом банке методологическая и информационная составляющая индивидуальны, и это требует индивидуального подхода к выбору поставщика ВРМ-решения. Не всякий продукт может решить индивидуальные задачи конкретного банка, а в результате выбора BPM-платформы только по принципу "Известный бренд - залог успеха" вы можете упустить из виду то, что выбранный продукт не поддерживает одну из актуальных именно для вас задач.

Например, западные BPM-продукты не поддерживают специфические принципы ведения учета и подготовки отчетности по требованиям российских регуляторов. Поэтому ждать от зарубежных разработок готовности к решению такой актуальной для банков задачи, как подготовка обязательной отчетности, не стоит.

2. Успех проекта гарантирует приглашение авторитетных консультантов

Приглашение консультантов-методологов к участию в проекте выглядит вполне обоснованным шагом, но в процессе работы с консультантами нелишним будет учитывать два момента:

1. Вероятность ситуации, когда предложенная консультантом методология не может быть реализована в системе. Проблема возникает из-за того, что консультант, как правило, не имеет достаточных знаний о системе автоматизации, на базе которой планируется реализовать методику. Методика создается без учета существующих в системе прикладных инструментов и алгоритмов, без оценки производительности конечного решения. Часто методика создается без учета состава исходных данных для расчетов, которые будут поступать из учетных систем. Например, методика предполагает формирование бюджетов по центрам финансовой ответственности, банковским продуктам и другой аналитике, а исходные данные в АБС (лицевые счета и проводки, на основании которых рассчитываются бюджеты) не имеют этих признаков. Если BPM-система не обладает инструментами обогащения исходных данных аналитикой или получить недостающие данные за счет обогащения невозможно, методика окажется непригодной.

2. Возможную заинтересованность консультанта в продвижении конкретного бренда. Очень часто консультант рекомендует решение, в продвижении которого его заинтересовал конкретный вендор. При этом консультант не несет ответственности за результаты проекта, провал легче всего объяснить ошибками и некомпетентностью компании-внедренца.

3. Решение, созданное специально для нас, подойдет нам на 100%.

На первый взгляд, индивидуальная разработка должна обеспечивать создание решения, полностью удовлетворяющего потребности заказчика. При таком подходе заказчик диктует разработчику свои требования к решению. Однако определение всего комплекса интегрированных методик управления эффективностью и формулирование качественных требований к созданию полнофункциональной BPM-системы -- непосильная задача для конечного потребителя, к тому же озабоченного исключительно текущими проблемами. Каковы итоги? Проект приводит к разработке логической и физической модели системы, ограниченной узкой функциональностью. В дальнейшем, попытавшись расширить функциональность, банк может столкнуться с тем, что новую задачу невозможно реализовать в рамках существующей модели. В итоге каждый раз придется переплачивать за реинжиниринг, доработку имеющейся функциональности и т. п., а сроки разработки будут увеличиваться.

Кроме того, нужно учитывать риски зависимости от разработчиков индивидуального решения: риск ценового давления, риск ухода разработчика с рынка и др.

Ещё раз о подборе BPM-системы

Чтобы минимизировать перечисленные риски, ведущие мировые поставщики -- IBM, Sybase, Oracle -- предлагают в составе BPM-платформ отраслевые логические модели данных. Существуют решения с моделями данных для финансовой, энергетической, торговой и других отраслей. Модель содержит описание взаимосвязанных бизнес-объектов отрасли, необходимых для автоматизации комплекса управленческих задач, структура которых учитывает возможное расширение функциональности системы.

В России BPM-технологии наиболее востребованы в банковской отрасли, и, как отмечалось выше, самая актуальная для банков задача сегодня -- автоматизация подготовки обязательной отчетности. Реализация специфики технологий подготовки отчетности, прежде всего регуляторной, требует глубокой проработки не только организации исходных данных в ВРМ-системе (т.е. логической модели данных или словаря данных), но и процессов расчета отчетных показателей и выпуска отчетности. В 2008 году впервые была представлена модель данных для российской банковской отрасли в составе BPM-систем "Конутр", дополненная альбомом шаблонов банковской регламентной и управленческой отчетности и методик ее подготовки. Это принципиальное расширение модели свидетельствовало о появлении зрелого решения для управления эффективностью, которое суммирует опыт 60% проектов российской банковской отрасли в области управления эффективностью.

Какие практические выгоды приносит банкам использование методической модели? Методическая модель содержит систематизированные знания о процессах управления эффективностью и подготовки отчетности в российских банках. На её материале видно, как будут формироваться отчеты в системе: какие исходные данные, алгоритмы и инструкции регулятора для этого применяются. В состав модели включено описание около 500 форм управленческой отчетности банка, полного пакета отчетности для Банка России, налоговой отчетности, отчетности по МСФО с описанием технологии расчета (алгоритмов) отчетных показателей. Это результат 10-летней практики постановки и автоматизации BPM-технологий на базе ПО "Контур" более чем в 70-ти банковских проектах. Модель постоянно развивается, актуализируется в соответствии с новыми требованиями регуляторов и банков.

Модель позволяет учитывать индивидуальные особенности методик управления, принятых в конкретном банке. Индивидуализация подготовки различных форм отчетности поддерживается на уровне алгоритмов расчета показателей, на уровне исходных данных (здесь учитываются особенности получения данных из различных источников, возможности обогащения данных требуемой аналитикой и др.), на уровне состава и содержания отчетных форм. При создании методической модели конкретного банка из базовой модели выбираются необходимые шаблоны отчетов, расчетные алгоритмы и объекты словаря данных. Затем разрабатывается техническое задание на настройку BPM-системы для поддержки индивидуальной модели банка.

Итак, наличие методической модели BPM-решения позволяет:

• согласовать план ВРМ-проекта с бизнес-стратегией банка, структурировать проект по бизнес-направлениям. Модель помогает выстроить оптимальную цепочку этапов внедрения системы в зависимости от бизнес-целей банка.
• структурировать финансовые затраты на построение системы. Выделяя приоритетность задач проекта и реализуя его поэтапно, банк может эффективно распределять затраты на создание системы.
• оптимизировать расходы на приобретение программного обеспечения для нужд бизнеса. Возможность выбора ПО для построения BPM-системы позволяет сокращать издержки на автоматизацию, использовать только необходимые инструменты.
• сохранять инвестиции на всех этапах BPM-проекта. Банк не столкнется с необходимостью IT-перевооружения, на каждом этапе проекта сохраняется возможность выбора ПО, в том числе использования ранее приобретенных инструментов.

Суммируем опыт 10 лет и трудного 2009 года

Как и было обещано в начале статьи, суммируем опыт прагматичного выбора BPM-систем в 2008-2009 гг. и составим несколько рекомендаций на его основе.

1. Выбирайте систему самостоятельно, даже если для разработки методологии приглашены консультанты.

2. Выясните наличие отраслевой модели в BPM-продуктах выбранных поставщиков. Отраслевая модель данных -- обязательное требование к продукту. Наличие методической модели - гарантия того, что поставщик знает, как реализовать конкретные прикладные задачи на предлагаемой модели данных.

3. Требуйте экспертизы методологии у поставщика выбранного ПО, если ее разрабатывает приглашенный внешний консультант. Если предложенная методология имеет ограничения по реализации на выбранной платформе, это говорит о том, что консультант должен доработать ее.

Организуйте работу так, чтобы регулярно получать ощутимые результаты проекта. В этом вам помогут четкая проработка бизнес-требований и деление работ на небольшие этапы с конкретными целями, зафиксированными результатами и сроками.

Автор: Ю. Амириди

Источник: Управление в кредитной организации, 2010, № 3